Candidate experience: najważniejszy element, który wpływa na skuteczność rekrutacji.

Co to jest candidate experience?

Candidate experience to suma wszystkich doświadczeń kandydata, związanych z firmą jako pracodawcą. Często mylimy je z doświadczeniem kandydata w trakcie procesu rekrutacyjnego, podczas gdy opinia na temat potencjalnego pracodawcy zaczyna się wyrabiać znacznie wcześniej. Doświadczenia kandydata budują się od momentu pojawienia się firmy w jego świadomości (nawet, jeżeli nie rozpatruje jej jeszcze jako swojego pracodawcy) a kończą w chwili, gdy staje się jej pracownikiem lub firma postanawia odrzucić go z procesu rekrutacji.

Elementy składowe candidate experience

Skoro ustaliliśmy już, iż candidate experience to coś więcej niż wrażenia po rozmowie rekrutacyjnej, przyjrzyjmy się całej ścieżce styku kandydata z firmą.

Pierwszym punktem styku jest zauważenie firmy w social media lub usłyszenie o niej od znajomych.

Dlatego tak ważne jest, żeby firma dbała o swój employer branding, pokazując jak wygląda rzeczywistość wewnątrz organizacji. najważniejsze jest bycie autentycznym, bo kandydaci często mają radar na niespójność pomiędzy tym, co przeczytali w internecie, a tym, co zastają w trakcie rekrutacji. Dobrym pomysłem jest zaangażowanie pracowników w aktywność w mediach społecznościowych, np. wykorzystanie ich zdjęć (to znacznie lepiej wpływa na odbiór treści niż użycie zdjęć stockowych) czy poproszenie o cytaty, których można użyć w publikowanych postach.

Warto także pamiętać o dbaniu o pracowników, których już mamy na pokładzie – to właśnie oni będą (lub nie) ambasadorami organizacji. Ich opinia na temat naszej firmy często jest dla potencjalnych aplikujących punktem zwrotnym w trakcie podejmowania decyzji o wysłaniu CV.

Drugi punkt styku to nasza zakładka kariera.

To właśnie tam najprawdopodobniej skieruje swoje kroki osoba, która zaczyna rozważać nas jako potencjalnego pracodawcę. Zwróćmy uwagę na to, czy zakładka kariera jest odświeżona i zawiera wszystkie istotne informacje, których potencjalny kandydat może szukać (np. warunków pracy, lokalizacji biura, wielkość zespołów, godzin pracy, dodatkowych dni wolnych, itd). Zadbajmy także o to, by nasze ogłoszenia rekrutacyjne były czytelne, zrozumiałe i przyjazne w odbiorze.

Nasza zakładka kariera powinna dać jasny i prawdziwy obraz firmy, jaką jesteśmy. Nie bójmy się pokazać, co jest dla nas ważne w obawie przed odstraszeniem potencjalnych pracowników. jeżeli coś w naszym sposobie działania jest dla niego alarmujące, to i tak prawdopodobnie nie doszłoby do współpracy. W tym wypadku im wcześniej obie strony zdiagnozują, iż do siebie nie pasują, tym lepiej. Warto zadbać o to, by nasze ogłoszenia rekrutacyjne wyróżniły nas spośród innych pracodawców na rynku pracy.

Trzeci punkt styku to formularz aplikacyjny.

Załóżmy, iż potencjalnemu przyszłemu pracownikowi spodobało się to, co zobaczył w naszym ogłoszeniu rekrutacyjnym. Zanim ostatecznie podejmie decyzję, iż chce do nas aplikować, musi jeszcze uzupełnić formularz rekrutacyjny. I tu pojawiają się schody, bo aż 60% osób porzuca formularz aplikacyjny, bo jest zbyt długi i skomplikowany*. Wyobraź sobie, iż możesz stracić ponad połowę aplikacji do Twojej firmy!

Dlatego warto uczciwie zastanowić się nad każdym pytaniem, które pojawia się w naszym formularzu. Przemyślmy, czy informacje, które próbujemy uzyskać, są: legalne (nie możemy np. pytać w formularzu o wyznanie religijne czy stan cywilny), zasadne (mają związek z pracą, którą osoba na danym stanowisku będzie wykonywać), niezbędne (wielu informacji nie potrzebujemy na tak wczesnym etapie) i trudne do zdobycia (bo np. nie znajdziemy ich w CV).

Jedna z podstawowych zasad sprzedaży to „spraw, żeby dla klienta to było proste” i właśnie ta reguła powinna nam przyświecać w trakcie konstruowania formularza aplikacyjnego.

Czwarty punkt styku to pierwsza wiadomość, jaką aplikant od nas otrzyma (bardzo często jest to autoresponder).

Przytoczę tutaj często powtarzane zdanie „pierwsze wrażenie możesz zrobić tylko raz”. jeżeli na tym etapie wzbudzisz w odbiorcy pozytywne emocje i zaangażowanie, to zwiększasz szanse na to, iż będzie chciał pracować w Twojej firmie. Jednak jeżeli napiszesz coś, co mu się nie spodoba, możesz nigdy nie nadrobić punktów, które straciłeś w jego oczach.

