Jak bezpiecznie przechowywać cyfrowe dokumenty domowe?

homodigital.pl 3 miesięcy temu

Wieloma ważnymi domowymi dokumentami takimi jak umowy, rachunki czy karty gwarancyjne, dysponujemy już tylko w formie cyfrowej. Dlatego też musimy wiedzieć, jak je bezpieczne przechowywać, aby uniknąć ich utraty lub dostępu do nich przez osoby niepowołane. W tym artykule przedstawię praktyczne wskazówki oraz narzędzia, które pomogą zabezpieczyć ważne cyfrowe dokumenty, które trzymamy w domu.

Niezabezpieczone cyfrowe dokumenty mogą być łatwym celem dla cyberprzestępców albo zostać utracone w wyniku awarii sprzętu lub oprogramowania. Dlatego musimy podjąć odpowiednie kroki, aby chronić nasze cyfrowe dokumenty.

Jakie zagrożenia możemy spotkać?

Zanim przystąpimy do przechowywania cyfrowych dokumentów domowych, warto zrozumieć dwa główne zagrożenia:

niska trwałość nośników dokumentów cyfrowych;
możliwość utraty dostępu do dokumentów w wyniku zdarzeń losowych takie jak pożar, powódź, atak hakerów, wirusy, awarie sprzętu.

Tworzenie kopii zapasowych

Jednym z podstawowych kroków w zabezpieczaniu cyfrowych dokumentów jest regularne tworzenie kopii zapasowych. Do dyspozycji mamy:

usługi chmurowe takie jak Google Drive, Dropbox, które pozwalają przechowywać kopie zapasowe dokumentów w miarę bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu.
dyski twarde (hard disk drive, HDD) są podstawowym medium składowania danych w systemach komputerowych. Jest to nośnik pojemny i tani. Dyski oferują szybki dostęp do danych, jednak narażone na uszkodzenia mechaniczne (wibracje, zmiany temperatury, przesuwanie się głowicy nad powierzchnią zapisu). Są też stosunkowo energochłonne. Trwałość: 5 lat, rekomendowana wymiana: co 3 lata.
dyski twarde (solid-state drive, SSD) są to urządzenia pamięci masowej zbudowane w oparciu o pamięć flash. Zasadniczą zaletą dysku SSD jest m.in. brak ruchomych części, odporność na wibracje. Trwałość: 10 lat, rekomendowana wymiana: co 6 lat.
serwer typu NAS (Network Attached Storage). Dzięki temu systemowi możemy bezpiecznie przechowywać i udostępniać dane. Taki dysk pozwala także na dostęp do plików z każdego miejsca. Większość urządzeń, które w tej chwili podłączamy do sieci domowej, jest przenośna tj. laptopy, tablety, telefony. Dzięki NAS możemy te elementy zintegrować w całość. W zaciszu domowym NAS sprawdzi się jako miejsce przechowywania plików audiowizualnych, tekstowych, a także kopii zapasowych dysków innych mobilnych urządzeń. Zaletą takiego domowego serwera jest łatwy dostęp do dużych ilości danych. Już od 600 zł w górę możemy mieć swój własny serwer NAS.

Przy archiwizacji naszych danych sprawdza zasada 3-2-1. Reguła ta polega na tym, żeby przechowywać: trzy kopie swoich danych, z czego dwie kopie backupu przechowywać na różnych urządzeniach, z których jedna kopia musi znaleźć się w innej lokalizacji niż np. dom.

Istotną kwestią przy wspomnianych dyskach/serwerach są odpowiednie warunki klimatyczne. Przechowywanie samych dysków nie jest trudne. Wystarczy odpowiednia wilgotność (5-95%) i temperatura (10-70°C). Jak widać dyski mogą być przechowywane w niemal dowolnych warunkach.

Zabezpieczanie dostępu do danych

Kolejnym ważnym aspektem jest to, by nasze cyfrowe dokumenty były odpowiednio zabezpieczone. Poniżej kilka praktycznych wskazówek:

stosujemy silne hasła: hasła to klucz do Twoich dokumentów cyfrowych. Używamy łatwych do zapamiętania, ale silnych haseł do swoich kont online oraz plików z dokumentami. Pamiętajmy, aby nie używać tych samych haseł do różnych kont. Haseł nie należy zapisywać w widocznym miejscu, np. na kartce papieru przyklejonej do monitora. Lepiej jest je zapamiętać lub przechowywać w bezpiecznym miejscu, np. w menedżerze haseł.
stosujemy uwierzytelnianie dwuetapowe tam, gdzie to możliwe, aby dodatkowo zabezpieczyć swoje konta.
stosujemy szyfrowanie: szyfrowanie jest kluczowym narzędziem w zapewnianiu bezpieczeństwa cyfrowych dokumentów. Szyfrowanie sprawia, iż dokumenty są nieczytelne dla osób nieupoważnionych, choćby jeżeli uzyskają dostęp do ich plików. Możemy zastosować szyfrowanie na różnych poziomach np. szyfrowanie dysków, plików lub wiadomości. Do szyfrowania cyfrowych dokumentów można wykorzystać następujące narzędzia, takie jak VeraCrypt.

Co jeszcze można zrobić, by nie stać się ofiarą cyberprzestępców? Przeczytaj nasz poradnik: Zadbaj o swoje bezpieczeństwo w sieci.

