Kto z nas nie ma serdecznie dosyć zalewającego skrzynki mailowe spamu, podstępnych wiadomości phishingowych, czy seryjnych mailingów, których zalewu nie możemy zatrzymać. Powinno być łatwo, a jednak czasem trudno wypisać nam się z list, na które wcześniej się zapisaliśmy. Dlatego prawdopodobnie z euforią przywitamy zaostrzone zasady dostarczania poczty e-mail wprowadzane właśnie przez Google i Yahoo.
Jednak jest też druga strona medalu: to rosnące problemy osób zajmujących się – mniej lub bardziej profesjonalnie – e-mail marketingiem. Dla tych osób nowe wymagania oznaczają po prostu problem. Dlatego poniżej przedstawiamy nie tylko zasady wysyłania wiadomości e-mail, ale także sposoby ich wypełnienia.
Zasady e-mail marketingu od lutego 2024 r.
Od 1 lutego 2024 r. Google i Yahoo wprowadzają nowe wymagania dla nadawców masowych wiadomości e-mail, czyli wszystkich tych, którzy wysyłają więcej niż 5000 wiadomości na adresy Gmail w ciągu jednego dnia. Wymagania oznaczają, iż e-maile wysyłane do skrzynek użytkowników muszą spełnić określone kryteria, aby uniknąć oznaczenia ich jako spam.
A w przypadku niespełnienia wymagań? Nadawcy e-maili mogą napotkać opóźnienia lub blokady w dostarczaniu poczty, wspomniane oznaczenie wiadomości jako spamu i w konsekwencji maile mogą trafić na czarne listy dostawców, ponieważ Gmail nigdy nie patyczkował się z osobami, które uporczywie łamały zasady.
Obowiązujące od lutego zaktualizowane wymagania koncentrują się na trzech kluczowych obszarach:
- uwierzytelnianie poczty e-mail;
- rezygnacja z subskrypcji jednym kliknięciem;
- utrzymanie progu liczby wiadomości trafiających do spamu na poziomie 0,3%.
Uwierzytelnianie poczty e-mail
Aby zachować zgodność z nowymi wymaganiami, nadawcy poczty powinni przede wszystkim używać niestandardowej domeny do wysyłania e-maili. Co to adekwatnie oznacza? Chodzi o posiadanie własnej domeny, np. www.homodigital.pl, i używanie jej do wysyłania wiadomości e-mail, czyli wprowadzenie w polu nadawcy (from) np. newsletter@homodigital.pl. Zwiększa to w naturalny sposób autentyczność e-maili i, tym samym, minimalizuje ryzyko oznaczenia ich jako spamu.
Ponadto nadawcy muszą przestrzegać nowych standardów uwierzytelniania poczty e-mail, obejmujących protokoły takie jak: SPF, DKIM i DMARC.
Czym są protokoły uwierzytelniania poczty e-mail?
Protokoły uwierzytelniania poczty e-mail – SPF, DKIM i DMARC – pomagają weryfikować autentyczność domeny nadawcy i zapobiegają fałszowaniu wiadomości e-mail, wyłudzaniu informacji i innym złośliwym działaniom.
SPF
SPF (Sender Policy Framework) wymaga od nadawców podania serwerów poczty e-mail (czyli np. homodigital.pl), aby uniemożliwić nieautoryzowanym serwerom wysyłanie wiadomości e-mail w ich imieniu.
A w praktyce? Chodzi o dodanie rekordu TXT w obszarze DNS konkretnej domeny (np. v=spf1 include:_spf.google.com ~all). Jednak rekord ten jest już dziś standardem i dostawcy usług internetowych dodają go domyślnie.
DKIM
DKIM (DomainKeys Identified Mail) dodaje cyfrowy podpis w nagłówku wiadomości e-mail, umożliwiając serwerom poczty elektronicznej (SMPT) sprawdzenie, czy treść wiadomości nie została zmieniona w czasie transmisji.
