Podczas prac nad dostosowywaniem treści regulaminów pracy zdalnej do wchodzących niedługo w życie nowych przepisów kodeksu pracy, często pojawiają się pytania o czas pracy pracowników zdalnych oraz o konieczność dodatkowych regulacji w tym zakresie.
Co do zasady samo przejście w tryb pracy zdalnej nie powoduje zmian w czasie pracy danego pracownika. Te same zasady dotyczą pracowników stacjonarnych jak i tych, którzy będą wykonywali swoją pracę w trybie całkowicie lub częściowo zdalnym. Na gruncie KP każdy pracownik, niezależnie od organizacji i rodzaju pracy, a także systemu czasu, w jakim pracuje, ma prawo do określonego dobowego i tygodniowego odpoczynku od pracy.
Zmiana miejsca pracy a czas pracy
Praktyczne doświadczenia pracodawców w zakresie przestrzegania czasu pracy przez pracowników zdalnych są bardzo różne. Wiele osób przez lata pandemii wypracowało sprawnie działający system pracy z domu, przez cały czas jednak zdarzają się sytuacje, w których pracownicy samowolnie zmieniają swoje godziny pracy bez wiedzy pracodawcy, robią długie przerwy w pracy na załatwienie spraw prywatnych lub wydłużają godziny swojej pracy do późnych godzin nocnych.
Pracownik musi mieć pełną świadomość, iż zmiana miejsca świadczenia pracy z biura na mieszkanie, sama w sobie nie powoduje zmiany obowiązujących pracownika norm czasu pracy.
Aby jednak mieć pełną kontrolę nad godzinami pracy osób pracujących w domu pracodawca, ustalając regulamin pracy zdalnej, powinien określić, w jaki sposób pracownicy będą potwierdzali swoje przybycie do pracy i obecność w pracy. Mechanizm taki nie tylko wypełni ustawowy obowiązek co do obligatoryjnych elementów treści regulaminu pracy zdalnej, ale także pozwoli na prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy i ułatwi przestrzeganie odpowiednich norm odpoczynku.
W jaki sposób pracodawcy mogą chronić się przed ryzykiem nieuprawnionych i samowolnych zmian godzin pracy pracowników zdalnych?
Regulamin pracy zdalnej
Rozwiązaniem wartym rozważenia jest włączenie do treści regulaminu pracy zdalnej postanowień przypominających, iż pracownicy objęci pracą zdalną (tak samo jak osoby pracujące stacjonarnie) pracujący w podstawowym systemie czasu pracy są związani ściśle określonymi godzinami rozpoczynania i kończenia pracy oraz, iż nie są uprawnieni do wykonywania czynności prywatnych w ustalonym dla nich czasie pracy, a jakiekolwiek uchybienia w tym zakresie mogą zostać zakwalifikowane jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Innym sposobem ograniczenia nadmiernej dowolności pracowników w ustalaniu godzin pracy jest określenie w regulaminie pracy zdalnej, zobowiązania do potwierdzania swojej obecności przed komputerem nie tylko w chwili rozpoczęcia pracy, ale także w ciągu dnia. Może to polegać zarówno na obowiązku wysyłaniu maila do przełożonego o określonych porach, krótkiej rozmowie telefonicznej, czy choćby włączeniu kamerki internetowej.
Warto również rozważyć wprowadzenie dedykowanych systemów komputerowych, które będą monitorować czas faktycznie spędzony przed komputerem lub które będą udostępniały witrynę pracodawcy dedykowaną do wykonywania pracy tylko w określonych godzinach, po upływie których dostępy zostaną wyłączone.
Czas pracy w trybie pracy zadaniowej
Koniecznie trzeba podkreślić, iż powyższe zasady z reguły nie będą obejmować osób pracujących w zadaniowym czasie pracy, w którym ważne jest faktyczne wykonanie określonych zadań a nie czas poświęcony na ich wykonanie. W tym systemie pracownik ma pewną swobodę w dysponowaniu swoim czasem pracy. Także jednak w tym przypadku, podobnie jak w stosunku do pracowników pracujących w innych systemach warto uzależniać ewentualną możliwość pracy w godzinach nadliczbowych od uprzedniej i wyraźnej zgody pracodawcy. W trybie home office przełożony może przez długi czas nie dostrzec, iż pracownik przesiaduje po nocach. Warto aby miał możliwości weryfikacji czy praca ponad standardowy wymiar jest faktycznie konieczna i czy przypadkiem nie wynika ze złej organizacji czasu pracy po stronie pracownika (choćby właśnie poświęcania czasu w sprawy prywatne w godzinach przeznaczonych na pracę).
Autorzy:
Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz, radca prawny, starszy prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler
Michalina Lewandowska-Alama, aplikant radcowski, prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler
