Dla małych firm, które chcą utrzymać się na konkurencyjnym rynku, przejście na cyfrową formę dokumentacji może przynieść potencjalnie liczne korzyści, takie jak poprawa efektywności czy zwiększenie dostępności informacji. W tym krótkim poradniku omówię wszystkie kroki, które mała firma musi podjąć, aby wprowadzić proces digitalizacji dokumentów firmowych. Podpowiem, jakie narzędzia do digitalizacji są najlepsze.
Czytasz drugą część cyklu poświęconego digitalizacji dokumentów w firmie. W pierwszym omówiłem korzyści i wyzwania związane z cyfryzacją dokumentacji firmowej.
Digitalizacja w firmie w pięciu krokach
Kroków tych jest pięć, ale wykonanie każdego z nich wymaga namysłu, zaplanowania oraz wykorzystania odpowiednich narzędzi. Przegląd programów, które mogą wspierać firmę w procesie cyfryzacji zasobów, przedstawiam w drugiej części tego artykułu.
Krok nr 1: Digitalizacja najważniejszych dokumentów firmowych
Pierwszym krokiem będzie identyfikacja i wybór najważniejszych dokumentów do przeniesienia do formy cyfrowej. Jakie dokumenty są najczęściej używane w działalności gospodarczej lub są niezbędne w firmie?
Przykład: umowy, faktury, dokumentacja personalna czy raporty finansowe.
Krok nr 2: Przechowywanie oraz udostępnianie danych
Kluczowym elementem skutecznej digitalizacji dokumentów jest odpowiednie przechowywanie oraz udostępnianie danych. W tym celu warto skorzystać z usług chmurowych, które oferują stosunkowo bezpieczne miejsce do przechowywania dokumentów, ale także umożliwiają łatwy dostęp do nich z dowolnego miejsca i urządzenia.
Przykład: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive.
Dowiedz się, jakie jeszcze przewagi oferuje chmura i dlaczego warto ją rozważyć w firmie (także tej mniejszej).
Krok nr 3: Bezpieczeństwo danych
W celu minimalizacji ryzyka utraty lub nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji małe firmy powinny zainwestować w odpowiednie rozwiązania bezpieczeństwa danych. Wiele platform oferuje zaawansowane funkcje zabezpieczeń takie jak: szyfrowanie danych, uwierzytelnianie dwuskładnikowe czy zarządzanie uprawnieniami dostępu.
Trzeba również pamiętać, żeby regularnie przeprowadzać szkolenia dla pracowników z tematu ochrony danych.
Krok nr 4: Szkolenia z digitalizacji
Proces digitalizacji może być skomplikowanym procesem. Dlatego warto odpowiednio przeszkolić personel w zakresie nowych narzędzi i procedur związanych z digitalizacją oraz zarządzaniem cyfrowej dokumentacji.
Krok nr 5: Monitorowanie i ocena digitalizacji
Ostatnim krokiem w całym procesie digitalizacji dokumentów jest systematyczne monitorowanie oraz ocena efektów wprowadzonych zmian. Warto regularnie analizować wydajność nowych procesów, gwałtownie reagować na ewentualne problemy oraz dostosowywać strategię w razie potrzeby.
Przy okazji monitorowania warto przeprowadzić audyt wszystkich aktualnych procesów dotyczących obiegu dokumentacji, jej zarządzania w celu zwiększenia ich efektywności.
Sprawdź, czy Twoja firma potrzebuje data scientista? najważniejsze aspekty decyzji
Jakie narzędzia do digitalizacji? Przegląd oprogramowania
Skanowanie dokumentów to jedno. Drugą sprawą jest efektywne zarządzanie elektroniczną dokumentacją. W tym przypadku potrzebujemy odpowiednich narzędzi. Oto moja subiektywna i sprawdzona lista.
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint to platforma do zarządzania treściami, która oferuje tworzenie bibliotek dokumentów czy konstruowanie workflow, które mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy.
Zalety narzędzia do digitalizacji:
- możliwość tworzenia spersonalizowanych witryn, które umożliwiają łatwe zarządzanie dokumentami oraz współpracę między pracownikami;
- zaawansowane funkcje wyszukiwania, które pozwalają gwałtownie odnaleźć potrzebne dokumenty w dużych zbiorach;
- integracja z innymi produktami Microsoft takimi jak Office 365, co ułatwia korzystanie z różnych narzędzi w ramach jednej platformy;
- zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych dzięki zaawansowanym mechanizmom uwierzytelniania i kontroli dostępu.
ABBYY FineReader
Jest to oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków (OCR). Tego narzędzia do digitalizacji warto używać, by zamienić dokumenty papierowe (a także już cyfrowe pliki) na edytowalną, tekstową wersję.
