W małych organizacjach dokumenty powstają w wielu miejscach jednocześnie: część trafia do skrzynek mailowych, część do folderów współdzielonych, a inne przechowywane są lokalnie na komputerach pracowników. W efekcie rośnie ryzyko błędów, trudniej zachować kontrolę nad procesami administracyjnymi czy księgowymi, a obieg informacji staje się nieefektywny. Dlatego coraz więcej firm poszukuje narzędzi, które pomogą uporządkować przynajmniej część dokumentacji, a zwłaszcza tej związanej z finansami i rozliczeniami.