Choć pozornie takie same, często różnią się detalami. Komunikatory, które wybieramy do pracy zespołowej, są podobne do tych, których używamy w celach prywatnych. Najlepszy komunikator internetowy dla biznesu? Wybór odpowiedniego komunikatora dla pracowników może mieć wpływ na funkcjonowanie zespołu, a co za tym idzie – jakość wykonywanej przez niego pracy. Wybierajmy starannie. Sprawdzamy możliwości.
Czytasz drugi artykuł w ramach cyklu „Polacy kochają komunikatory internetowe!”. W pierwszym artykule: Komunikatory internetowe rosną w siłę! Które są najpopularniejsze w Polsce? opisaliśmy najważniejsze komunikatory używane przez Polaków. W tej części przyglądamy się wykorzystaniu komunikatorów internetowych w biznesie. Które aplikacje są najlepsze? W jakim celu przedsiębiorcy wybierają komunikatory internetowe? Jak wybrać komunikator internetowy dla biznesu, który zrealizuje cele firmy? Przeczytaj, by się dowiedzieć.
W tym artykule przyglądamy się najpopularniejszym rozwiązaniom w biznesie i wyjaśniamy, dlaczego to takie ważne, by rozróżnić konta służbowe od prywatnych, choćby jeżeli stosujemy te same aplikacje, które wybieramy do kontaktu z rodziną i bliskimi.
Przedsiębiorcy chętnie korzystają z komunikatorów internetowych – tak przynajmniej wynika z raportu za rok 2022 pt. „Analiza funkcjonowania rynku usług telekomunikacyjnych w Polsce oraz ocena preferencji konsumentów”. Według niego, 68,6% badanych przedsiębiorstw wykorzystuje na co dzień komunikatory internetowe.
Choć komunikatory świetnie się sprawdzają do prowadzenia wideorozmów, wysyłania plików itd., przedsiębiorcy widzą w nich głównie konkurencję dla… połączeń głosowych. Takiej odpowiedzi udzieliło aż 62,6% badanych. Ponad ¼ (28,6%) badanych dostrzega w aplikacjach zagrożenie dla SMS-ów. Co ciekawe, zagrożenie dla MMS-ów widzi tylko 8,9% badanych.
Przedsiębiorcy widzą zyski płynące z komunikatorów internetowych… ale nie korzystają z nich regularnie
Choć badani dostrzegają przydatność komunikatorów, to jednocześnie nie traktują ich jako głównego narzędzia do komunikacji. Zaledwie 16,1% badanych częściej wykonuje połączenia dzięki komunikatorów niż tradycyjnej sieci mobilnej. Komunikatory mogłyby też wspierać przedsiębiorców w cięciu kosztów, czego badani są świadomi. Badani docenili brak kosztów za połączenia, w tym międzynarodowe (42,5%) oraz sam fakt, iż te aplikacje najczęściej są darmowe (61,3%). Sprzeczności w odpowiedziach jest więcej. Interesująco brzmi fakt, iż przedsiębiorcy uważają komunikatory internetowe za bardziej funkcjonalne – tak odpowiedziało aż 64,6% ankietowanych. Dlaczego więc ich nie używają z większą regularnością?
Raport nie podaje argumentacji osób badanych, a szkoda. W oczy się rzuca niewykorzystanie potężnego potencjału kryjącego się w aplikacjach i możliwości zmniejszenia wydatków w firmie. Korzystanie z tradycyjnych połączeń zamiast aplikacji może wynikać z przyzwyczajeń albo z charakterystyki rynku. O ile do współpracowników zawsze możemy zadzwonić na komunikatorze firmowym, o tyle dzwonienie do klientów wymagałoby znajomości ich loginów w danej aplikacji.
Być może niedostrzeżenie potencjału w wysyłaniu wiadomości zawierających grafiki leży w profilach badanych przedsiębiorstw i nieuświadomieniu sobie przydatności tej funkcji. Łatwo sobie wyobrazić schemat, w którym wszyscy pracują w biurze z podłączeniem do internetu, a komunikatory zastępują służbowe telefony, SMS-y i MMS-y.
Najlepsze narzędzia do pracy zdalnej – ulubione komunikatory internetowe Polaków w firmie
Ankietowani przedsiębiorcy korzystają z komunikatorów, ale z bardzo małą intensywnością. Jednak gdy już się zdecydują, wybierają dobrze wszystkim znane platformy. Prym wiedzie Messenger (wybrało go 81,5% badanych), WhatsApp (55,7%) i iMessages (22%). Na dalszych pozycjach ulokowały się aplikacje Signal, Skype, Telegram, Viber, LINE, Discord.
W zestawieniu dziwi brak Slacka, Skype’a, Microsoft Teams, Cisco Webex czy Google Meets. Prawdopodobnie wynika to z charakterystyki próby. Choć osoby pracujące regularnie przy komputerze na ogół znają te aplikacje i ich potencjał, to wśród badanych osób byli przedstawiciele różnych branż (m.in. handlu, budownictwa, naprawy samochodów, przetwórstwa przemysłowego, transportu).
Do jakich celów można wykorzystywać komunikatory internetowe w firmie?
Zmiana nawyków na lepsze i tańsze jest długotrwała i wymaga przyzwyczajenia się do nowych rozwiązań. Optymistycznie możemy zakładać, iż proces wymiany tradycyjnych technik komunikacyjnych na aplikacje dopiero się rozpoczyna.
