Jak zeskanować dokumenty, aby były czytelne

Skanowanie dokumentów to umiejętność, która przyda się zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. W tym poradniku znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć, aby skanować dokumenty w sposób zapewniający ich czytelność, trwałość i użyteczność.

Dlaczego warto skanować dokumenty?

Zachowanie ważnych informacji:

• ochrona przed zniszczeniem: papierowe dokumenty są podatne na uszkodzenia spowodowane przez wodę, ogień, pleśń, owady. Skanowanie i przechowywanie cyfrowych kopii eliminuje ryzyko utraty cennych informacji w wyniku takich zdarzeń.
• trwała kopia zapasowa: w przypadku zagubienia lub zniszczenia fizycznego dokumentu zawsze można sięgnąć po jego cyfrową kopię. Gwarantuje to ciągłość dostępu do swoich danych.

Łatwość udostępniania i przechowywania:

• szybki dostęp: dokumenty cyfrowe można błyskawicznie przesyłać e-mailem, udostępniać w chmurze (Co to jest chmura?) lub umieszczać na dyskach sieciowych. Ułatwia to współpracę i wymianę informacji między pracownikami, klientami i partnerami.
• oszczędność czasu: wyszukiwanie konkretnych dokumentów w zbiorze cyfrowym jest znacznie szybsze i łatwiejsze niż przeszukiwanie papierowych archiwów.

Oszczędność miejsca:

• mniej papieru: skanowanie dokumentów i przejście na cyfrowy obieg dokumentów pozwala znacząco zmniejszyć ilość zużywanego papieru. To nie tylko oszczędność pieniędzy, ale także korzyść dla środowiska.
• elastyczność: dokumenty cyfrowe można przechowywać na różnych nośnikach, takich jak dyski twarde, dyski zewnętrzne lub w chmurze. To zapewnia większą elastyczność i dostęp do informacji z dowolnego miejsca.

Korzyści skanowania dokumentów:

• zwiększone bezpieczeństwo: dokumenty cyfrowe można zabezpieczyć hasłami, szyfrowaniem i innymi środkami bezpieczeństwa, co chroni je przed nieuprawnionym dostępem.
• lepszy obieg dokumentów: digitalizacja dokumentów może usprawnić procesy zatwierdzania, obiegu i archiwizacji, co prowadzi do zwiększenia wydajności i oszczędności czasu.
• poprawa obsługi klienta: łatwy dostęp do cyfrowych dokumentów pozwala na szybsze i sprawniejsze odpowiadanie na zapytania klientów i rozwiązywanie problemów.
• możliwość szybkiego wyszukiwania: dokumenty cyfrowe można indeksować i wyszukiwać dzięki słów kluczowych, co ułatwia ich szybkie i łatwe odnajdywanie.

Nie przegap najważniejszych trendów w technologiach!
Zarejestruj się, by otrzymywać nasz newsletter!

Jakie urządzenie do skanowania wybrać?

Wybór odpowiedniego urządzenia do skanowania zależy od kilku kluczowych czynników, w tym od parametrów skanera. Istnieją zarówno skanery do użytku domowego, profesjonalnego, jak i małe skanery przenośne. Oto najważniejsze parametry skanerów, na podstawie których możesz podjąć decyzję, jakiego skanera do dokumentów potrzebujesz:

