Jak wynika z raportu „Społeczeństwo informacyjne w Polsce 2024”, najbardziej odpowiedzialnie do kwestii kopii zapasowych swoich danych podchodzą średnie i duże przedsiębiorstwa (odpowiednio 86% i 96% z nich regularnie stosuje backup).
Niestety, małe firmy niestety pozostają w tyle – aż 32% z nich nie zabezpiecza danych backupem. To szczególnie alarmujące w czasach, gdy coraz więcej procesów biznesowych, takich jak obsługa klientów, księgowość czy płatności realizowanych jest cyfrowo. Utrata takich danych może wiązać się z ogromnymi kosztami, a choćby problemami prawnymi. Przy okazji przypadającego niedawno Światowego Dnia Backupu ekspert Kingston przypomina podstawowe zasady skutecznej ochrony zasobów.
Backup powinien być traktowany jako podstawowy element zarządzania danymi
Nawet najmniejsze firmy coraz częściej operują na danych o znaczeniu krytycznym dla swojej działalności, które są przechowywane w formie cyfrowej. Gdy dojdzie do ich utraty – spowodowanej np. atakiem ransomware, awarią infrastruktury czy błędem pracownika – mierzą się często ze znacznymi stratami finansowymi czy wizerunkowymi. W skrajnych przypadkach może to choćby doprowadzić do zamknięcia biznesu.
– Backup nie powinien być traktowany jako dodatkowa opcja, ale jako podstawowy element zarządzania danymi. Wprowadzenie przemyślanej strategii kopii zapasowych nie tylko chroni dane przed skutkami awarii czy cyberatakami i zmniejsza ryzyko ich utraty, ale także pozwala je gwałtownie odzyskać w sytuacji kryzysowej. To zapewnia firmie stabilność działania – podkreśla Robert Sepeta, Business Development Manager w firmie Kingston.
Krok pierwszy: jakie dane posiadasz?
Pierwszym etapem w budowaniu strategii backupu jest ustalenie, które dane są najbardziej wartościowe i wymagają szczególnej ochrony. Warto przeanalizować, gdzie zasoby te są przechowywane (serwery lokalne, chmura, urządzenia przenośne, komputery pracowników), jak często są aktualizowane i zmieniane oraz na jakie zagrożenia są narażone – cyberataki, błędy ludzkie, uszkodzenia sprzętu, katastrofy naturalne jak pożar lub powódź. Nie wszystkie pliki wymagają jednakowej uwagi. Dane krytyczne dla działalności firmy – np. poufne informacje o klientach, dokumenty finansowe – powinny być chronione częściej i dokładniej niż pliki tymczasowe czy materiały marketingowe.
Krok drugi: gdzie przechowywać kopie?
Aby zwiększyć poziom bezpieczeństwa i mieć pewność, iż w razie awarii przynajmniej jedna z kopii zapasowych będzie dostępna, zaleca się stosowanie kilku metod przechowywania ich: na nośnikach fizycznych oraz w chmurze. Rozwiązania chmurowe pozwalają na automatyczne, regularne archiwizowanie danych i łatwy dostęp do nich z dowolnego miejsca. Zapewniają także elastyczność i skalowalność, co jest szczególnie ważne dla rozwijających się firm. W mniejszych przedsiębiorstwach sprawdzą się zewnętrzne dyski HDD lub SSD, które są stosunkowo łatwe w obsłudze i pozwalają na szybkie wykonanie backupu lokalnie oraz łatwe przechowywanie go bez ciągłego podłączania do sieci. Warto przy tym pamiętać, iż dyski SSD powinny być szyfrowane sprzętowo, aby osoby nieuprawnione nie mogły uzyskać dostępu do znajdujących się na nich wrażliwych informacji.
Jednak, jak wskazuje Robert Sepeta: – Warto pamiętać, iż chmura, choć umożliwia szybki dostęp do plików, nie powinna być jedynym miejscem, w którym firma trzyma dane. Ważne jest łączenie różnych sposobów przechowywania zasobów. Dzięki temu ewentualne uszkodzenie jednego nośnika lub problemy z dostępem do chmury nie spowodują całkowitej utraty informacji. Trzeba przy tym pamiętać, iż każde miejsce, w którym dane są przechowywane, powinno być odpowiednio zabezpieczone. Również dyski zewnętrzne powinny być szyfrowane sprzętowo, aby choćby w przypadku ich zgubienia czy kradzieży informacje nie wpadły w niepowołane ręce. Nie mniej istotna jest regularność wykonywania backupu (np. codziennie, co tydzień, co miesiąc) oraz testowania go – inaczej nie możemy mieć pewności, iż w razie awarii dane będzie można skutecznie i bezproblemowo przywrócić.
World Backup Day okazją do zmiany nawyków
Jednym z najskuteczniejszych sposobów ochrony danych jest stosowanie tzw. zasady 3-2-1. Zakłada ona posiadanie co najmniej trzech kopii danych, na dwóch różnych nośnikach, przy czym jedna z nich powinna być przechowywana w odrębnej lokalizacji. Zastosowanie tej metody zapewnia ochronę przed skutkami awarii, cyberataków czy zdarzeń losowych, takich jak pożar lub powódź. Co istotne, ataki ransomware coraz częściej celują nie tylko w dane, ale również backup. Dlatego jedna z kopii zapasowych powinna być odseparowana od sieci.
