Od 1 stycznia 2028 roku polskie urzędy pożegnają papierowe akta i przejdą na cyfrową dokumentację. W centrum tej zmiany stoi system EZD RP, który ma stać się fundamentem nowoczesnej, wydajnej i bezpiecznej administracji publicznej. To nie tylko technologiczny przełom, ale również milowy krok ku e-państwu, z którego skorzystają zarówno urzędnicy, jak i obywatele.
Nowa rzeczywistość w urzędach – koniec papieru, początek cyfrowej dokumentacji
Polska administracja stoi u progu największej od lat transformacji. System EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Rzeczypospolitej Polskiej), wdrażany przez Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z NASK i Centralnym Ośrodkiem Informatyki, już dziś obsługuje ponad 47 tysięcy aktywnych użytkowników, a docelowo obejmie 300 tysięcy osób w całym kraju. Jego znaczenie podkreśliła konferencja zorganizowana 14 lipca 2025 roku w NASK, gdzie przedstawiciele administracji i eksperci branżowi prezentowali korzyści oraz praktyczne aspekty wdrażania EZD RP.
Jak podkreślił wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski, EZD RP to system „dla ludzi” – narzędzie, które nie tylko unowocześnia urzędy, ale także upraszcza życie obywatelom. – Cyfrowa administracja nie jest już marzeniem – ona właśnie buduje się na naszych oczach – stwierdził minister.
Skala, dostępność i bezpieczeństwo – najważniejsze cechy EZD RP
EZD RP wyróżnia się skalą ogólnopolską oraz dostępnością dla każdej jednostki – od małych urzędów gminnych po największe ministerstwa. w tej chwili z systemu korzysta ponad 1300 instytucji publicznych, w tym szpitale, szkoły, biblioteki czy KRUS. Do połowy 2026 roku liczba ta ma się podwoić, a do 2028 roku wszystkie urzędy będą zobligowane do korzystania z elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Co istotne, wdrożenie EZD RP jest całkowicie bezpłatne – finansowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy w wysokości 200 milionów złotych. Jednostki otrzymują nie tylko dostęp do oprogramowania, ale też wsparcie techniczne, szkolenia i infrastrukturę chmurową. System jest dostępny zarówno w modelu lokalnym, jak i chmurowym (SaaS), co umożliwia elastyczne dopasowanie do potrzeb instytucji.
Ważnym atutem jest wysoki poziom bezpieczeństwa – EZD RP zapewnia ochronę danych na poziomie wymaganym w dobie nasilających się cyberataków i zagrożeń hybrydowych. Ponadto system integruje się z ePUAP, e-Doręczeniami oraz Archiwum Dokumentów Elektronicznych, gwarantując spójność, ciągłość dostępu do danych i minimalizując ryzyko utraty ważnych informacji.
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji
Dziesięć powodów, by wdrożyć EZD RP
Ministerstwo Cyfryzacji i NASK wskazują aż dziesięć kluczowych zalet systemu EZD RP. Najważniejsze z nich to:
- Oszczędności – brak kosztów licencyjnych, znaczne ograniczenie zużycia papieru i sprzętu biurowego, niższe koszty archiwizacji.
- Transparentność i przejrzystość – obywatel zyskuje szybki dostęp do dokumentów i możliwość śledzenia postępu spraw.
- Efektywność pracy urzędów – skrócenie czasu realizacji spraw, pełna kontrola nad obiegiem dokumentów, eliminacja papierowego chaosu.
- Wykorzystanie AI – automatyczne streszczanie spraw, przygotowywanie projektów odpowiedzi oraz wsparcie codziennej pracy urzędników.
- Wspieranie lokalnych ekosystemów IT – samorządy mogą zlecać rozwój dodatkowych modułów lokalnym firmom technologicznym.
Warto dodać, iż system umożliwia elastyczne zarządzanie rolami i uprawnieniami użytkowników oraz integrację z innymi narzędziami używanymi w administracji.
Suwerenność cyfrowa i perspektywy na przyszłość
Przyjęcie EZD RP to element strategii cyfryzacji polskiego państwa i budowania suwerenności cyfrowej. Jak podkreślają przedstawiciele resortu cyfryzacji, to nie tylko technologia, ale przede wszystkim inwestycja w przyszłość i konkretna odpowiedź na potrzeby obywateli oraz administracji.
Proces cyfrowej transformacji nabiera tempa – już dziś w EZD RP obsłużono ponad 3,3 miliona spraw, przechowywanych jest ponad 50 milionów plików, a kolejne setki instytucji są w trakcie wdrażania rozwiązania. Od 2028 roku cyfrowa dokumentacja stanie się standardem w każdym urzędzie, a Polska zyska na efektywności, bezpieczeństwie i transparentności administracji.
EZD RP to krok ku nowoczesnemu państwu i realna szansa na usprawnienie codziennego funkcjonowania instytucji publicznych w całej Polsce.