• Liczba skanowanych dokumentów: jeżeli planujesz skanować dużo dokumentów, lepszym wyborem będzie skaner szybszy i o większej wytrzymałości. Do sporadycznego skanowania wystarczy prostszy skaner domowy.
• Rodzaj skanowanych materiałów: skanery płaskie są uniwersalne i nadają się do dokumentów, zdjęć i książek. Skanery przenośne są idealne do skanowania w podróży.
• Rozdzielczość: im wyższa rozdzielczość, tym lepsza jakość skanów. Do standardowych dokumentów wystarczy 300 dpi, ale do zdjęć i grafiki potrzebna będzie wyższa rozdzielczość, np. 600 dpi lub więcej.
• Szybkość i wydajność: szybkość pracy skanera określana jest jako czas potrzebny na wykonanie pojedynczego skanu lub ilość skanów wykonywanych w ciągu minuty. Parametr ten jest zależny od rozdzielczości, ustawień koloru i obszaru skanowania.
• Przepustowość skanera: duże i pilne zamówienia oznaczają, iż musimy postawić na skanery przelotowe, w których jest ważna tzw. przepustowość tj. dzienna liczba skanów. Mamy więc np. skanery przelotowe z automatycznym podajnikiem dokumentów (ADF). Dzienne obciążenie jednego skanera tego typu to minimum 10 000 stron (10×10000).
• Niezawodność: istotne są takie parametry jak MTTR, czyli średni czas naprawy (ang. Mean Time To Repair) czy długość gwarancji.
• Obsługa: kolejna sprawa to łatwość obsługi. jeżeli skanujemy dla klientów, obsługa skanera i systemu musi być maksymalnie uproszczona, by każdy z naszych pracowników mógł sobie poradzić z obsługą skanera.
• Gwarancja i wsparcie techniczne: przy dużej liczbie skanerów to niebagatelna kwestia (w sumie przy każdej ilości skanerów). Przy dużej liczbie skanerów musimy zapewnić gwarancję i wsparcie techniczne przez dłuższy czas, co najmniej 5 i więcej lat. Trzeba pamiętać, iż części do skanera lub moduły będą drogie. Konserwacja sprzętowa sama sobie jest w miarę tania.
• Aktualne oprogramowanie i sterowniki: ważną funkcję pełni stosowanie aktualnych sterowników i programów. Te składniki muszą dobre współdziałać ze sobą, być często aktualizowane.

Rodzaj skanera (wybrane)

Istnieją różne rodzaje skanerów, odpowiednie do zastosowań domowych i profesjonalnych. Oto najpopularniejsze z nich:

• Skanery płaskie: są idealne do skanowania pojedynczych kartek, zdjęć i książek. Zapewniają wysoką jakość skanów, ale mogą być mniej efektywne przy dużej liczbie dokumentów.
• Skanery przenośne: idealne do pracy w terenie. Są małe, łatwe do przenoszenia i mogą skanować dokumenty w zadowalającej jakości, choć zwykle nie dorównują skanerom płaskim.
• Urządzenia wielofunkcyjne: łączą w sobie funkcje drukarki, skanera i kopiarki. Są wygodne do codziennego użytku w biurze, ale mogą nie oferować najwyższej jakości skanów.
• Skanery przelotowe: znane również jako skanery dokumentowe, to urządzenia do digitalizowania dokumentów papierowych. Działają poprzez przesuwanie dokumentu przez podajnik, podczas gdy źródło światła i czujnik optyczne rejestrują obraz.

Ile kosztuje skaner?

Ceny skanerów mogą się znacznie różnić w zależności od typu, funkcji i marki. Określ swój budżet przed rozpoczęciem poszukiwań. Przed zakupem warto przeczytać opinie i recenzje różnych modeli skanerów, aby upewnić się, iż wybierasz urządzenie, które spełni Twoje potrzeby.

Przykładowe pytania, które należy sobie zadać przed zakupem skanera:

• ile dokumentów będę skanować dziennie/tygodniowo/miesięcznie?
• jakie rodzaje materiałów będę skanować?
• jaka rozdzielczość jest mi potrzebna?
• jakie dodatkowe funkcje są dla mnie ważne?
• jaki jest mój budżet?

Nie przegap najważniejszych trendów w technologiach!
Zarejestruj się, by otrzymywać nasz newsletter!