Aby go aktywować, należy w obszarze DNS domeny dodać kolejny rekord TXT z kluczem publicznym, który jest „wirtualnym podpisem” domeny.
Jak to zrobić? No cóż, jeżeli korzystacie z usług dostawcy usług internetowych, to DKIM i opisany niżej DMARC są uruchamiane automatycznie.
A jeżeli używacie platform mailingowych typu GetResponse, Freshmail, Mailchimp, MailerLite lub ActiveCampaign? Z reguły procedura generowania klucza DKIM/aktualizowania rekordu DNS ogranicza się do kilku kliknięć.
Np. w GetResponse należy:
- Kliknąć „Narzędzia” -> „Emaile i domeny”
- Następnie w zakładce „Adresy email” trzeba kliknąć „Zaktualizuj rekord DNS” znajdujący obok nazwy domeny, dla której ma zostać wygenerowany klucz DKIM.
- W wyświetlonym oknie należy wybrać „Uwierzytelnij swoją domenę dzięki DKIM”
- Potem trzeba skopiować identyfikator i klucz DKIM
- Wejść na stronę dostawcy usług internetowych i w ustawieniach DNS domeny wkleić skopiowane dane.
Brzmi przerażająco? Pamiętajcie, iż na każdej ze stron – zarówno stronie platformy mailingowej, jak i stronie dostawcy usług internetowych – znajdziecie dokładne instrukcje wyjaśniające krok po kroku, co należy zrobić. A jeżeli te instrukcje okażą się dla was zbyt zawiłe, zawsze możecie dopaść i pomęczyć konsultantów, bo przecież niecierpliwie czekają, żeby wam pomóc…
DMARC
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) określa, co serwer odbiorcy wysłanej wiadomości ma zrobić w sytuacji, kiedy bezpieczeństwo domeny nie zostanie potwierdzone. Same rekordy SPF i DKIM nie są wystarczające i dopiero DMARC pozwala, tak naprawdę, uniknąć podszywania się pod nadawcę, wysyłania maili pishingowych i wyłudzania informacji, np. dostępu do banku.
Warto tu posłużyć się darmowym narzędziem np. MxToolbox pozwalającym tworzyć, edytować i weryfikować rekordy DMARC.
BIMI
Ambitni mogą również zainwestować w BIMI (Brand Indicators for Message Identification) wzmacniający wiarygodność nadawcy poprzez zweryfikowane logo firmy i znacznie poprawiający procent otwieranych e-maili (źródła podają, iż choćby do 40%). Jednak BIMI wiąże się już ze sporym wydatkiem, ponieważ najpierw trzeba zarejestrować logo jako znak towarowy.
Co warto zapamiętać z powyższych informacji?
Poczta jest chroniona szeregiem protokołów, takich jak SPF, DKIM i DMARC, które warto skonfigurować nie tylko z myślą o dostarczalności e-maili, ale przede wszystkim o bezpieczeństwie. Ich konfiguracja, na pierwszy rzut oka, może wydawać się skomplikowana, jednak nie powinniście mieć większych problemu z realizacją tych niedługich procedur, jeżeli będziecie działać według zaleceń krok po kroku.
Wyszukajcie procedury na stronach platformy mailingowej/dostawcy usług internetowych, wydrukujcie je i… skontaktujcie się z konsultantem. Poprowadzi was za rękę przez te niezbyt skomplikowane meandry, a wy będziecie mieć problem z głowy.
A co z napisanymi 15 lat temu prywatnymi programami do wysyłania poczty? Tu mogą pojawić się pewne niejasności, które mogą skłonić ich użytkowników do skorzystania z nowszych rozwiązań.
Rezygnacja z subskrypcji
Dotarliśmy teraz do mojego ulubionego wymogu: obowiązku rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem. Oznacza to, iż każdy e-mail ma zawierać element (np. link lub przycisk) pozwalający wypisać się z listy subskrybentów bez większego wysiłku. Dodatkowo nadawcy mają teraz tylko 48 godzin na rozpatrzenie tego typu próśb.
