Ekspert Canon przypomina o podstawowych zasadach naszej obecności w sieci oraz druku i przetwarzania dokumentów firmowych. W dobie narastających zagrożeń cybernetycznych i regularnych incydentów związanych z utratą lub wyciekiem danych, ich szczególna ochrona przestała być dla firm jedynie wartą rozważenia opcją. Jest to dzisiaj działanie bezwzględnie konieczne. Niestety, pomimo coraz większej uwagi poświęcanej cyberbezpieczeństwu, kwestia zabezpieczeń procesu druku bywa ciągle bagatelizowana. Jak drukować bezpiecznie? Ekspert Canon Polska wskazuje obszary, o które powinniśmy szczególnie zadbać podczas codziennej pracy.
Dane na temat cyberbezpieczeństwa nie napawają optymizmem. W ciągu ostatnich 5 lat liczba ataków cybernetycznych wzrosła aż o 75%. Zagrożone są zarówno małe, jak i duże firmy. Mimo to, wiele organizacji ciągle zaniedbuje obszary wysokiego ryzyka, a do nich właśnie należy bezpieczeństwo druku. Kwestia wydaje się aktualna szczególnie teraz, gdy model pracy hybrydowej stał się czymś powszechnym. Prywatny sprzęt użytkowników używany w domach do wykonywania obowiązków służbowych jest wyjątkowo podatny na naruszenia bezpieczeństwa. Firmy, które chcą zabezpieczyć się przed wyciekiem lub kradzieżą informacji, powinny dokonywać ponownej oceny swojej strategii i przystosować ją do nowej sytuacji.
Jak drukować bezpiecznie?
Drukowanie należy do standardowych czynności biurowych. Wraz ze zmianą modelu pracy używa się do niego urządzeń osobistych, pozbawionych choćby najprostszej ochrony. Ryzyko sytuacji kryzysowej znacznie rośnie. Zabezpieczenie dokumentów, niezależnie od rodzaju urządzenia i miejsca, w którym następuje druk, staje się więc absolutnie niezbędne.
– Poufne informacje muszą być chronione na każdym etapie cyklu życia dokumentu. Przykładowo uwierzytelnianie użytkowników na ekranie dotykowym urządzenia daje pewność, iż nikt poza uprawnioną osobą nie odbierze wydruku bez potwierdzenia tożsamości. Natomiast dźwiękowe i wizualne powiadomienia o pozostawionych oryginałach dokumentów ostrzegają o potencjalnym niebezpieczeństwie trafienia informacji poufnych w niepowołane ręce – mówi Dariusz Szwed, ekspert ds. cyfryzacji biur i cyberbezpieczeństwa z firmy Canon Polska.
Chmura wymaga czujności
Wiele firm decyduje się w tej chwili na usługi zewnętrznych dostawców specjalizujących się w bezpiecznym zarządzaniu informacjami. W raporcie “Deloitte Global Outsourcing Survey 2022” 76% spośród kadry zarządzającej potwierdziło, iż korzysta z outsourcingu usług IT. W związku z tym, szczególnie istotne stają się kwestie zabezpieczenia tych rozwiązań chmurowych, które dotyczą procesów druku.
– Przeniesienie usług do chmury obliczeniowej – tu ilustracją może być nasze oprogramowanie do zarządzania dokumentacją firmy Therefore Online – zwalnia firmy z konieczności posiadania własnej serwerowni i z budowania od zera firmowej sieci informatycznej. Ponadto jest dużo bezpieczniejszą opcją. Nad aktualizacją systemu czuwa wówczas wyspecjalizowany zespół, a systemy są przynajmniej raz w roku poddawane audytowi bezpieczeństwa przez firmy zewnętrzne – dodaje Dariusz Szwed.
Bezpieczne przenoszenie i udostępnianie dokumentów to najważniejszy element bezpieczeństwa w miejscu pracy. Dostrzegając znaczenie ochrony środowiska pracy i wdrażając strategię, firmy mogą przyjąć holistyczne podejście do bezpieczeństwa druku i ograniczyć ryzyko cyberataków zaczynając od zaraz.
“Jak transformacja polskiej gospodarki przy pomocy rozwiązań SAP może być jeszcze szybsza, dzięki dostępności chmury Azure w regionie Azure Poland Central” podkreślił Piotr Grzywacz, podczas SAP NOW 2023
