Kontynuujemy temat przepisywania modułu w systemie. Przypominam koncepcyjny rysunek.
Jeśli podążałeś/aś za wskazówkami z poprzednich artykułów z tego cyklu, to właśnie jesteś tuż przed pierwszą sesją Event Stormingu i mierzysz się z następującymi pytaniami:
- Jak wytłumaczyć uczestnikom warsztatu, czym jest Event Storming?
- Jak rozpocząć z nimi etap Big Picture warsztatu?
- Jak sobie poradzić, gdy narzekają: …a co tak długo? …a ile to jeszcze zajmie…? …a nie można szybciej? …a przecież już to wiemy?
Wyjaśnij ideę
Wtajemniczonym z IT zawszę mówię, iż Event Storming to w przybliżeniu modelowanie procesów biznesowych, gdzie zamiast piktogramów BPMN do reprezentowania różnego rodzaju informacji używamy kolorowych karteczek. No, ale mówię to tylko ludziom już nieco obeznanym w temacie.
Grupie warsztatowej, w której są zarówno eksperci dziedzinowi oraz techniczni, mówię po prostu, iż najpierw chcemy dowiedzieć się, jak w tej chwili działa ich biznes. To bardzo ważne, żeby na początku wyjaśnić, iż w trakcie naszej pracy wykonamy kolejno następujące kroki:
- Zdefiniujemy jak w tej chwili działa ich biznes,
- Omówimy ewentualne usprawnienia,
- Zdefiniujemy, jak powinien działać nowy moduł.
Tak, nie zgub z oczu celu, iż ostatecznie dążysz do przepisania modułu i dlatego potrzebujesz zrozumieć stan obecny. Zdecydowanie nie chodzi Ci o zmapowanie wszystkiego, co się tylko da zmapować.
Pierwsza pułapka
Nawet gdy wyjaśnisz już jak powyżej, iż w pierwszej kolejności pracujecie na określeniem stanu obecnego, to i tak Twoi rozmówcy będą nieustannie przeskakiwać od mówienia o tym, „jak jest”, do mówienia o tym „jak powinno być”. W książce Oprogramowanie szyte na miarę. Jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce napisałem, iż klienci nie odpowiadają na pytania, tylko mówią to, co akurat chcą powiedzieć. Tak jest i trzeba podejść do tego ze spokojem.
Z powyższych powodów co jakiś zadawaj pytanie: czy mówimy teraz o tym, jak jest, czy jak powinno być? i cierpliwie zawracaj rozmowę na to „jak jest teraz”. Gdy się nad tym zastanowić, to w zachowaniu Twoich rozmówców nie ma nic dziwnego. „Jak jest teraz”, to oni doskonale wiedzą albo przynajmniej myślą, iż wiedzą. Doświadczają codziennie trudności z powodu sytuacji obecnej. Wynajęli Cię do tego, aby to zmienić i niecierpliwie czekają na efekty pracy. Rozpoczynanie od określenia ASIS – przeważnie – jest częścią Twojej metodyki pracy, a nie inicjatywą klienta. To ty musisz mieć wewnętrzne przekonanie, iż w ten sposób trzeba to robić.
Opowieść o piekarniku
Pierwszym krokiem w Event Stormingu jest wyrażenie tego, co się dzieje w biznesie dzięki faktów – albo jak mówiono dawniej – zdarzeń. Na własne potrzeby przeczytaj mój artykuł Dlaczego zdarzenia są ważne, gdzie dość szczegółowo wyjaśniam, dlaczego są.
Grupie warsztatowej mówię natomiast, iż będziemy teraz wypisywać sobie fakty i serwuję jej opowieść o piekarniku :). Opowiadam, jednocześnie rysując na Miro. Zaczynam od pytania po czym poznacie, iż można zacząć piec ciasto w piekarniku?. Odpowiedzi są różne: ciasto wyrosło, piekarnik osiągnął odpowiednią temperaturę albo wyemitował sygnał dźwiękowy. Nanoszę odpowiedzi na rysunek, który widzą uczestnicy. Potem pytam: po czym poznać, iż można zakończyć pieczenie ciasta?. I tu ponownie odpowiedzi są różne. Chociaż jedna odpowiedź pojawia się zawsze, iż należy nakłuć ciasto patyczkiem. Widać, jest to wiedza powszechna. Ostatecznie rysunek z tej opowieści wygląda tak:
Jak widzisz od samego początku mam plan! Odpowiedzi uczestników nanoszę na rysunek, używając odpowiednich kolorów. Zobaczcie, mówię, to iż „piekarnik zapikał” jest pewnym faktem, który wystąpił, to iż „czas upłynął” również. Fakt jest to zatem coś takiego, co wydarza się w konkretnym momencie w czasie. Zwróćcie uwagę, iż fakty są zapisane w formie dokonanej, w czasie przeszłym. Jest tak dlatego, iż mówią one o tym, co się stało – jak to fakty.
