Zarządzanie zadaniami i projektami to codzienność w każdej firmie. Ale, gdy brakuje porządku, robi się bałagan, a wtedy łatwo o stres. jeżeli zadania są przekazywane na karteczkach, e-mailach albo po prostu ustnie, prędzej czy później coś zaginie, a projekty będą ciągnąć się w nieskończoność.
Najczęstsze problemy to:
- Gubienie zadań – notatki giną, a rozmowy gwałtownie się zapomina.
- Projekty się przeciągają – trudno dotrzymać terminów, gdy brakuje organizacji.
- To nie ilość zadań jest problemem – najwięcej problemów wynika z braku dobrego systemu.
Co można zrobić? Warto zainwestować w oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomoże wszystko uporządkować, ułatwi pracę i sprawi, iż projekty będą realizowane szybciej i bez nerwów.
W tym artykule dowiesz się:
- Jak wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami w małej firmie.
- Dlaczego warto postawić na profesjonalne oprogramowanie do zarządzania zadaniami.
Z dobrym narzędziem choćby najbardziej chaotyczne projekty można ogarnąć bez większego wysiłku.
Mała firma – specyfika pracy i zarządzania projektami
Zanim zaczniemy wybierać oprogramowanie, warto zastanowić się, co wyróżnia małe firmy, jeżeli chodzi o zarządzanie zadaniami i projektami. To ważne, bo narzędzie musi być idealnie dopasowane do tego, jak działa Twoja firma.
1. Szybka i bezpośrednia komunikacja
W małych firmach wszystko dzieje się w tempie ekspresowym. Zespół jest mały, więc wszyscy się znają. Informacje przekazujemy sobie na bieżąco – przez telefon, w rozmowie przy biurku czy na czacie. Taka komunikacja jest super dynamiczna, ale czasem potrafi być chaotyczna.
2. Elastyczne podejście do zarządzania zadaniami
W małych firmach rzadko mamy formalne procedury do zarządzania projektami. Decyzje zapadają na szybko, a zadania są przydzielane na bieżąco. To daje dużą elastyczność, ale może też wprowadzać zamieszanie, gdy zadań nagle przybywa. Nagle okazuje się, iż nie wszystko zostało dobrze zaplanowane.
3. Wielozadaniowość
W takich firmach jeden pracownik często robi wiele rzeczy naraz. Szef może być zarówno menedżerem, jak i specjalistą, a członkowie zespołu zmieniają swoje role w zależności od projektu. To może prowadzić do sytuacji, gdzie zadania się nakładają, a kontrola nad nimi staje się wyzwaniem, szczególnie bez odpowiednich narzędzi do zarządzania.
Dlaczego mała firma potrzebuje systemu do zarządzania projektami?
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, iż narzędzie do zarządzania projektami w małej firmie to przesada. Przecież wystarczy, iż wszyscy są na bieżąco. Jednak rzeczywistość wygląda inaczej – im więcej zadań i projektów, tym trudniej utrzymać porządek. Poniżej kilka konkretnych powodów, dlaczego mała firma potrzebuje takiego systemu:
1. Lepiej zaplanowane projekty
Bez systemu projekty mogą wydawać się proste, ale w rzeczywistości wkrada się dużo chaosu. System do zarządzania projektami pozwala zorganizować wszystko w jednym miejscu. Dzięki temu łatwiej sprawdzić, które zadania są już zrobione, a które wciąż czekają na realizację.
- Na przykład, w projekcie marketingowym jednym z zadań jest stworzenie grafiki do nowej kampanii. Bez dobrego systemu, kto przypomni grafikowi o terminie? Z oprogramowaniem każdy członek zespołu widzi, co ma do zrobienia, kto jest za to odpowiedzialny i w jakim etapie są poszczególne zadania. To znacznie ułatwia pracę i pozwala uniknąć nieporozumień.
