– Informację zwrotną daje jako opis pewnych zachowań, aby mój rozmówca nie poczuł się urażony. Często stosuję techniki takie jak metoda „sandwich” lub „Ask-Tell-Ask” – powiedział nam Filip Szarek, Fullstack Developer. Jak zadbać o poprawną komunikację w zespole? O tym w naszej rozmowie.
Co sprzyja dobrej komunikacji w zespole?
Wzajemny szacunek oraz zaufanie pozwalają czuć się komfortowo i bez obaw wyrażać swoje opinie oraz obawy, dzięki czemu zwiększa się tzw. „Team Spirit”, co pozytywnie wpływa na zaangażowanie członków zespołu.
Kolejnym równie ważnym aspektem jest otwartość na wymianę myśli przez poszczególne osoby w zespole, co pomaga dzielić się pomysłami i opiniami. Dzięki czemu pojawiają się innowacje i ulepszenia oraz lepsze sposoby na rozwiązywaniu problemów technicznych lub biznesowych.
Nie można zapomnieć również o jasnych zasadach komunikacji, czyli określeniu, kiedy i jakie kanały komunikacji powinny być używane do różnych rodzajów informacji, co pomaga unikać nieporozumień i zwiększa efektywność komunikacji.
Jak to mówią anglicy, “last but not least”, czyli zrozumienie różnorodności poprzez docenienie różnic indywidualnych oraz kulturowych i dostosowanie stylów komunikacji do potrzeb różnych osób. jeżeli chciałbym zagłębić się w temat to dobrą książką tłumaczącą niuanse w komunikacji jest „The Culture Map: Decoding How People Think, Lead, and Get Things Done Across Cultures” autorstwa E. Meyer.
Jakie zasady komunikacji stosujesz? W Amazon i Allegro popularny był tzw. silent reading.
Ciężko jest jednoznacznie odpowiedzieć, moim zdaniem to temat rzeka. Sposób komunikacji w dużej mierze zależy od typu spotkania. Inaczej komunikuje się na spotkaniu online, a zupełnie inaczej na spotkaniu „face to face”. Natomiast istnieje kilka uniwersalnych zasad, którymi kieruję się podczas rozmowy z kolegami i koleżankami w zespole.
Jedną z nich jest zachowanie pełnej uwagi, czyli skupienie się na rozmówcy oraz zapewnienie, iż w pobliżu nie będzie potencjalnych rozpraszaczy, takich jak telefon czy laptop o ile spotkanie odbywa się na żywo. o ile natomiast spotkanie jest online, staram się wyciszyć wszystkie zbędne powiadomienia. Dobrą praktyką jest unikanie multitaskingu, co pozwala nam być skupionym na rozmówcy. Natomiast jako developerowi ciężko jest wprowadzić się w taki stan rzeczy, zwłaszcza gdy temat spotkania mnie nie dotyczy .
W obecnym świecie, gdzie głównie mówi się ”ja” zamiast “my”, aktywne słuchanie będzie niezwykle cenną umiejętnością zwłaszcza dla menadżerów oraz menadżerek. Dzięki temu talentowi staram się wyłapywać interesujące informacje oraz aktywnie włączyć w rozmowę poprzez zadawanie uszczegóławiających pytań. Pozwala to również na lepsze zrozumienie przekazu i zmniejsza ryzyko nieporozumień.
Wielokrotnie łapałem się na tym, iż bardziej niż na przekazie słownym skupiałem uwagę na gesty i mimikę rozmówcy. Większość przekazu międzyludzkiego odbywa się poprzez komunikację niewerbalną, a tylko część informacji przekazujemy dzięki słów. Przykładem może być skinienie głowy podczas akceptacji czyjejś wypowiedzi. Daje mi to możliwość na “wczucie” się w rozmowę oraz pomaga nawiązać dobre relacje z rozmówcą.
Dość ciężkim oraz rozległym tematem jest otwartość na informację zwrotną (feedback).
Ta umiejętność wysłuchania punktu widzenia osoby z jej/jego perspektywy daje możliwość samodoskonalenia. Dzięki temu wiem, jakie są moje słabe strony w projekcie oraz co można poprawić. Daje również szansę nauczenia się od kolegów z zespołu oraz buduje zaufanie i więzi. Dawanie feedbacku jest trudne, dlatego zawsze staram się dostosować do rozmówcy. Informację zwrotną daje jako opis pewnych zachowań, aby mój rozmówca nie poczuł się urażony. Często stosuję techniki takie jak metoda „sandwich” lub „Ask-Tell-Ask”.
