Digitalizacja znacznie ułatwiła codzienne funkcjonowanie w wielu przedsiębiorstwach. Dzięki niej mogły one ograniczyć koszty związane z utrzymywaniem ogromnych archiwów. Sprawdziliśmy, czym dokładnie jest digitalizacja oraz czym się różni od cyfryzacji!
Digitalizacja dokumentów to nic innego, jak zamiana ich formy z analogowej na cyfrową. Proces pozwala na implementowanie nowoczesnych technologii w biznesie, a więc nie tylko sprzyja rozwojowi przedsiębiorstw, ale również wiąże się ze znaczną oszczędnością czasu i pieniędzy. Digitalizacja daje możliwość osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.
Czym jest digitalizacja?
Mianem digitalizacji można określić szerokie spectrum procesów, które prowadzą do przetworzenia materiałów zgromadzonych w formie analogowej na formę cyfrową. W tym celu wykorzystuje się metodę skanowania lub fotografowania oraz dalszej obróbki, która umożliwia późniejsze udostępnianie zdigitalizowanych danych.
Procesy digitalizacyjne najczęściej realizowane są w bibliotekach, muzeach, archiwach oraz wszystkich instytucjach, którym zależy na gromadzeniu, przechowywaniu i udostępnianiu rozmaitym odbiorcom zgromadzonych treści.
Działania służące digitalizowaniu dokumentów nazywa się ,,workflow-em”, a więc przepływem prac digitalizacyjnych, Przepływ ten jest niezbędny dla udanego zakończenia całego procesu.
Digitalizacja może przebiegać w różnorodny sposób. Jej tryb jest uzależniony od instytucji, w której odbywa się cały proces oraz wykorzystywanego przez nią sprzętu i oprogramowania. W inny sposób będzie się digitalizować dokumenty tekstowe, w inny fotografie i grafiki, a w jeszcze inny zapisy dźwiękowe.
Na czym polega digitalizacja dokumentów?
Proces digitalizacji dokumentów można również określić mianem ich cyfryzacji. w tej chwili funkcjonujące przedsiębiorstwa zmagają się z problemem stale rosnącej liczby przechowywanej dokumentacji. W tradycyjnym systemie musiałyby być one starannie przechowywane w ogromnej liczbie teczek i segregatorów znajdujących się w obszernych archiwach. Te nie tylko zajmują wiele miejsca, ale również generują spore koszty utrzymania. Sam proces poszukiwania odpowiedniego dokumentu w takim miejscu zajmuje sporo czasu. Procesy digitalizacyjne wychodzą naprzeciw takim problemom.
Wiele współcześnie funkcjonujących przedsiębiorstw decyduje się więc na prowadzenie archiwów elektronicznych, które powstają jako czynnik wypadkowy procesów cyfrowej archiwizacji dokumentów.
Podstawowe cele digitalizacji
Cele digitalizacji mogą się różnić w zależności od instytucji, w której proces zostaje dokonywany. Wśród najczęściej wymienianych i uniwersalnych celów znajdują się:
- ochrona zawartości zbiorów przed zniszczeniem oryginałów na skutek nadmiernej eksploatacji i niesprzyjających działań środowiska zewnętrznego;
- wspomaganie opracowania zbiorów na wypadek konieczności szybkiego dostępu do dokumentacji;
- poprawa dostępności zbiorów dla osób, które wcześniej miały do nich dostęp utrudniony lub zupełnie były jego pozbawione;
- wspomaganie samodzielnej nauki i nauczania poprzez dużą dostępność do zbiorów cyfrowych;
- pomoc w przygotowywaniu prac naukowo-badawczych – zapewnienie szybkiego, łatwego i wygodnego wglądu do zbiorów cyfrowych;
- popularyzacja zawartości zbiorów w świadomości publicznej;
- promowanie poszczególnych instytucji;
- oszczędność miejsca pracy.
Zalety przechowywania dokumentacji firmowej w technologii cyfrowej
Zalety digitalizacji dokumentów wiążą się ściśle z celami, jakim ma służyć omawiany proces. Niepodważalnie cyfryzacja dokumentacji wiąże się ze sporymi korzyściami dla przedsiębiorców. Przede wszystkim w ten sposób oszczędza się miejsce, które w normalnej sytuacji musiałoby zostać wykorzystane na archiwum. Zdigitalizowane dokumenty w łatwy sposób można porządkować, układać i klasyfikować, co ułatwia szybkie i sprawne poszukiwanie pożądanych pozycji. Dokumenty w wersji cyfrowej dostępne są z każdego miejsca i o każdym czasie, co daje możliwość elastycznego działania.
