Jednym z nieodłącznych elementów pracy z beneficjentami, darczyńcami czy użytkownikami jest odpowiadanie na rozmaite pytania: o produkty, usługi, czy rozwiązywanie problemów. Jest to zajęcie bardzo ważne, ale – niestety – bywa czasochłonne i może stać się żmudne, kiedy pytania często się powtarzają. Dlatego dziś podpowiadamy, w jaki sposób sztuczna inteligencja może ci pomóc w odpowiadaniu na często zadawane pytania.
Przygotowanie FAQ
Skrót FAQ to akronim angielskiego wyrażenia „Frequently Asked Questions” oznaczającego „Najczęściej zadawane pytania”. Sekcje zawierające FAQ można spotkać m.in. na stronach internetowych lub w sklepach online. Jej zadaniem jest zebranie w jednym miejscu odpowiedzi na najważniejsze i najczęściej zadawane przez klientów pytania. Pełni rolę bazy wiedzy, dzięki której użytkownik jest w stanie gwałtownie dotrzeć do potrzebnych informacji.
Na przykład, sekcja FAQ sklepu internetowego może zawierać odpowiedzi na pytania takie jak:
A sekcja FAQ fundacji:
W jaki sposób AI może ci pomóc przygotować sekcję FAQ?
Możesz – jak w powyższych przykładach – krótko opisać, czym zajmuje się twoja organizacja i poprosić ChatGPT, Google Geminy czy Copilote o wygenerowanie przykładowych pytań, które warto, aby się znalazły w sekcji FAQ na jej stronie internetowej.
W drugim kroku możesz poprosić o wygenerowanie odpowiedzi na wybrane pytania. Na przykład na podstawie załączonego opisu działań organizacji albo polityki prywatności:
Przygotowanie szablonów e-maili
W odpowiadaniu na pytania zadawane drogą elektroniczną pomocne mogą okazać się szablony maili, zawierające standardowe odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Na przykład:
Pani X,
Dziękujemy za kontakt i zainteresowanie naszą ofertą! Tak, [nazwa produktu] umożliwia:
- … [opis funkcji]
- … [opis funkcji]
- … [opis funkcji]
Więcej informacji wraz z instrukcją obsługi w formie wideo znajdzie Pani w artykule … [link]. W razie jakichkolwiek pytań, pozostaję do Pani dyspozycji.
Życzę miłego dnia!
Janina Kowalska
Dzięki szablonom e-maili zespół współpracujący z klientem zaoszczędzi dużo czasu w przygotowywaniu wiadomości od zera, a także zyska wspólny standard działania.
W jaki sposób AI może ci pomóc przygotować szablony e-maili?
Spisz najczęściej zadawane pytania, jakie wpływają do twojej organizacji. W kolejnym kroku poproś AI o przygotowanie maila z odpowiedzią na konkretne pytanie. Na przykład:
Pamiętaj, aby:
- samodzielnie zredagować e-mail, nadając mu odpowiedni ton, dopasowany do stylu komunikacji twojej organizacji.
- przed wysłaniem maila dostosować jego treść do odbiorcy, dodając spersonalizowane powitanie/wstęp (żeby nie miał poczucia, iż otrzymał odpowiedź od robota).
Przeredagowanie treści zgodnie z zasadami prostego języka
Jeśli w twojej organizacji posiadacie materiały dla użytkowników, ale otrzymujecie od nich informacje, iż nie są one w pełni zrozumiałe, możecie z pomocą sztucznej inteligencji spróbować je przeredagować.
Dobrze, aby materiały dla użytkowników i użytkowniczek tworzone były z wykorzystaniem zasad tzw. prostego języka, aby czytelnicy nie mieli trudności ze zrozumieniem treści. Zdania powinny być krótkie i rzeczowe, a tekst podzielony na akapity ze śródtytułami. Dobrze sprawdzają się również wypunktowania i przykłady.
Sztuczna inteligencja wsparciem w żmudnych zadaniach. Podsumowanie
Udzielanie odpowiedzi na często zadawane pytania nie musi być żmudnym i nudnym zadaniem! Z pomocą sztucznej inteligencji możesz przygotować zestaw pytań i odpowiedzi, a także szablony maili, które ułatwią twoją codzienną pracę z klientami. Pamiętaj, aby treści wygenerowane przez AI samodzielnie sprawdzić i zredagować, żeby nadać im pożądany, „ludzki” ton. Powodzenia!
Inne teksty, które Cię zainteresują:
-
Jak sztuczna inteligencja może ci pomóc w nauce?
- Jak dobrze wybrać, napisać i rozliczyć grant z pomocą sztucznej inteligencji?
- Z AI rozmawiajmy jak z dzieckiem albo osobą z innego kręgu kulturowego, która zupełnie nas nie zna
- Sztuczna inteligencja a prawa autorskie – co warto wiedzieć?
- Jak bezpiecznie korzystać z generatywnej sztucznej inteligencji?