Pandemia nauczyła nas wiele na temat spotkań w świecie wirtualnym, dlatego gdy spotkania realizowane są online, staram się mieć włączoną kamerę. Dzięki temu współtowarzysze widzą mimikę twarzy, co buduje więź i jest bardziej ludzkie niż podczas wyłącznie komunikacji głosowej bez wizji na inne osoby. Podczas spotkań na żywo istotny jest kontakt wzrokowy z rozmówcą oraz fakt, iż wszyscy uczestnicy spotkania znajdują się w jednym pomieszczeniu, co buduje tzw. “Team spirit”. Daje to moim zdaniem również przestrzeń do poznania się nie tylko na płaszczyźnie biznesowej, ale też jako zobaczenia “ludzkiej” twarzy danego człowieka.
Uważasz, iż każda firma powinna mieć spisane zasady komunikacji, feedbacku, organizowania spotkań?
Moim zdaniem każdy zespół powinien sam dostosowywać formy komunikacji, aby unikać nieporozumień i płynnie przekazywać informacje. Rozumiem przez to fakt, iż możemy mieć bazowe zasady komunikacji, które powinny być modyfikowane i dostosowane do dynamiki zespołu i cech charakteru ich członków. Pracowałem w zespołach, w których główną formą komunikacji był komunikator typu Slack/MS Teams, i nie trzeba było „rozmieniać się na drobne” z liczbą kanałów komunikacji. Z drugiej strony, w korporacjach komunikacja, zwłaszcza między zespołami, odbywa się poprzez drogę mailową, zwłaszcza gdy prosi się o przysługę .
Jeśli chodzi o feedback, tutaj należy być empatycznym i wyczuć, jak dawać informację zwrotną. Dobrze jest kierować się znajomością drugiej osoby. Natomiast korzystnie jest, gdy firma określi wskazówki, jak dawać poprawny feedback lub zaproponuje szkolenie w tym zakresie. Niestety z mojego doświadczenia, mało firm proponuje tego typu rozwiązania zwłaszcza dla “osób z produkcji”. Spotkania są często tematem tabu, zwłaszcza wśród developerów. Moim zdaniem wynika to w dużej mierze z tego, iż są to spotkania typu „spotkanie, które mogłoby być mailem”.
Dlatego uważam, iż każde spotkanie powinno mieć określoną agendę / opis. Dobrze też, jeżeli w to spotkanie będzie zaangażowana minimalna liczba osób niezbędnych do jego przeprowadzenia. Z doświadczenia wiem, iż często na spotkaniach znajdują się osoby, które nie powinny na nim być. Wiadomo, zdarza się iż trzeba będzie kogoś ”wdzwonić” na spotkanie, ale sądzę, żę po przeanalizowaniu zalet i wad tego rozwiązania jest więcej plusów. Gdy już ustalimy, czego dotyczy spotkanie oraz kto jest niezbędnym uczestnikiem, dobrze jest ustalić jego format. Czy uczestnicy mogą zadawać pytania, dawać uwagi czy sugestie podczas spotkania, czy raczej pozostawić je na koniec na sekcję Q&A.
Jakie masz podejście do zasady, która zezwala na opuszczenie każdego spotkania, jeżeli czujesz, iż Ciebie nie dotyczy?
Oczywiście to zależy, w jaki sposób opuścimy spotkanie. Osobiście przed spotkaniem patrzę na agendę i o ile nie znajduje potrzeby, żeby uczestniczenia w spotkaniu, to piszę do organizatora czy na pewno jestem tam potrzebny. o ile już jestem na spotkaniu i po kilkunastu minutach widzę, iż moja wiedza nie jest potrzebna, wtedy wybieram jedną z dwóch opcji:
- piszę na czacie grupowym, iż jak to się mówi “dropuje” ze spotkania wraz z informacją, iż można mnie wdzwonić o ile moja wiedza będzie potrzebna.
- wchodzę w słowo i dopytuję, czy na pewno jestem potrzebny i informuję uczestników, iż w razie potrzeby można mnie wdzwonić na spotkanie.
Jak powinny być wprowadzane tego typu zasady, jak obowiązek włączonej kamery podczas spotkań online?