Dlatego unikaj wyświechtanych haseł, nudnych haseł w stylu „Dziękujemy za przesłanie Twojego CV. Odezwiemy się do Ciebie po zapoznaniu się z nim”. Zamiast tego postaw na dwie rzeczy: konkret i wartość.

• konkret – udziel jasnych informacji, w jakim czasie aplikant może spodziewać się dalszego kontaktu z Twojej strony. Daj znać, z kim może się kontaktować, jeżeli ma pytania. Opowiedz, jak będzie wyglądać kolejny etap, jeżeli Wasza odpowiedź będzie pozytywna.
• wartość – pierwsza wiadomość nie musi być nudna! Możesz przemycić w niej np. informację o dokładnym przebiegu rekrutacji lub pakiet informacji na temat przygotowania się do rozmowy rekrutacyjnej. Podsyć jego ciekawość i prześlij dodatkowe szczegóły o życiu firmie, które mogą być interesujące dla aplikanta albo opis zespołu, do którego rekrutujecie.

Piąty punkt styku – komunikacja mailowa.

Zanim spotkamy się z kandydatem na rozmowie rekrutacyjnej, z pewnością wymienimy z nim kilka maili. Na tym etapie warto dbać o przekazywanie informacji, które mogą być istotne dla aplikanta, takich jak: gdzie odbędzie się rozmowa rekrutacyjna, ile potrwa, kto ją przeprowadzi, jaki będzie miała format, jaki jest dress-code, w jakim odbędzie się języku, itd..

Dobrą praktyką jest także opowiedzenie o tym, jak można przygotować się do rozmowy – są choćby firmy, które przesyłają wcześniej przykładowe pytania. Dodatkowo, nie pozwól mu czekać – utrzymaj z nim regularny kontakt, odpisuj sprawnie na jego pytania. Niech czuje, iż firma jest nim zainteresowana.

Szósty punkt styku to rozmowa z kandydatem.

Na tym etapie bardzo istotne jest zadbanie o następujące elementy:

• Pierwsze minuty rozmowy. Nie zaczynaj od pytania, postaraj się najpierw go rozluźnić (to jedna z tych sytuacji, gdy small-talk naprawdę nieźle się sprawdza), a potem opowiedz mu o tym kim jesteś (kandydat nie ma pojęcia czy jesteś rekruterką, osobą techniczną, liderem zespołu czy szefem całej firmy). Następnie przedstaw strukturę rozmowy: przypomnij ile będzie trwała, w jakim języku się odbędzie, o czym będziecie rozmawiać i czy planowane są jakieś przerwy. Poinformuj także, czy będzie możliwość zadania pytań w trakcie rozmowy.
• Odpowiednią atmosferę rozmowy. I wcale nie chodzi o to, iż ma być tak miło, żeby kandydat zapomniał o tym, iż jest na rekrutacji Rozmowy kwalifikacyjne rządzą się swoimi prawami i zawsze będą w sobie zawierały element stresu. Ale warto tego stresu nie potęgować. Najważniejsze to nie wpaść w rolę przesłuchującego, zadając drugiej osobie pytanie za pytaniem. Takie strzelanie pytaniami potrafi oszołomić choćby najbardziej wykwalifikowanego kandydata. Warto zadbać o odpowiednie tempo rozmowy, dawać czas na odpowiedź i traktować drugą osobę życzliwie i z szacunkiem.
• Jakościowe pytania. Nie tylko dlatego, iż zadawanie odpowiednich pytań zwiększa efektywność naszej rekrutacji, ale także dlatego, iż pokazuje kandydatowi, jaką firmą jesteśmy. Używanie pytań niezgodnych z prawem (np. o stan cywilny), abstrakcyjnych (np. dlaczego otwory do studzienek kanalizacyjnych są okrągłe) oraz bardzo typowych, ale mało wnoszących (np. gdzie się widzisz za 5 lat) nie będzie świadczyło o naszym profesjonalizmie. Z kolei przemyślane pytania, dotyczące danego stanowiska, zostaną przez kandydata docenione.
• Przestrzeń na pytania od kandydata. Bardzo dobrą praktyką jest, aby kandydat przynajmniej raz w procesie rekrutacji miał szansę na zadanie swoich pytań na temat firmy czy roli. Większość aplikantów chciałaby wiedzieć, czym adekwatnie będą się zajmować, kto będzie ich szefem, czy z kim będą współpracować.
• Najważniejsza rzecz: pamiętaj o przekazaniu feedbacku. choćby jeżeli w trakcie procesu rekrutacji zadbałeś o wszystkie elementy pozytywnego candidate experience, to brak feedbacku może przekreślić Cię jako potencjalnego pracodawcę w oczach kandydata. Poziom szczegółowości feedbacku powinien zależeć od tego, na jakim etapie go przekazujemy.
• Nie zapomnij poprosić osoby, które brały udział w naszym procesie rekrutacji o informację zwrotną na temat ich doświadczeń związanych z nim. Taki feedback to kopalnia wiedzy na temat rzeczy, które podobają się naszym aplikantom i budują pozytywne candidate experience oraz obszarów, które są naszymi słabymi stronami i wymagają poprawy.