Zalety narzędzia do digitalizacji:
- wysoka precyzja rozpoznawania znaków, co pozwala zachować wysoką jakość skonwertowanych dokumentów;
- możliwość konwersji dokumentów w wielu formatach, w tym PDF, Word, Excel czy inne formaty tekstowe;
- automatyzacja procesu digitalizacji poprzez wsparcie dla funkcji wsadowej konwersji, co pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek;
- funkcje edycji, które umożliwiają poprawę rozpoznania tekstu oraz dodawanie adnotacji i komentarzy do dokumentów.
Adobe Acrobat Reader
To bezpłatne oprogramowanie do przeglądania dokumentów PDF. Adobe Acrobat Reader oferuje funkcje komentarzy i adnotacji, które mogą być wykorzystane do współpracy nad dokumentami oraz wprowadzania zmian bezpośrednio w formie cyfrowej dokumentu.
Zalety narzędzia do digitalizacji:
- darmowe i powszechnie dostępne oprogramowanie, co ułatwia udostępnianie dokumentów w formacie PDF;
- możliwość dodawania komentarzy, adnotacji oraz podpisów elektronicznych do dokumentów PDF, co umożliwia współpracę i wymianę informacji;
- funkcje wyszukiwania i indeksowania, które pozwalają na odnajdywanie potrzebnych informacji w dużych zbiorach dokumentów.
Adobe Photoshop
Adobe Photoshop to zaawansowane narzędzie do edycji grafiki, które może być wykorzystane do poprawy jakości skanów dokumentów oraz ich przygotowania do dalszej obróbki.
Zalety narzędzia do digitalizacji:
- zaawansowane funkcje edycji, takie jak usuwanie szumów, korekcja kolorów czy usuwanie niedoskonałości, co pozwala uzyskać wysoką jakość przetworzonych dokumentów;
- obsługa wielu formatów plików, w tym TIFF, JPEG, PSD, co umożliwia pracę z różnymi rodzajami dokumentów.
- integracja z innymi produktami Adobe, takimi jak Adobe Acrobat, co wspiera przepływ pracy między różnymi narzędziami.
Total Commander
Total Commander to zaawansowany menedżer plików, który może być wykorzystany do efektywnego zarządzania dokumentacją w formie cyfrowej. Oferuje funkcje, które ułatwiają organizację, przeszukiwanie i przetwarzanie plików.
Zalety narzędzia do digitalizacji:
- dwupanelowy interfejs użytkownika, który umożliwia równoczesne przeglądanie i porównywanie zawartości różnych folderów;
- obsługa wielu formatów plików, w tym archiwów, co ułatwia pracę z różnymi rodzajami dokumentów;
- zaawansowane funkcje przeszukiwania i filtrowania, które pozwalają na odnajdywanie potrzebnych plików w dużych zbiorach dokumentów;
- możliwość szybkiego przetwarzania i przekształcania plików dzięki zintegrowanych narzędzi, co przyspiesza pracę z dokumentacją.
Digitalizacja w firmie wymaga zaplanowania
Digitalizacja dokumentów jest ważnym elementem zarządzania firmą, który może przynieść liczne korzyści. Dla małych firm najważniejsze będzie odpowiednie planowanie, zaangażowanie pracowników oraz systematyczne monitorowanie i ocena efektów wprowadzonych zmian.
Dzięki takiemu podejściu, dzięki nowoczesnym technologiom małe firmy mogą osiągnąć wzrost wydajności i konkurencyjności na rynku. Natomiast wsparte odpowiednimi narzędziom, takim jak Adobe Acrobat Pro DC, Microsoft SharePoint czy ABBYY FineReader małe i średnie firmy mogą skutecznie skanować dokumentację papierową na formę cyfrową, a następnie efektywnie zarządzać informacjami w firmie.
Ważne jest jednak odpowiednie dopasowanie narzędzi do indywidualnych potrzeb i wymagań firmy oraz zapewnienie odpowiedniego szkolenia i wsparcia dla pracowników w procesie digitalizacji dokumentacji.
Słownik
- Digitalizacja dokumentów: Proces przenoszenia dokumentacji z formy papierowej do formy cyfrowej.
- Chmura (usługi chmurowe): Usługi internetowe umożliwiające przechowywanie i udostępnianie danych za pośrednictwem serwerów zdalnych.
- Szyfrowanie danych: Proces zabezpieczania danych poprzez ich kodowanie w taki sposób, aby były one czytelne tylko dla uprawnionych osób.
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe: Procedura zabezpieczania dostępu do danych, wymagająca potwierdzenia tożsamości użytkownika dzięki dwóch różnych czynników, na przykład hasła i kodu SMS.
- Zarządzanie uprawnieniami dostępu: Kontrola nad tym, kto ma dostęp do określonych danych w systemie.
- Audyt: Systematyczna kontrola i ocena istniejących procesów w celu identyfikacji.
Źródło zdjęcia: Wesley Tingey/Unsplash
