Lista zakupowa? Notatki z wykładu? A może cała baza wiedzy? Aplikacje do notatek mają rozmaite zastosowania. Ale ponieważ zastosowania są tak różne, to raczej nie ma aplikacji, która byłaby we wszystkim dobra. Przyjrzyjmy się więc najpopularniejszym apkom do notatek, czyli Google Keep, Evernote, OneNote, Obsidian i Notion, ich zaletom, wadom i najlepszym dla nich zastosowaniom. Może się okazać, iż tak naprawdę potrzebujecie więcej niż jednej.
Aplikacje do notatek — którą wybrać?
Oczywiście do robienia notatek wcale nie potrzebujemy żadnej specjalizowanej aplikacji. Często wystarczy kartka papieru albo prosty dokument tekstowy stworzony choćby w Notatniku. jeżeli jednak tworzyć notatki zdarza nam się często, to gwałtownie odkryjemy, iż bez dedykowanego systemu na przykład znalezienie potrzebnej nam w danej chwili informacji jest trudne.
Wybór jest spory, więc ograniczę się do tych najpopularniejszych. Zaczynając od najprostszej – Google Keep.
Google Keep – na krótkie notatki. Raczej na komórce
Google Keep to jedna z wielu oferowanych nam przez Google darmowych aplikacji ułatwiających życie. Używam jej przy… każdych większych zakupach. Funkcja listy doskonale się sprawdza w roli listy zakupowej. W momencie wrzucenia artykułu do koszyka zaznaczamy znaczek przy danej pozycji a ona spada nam na dół listy i staje się szara, dzięki czemu mamy dobry przegląd tego, co mamy jeszcze do kupienia.
Na dodatek taką listę możemy współdzielić ze „współpracownikami”. Możemy więc taką listę podrzucić partnerowi życiowemu wybierającemu się na zakupy (będzie użyteczniejsza niż SMS) a choćby możemy z niej korzystać wspólnie – jeżeli jedno z Was jest na zakupach wcześniej, ale nie wszystko będzie w stanie kupić, to drugie będzie wiedziało co jeszcze pozostało do kupienia.
Jednak na listach zakupowych zastosowania Keep bynajmniej się nie kończą. Jest to również dobra aplikacja do przechowywania tych informacji, które po prostu chcemy mieć ze sobą. Takich jak PESEL naszego dziecka, którego pewnie nie pamiętamy, ale o który będziemy okazjonalnie pytani.
Absolutnie nie zachęcam do używania Keep do przechowywania haseł – do tego służą specjalne aplikacje i niech tak zostanie. Czasem jednak jakiś usługodawca nada nam zamiast jakiejś coś mówiącej nazwy użytkownika po prostu numer (pozdrowienia dla Enel Med…). I na dodatek obsługuje jeszcze innych członków naszej rodziny, Mamy więc w menedżerze haseł kilka numerów użytkownika, ale zwykle nie pamiętamy, który jest nasz, który partnera życiowego, a który dziecka. Zapisanie w Keep, który numer jest nasz, a który dziecka nie będzie prawdopodobnie wielką zbrodnią z punktu widzenia cyberbezpieczeństwa, a zawsze będziemy mieli taką notatkę pod ręką w telefonie.
A do czego Keep się słabiej nadaje? Przede wszystkim do większych notatek i do budowania naszej bazy wiedzy, bo nie dysponuje zbyt wieloma opcjami formatowania czy budowania hierarchii notatek. Keep to prosta aplikacja do prostych zadań, przede wszystkim na telefon. I do tego jej używajmy.
Evernote – drogi weteran
Evernote to prawdziwy weteran wśród aplikacji do notatek – jego pierwsza wersja ukazała się w 2008 roku. Oferując synchronizację miedzy urządzeniami, gwałtownie stał się jedną z najpopularniejszych aplikacji tego rodzaju.
Wciąż jest to bardzo dobra aplikacja z hierarchiczną strukturą, umiejętnością rozpoznawania tekstu w plikach PDF i obrazach, świetnym rozszerzeniem do kopiowania wycinków stron internetowych (web clipper) .
Niestety, w ostatnich latach firma istotnie ograniczyła możliwości użytkowników korzystających z planu darmowego – mogą oni korzystać tylko z jednego urządzenia na raz a liczba notatek została ograniczona. To, w połączeniu z nieco przestarzałym interfejsem użytkownika sprawia, iż Evernote rzadko jest wymieniany jako najlepsza opcja, a pochwały zbierają inne aplikacje do notatek.
OneNote – świetny do tabletów. Ale nie tylko
Kolejnym z popularnych narzędzi do notatek jest Microsoft OneNote, dostępny zupełnie za darmo dla wszystkich, a wystarczy mieć konto Microsoft, by na dodatek uzyskać darmową synchronizację przez OneDrive.
OneNote jest świetny przede wszystkim do robienia notatek na tablecie – najlepiej z rysikiem. Notatki możemy robić w dowolnym miejscu strony, w dodatku rozmiar strony nie jest niczym ograniczany – możemy ją dowolnie rozbudowywać w dół i w prawo. Przy czym jesteśmy w stanie przeszukiwać tekst w tak wykonanych odręcznych notatkach – OneNote jest wyposażony we wbudowany OCR, czyli rozpoznawanie tekstu.
W programie Microsoftu dobrze będą się czuli ci, którzy lubią hierarchię – mamy idąc od góry hierarchii notatniki, sekcje (które możemy pogrupować w grupy sekcji), a w sekcjach mamy strony, w których możemy mieć podstrony. Dla miłośników organizacji w skoroszytach – bajka.