Korzystanie z odpowiednich narzędzi

Istnieje wiele narzędzi, które mogą ułatwić przechowywanie i zarządzanie cyfrowymi dokumentami. Niektóre z nich to:

menadżery haseł: korzystajmy z menadżerów haseł takich jak 1Password czy Bitwarden, aby bezpiecznie przechowywać i generować silne hasła.
aplikacje do zarządzania dokumentami: wypróbujmy aplikacje do zarządzania dokumentami takie jak Notion czy Google Keep, które umożliwią organizację i przechowywanie cyfrowych dokumentów w jednym miejscu.
aplikacje antywirusowe: zainstalujmy renomowane oprogramowanie antywirusowe na swoim urządzeniu, aby chronić się przed złośliwym oprogramowaniem i atakami hakerskimi. Do dyspozycji mamy takie programy jak Avast, Bitdefender czy Norton360.
zapora ogniowa (firewall): zapory ogniowe to oprogramowanie, które pomaga chronić komputer przed nieautoryzowanym dostępem z internetu. Blokują one dostęp z adresów IP, które nie są znane lub nie są uważane za bezpieczne.

Narzędzia są ważne, ale równie istotna jest świadomość zagrożeń. Warto śledzić aktualne wiadomości dotyczące cyberbezpieczeństwa, uczestniczyć w szkoleniach, korzystać z dostępnych materiałów edukacyjnych, aby zrozumieć jakie ryzyko niesie ze sobą korzystanie z internetu i przechowywanie danych online.

Zabezpieczenie fizyczne

Nie zapominaj także o zabezpieczeniach fizycznych. Choć przechowywanie danych w chmurze jest coraz popularniejsze, to przez cały czas istnieją dokumenty, których oryginały są przechowywane w formie papierowej. Warto zatem zadbać o bezpieczne przechowywanie tych dokumentów w miejscu odpornym na pożary, zalania oraz kradzieże. Szafka lub sejf z zamkiem to najbezpieczniejszy sposób przechowywania papierowych dokumentów. Powinny być umieszczone w miejscu, do którego nie mają dostępu niepowołane osoby.

Bezpieczne cyfrowe dokumenty

Cyfrowe dokumenty powinny być bezpiecznie przechowywane. A to wymaga staranności, planowania oraz stosowania odpowiednich narzędzi i procedur. Pamiętaj o regularnym tworzeniu kopii zapasowych, zabezpieczaniu dostępu do swoich kont, stosowaniu szyfrowania oraz korzystaniu z aktualnych narzędzi i programów antywirusowych.

Ważne jest również podnoszenie świadomości na temat zagrożeń związanych z przechowywaniem danych online oraz zachowanie ostrożności podczas korzystania z internetu. Działając zgodnie z tymi wskazówkami, będziesz mógł spokojnie spać, mając pewność, iż Twoje cyfrowe dokumenty są bezpieczne i chronione przed niepowołanym dostępem.

Słownik

Aktualizacje oprogramowania: poprawki wprowadzane do systemu operacyjnego lub aplikacji w celu zwiększenia bezpieczeństwa i funkcjonalności.
Aplikacje antywirusowe: programy komputerowe, takie jak Avast, Bitdefender czy Norton360, zaprojektowane do wykrywania i usuwania złośliwego oprogramowania, chroniące komputer przed atakami hakerskimi.
Aplikacje do zarządzania dokumentami: oprogramowanie, takie jak Notion czy Google Keep, które umożliwia organizację i przechowywanie cyfrowych dokumentów w jednym miejscu.
Chmura: Usługa internetowa umożliwiająca przechowywanie danych online.
Cyberbezpieczeństwo: Działania i procedury mające na celu ochronę systemów komputerowych i sieci przed atakami i nieautoryzowanym dostępem.
Dyski twarde (HDD): Urządzenia pamięci masowej, które są podstawowym medium składowania danych w systemach komputerowych, charakteryzują się pojemnością, szybkością i stosunkową trwałością.
Dyski twarde (SSD): Urządzenia pamięci masowej oparte na pamięci flash cechujące się brakiem ruchomych części i odpornością na wibracje.
Hasło: Wyrażenie będące długą, unikatową kombinacją liter, cyfr i znaków.
Menadżer haseł: Programy komputerowe, takie jak 1Password czy Bitwarden, służące do bezpiecznego przechowywania i generowania silnych haseł.
Szyfrowanie: Proces przekształcania danych w taki sposób, iż stają się one nieczytelne dla osób nieupoważnionych, co zapewnia dodatkową warstwę ochrony.
Tworzenie kopii zapasowych: Procedura polegająca na regularnym tworzeniu dodatkowych kopii danych, aby zapobiec ich utracie w przypadku awarii sprzętu lub oprogramowania.
Uwierzytelnianie dwuetapowe: Procedura zabezpieczająca, w której użytkownik musi przejść dwa etapy procesu uwierzytelniania, zwykle poprzez hasło i kod SMS, aby uzyskać dostęp do konta.
Zabezpieczanie dostępu do danych: Proces zapewnienia, iż jedynie upoważnione osoby mają dostęp do cyfrowych dokumentów, stosując silne hasła, uwierzytelnianie dwuetapowe i szyfrowanie.
Zabezpieczenie fizyczne: Środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę fizycznych nośników danych, takich jak sejf lub szafka, przed kradzieżą, pożarem lub zalaniem.
Zasada 3-2-1: Reguła sugerująca, iż trzeba przechowywać trzy kopie danych, z czego dwie powinny być kopiami zapasowymi na różnych nośnikach, a jedna powinna znajdować się w innej lokalizacji niż oryginalne dane.