Nie każdy użytkownik wie, iż w aplikacji Word, można korzystać z funkcji automatycznego zapisywania treści na koncie w chmurze. Dotychczas opcja ta była domyślnie wyłączona. Teraz jednak Microsoft ogłosił, iż zmienia sposób działania procesu, a wszystkie pliki zostaną automatycznie zapisane w usłudze OneDrive albo innej w preferowanej lokalizacji w chmurze.
Wszystko pod ręką
Możliwość zapisywania plików w chmurze była już wcześniej dostępna w aplikacji Word, ale użytkownik musiał świadomie zdecydować się na to rozwiązanie – opcja była domyślnie wyłączona.
Microsoft zmienia sposób działania procesu, dążąc do ulepszenia funkcji automatycznego zapisywania. Wszystkie utworzone pliki zostaną automatycznie zapisane w usłudze OneDrive albo w preferowanej lokalizacji w chmurze.
Zdaniem firmy rozwiązanie ma wiele zalet. Przede wszystkim większe bezpieczeństwo – pliki są automatycznie chronione przez firmowe zasady bezpieczeństwa i etykietowania. Użytkownik nie musi więc podejmować dodatkowych kroków, żeby zadbać o odpowiedni poziom ochrony.
Dla wielu osób największą korzyścią okaże się jednak z pewnością automatyczne zapisywanie i brak obaw o utratę postępów prac. Poza tym dostęp do plików jest możliwy z każdego miejsca – pliki utworzone w programie Word dla systemu Windows są natychmiast dostępne na urządzeniu z systemem Android lub iOS albo w przeglądarce internetowej. Zmiany wprowadzone na jednym urządzeniu, natychmiast zobaczymy na innym. Łączy się to także z łatwością współpracy – wystarczy udostępnić plik w chmurze, żeby od razu pracować na tych samych materiałach, wprowadzając informacje czy komentarze w czasie rzeczywistym.
Microsoft przypomina także o kontroli nad przechowywaniem. Użytkownik może nadawać nazwy, decydować, gdzie dane pliki mają być zapisane czy porządkować według własnego klucza. Wśród możliwości przechowywania jest OneDrive, SharePoint, ale także inne lokalizacje.
Co więcej, od momentu utworzenia pliku można korzystać z funkcji Copilot i Agent, pod warunkiem, iż została wykupiona licencja Copilot Chat lub Microsoft 365 Copilot.
Funkcja jest dostępna dla użytkowników programu Word dla systemu Windows korzystających z wersji 2509 (kompilacja 19221.20000) i nowszych. Microsoft zapowiada, iż podobna funkcjonalność pojawi się w aplikacjach Excel dla systemu Windows i PowerPoint dla systemu Windows w dalszej części roku.
Jak to działa w praktyce?
Po utworzeniu pliku w programie Word na urządzeniu z systemem Windows użytkownik zobaczy inną nazwę dokumentu – będzie zawierała datę zamiast tradycyjnej nazwy DocumentN. Oznacza to, iż funkcja automatycznego zapisywania jest aktywna.
Źródło: Microsoft Żeby zmienić nazwę pliku albo jego lokalizację należy wybrać Zapis, a następnie Potwierdź.
Jeżeli użytkownik zamknie dokument przed zapisaniem pojawi się okno dialogowe z pytaniem o odrzucenie albo zachowanie.
W celu zmiany lokalizacji tworzenia nowych dokumentów, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny folder w chmurze i wybrać opcję Ustaw jako lokalizację domyślną.
Trzeba pamiętać, iż rozpoczęcie nowej sesji programu, gdy uruchomiona jest już inna, sprawia, iż nowo utworzony plik nie zostanie automatycznie zapisany.
Źródło: Microsoft / Zdjęcie otwierające: Microsoft