W firmach, w których pracowałem kultura ta była już narzucona albo wyszła oddolnie od menagera. Natomiast, w takiej sytuacji warto po ludzku porozmawiać z zespołem i zaproponować takie rozwiązanie. Oczywiście będą tacy, którzy zbojkotują tę propozycję. Na początku może to być jeden dzień, a potem dobrze jest obserwować, jak reaguje zespół oraz czy pasuje mu takie rozwiązanie. W końcu chodzi o nasz komfort podczas spotkania oraz drobny czynnik ludzki, czyli pokazanie swojej twarzy, dzięki czemu rozmowa stanie się przyjemniejsza.
Myślę, iż wiele firm boryka się z wyzwaniem zespołów łączonych – po części pracujących zdalnie, po części stacjonarnie. Jakie jest Twoje podejście?
Jest to trudny temat. W jednej z firm pracowałem 100% zdalnie a reszta mojego zespołu pracowała z jednego miasta. Raz w tygodniu spotykali się w biurze, dzięki czemu nawiązali więzi oraz część problemów rozwiązywali szybciej. Dlatego moim zdaniem dużo zależy od “cultural fit” zespołu oraz tzw. vibe’u. Ludzie z natury są zwierzętami stadnymi choć utarło się, iż programiści to “piwniczaki”, dlatego uważam, iż o ile jest taka możliwość to jednak na ważniejsze spotkania (np. planning) dobrze jest umówić się “na miejscu” w biurze lub przestrzeni coworkingowej. Dzięki temu możemy nawiązać bliższe relacje z ludźmi z naszego zespołu.
Co przeszkadza w komunikacji? Co sprawia, iż przestajemy rozumieć wzajemne potrzeby i komunikaty, które nam wydają się zrozumiałe.
Jednym z problemów jest żargon, używany w szerokiej komunikacji (np. do całego zespołu), który nie jest zrozumiały dla osób spoza danej grupy zawodowej. Developerzy często mówią językiem technicznym, natomiast osoby z biznesu mówią po „biznesowemu”. Tutaj jest największa kość niezgody w porozumieniu się. Kolejnym problemem są różnice w punkcie widzenia danego problemu. Pracując w zespole, w którym są osoby o różnym poziomie doświadczenia i perspektywach, ważne jest, żeby docenić te różnorodności i wykorzystać je jako atut w procesie wytwarzania systemu lub komunikacji z biznesem.
Pracujemy wbrew pozorom w stresującej branży, gdzie „deadline” goni „deadline”, co również moim zdaniem ma wpływ na komunikację. Przez ciągłe napięcie często tracimy skupienie oraz cierpliwość, co również ma wpływ na porozumiewanie się. Silne emocje również mogą zakłócić zdolność do słuchania i zrozumienia perspektywy innych osób w zespole.
Równie istotną przeszkodą w poprawnym porozumiewaniu się jest nadmiar informacji w rozmowie. Sam często łapałem się, iż podczas dygresji w rozmowie traciłem główny wątek wypowiedzi. Może to przytłoczyć osoby nie zaznajomione z tematem. Również często jest to powodem przeładowania zdolności poznawczych naszego mózgu, co w efekcie będzie się równało temu, iż wyniesiemy bardzo mało przydatnych informacji z takich rozmów lub choćby po spotkaniu w głowie będzie tylko cudzysłowiu “czarna dziura”.
Na koniec, są firmy, które nie korzystają z komunikatorów typu Slack, a wszystkie tematy omawiają np. w Notion, dzięki czemu każdy od razu zna kontekst pytania. To dobre rozwiązanie?
Uważam, iż w dużej mierze zależy to od tego, czy pracujemy w trybie asynchronicznym, czy np. w jednej strefie czasowej. Zebranie wszystkich niezbędnych informacji w jednym miejscu jest dobre, natomiast dobrze jest porozmawiać lub wymienić kilka wiadomości na czacie, aby doprecyzować temat, tak żeby nie “zaspamować” np. tablicy w Notion. Moje podejście jest takie, iż lubię mieć zebrane wszystkie rzeczy w jednym miejscu o ile mówimy o zadania. Natomiast, jak posiadam wątpliwości co do zadania, wtedy najwygodniej jest się ”zdzwonić” i przegadać temat dzięki, czemu zwykle w krótkim czasie uda się doprecyzować niejasności i rozwiać niepewności.
Filip Szarek. Fullstack Developer z zacięciem do usprawniania procesów w zespole. Od 6 lat rozwiązuje problemy klientów oraz zespołowe zarówno na Front Endzie, jak i na Back Endzie. Prywatnie wielki fan dyscypliny oraz rozwoju osobistego. W wolnych chwilach aktywnie spędza czas uprawiając różnorakie sporty, podróżuje po świecie lub czyta książki na łonie natury.