2. Unikaj zapomnianych zadań
W małych firmach często przekazujemy zadania ustnie. Bez dobrego systemu łatwo zapomnieć, co było do zrobienia, albo pomyśleć, iż coś nie jest już ważne. To może prowadzić do chaosu i frustracji. Dlatego warto mieć narzędzie, które pomoże śledzić wszystkie zadania i przypomni o tym, co trzeba zrobić.
- Przykład: W zespole IT zadanie naprawy błędu w systemie zostało przekazane podczas rozmowy przy biurku. Po kilku dniach nikt już nie pamięta, czy zostało to zrobione. Z oprogramowaniem zadania można przypisać do odpowiednich osób, a system sam przypomni o terminie.
3. Szybki dostęp do informacji
Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami zbiera wszystkie dane, pliki i notatki w jednym miejscu. Dzięki temu nie musisz biegać po różnych e-mailach czy szukać informacji w notatkach. Wszystko, czego potrzebujesz, jest pod ręką, co sprawia, iż praca staje się dużo łatwiejsza i szybsza.
4. Monitorowanie postępów
W małych firmach często brakuje osoby, która na bieżąco pilnuje, co się dzieje z projektami. Dlatego warto mieć system, który samodzielnie śledzi postępy. Dzięki temu zawsze wiemy, kto zrobił co, co już zostało zrobione, a co jeszcze czeka na swoją kolej. To sprawia, iż nikt nie gubi się w zadaniach.
5. Zwiększenie efektywności zespołu
Kiedy wszystko jest dobrze zorganizowane, każdy członek zespołu wie, co ma robić. Zadania są lepiej rozplanowane i mają jasno ustalone priorytety. To zwiększa efektywność całego zespołu, bo każdy wie, na czym skupić się w danym momencie. Dzięki temu praca staje się bardziej płynna i przyjemna.
7 praktycznych wskazówek, jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami
Nie wiesz, jakie narzędzie będzie najlepsze? Spokojnie! Oto kilka kroków, które warto przemyśleć, wybierając oprogramowanie do zarządzania projektami dla swojej małej firmy.
1. Postaw na prostotę
W małych firmach często brakuje czasu w długie szkolenia. Dlatego warto szukać narzędzi, które są łatwe w obsłudze i można je gwałtownie wprowadzić. Oprogramowanie powinno być intuicyjne, tak aby każdy mógł je zrozumieć i używać bez problemów.
2. Dopasowanie do stylu pracy
Gdy wybierasz oprogramowanie, pomyśl, czy pasuje do Waszego stylu pracy. jeżeli korzystacie z metody Agile, wybierz system, który pomoże zarządzać sprintami i backlogami. jeżeli nie, lepiej sięgnij po coś bardziej tradycyjnego, co lepiej odpowiada Waszym potrzebom.
3. Integracja z innymi narzędziami
Fajnie, jeżeli nowe oprogramowanie może współpracować z tym, co już macie, jak e-mail, kalendarz czy aplikacje do czatowania. Dzięki temu praca będzie bardziej płynna, a wszyscy będą na bieżąco.
4. Skalowalność
Zastanów się, czy to narzędzie wystarczy, gdy Twój zespół się powiększy. Szukaj oprogramowania, które można łatwo rozbudować, gdy firma rośnie. Chcesz mieć pewność, iż narzędzie nie stanie się przeszkodą w rozwoju.
5. Wsparcie techniczne
Zobacz, co oferuje dostawca, jeżeli chodzi o wsparcie techniczne. W małej firmie każda minuta przestoju może kosztować, więc ważne jest, aby mieć kogoś, kto gwałtownie pomoże w razie problemów.
6. Koszty
Budżet to sprawa kluczowa w małych firmach. Wybierz narzędzie, które jest w Twoim zasięgu finansowym, ale też ma wszystkie potrzebne funkcje. Pamiętaj, iż nie zawsze najdroższe opcje są najlepsze – czasem można znaleźć coś świetnego w przystępnej cenie.