Między faktami „temperatura osiągnięta”, a „czas upłynął” dzieje się pieczenie ciasta – to nazywamy procesem. Proces tym różni się od faktu, iż jest rozciągnięty „od-do”, natomiast fakt ma konkretne miejsce w czasie. Proces pieczenia jest inicjowany zleceniem od kucharza, które nazwaliśmy „Upiecz!”. Pieczeniu podlega nasze ciasto i korzystamy do tego celu z piekarnika, który jest narzędziem, albo zewnętrznym systemem – precyzyjniej mówiąc.
Używam metafory piekarnika, żeby pokazać, iż w trakcie rozmowy pojawiają się informacje różnego typu, zatem należy je segregować i oznaczać innymi kolorami. Nieskromnie przyznam, iż opowieść o piekarniku sprawdza mi się na tym etapie o wiele lepiej niż tzw. picture that explains almost everything, który proponuje Alberto Brandolinii – autor metody. Zatem udzielam Ci nieograniczonej w czasie licencji na posługiwanie się opowieścią o piekarniku w trakcie swoich warsztatów, jeżeli tylko masz na to ochotę, o ile przywołasz mnie jako autora
Produkujemy fakty
Masz już grupę na warsztacie, masz narzędzia, opowieść o piekarniku drąży nowe połączenia neuronowe w mózgach uczestników. Co dalej? Dalej komenda brzmi: Wypiszcie teraz – każdy osobno – wszystkie fakty, które wydarzają się w XYZ. Zamiast XYZ wstaw odpowiednio nazwę biznesu, obszaru nad którym pracujecie, np. w przelewach, w rezerwowaniu hotelu, w funkcjonowaniu restauracji, itp..
Poproś uczestników, aby każdy indywidualnie spisał tyle faktów, ile się da. Przeznacz na to ok. 10 minut. W trakcie tych 10 minut, możesz otrzymać od uczestników następujące pytania (przypuśćmy, iż mówmy o restauracji):
- Czy fakty mają dotyczyć tylko pieczenia, czy kelnerów też?
- Czy przygotowanie potraw też bierzemy pod uwagę?
- Czy piszemy również o dostawach produktów do restauracji?
- Czy skupiamy się również na wypłatach, kasie i księgowości?
- itp.
Odpowiedź na wszystkie powyższe i podobne pytania brzmi: Tak! Tak, tak, tak piszemy wszystko, co mamy w głowach. Segregować będziemy poźniej.
Marudzenie i narzekanie
Uczestnicy będą marudzić, to pewne: …a co tak długo? …a ile to jeszcze zajmie…? …a nie można szybciej? …a przecież już to wiemy?. Nie wszyscy pewnie będą marudzić, ale część będzie, trust me, I’m an expert ;P.
Marudzenie uczestników stresuje prowadzącego. Mnie stresuje, chociaż prowadzę dużo warsztatów i zgaduję, iż Ciebie też to będzie stresować. Mogą Ci się pojawić myśli, iż może robisz coś nie tak jak trzeba, iż grupa jest niezadowolona i iż trzeba zadowolić uczestników warsztatu i tak dalej. Możesz też stracić pewność, co do tego, jak adekwatnie powinien przebiegać ten warsztat.
Cóż, na tę okazję mam dla Ciebie poradę o wiele lepszą niż wszystkie podręczniki samomotywacji razem wzięte. Nie walcz z tym stresem, nie staraj się nad nim zapanować i nie staraj się myśleć pozytywnie. Pogódź się z tym, iż się trochę spinasz, zwłaszcza jeżeli to jest Twój pierwszy warsztat. Niech ten stres będzie jak mucha krążąca po pokoju – trochę wkurza, ale przecież nie trzeba się na niej skupiać.
Pamiętaj o kilku ważnych sprawach:
- to Ty prowadzisz ten warsztat,
- to Ty masz na niego pomysł,
- marudzenie ludzi trwa tylko do momentu, aż zauważą sens tego, co robią,
- oni też prawdopodobnie się stresują.
Podsumowując, możesz przejmować się i stresować tak bardzo i tak długo, jak lubisz. ale niech to Ci nie przeszkadza w poprowadzeniu świetnego warsztatu ;).