Jak widać, digitalizacja pomaga zredukować koszty pracy. Nie wymaga utrzymywania powierzchni magazynowej, zatrudniania pracowników archiwum i marnowania czasu w przeglądanie stert dokumentacji papierowej.
Jak wdrożyć digitalizację w swojej firmie?
Aby sprawnie i bezpiecznie przeprowadzić digitalizację we własnym przedsiębiorstwie, należałoby dokładnie poznać procesy analogowe, jakie w niej funkcjonują, a następnie określić ich słabe i mocne strony oraz szereg problemów, z jakimi się wiążą. Dzięki temu możliwe będzie oszacowanie potrzeb, celów i zysków, jakie będą się wiązać z wdrażanym rozwiązaniem.
Następstwem solidnie przeprowadzonego audytu wewnętrznego powinno być poszukiwanie odpowiednich rozwiązań digitalizacyjnych. Dostępni na rynku dostawcy specjalistycznego systemu powinni zostać sprawdzeni pod kątem posiadanych referencji oraz zapewnianego wsparcia posprzedażowego.
Po wybraniu adekwatnego dostawcy oprogramowania, działania przebiegają następująco:
- instalacja nowego systemu;
- parametryzacja systemu;
- migracja danych do systemu;
- testy oprogramowania;
- szkolenie przyszłych użytkowników systemu.
Gdzie systemu do digitalizacji są najbardziej potrzebne?
Współcześnie niemalże każde przedsiębiorstwo korzysta z dokumentacji cyfrowej podczas przeprowadzania bieżących działań. Digitalizacja sprawdza się w każdej branży, ale najczęściej spotykana jest w przedsiębiorstwach produkcyjnych, handlowych i usługowych. Dużą popularnością cieszy się też w firmach logistycznych i transportowych, a wiec wszędzie tam, gdzie kluczową rolę odgrywają sprawne procesy przekazywania informacji. Bez sprawnie przebiegających procesów digitalizacyjnych trudno sobie wyobrazić również pracę biur rachunkowych i firm działających w sektorze finansowym. Coraz więcej uczelni, bibliotek i muzeów stara się zdigitalizować własne zbiory, aby w ten sposób ochronić je przed działaniem czasu i zwiększyć ich dostępność.
Automatyzacja w digitalizacji, a więc wykorzystanie sztucznej inteligencji
Proponowane rozwiązania technologiczne są coraz to bardziej udoskonalane, Tendencja ta nie pomija również digitalizacji, która coraz częściej zaczyna przybierać postać działań zautomatyzowanych. Sztuczna inteligencja w digitalizacji to procesy sięgające po automatyzację działań, najczęściej automatyzację rutynowych czynności wykonywanych na co dzień przez pracowników szeregowych. Przykładem może być tutaj automatyczne wystawianie faktur, automatyczna obsługa zamówień oraz automatyczne aktualizowanie obecnych stanów magazynowych.
Automatyzacja procesów digitalizacyjnych dobrze sprawdza się w wielu branżach, szczególnie tam, gdzie konieczne jest bieżące i możliwie jak najszybsze archiwizowanie bieżącej dokumentacji. Dobrze skonfigurowane i aktualizowane na bieżąco oprogramowanie często pomaga uchronić organizacje przed błędami, które są naturalne przy pracy ludzkiej. Zautomatyzowanie działań umożliwia specjalistom skupienie się na własnej kreatywnej i analitycznej pracy.
Warto jednak podkreślić, iż obecne systemu i techniki digitalizacyjne nie pozwalają na całkowite zastąpienie człowieka.
Podsumowując, digitalizacja polega na przekształcaniu informacji analogowej do postaci cyfrowej. W tym celu wykorzystywane są odpowiednie urządzenia oraz oprogramowanie. Cyfryzacja dokumentacji dobrze sprawdza się w większości branż i przedsiębiorstw, a jej możliwości automatyzacji z roku na rok są coraz szersze. Póki co nie udało się jednak doprowadzić do całkowitego zastąpienia człowieka.