Przygotowanie dokumentów do skanowania

Odpowiednie przygotowanie dokumentów do skanowania jest najważniejsze dla uzyskania wysokiej jakości plików cyfrowych. Dobrze przygotowane dokumenty zapewniają płynny proces skanowania, czytelne obrazy i minimalizują ryzyko błędów. Oto one:

• usuwanie zszywek i spinaczy: zanim rozpoczniesz skanowanie, upewnij się, iż dokumenty są wolne od zszywek, spinaczy i innych elementów, które mogą uszkodzić skaner.
• prostowanie dokumentów: dokumenty powinny być proste i wolne od zagnieceń. Możesz użyć zwykłego żelazka, aby wygładzić wszelkie nierówności.
• czyszczenie dokumentów: usuń wszelkie zabrudzenia, plamy i pyłki z dokumentów. Możesz użyć miękkiej ściereczki lub specjalnych preparatów do czyszczenia papieru.

Jak wybrać ustawienia skanera, by cieszyć się skanami wysokiej jakości?

Skanowanie dokumentów to prosty proces, ale uzyskanie wysokiej jakości wyników wymaga dobrania odpowiednich ustawień skanera. Dobór adekwatnych parametrów wpływa na czytelność, rozmiar pliku i ogólne bezpieczeństwo zeskanowanych dokumentów. Najważniejsze parametry to:

• Rozdzielczość: rozdzielczość skanowania mierzy się w DPI (ang. dots per inch). DPI to jednostka miary rozdzielczości skanowania oznaczająca liczbę punktów na cal. Dla większości dokumentów tekstowych wystarczające będzie 300 DPI, ale zdjęcia i grafiki mogą wymagać wyższej rozdzielczości – 600 DPI lub więcej.
• Głębia kolorów to liczba bitów przypisanych do pojedynczego piksela obrazu, wpływająca na ilość odcieni kolorów, które obraz może zawierać. Dla dokumentów czarno-białych wystarczy 1-bitowa głębia kolorów (monochromatyczne skanowanie), ale dla zdjęć i kolorowych ilustracji warto wybrać 24-bitową głębię kolorów.
• Format pliku: PDF jest standardowym formatem dla dokumentów tekstowych, natomiast JPEG sprawdzi się lepiej dla zdjęć.

Formaty plików

Format pliku to sposób organizacji i przechowywania danych cyfrowych. Określa strukturę pliku, sposób kodowania informacji oraz zasady dostępu do nich. Istnieje wiele różnych formatów plików, każdy z nich przeznaczony do określonego typu danych lub celu.

Wybór odpowiedniego formatu pliku zależy od kilku czynników:

• typ danych: rodzaj danych, które chcemy zapisać, np. obraz, dokument, dźwięk, wideo.
• zastosowanie: do czego chcemy używać pliku, np. do edycji, przechowywania, przesyłania.
• kompatybilność: z jakimi programami lub urządzeniami plik będzie używany.
• rozmiar pliku: potrzeba kompresji danych, aby zmniejszyć rozmiar pliku.

Popularne formaty plików:

• standard JPEG (ang. Joint Photographic Experts Group) jest to bez wątpienia najpopularniejszy format grafiki rastrowej używany w fotografii cyfrowej, na stronach WWW itp.. Początki sięgają 1983 roku. Publikacja standardu nastąpiła w 1991 roku. Plik JPG jest zapisywany w trybie RGB po 8 bitów na kolor. W JPG możemy zastosować pełną gamę kolorów. Mamy możliwość też ustalenia stopnia kompresji. Wielką zaletą jest niewielki rozmiar oraz wsparcie przez wszystkie programy graficzne. Jest to format stratny (wersją bezstratną jest format JPEG2000). W digitalizacji format ten używa się głównie w tworzeniu kopii użytkowych na potrzeby własne jak i dla użytkowników.
• PDF (ang. Portable Document Format) został stworzony przez firmę Adobe i jest formatem hybrydowym służący do prezentacji tekstu, jak i grafiki. Jest to popularny format mający duże wsparcie w postaci wielu programów do przeglądania i do edycji, darmowych jak i płatnych. Do zalet plików PDF można zaliczyć: możliwość umieszczenia w pliku grafiki rastrowej, wektorowej, akapitowego tekstu, tworzenie zakładek, hiperłączy, dodanie warstwy OCR. istotną kwestią jest bezpieczeństwo. Istnieje możliwość szyfrowania dokumentów PDF.

