Z Gmaila korzystają miliony ludzi na całym świecie. Według Google w lipcu 2022 roku 28,13% internautów służył on jako podstawowa poczta e-mail. choćby w swoim otoczeniu widzimy, iż znaczna większość osób używa usługi Google jako głównego bądź zapasowego adresu mailowego. Oczywiście mówimy tu przede wszystkim o poczcie prywatnej.
W dzisiejszym cyberświecie prywatność i bezpieczeństwo są ważne dla wszystkich. Często zdarza się, iż musimy wysłać coś poprzez mail, ale boimy się, iż trafi to w niepowołane ręce. Z pomocą mogą przyjść szyfrowanie GPG, oddzielne zabezpieczenie załącznika czy inne narzędzia, jednak nie zawsze mamy czas i możliwość ich użycia. Ponadto odbiorca musi być w stanie bez komplikacji odebrać i odczytać taką wiadomość.
Odpowiedzią na tę potrzebę jest funkcja o nazwie Tryb Poufny, którą Google dodało do Gmaila już parę lat temu. Zdecydowaliśmy się napisać o tym kilka zdań, pokazać możliwości oraz wymienić wady i zalety stosowania tego rozwiązania.
Tryb poufny ma chronić wrażliwe informacje przesyłane mailem przed nieautoryzowanym dostępem. Pomaga nadawcy zarządzać przesłaną wiadomością i mieć nad nią pewną kontrolę. W trybie poufnym mamy możliwość ustawienia daty wygaśnięcia wiadomości i hasło do jej odczytania, a choćby cofnięcia dostępu w dowolnym momencie. Dodatkowo gdy odbiorca otrzyma poufną wiadomość, nie może jej przekazać, skopiować, wydrukować ani pobrać.
Inspiracją Google do tego typu działań była z pewnością ogromna popularność platformy Snapchat w 2018 roku. Użytkownicy mogli w niej przesyłać zdjęcia do grona odbiorców, a po jednorazowym wyświetleniu obrazu był on kasowany.
Zastrzeżeniem wobec trybu poufnego może być to, iż nie ma możliwości powstrzymania użytkowników przed robieniem zrzutów ekranu zabezpieczonych wiadomości, a następnie wysyłaniem tych obrazów do innych osób. Jest to oczywista wada każdej zaszyfrowanej wiadomości i trudno kontrolować ten proces.
Jak korzystać z trybu poufnego?
Tryb poufny Gmail pozwala na przesyłanie wiadomości oraz załączników mających określony termin ważności. W zależności od potrzeby możemy zadecydować, iż wysłany e mail wygaśnie po jednym dniu, tygodniu, miesiącu, trzech miesiącach lub pięciu latach. Zyskujemy także możliwość anulowania dostępu odbiorcy do danej wiadomości w dowolnie wybranym przez nas momencie. Ponadto nadawca ma prawo odebrania adresatowi opcji kopiowania, przesyłania dalej lub drukowania danego e-maila.
Jedynymi wymaganiami do stworzenia i przesłania takiej wiadomości są oczywiście konto Google z aktywną skrzynką pocztową oraz oficjalny klient poczty Google. Może to być zarówno wersja webowa, jak i mobilna.
Poniżej pokazujemy scenariusz przesłania i odebrania takiej wiadomości na przeglądarkowej wersji poczty Google.
Aby rozpocząć pisanie wiadomości w trybie poufnym, otwieramy okno nowej wiadomości i klikamy opcję „Przełącz tryb poufny”, widoczną poniżej:
Pojawi się nowe okno z konfiguracją trybu poufnego dla tej wiadomości. W pierwszej kolejności należy określić datę ważności przesyłanego maila. Po tym terminie treść wiadomości zostanie zablokowana, a odbiorca zobaczy tylko komunikat „E-mail stracił ważność”. Drugą z opcji jest możliwość ustawienia kodu SMS wymaganego do odblokowania treści lub załączników. Jest to bardzo prosta, a zarazem skuteczna metoda dodania drugiego składnika weryfikującego tożsamość osoby czytającej poufną treść.
Po zapisaniu konfiguracji okno wiadomości zmieni kolor oraz da znać banerem, iż jest skonfigurowane w trybie poufnym. jeżeli wypełniliśmy pola odbiorców, tematu oraz treści i jesteśmy gotowi, klikamy przycisk „Wyślij”.
Po chwili pojawi się monit, gdzie musimy podać numer telefonu odbiorcy w celu przesłania do niego automatycznie kodu OTP przez SMS:
Gdy wiadomość dotrze do adresata, w pierwszej kolejności zobaczy on poniższy komunikat. Dopiero po kliknięciu przycisku „Wyślij kod dostępu” Google prześle SMS na wskazany numer.
Odszyfrowana wiadomość po stronie odbiorcy prezentuje się jak poniżej. Treści nie da się skopiować do schowka czy wydrukować. Maila nie da się też przesłać dalej. Każda odpowiedź w tym wątku będzie również podlegała ustawionej dacie wygaśnięcia i będzie traktowana jako poufna. Odblokowanie dostępu dzięki SMS-a jest jednorazowe i nie wymaga generowania kodów ponownie po wylogowaniu się z poczty.
Podsumowanie
Korzystanie z trybu poufnego na Gmailu to opcja, z którą powinien zaznajomić się każdy użytkownik. Kilka prostych kroków może zabezpieczyć naszą wiadomość przed dostaniem się w niepowołane ręce. Warto wspomnieć, iż choćby jeżeli nasz odbiorca nie korzysta z Gmaila lub wcale nie ma konta Google, to tryb poufny i tak zadziała. W wiadomości zostanie wówczas przesłany link, który również może być zabezpieczony kodem SMS, a treść e-maila otworzy się w nowej karcie obsługiwanej przez Google. Przy korzystaniu z omówionej funkcji musimy być świadomi, iż nie zastąpi ona szyfrowania GPG, które jest zdecydowanie bezpieczniejsze. Ponadto ochrona przed kopiowaniem treści może być stosunkowo łatwo ominięta poprzez zwykły zrzut ekranu lub narzędzie do wyodrębniania tekstu z obrazów.