Taka struktura informacji w OneNote sprawia, iż świetnie nadaje się on do informacji, które mają naturalną hierarchię – powiedzmy do notatek z wykładów. Robimy sobie notatnik z wykładami, dzielimy na grupę sekcji według semestru, każdy przedmiot to sekcja, a każda strona to wykład. W podobny sposób jesteśmy w stanie często zorganizować informację związaną z naszą pracą.
Mnie osobiście OneNote często się przydaje do gromadzenia informacji do kolejnych artykułów. jeżeli na jakiejś stronie internetowej znajduję interesującą informację, to po prostu kopiuję odpowiedni fragment do (odpowiedniej) strony w OneNote. Program ten automatycznie wklei nie tylko samą informację, ale i link do strony, na której ta informacja była. Świetne nie tylko do przechowywania informacji, ale również odnośników do niej – do artykułu, raportu czy prezentacji.
Jest jednak jeden obszar, w którym hierarchiczna organizacja notatek w OneNote niespecjalnie zda egzamin – jeżeli chcemy zbudować sobie bazę wiedzy, czyli system zarządzania wiedzą osobistą (Personal Knowledge Management), to tutaj więcej opcji daje nam kolejna z aplikacji – Obsidian.
Obsidian – dla bazy wiedzy
Obsidian jest pod kilkoma względami dość szczególnym programem do notatek. Po pierwsze, w odróżnieniu od swoich najważniejszych konkurentów, przechowuje informacje na dysku lokalnym a nie w chmurze. Dodatkowo, wszystkie notatki są dopisane w bardzo prostym formacie tekstowym Markdown.
Nasze notatki są przechowywane w jednym folderze, który wybieramy sobie przy pierwszym uruchomieniu programu a który w terminologii Obsidiana nazywa się Kryptą (Vault). Każda notatka to oddzielny plik. Pliki zawierające nasze notatki możemy wewnątrz naszej Krypty uporządkować w foldery, ma to jednak ograniczone znaczenie dla organizacji naszych notatek – do tego służą inne narzędzia.
Podstawową zaletą Obsidiana jest to, iż pozwala nam połączyć informację ze sobą. Możemy w tworzonej notce wprowadzać linki do już istniejących notek, tak by powiązać je ze sobą – na przykład linkując pojęcie używane w jednej notatce do innej notatki, która to pojęcie wyjaśnia. Możemy sobie w ten sposób stworzyć coś w rodzaju osobistej Wikipedii. Co więcej, dla danej strony Obsidian pokaże nam nie tylko linki wychodzące, ale również listę linków, które do danej listy prowadzą z innych notatek.
Mamy w końcu słowa najważniejsze (tags) i tematy (topics), którymi możemy opisywać nasze notatki. Dzięki nim będzie nam łatwiej szukać informacji i identyfikować powiązane notatki.
Kolejną zaletą Obsidiana jest to, iż tworzy dla nas graf wiedzy – graficzną reprezentację linków między notatkami, ale również połączeń miedzy słowami kluczowymi i tematami a notatkami. Graf ten może nam ułatwić powrót do niegdyś zapisanej ale już przez nas zapomnianej informacji i da nam dobry przegląd już zapisanej w systemie wiedzy.
Jednak używanie Obsidiana ma sens przede wszystkim, jeżeli włożymy wysiłek w organizowanie informacji – dodanie linków, słów kluczowych i tematów. Bez tego zalety tego programu znikają. Obsidian jest systemem do zarządzania wiedzą i słowo „zarządzania” jest tu kluczowe. I to my mamy zarządzać, Obsydian ma nam w tym tylko pomóc.
Jeśli więc potrzebujecie programu do przechowania luźnych notatek na jakiś temat, zwłaszcza takich, które nie będą budowały waszej wiedzy, ale będą takim „brudnopisem” do zbierania zapisków do zadania jakie mamy do wykonania (raportu, artykułu, etc.), to łatwiej będzie to zrobić w OneNote. Obsidian jest do bardziej ambitnych zamierzeń.
Notion – prawdziwy kombajn. I jak to kombajn – przytłacza
Na koniec zostawiłem Notion – wysoce popularną aplikację do robienia notatek i… do robienia całej masy innych rzeczy. Notion co prawda wyrósł z aplikacji do notatek, teraz ma jednak ambicje być czymś o wiele więcej – funkcjonalności obejmują pracę zespołową, zarządzanie projektami, bazy danych a choćby pocztę elektroniczną.
Jeśli potrzebna Wam jest tak naprawdę sensowna aplikacja do notatek – i nic poza tym – to lepiej wybierzcie, w zależności od potrzeb, OneNote czy Obsidiana. Notion jest tak skomplikowana i oferuje tyle opcji, iż ryzykujecie, iż się w nich zgubicie albo zaczniecie wędrówkę po niepoznanych jeszcze funkcjonalnościach programu, tracą w ten sposób duże ilości czasu. Nie bez powodu część samouczków Notion nosi tytuły w rodzaju „jak używać Notion i nie zwariować” a ekspert od produktywności i zarządzania wiedzą Tiago Forte zaleca używanie tylko wąskiego zakresu funkcjonalności aplikacji.
Oczywiście są tacy, którym przydadzą się bazy danych wbudowane w Notion, czy jego funkcje do pracy zespołowej. Ale dla mnie ta aplikacja usiłuje robić za dużo rzeczy na raz. Więc po kilku dniach testowania wróciłem do OneNote i Obsidiana. Bo może nie mają wszystkich wodotrysków, ale akurat to, czego potrzebuję, robią dobrze.
Grafika AI