Skanowanie krok po kroku

Jak wygląda proces skanowania? Jak zeskanować dokument, by uzyskać najlepsze rezultaty? Przedstawiamy skanowanie krok po kroku:

• Otwórz oprogramowanie skanera: Każde urządzenie ma własne oprogramowanie, które pozwala na ustawienie parametrów skanowania.
• Wybierz odpowiedni tryb skanowania: Zależnie od typu dokumentu, wybierz tryb kolorowy, czarno-biały lub odcienie szarości.
• Ustaw rozdzielczość i format pliku: Jak omówione wcześniej, dostosuj te parametry do swoich potrzeb.
• Umieść dokument na skanerze: Upewnij się, iż dokument jest dobrze wyrównany.
• Skanuj i zapisz plik: Po zakończeniu skanowania, nazwij plik i zapisz go w odpowiedniej lokalizacji.

Nie przegap najważniejszych trendów w technologiach!
Zarejestruj się, by otrzymywać nasz newsletter!

Poprawa jakości skanów

Programy takie jak Adobe Photoshop, GIMP czy choćby podstawowe narzędzia dostępne w systemach operacyjnych pozwalają na poprawienie jakości skanów. Większość z nich zawiera takie opcje, jak:

• Korekta kolorów: dostosowanie jasności, kontrastu i balansu kolorów może znacząco poprawić czytelność zeskanowanych dokumentów.
• Usuwanie szumów: szumy mogą pojawić się na skanach w wyniku niedokładnego skanowania. Narzędzia do usuwania szumów pomogą oczyścić obraz.
• Wyostrzanie: zastosowanie narzędzia do wyostrzania może poprawić czytelność tekstu i szczegółów na obrazie.

Przechowywanie i zarządzanie zeskanowanymi dokumentami

Samo skanowanie dokumentów to nie koniec. Aby w pełni wykorzystać potencjał cyfrowej dokumentacji, niezbędne jest efektywne przechowywanie i zarządzanie zeskanowanymi plikami. Należy pamiętać, aby zapewnić porządek, bezpieczeństwo i łatwy dostęp do informacji w cyfrowym archiwum.

• Nazewnictwo plików: używaj jednoznacznych nazw plików, które opisują zawartość dokumentu. Na przykład, zamiast „scan001.pdf”, lepiej nazwać plik „Umowa_Najem_2023.pdf”.
• Organizacja folderów: twórz logiczną strukturę folderów, która ułatwi odnalezienie potrzebnych dokumentów. Możesz używać kategorii takich jak „Umowy”, „Faktury”, „Zdjęcia rodzinne” itp.
• Backup danych: regularnie twórz kopie zapasowe swoich plików na zewnętrznych dyskach twardych, chmurach czy innych nośnikach. Dzięki temu unikniesz utraty danych w przypadku awarii sprzętu. Zasada 3-2-1 to podstawa. To proste, ale niezwykle skuteczne podejście do tworzenia kopii zapasowych i ochrony danych, które sprawdza się zarówno w przypadku firm, jak i użytkowników indywidualnych. Jej celem jest minimalizacja ryzyka utraty danych w wyniku awarii sprzętu, ataków cybernetycznych lub innych zdarzeń losowych.

Zasada 3-2-1, czyli jak przechowywać kopie danych cyfrowo?