7. Praca zdalna
Jeśli Twoja firma działa zdalnie, upewnij się, iż oprogramowanie pozwala na dostęp do projektów z każdego miejsca i na różnych urządzeniach. Dzięki temu zespół będzie mógł pracować wygodnie i elastycznie, co jest teraz bardzo ważne.
Bitrix24 – wszechstronne narzędzie dla małych firm
Bitrix24 to rozbudowana platforma, która oferuje znacznie więcej niż tylko zarządzanie projektami. To kompleksowe narzędzie, które łączy wiele funkcji przydatnych w codziennym zarządzaniu małą firmą. Poniżej znajdziesz kilka kluczowych powodów, dla których warto rozważyć Bitrix24 jako rozwiązanie dla swojej firmy:
1. Wszystko w jednym miejscu
Bitrix24 to prawdziwy „kombajn” do zarządzania firmą. Oprócz funkcji do zarządzania projektami, oferuje też wiele innych przydatnych narzędzi:
- CRM (Zarządzanie relacjami z klientami) – Śledź historię swoich klientów, planuj działania i monitoruj wyniki sprzedaży.
- Zarządzanie kontaktami – Wszystkie dane klientów i partnerów masz w jednym miejscu, co ułatwia dostęp i porządkuje komunikację.
- Moduły HR – Możesz zarządzać czasem pracy pracowników, przydzielać im zadania i prowadzić rekrutacje.
- Komunikacja wewnętrzna – Bitrix24 oferuje czaty, wideokonferencje i fora, więc nie musisz korzystać z wielu różnych aplikacji – wszystko masz pod ręką.
Przykład: jeżeli dotychczas używałeś kilku różnych narzędzi do zarządzania kontaktami, komunikacją i Excela do projektów, Bitrix24 pozwoli Ci połączyć te funkcje w jednym miejscu. Dzięki temu zyskasz mniej chaosu, łatwiejsze zarządzanie danymi i zaoszczędzisz czas.
2. Elastyczność i skalowalność
Bitrix24 rozwija się razem z Twoją firmą. jeżeli zaczynasz od małego zespołu, nie ma problemu – narzędzie oferuje pakiety dla małych firm. A gdy zaczniecie się rozwijać, możesz dodać nowe funkcje, takie jak:
- Zarządzanie budżetem projektów,
- Automatyzacja procesów sprzedażowych,
- Zarządzanie zespołami projektowymi.
Nie musisz się martwić, iż oprogramowanie przestanie Ci odpowiadać, gdy Twoja firma zacznie rosnąć.
Przykład: jeżeli Twój zespół liczy teraz 5 osób, ale planujesz go podwoić, Bitrix24 łatwo dostosuje się do tego wzrostu. Możesz dodawać nowe funkcje w miarę potrzeb, nie zmieniając całego systemu.
3. Integracje z innymi narzędziami
Bitrix24 doskonale współpracuje z innymi popularnymi narzędziami, które już wykorzystujesz. Oznacza to, iż nie musisz rezygnować z dotychczasowych rozwiązań – możesz je połączyć z nowym systemem. Oto kilka przykładów integracji:
- Microsoft Office – Możesz pracować bezpośrednio z dokumentami Word, Excel czy PowerPoint.
- Google Drive – Synchronizuj pliki i współdziel dokumenty w chmurze.
- Slack – Integracja z narzędziem do komunikacji zespołowej, dzięki czemu wiadomości z projektu możesz odbierać także na innych platformach.
- API – Możesz dostosować integracje z innymi aplikacjami ważnymi dla Twojej firmy.
Przykład: jeżeli Twój zespół korzysta z Google Drive do przechowywania dokumentów, nie musisz przenosić wszystkiego do Bitrix24 – integracja pozwoli Ci korzystać z dotychczasowych narzędzi, a jednocześnie mieć centralne miejsce do zarządzania projektami.
4. Wersja mobilna – zarządzanie projektami z dowolnego miejsca
Bitrix24 ma pełną funkcjonalność w wersji mobilnej, dzięki czemu możesz zarządzać projektami i zespołem, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz. To ważne, gdy prowadzisz małą firmę, w której każdy ma dużo do zrobienia i nie zawsze siedzi przy biurku.