Siódmy punkt styku to tzw. pre-boarding, czyli okres od przyjęcia przez daną osobę oferty aż do momentu, w którym dołączy do naszej organizacji.

Gdy mówimy o candidate experience w Polsce, często zapominamy właśnie o tym etapie! A szkoda, bo wielu potencjalnych pracowników właśnie wtedy zmienia zdanie i.. przyjmuje konkurencyjną ofertę albo postanawia pozostać u obecnego pracodawcy. Zadbaj, by czas oczekiwania na rozpoczęcie współpracy również były efektywnie wykorzystany. Możesz dopełnić wtedy formalności, przesłać dodatkowe informacje na temat firmy, podzielić się opisem zespołu, do którego trafi nowa osoba, a choćby zaprosić na spotkanie integracyjne, żeby budować relację.

Wpływ candidate experience na proces rekrutacyjny

Według wielu badań, doświadczenia rekrutacyjne mają bezpośrednie przełożenie na to, jak będą postrzegali naszą firmę. A to przekłada się na wiele istotnych aspektów:

• Proces rekrutacyjny działa w dwie strony. Kandydat w jego trakcie poznaje nas i decyduje, czy chciałby z nami pracować. Według badań candidate experience, pozytywne doświadczenia kandydatów w rekrutacji zwiększają szansę na przyjęcie naszej oferty pracy (38% osób chętniej przyjmie wtedy naszą propozycję**)
• 59% osób utrzymuje, iż negatywne doświadczenia związane z procesem rekrutacyjnym zmniejszają prawdopodobieństwo zakupu przez nich produktów lub usług firmy, do której aplikowali***
• Ludzie chętnie dzielą się swoimi wrażeniami. 72% kandydatów opowiada znajomym o firmie, jeżeli doświadcza dobrego candidate experience, a 82% – jeżeli ich wrażenia z rekrutacji będą złe****

Technologia w procesie rekrutacji

Budowanie dobrego candidate experience może wydawać się czasochłonne. Na szczęście, z pomocą przychodzi technologia, która pozwala znacznie usprawnić pracę rekrutera. Dzięki niej możemy:

• zautomatyzować powtarzalne czynności w procesie rekrutacyjnym, choćby związane z obsługą dużej ilości aplikacji,
• zyskać czas, który możemy poświęcić np. na budowanie relacji z kandydatem,
• skrócić czas oczekiwania aplikanta na wiadomość z naszej strony,
• zoptymalizować proces umawiania spotkań rekrutacyjnych,
• przekazać feedback wszystkim aplikującym,
• a na koniec przeprowadzić choćby badanie candidate experience.

Oczekiwania kandydatów

Aspekty, których kandydaci oczekują od przyszłego pracodawcy są najczęściej bardzo podobne i należą do nich:

• jasna i konkretna informacja o przebiegu procesu rekrutacyjnego, wynagrodzeniu i warunkach pracy,
• informacja zwrotna na temat ich aplikacji,
• szczerość i transparentność ze strony firmy,
• profesjonalizmu,
• możliwość przekazania firmie swojej informacji zwrotnej,
• dotrzymywania obietnic, np. terminu kontaktu,
• traktowania z życzliwością i szacunkiem.

Podsumowanie

• Proces rekrutacji działa w dwie strony – kandydat również przygląda się nam jako potencjalnemu pracodawcy i podejmuję decyzje, czy chce pracować w naszej firmie.
• Pozytywne doświadczenia kandydatów w rekrutacji zwiększają szansę na przyjęcie oferty pracy, dobrze wpływają na markę firmy oraz chęć do kupna jej produktów.
• Doświadczenia kandydatów z naszą marką zaczynają się w momencie gdy pierwszy raz usłyszą o naszej firmie, np. od osób, które już zostały zatrudnione.
• Możemy wyróżnić siedem punktów styku kandydata z naszą firmą. Powinniśmy zadbać o wszystkie te etapy.
• Kandydaci oczekują szczerości, dotrzymywania terminów i traktowania ich z szacunkiem.
• Badanie candidate experience (np. dzięki feedbacku rekrutacyjnego czy wskaźnika NPS) pomoże nam lepiej zrozumieć potrzeby aplikujących.
• Dbanie o candidate experience nie musi być czasochłonne, jeżeli umiejętnie wykorzystamy technologię.

Źródła:
*CareerBuilder
** PWC “Future of Recruiting Survey 2019”
***Manpower „Dodaj do koszyka: kandydaci to też klienci” 2018
****Źródło: CareerArch Candidate Experience Report 2018 & Talentegy – 2019 Candidate Experience Report