Zasada 3-2-1 to popularna technika przechowywania kopii zapasowych. Składa się ona z trzech reguł:

1. Utwórz trzy kopie danych.

• Pierwsza kopia stanowi podstawową kopię zapasową przechowywaną na lokalnym nośniku, np. na dysku twardym komputera. Służy do codziennego dostępu i odzyskiwania danych w razie drobnych awarii.
• Druga kopia: jest kopią zapasową przechowywaną na innym nośniku lokalnym, np. na zewnętrznym dysku twardym. Zapewnia dodatkową ochronę w przypadku awarii pierwszego nośnika.
• Trzecia kopia: powinna znajdować się poza siedzibą firmy lub domem, np. w chmurze lub w bezpiecznym obiekcie zewnętrznym. Chroni dane przed zdarzeniami takimi jak pożary, powodzie lub kradzieże.

2. Wykorzystaj dwa różne nośniki.

• Stosowanie różnych nośników (np. dysk twardy i dysk SSD) minimalizuje ryzyko utraty danych z powodu awarii jednego z nich.
• Różne nośniki mogą oferować różne prędkości dostępu i pojemności, co pozwala na dostosowanie strategii kopiowania zapasowego do indywidualnych potrzeb.

3. Przechowuj co najmniej jedną kopię poza główną siedzibą.

• Umieszczenie kopii zapasowej w bezpiecznej lokalizacji zewnętrznej chroni dane przed zdarzeniami lokalnymi, takimi jak pożary lub powodzie.
• Usługi przechowywania w chmurze lub fizyczne obiekty zewnętrzne oferują wygodne i bezpieczne rozwiązania do przechowywania kopii zapasowych poza siedzibą.

Zasada 3-2-1 zapewnia prostą i skuteczną strategię ochrony danych, która może uchronić Cię przed utratą cennych informacji. Inwestując w tworzenie kopii zapasowych i przestrzegając najlepszych praktyk bezpieczeństwa, sprawiasz, iż Twoje dane są bezpieczne.

Nie przegap najważniejszych trendów w technologiach!
Zarejestruj się, by otrzymywać nasz newsletter!

Bezpieczeństwo i prywatność, czyli jak szyfrować zeskanowane dokumenty

Dla dokumentów zawierających wrażliwe informacje warto zastosować szyfrowanie plików. Programy takie jak VeraCrypt czy BitLocker pozwalają na zabezpieczenie danych przed nieautoryzowanym dostępem. Używaj uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) do zabezpieczania kont w usługach chmurowych. Dzięki temu choćby w przypadku kradzieży hasła, Twoje dane będą bezpieczne. Ogranicz dostęp do wrażliwych dokumentów tylko do tych osób, które naprawdę go potrzebują. Możesz używać systemu do zarządzania prawami dostępu, aby kontrolować, kto może przeglądać, edytować lub usuwać dokumenty.

Najczęstsze problemy ze skanowaniem dokumentów i jak ich unikać

Proces skanowania nie zawsze przebiega bezproblemowo. Mogą pojawić się różne problemy, które wpływają na jakość i wydajność skanowania. Oto one:

• Niewyraźne skany – niewyraźne skany mogą być wynikiem niskiej rozdzielczości lub brudnych szyb skanera. Upewnij się, iż skanujesz w odpowiedniej rozdzielczości i regularnie czyść skaner.
• Zagniecenia i zniekształcenia – jeżeli dokumenty są zgniecione lub zniekształcone, mogą pojawić się na skanie jako zakłócenia. Używaj prostych dokumentów i staraj się je odpowiednio przygotować przed skanowaniem.
• Problemy z oprogramowaniem – niektóre programy skanujące mogą nie działać prawidłowo lub być niekompatybilne z systemem operacyjnym. Zawsze używaj najnowszych wersji systemu i sterowników.

Podsumowanie

Skanowanie dokumentów to proces, który, jeżeli wykonany prawidłowo, może znacznie ułatwić zarządzanie informacjami, oszczędzić miejsce i zabezpieczyć ważne dane przed uszkodzeniem lub zgubieniem. Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami, będziemy mogli cieszyć się czytelnymi skanami.

Źródło zdjęcia: Andrea Piacquadio