Przykład: Jesteś na spotkaniu z klientem i musisz sprawdzić status projektu? Możesz to zrobić bez problemu w aplikacji mobilnej Bitrix24. W dzisiejszych czasach, gdy zdalna praca staje się normą, narzędzia mobilne pozwalają na ciągłą komunikację i realizację zadań.
5. Automatyzacja procesów
Jedną z największych zalet Bitrix24 jest automatyzacja wielu procesów, co oszczędza czas i minimalizuje błędy. Możesz zautomatyzować takie rzeczy jak:
- Tworzenie nowych zadań w odpowiedzi na konkretne wydarzenia (np. gdy pojawi się nowe zapytanie od klienta),
- Powiadomienia o opóźnieniach w realizacji zadań,
- Monitorowanie postępów projektów i automatyczne przypomnienia.
Przykład: jeżeli brak terminowości to problem w Twojej firmie, możesz ustawić automatyczne powiadomienia, które przypomną zespołowi o zbliżających się terminach. Dzięki temu nikt nie przegapi ważnej daty.
6. Transparentność i kontrola postępów
Bitrix24 daje Ci pełną kontrolę nad postępami prac w firmie. Dzięki systemowi raportowania i dashboardom możesz na bieżąco sprawdzać, na jakim etapie jest dany projekt, jakie są terminy, kto ma opóźnienia i co wymaga uwagi. To ułatwia zarządzanie i pozwala gwałtownie reagować na problemy.
Przykład: jeżeli pracujesz nad dużym projektem marketingowym, możesz śledzić, które zadania są już zrealizowane, które są w toku, a które wymagają dodatkowej uwagi. Dzięki temu unikasz nieprzyjemnych niespodzianek na końcu projektu.
7. Ochrona danych i bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo danych to kluczowa kwestia, zwłaszcza w małych firmach, gdzie wyciek danych może mieć poważne konsekwencje. Bitrix24 oferuje zaawansowane mechanizmy ochrony danych, takie jak szyfrowanie transmisji, backupy oraz kontrola dostępu. Dzięki temu możesz być pewien, iż wszystkie Twoje projekty, dane klientów i dokumenty są bezpieczne.
Przykład: jeżeli prowadzisz firmę IT lub prawniczą, w której dane klientów muszą być ściśle chronione, Bitrix24 zapewnia odpowiedni poziom zabezpieczeń, dzięki czemu możesz skupić się na pracy, nie martwiąc się o wyciek informacji.
8. Przystępne koszty
Bitrix24 oferuje elastyczne plany cenowe, które są dostosowane do różnych wielkości firm. Dla małych firm dostępne są darmowe plany z podstawowymi funkcjami zarządzania projektami. A jeżeli potrzebujesz bardziej zaawansowanych narzędzi, płatne plany są wciąż przystępne w porównaniu z innymi rozwiązaniami na rynku.
Przykład: jeżeli na początku nie potrzebujesz wszystkich zaawansowanych funkcji, Bitrix24 ma darmowy plan, który pozwala na zarządzanie podstawowymi zadaniami i projektami. W miarę rozwoju firmy możesz stopniowo przechodzić na bardziej rozbudowane plany.
Jeżeli chcesz przetestować Bitrix24 za darmo, skontaktuj się z ekspertami ITrix na stronie itrix.pl
Podsumowanie – Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami w małej firmie?
Bitrix24 to narzędzie, które robi znacznie więcej niż tylko zarządzanie projektami – to kompleksowy system, który wspiera rozwój małych firm. Dzięki temu, iż łączy wiele funkcji w jednym miejscu, automatyzuje różne procesy i oferuje elastyczność w dostosowywaniu do Twoich potrzeb, pomaga lepiej zarządzać czasem, zespołem i projektami. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę marketingową, IT, czy sklep internetowy, Bitrix24 dostosowuje się do Twoich wymagań i sprawia, iż praca staje się bardziej efektywna.