Dlatego właśnie warto zastosować strategię podwójnej zgody przy zapisie na newsletter, skupić się na segmentacji odbiorców i usuwać z list odbiorców, którzy nie otwierają e-maili. Tym bardziej, iż regularne czyszczenie listy e-mailowej jest niezbędne do utrzymania pozytywnej reputacji domeny.
Patrz też: Google zwalnia, bo chce przyspieszyć
Strategie antyspamowe i poprawiające „dostarczalność”
Ponadto Gmail i Yahoo zwracają większą uwagę na wskaźniki reputacji i zaangażowania nadawców. Wiadomości e-mail od nadawców o słabej reputacji lub niskim wskaźniku zaangażowania (np. niskim współczynniku otwarć) z większym prawdopodobieństwem trafią do folderu Spam.
Tu mała wskazówka: reputację nowej domeny można poprawić „rozgrzewając ją”, np. przy pomocy strony internetowej o nazwie Warmbase.io, która wysyła e-maile na losowe adresy. Działanie to pozwala zwiększyć reputację domeny i prawdopodobieństwo, iż e-maile dotrą do odbiorców.
To dosyć istotne, ponieważ nowy próg spamu Google wynosi niewielkie 0,3%, co stawia nadawców przed sporym wyzwaniem. Mogą mu sprostać dostarczając spersonalizowane treści użyteczne dla odbiorców, które pozwolą utrzymać ich zaangażowanie i regularnie czyszcząc listy subskrybentów.
Tu kolejna wskazówka: warto jest skonfigurować oddzielną domenę dla celów marketingowych ponieważ pomaga to zwiększyć reputację nadawcy.
Krótki FAQ
- Jak mogę sprawdzić, czy moja konfiguracja uwierzytelniania poczty e-mail jest skuteczna?
Skorzystaj z narzędzi testowania SMTP, takich jak MxToolbox, pozwalających przeanalizować, zweryfikować i zatwierdzać konfigurację uwierzytelniania poczty e-mail. - Czy za nieprzestrzeganie nowych zasad e-mail marketingu grożą kary?
Chociaż nikt nie nałoży na nadawców konkretnych kar, to nieprzestrzeganie zasad może spowodować oznaczenie wiadomości e-mail jako spamu, co wpłynie na ich dostarczalność, a w skrajnych przypadkach spowodować dodanie nadawcy do czarnej listy. Poza tym nadawcy dbający o swoją reputację po prostu muszą dostosować się do wymagań i przestrzegać zasad. - Czy warto korzystać z platform e-mail marketingu, czy trzeba skonfigurować własne serwery e-mail?
Korzystanie z platform e-mailingowych jest bardzo dobrym pomysłem, pod warunkiem, iż platforma jest zgodna z nowymi protokołami uwierzytelniania. Dlatego warto regularnie sprawdzać dostępne aktualizacje, aby gwałtownie dostosowywać się do ewentualnych zmian. - Jakie strategie mailing-marketingowe warto przyjąć w roku 2024?
Jak zawsze: warto skoncentrować się na dostarczaniu treści użytecznych dla odbiorców, budowaniu relacji, organicznym tworzeniu list, usuwaniu „martwych dusz” i uzyskiwaniu zgody subskrybentów, aby mieć pewność, iż e-maile będą dobrze odbierane. - Czy e-mail marketing będzie przez cały czas skuteczny?
Tak, e-mail marketing jest i pozostanie potężnym i opłacalnym narzędziem, ale nadawcy muszą dostosować się do zmieniających się przepisów i trendów, takich jak personalizacja, sztuczna inteligencja i optymalizacja pod urządzenia mobilne.
Zdjęcie tytułowe: Asset/Freepik
