Drogi Zespole, chciałbym Wam podrzucić do przemyślenia sposób podejmowania przez Was decyzji.
Moja obserwacja jest taka, iż we wszystkich sprawach zespołowych w pełni uczestniczycie, angażujecie się, zgłaszacie propozycje i wszystko idzie gładko, aż przychodzi moment, iż trzeba podjąć ostateczną decyzję i zamknąć temat. Wtedy zwykle dzieją się następujące rzeczy:
- nagle wiele osób zgłasza obiekcje do wcześniejszych ustaleń,
- rozpoczyna się dyskusja nad obiekcjami poszczególnych osób,
- pojawia się argument “przecież i tak to kilka zmieni”,
- próbujecie podjąć decyzję kierując się regułą “wszyscy muszą być na tak”,
- prawie nigdy nie pojawia się propozycja podjęcia decyzji większością głosów,
- dążycie do tego, aby każdy wypowiedział się na dany temat,
- każdy z Was bardzo stara się mieć swoje własne odrębne zdanie na dany temat,
- pojawia się propozycja “omówmy to na osobnym spotkaniu”.
Ostatecznie nie podejmujecie żadnej decyzji i sprawy rozchodzą się po kościach. Moje pytanie brzmi: dlaczego tak się dzieje?
Dążąc do podjęcia decyzji pamiętaj, że…
- Nie musisz mieć swojego zdania na każdy temat;
- Poparcie zdania kogoś innego jest zupełnie OK;
- Czasem może być Ci po prostu wszystko jedno i to też jest OK;
- Istotą rozmowy nie jest, aby każdy miał tyle samo czasu;
- Istotą rozmowy jest, aby każdy miał tyle czasu, ile potrzebuje.
Weź odpowiedzialność za siebie
Niesamowicie rozpowszechnionym trikiem, który rozwala każdą próbę podjęcia decyzji, jest wypowiedź w stylu: Nie zgadzam się z tym zupełnie, ale dla dobra zespołu niech już będzie, mogę to ścierpieć.
Trik polega na tym, iż wypowiadając powyższe zdanie lub jakąś jego wersję, przerzucasz na innych odpowiedzialność za swoje uczucia. Mówiąc otwarcie, jest to niedyrektywna manipulacja, która niesie przekaz, iż cierpisz oraz prośbę do reszty grupy, aby zlikwidowała przyczyny Twojego cierpienia. Pamiętaj, iż nikt nie lubi być świnią, zatem jeżeli w ten sposób postawisz sprawę, bliscy Ci ludzie z zespołu odpuszczą, by nie sprawiać Ci przykrości i decyzja nie zostanie podjęta.
Jedna z zasad asertywności mówi, iż masz prawo zrezygnować ze swoich praw. jeżeli zatem dla dobra zespołu decydujesz się odpuścić, to po prostu powiedz, iż jesteś OK ze zdaniem reszty. I oszczędź innym opowieści o tym, jak bardzo Ci smutno z tego powodu.
Nie bierz odpowiedzialności za innych
Rozpatrzmy teraz powyższą sytuację z perspektywy zespołu. Gdy ktoś mówi: Nie zgadzam się z tym zupełnie, ale dla dobra zespołu niech już będzie, mogę to ścierpieć. Jedyną Waszą reakcją powinno być: Ok, dzięki. A następnie przejście nad tym do porządku dziennego i podjęcie decyzji.
Jeżeli cokolwiek możemy zakładać o współpracownikach to z pewnością to, iż są oni dorośli i biorą odpowiedzialność za swoje decyzjie oraz uczucia z nimi związane.
Z tej perspektywy wydaje się, iż świat byłby o wiele lepszy, gdyby każdy z nas troszczył się przede wszystkim o samego siebie zamiast o innych
Sposoby podejmowania decyzji
Jeżeli trudno jest Wam podjąć wspólną decyzję, to następujące sposoby mogą to ułatwić:
- Podjęcie większością głosów;
- Wybranie losowo jednego z proponowanych action points – jeżeli są równorzędne to i tak bez różnicy, od którego zaczniemy;
- Podjęcie decyzji na określony czas – łatwiej się zgodzić na np. zakaz używania telefonów na spotkaniach przez 1 sprint niż na zakaz używania telefonów “od teraz na zawsze”;
- Podejmowanie decyzji z warunkiem – ci, którzy mają obiekcje wyrażają zgodę “pod warunkiem, że…” np. “zgadzam się na brak laptopów na spotkaniach pod warunkiem, iż to nie dotyczy osób, które akurat mają wdrożenie;
- Zdekomponowanie decyzji i podjęcie decyzji częściowej – np. “obowiązkowa punktualność tylko na daily”;
- Decydowanie na zasadzie eksperymentu – podejmujemy decyzję na określony czas np. 1 sprint i określamy oczekiwany efekt, po sprincie patrzymy czy efekt został osiągnięty i jeżeli nie, to zmieniamy decyzję i tak w kółko;
- Namierzanie root cause – każda decyzja jest próbą rozwiązania jakieś sytuacji i trzeba dotrzeć do jej przyczyny. Np. na review ludzie bawią się telefonami, wprowadzamy decyzję “zakaz używania telefonów na spotkaniach” i okazuje się, iż to nie działa i irytuje ludzi. Po głębszej analizie odkrywamy, iż ludzie bawią się telefonami, bo review jest nieciekawe. Zatem popracowanie nad jego atrakcyjnością będzie lepszą decyzją do wdrożenia niż zakazywanie przynoszenia telefonów. Najpierw zrozum problem, a dopiero w drugiej kolejności staraj się go rozwiązać.
Pozdrawiam,
Michał
P.S. Podejmując decyzje, czasem można zabrnąć w konflikt. Przeczytaj mój artykuł o żenująco prostych sposobach na rozwiązywanie konfliktów.
