W wielu firmach zwiększanie efektywności pracy jest dzisiaj możliwe głównie dzięki wdrażaniu nowych technologii. Rozwiązania takie jak system OCR pozwalają między innymi zautomatyzować wiele czynności i przyspieszyć obieg dokumentów. Jak jednak działa technologia Optical Character Recognition oraz jakie są jej wady i zalety?
Optical Character Recognition – czym jest i jak działa?
Optical Character Recognition, czyli w uproszczeniu OCR, to technologia, która umożliwia optyczne rozpoznawanie znaków dokumentu. Z rozwiązania tego korzysta coraz więcej firm, znacznie ułatwia ono bowiem pracę wielu działów, a w szczególności księgowości. System OCR pozwala na przekształcenie zeskanowanej faktury na formę elektroniczną oraz na automatyczne wprowadzenie zawartych w niej danych do odpowiedniego formularza. Rozwiązanie to wpływa na znaczne przyspieszenie pracy – dzięki niemu nie jest konieczne manualne przepisywanie dokumentów.
Korzyści z OCR są więc bardzo duże, warto jednak zastanowić, czy rozwiązanie to nie będzie niosło za sobą również pewnych zagrożeń. Przyjrzyjmy się temu, co w rzeczywistości oferuje technologia OCR – zalety i wady tego rozwiązania są bowiem znane wielu firmom, które zdecydowały się na jego wdrożenie.
OCR – zalety i wady technologii
Warto na początku zaznaczyć, iż technologia Optical Character Recognition może działać zarówno samodzielnie, jak i w połączeniu z innymi narzędziami. Aby jednak od razu odczuć wszystkie zalety korzystania z OCR, warto zdecydować się na wdrożenie odpowiedniego systemu. O jakich korzyściach adekwatnie mówimy? Zalety OCR to przede wszystkim:
- zwiększenie efektywności pracy wielu działów firmy;
- oszczędność czasu pracowników;
- przyspieszenie obiegu dokumentów w firmie;
- proste i czytelne zasady działania.
Jak więc widać, firma może wiele zyskać, dzięki korzystaniu z tej technologii. Jakie jest jednak ryzyko związane z jej wdrożeniem? Trzeba na pewno zauważyć, iż OCR nie gwarantuje stuprocentowej skuteczności odczytywania znaków, przez co do systemu mogą być niekiedy wprowadzone błędne dane. I tak konieczne będzie więc weryfikowanie poprawności przetworzonych informacji. Trzeba jednak zauważyć, iż samo sprawdzenie, czy wszystkie dane się zgadzają, będzie przez cały czas znacznie łatwiejsze i szybsze niż manualne przepisanie faktury. Technologia ta walczy więc z pewnymi problemami, ale i tak wady OCR są bardzo niewielkie w porównaniu z korzyściami, jakie daje to rozwiązanie.
Jak zwiększyć skuteczność OCR? Postaw na odpowiedni system
Warto pamiętać, iż skuteczność OCR zależy w dużej mierze od zastosowania adekwatnego systemu. Na co jednak zwrócić uwagę przy jego wyborze? Przede wszystkim przyjrzyj się deklarowanej dokładności. Im będzie wyższa, tym rzadziej zdarzać się będzie konieczność poprawiania dokumentów. Ważne są również takie funkcjonalności jak obsługa innych wersji językowych oraz możliwość integracji z narzędziami działającymi w firmie.
Niezwykle istotne jest to, by system OCR gwarantował wysokie standardy bezpieczeństwa dokumentów. Warto także pamiętać, iż jeżeli narzędzie będzie proste w obsłudze, to korzyści z jego wdrożenia będą widoczne znacznie szybciej. Widać więc, iż w przypadku OCR zalety i wady nie są sobie równe i korzyści technologii znacznie przewyższają jej zagrożenia. Właśnie przez to tak dużo firm decyduje się na jej wdrożenie.