Jeśli jednak czytasz ten tekst, to znak, iż odkryłeś, iż w Twojej firmie przyda się komunikator internetowy dla biznesu i zastanawiasz się, jak wybrać ten najlepszy. Co jest ważne przy wyborze? Oto najpopularniejsze funkcje oferowane przez różne aplikacje. Od profilu Twojej firmy zależy, która z nich Ci się przyda. Potraktuj tę listę jako źródło sugestii, na co zwrócić uwagę podczas podejmowania decyzji.
Preferowana forma kontaktu – pisanie, dzwonienie, a może wideo?
Czy Ty i Twoi pracownicy wolicie wymieniać się pomysłami w formie pisemnego czatu, a może gwałtownie załatwiać sprawy w cztery oczy? A może potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu konferencji i webinarów? Pisanie pozwala prowadzić dyskusję asynchronicznie, ale jednocześnie nie jest najszybszą formą kontaktu.
Współczesne aplikacje wspierane sztuczną inteligencją (np. Microsoft Teams) potrafią przygotować tekstową notatkę z rozmowy wideo. Z kolei wybrane aplikacje posiadają pokoje głosowe, do których można wejść i rozmawiać z obecnymi, bez dzwonienia (Discord). Zastanów się albo porozmawiaj z grupą, co będzie dla Was najlepsze.
Przesyłanie multimediów – czy będzie wykorzystywane, a jeżeli tak, to czy jakość grafiki ma znaczenie?
Niektóre komunikatory znane są z obniżania jakości przesyłanych zdjęć. jeżeli często pracujesz przy projektach graficznych albo fotograficznych, taka kompresja będzie niedopuszczalna.
Znikające wiadomości – popularna opcja w komunikatorach używanych w celach prywatnych
W sytuacji biznesowej zmusza ona do zadania wielu pytań o bezpieczeństwo danych przesyłanych w firmie i prywatność rozmów prowadzonych na komunikatorach. Z zasady pracownicy powinni wiedzieć, iż wszystko, co wysyłają oficjalnymi kanałami, może zostać sprawdzone przez pracodawcę.
W praktyce znane są przypadki, gdy pracownicy na komunikatorach wymieniają się plotkami, żartują, prowadzą normalne rozmowy. Czy jednak chcesz, by mogli włączyć opcję, która będzie kasowała wszystkie wiadomości po określonym czasie, na przykład godzinie? I czy ma to jakiekolwiek uzasadnienie biznesowe?
Integracja z innymi aplikacjami – najważniejsza zaleta biznesowych komunikatorów internetowych
Nie jest niezbędna w każdej firmie, ale tam, gdzie praca opiera się na korzystaniu z maila, narzędzi biurowych, chmury itd., integracja może znacząco poprawić jakość pracy. Którą wybrać? To przede wszystkim zależy od tego, na jakim oprogramowaniu najczęściej pracujesz Ty i Twoi pracownicy. Microsoft Teams jest zintegrowane z pakietem Office, Google przewiduje specjalne pakiety integrujące wszystkie swoje aplikacje (Meet, Gmail, Dokumenty, Drive itd.). Z kolei Slack wspiera na przykład integrację z Trello.
To tylko wybrane funkcje komunikatorów internetowych, które mogą być ważne w Twoim biznesie.
Czy każdego komunikatora internetowego mogę używać w firmie?
Komunikatory internetowe ciągle się rozwijają, a wiele z nich, oprócz bezpłatnych wersji, posiada specjalne pakiety dla biznesu. Czy to oznacza, iż nie możesz w firmie korzystać z darmowego komunikatora? Nic z tych rzeczy! Pakiety biznesowe często są rozbudowane o dodatkowe przydatne możliwości, mają więcej integracji, większą przestrzeń chmurową itd. Ale darmowe oprogramowanie też może spełnić swoje zadanie – sam Microsoft wprost reklamuje darmowe Teams jako idealną opcję dla małych firm. Każdorazowo sprawdź regulamin użytkowania aplikacji – w nim znajdziesz szczegóły dotyczące wykorzystywania do celów biznesowych.
Natomiast gorąco odradzamy korzystanie w celach służbowych z prywatnych kont pracowników. Może Cię kusić, by wszyscy pracownicy dodali się do znajomych na Facebooku i pisali na zamkniętej grupie na Messengerze. Pamiętaj jednak, iż pracownik ma prawo do czasu prywatnego i odpoczynku od pracy, a konto na Facebooku należy do jego prywatnej sfery. Zmuszanie, by posługiwał się nim w celach zawodowych, może źle się skończyć, a Tobie utrudnić wyciąganie konsekwencji, gdy przez Messengera wypłyną poufne informacje.
Dobrą praktyką jest traktowanie komunikatora w firmie jako odrębnego bytu od prywatnych komunikatorów, założenie kont wszystkim pracownikom i jasne określenie regulaminu dotyczącego dostępu do wiadomości na prywatnych kanałach, przechowywania danych, prawa do wglądu itd. Podobnie, jak wygląda to w kwestii skrzynek mailowych.
Komunikator internetowy dla biznesu
Popularność komunikatorów internetowych rośnie, tak jak świadomość dotycząca ich użyteczności w biznesie. Mamy nadzieję, iż ten artykuł rozjaśnił Ci trochę cele, w jakich w firmie komunikator może się przydać i funkcje, na które warto zwracać uwagę. W kolejnej części przyjrzymy się bliżej poszczególnym aplikacjom.
Czytaj też: Awaria Facebooka, Instagrama, Messengera, Threads. Co się stało?
Źródło zdjęcia: camilo jimenez/Unsplash
