Pierwsza automatyzacja procesów biznesowych w firmie zwykle rozwiązuje konkretny problem: obsługę sprzedaży online, obieg faktur czy wnioski urlopowe. Wraz z kolejnymi wdrożeniami rośnie jednak liczba aplikacji, integracji i reguł biznesowych. W pewnym momencie wyzwaniem przestaje być uruchomienie następnego workflow, a staje się nim utrzymanie spójności całego środowiska. Jak temu zaradzić bez technologicznego i organizacyjnego chaosu?
Od pojedynczej automatyzacji do cyfrowych silosów
Bywa, iż Automatyzacja procesów biznesowych rozwija się oddolnie. Finanse potrzebują elektronicznej akceptacji faktur, HR cyfryzuje onboarding, a dział zakupów wdraża własny obieg zapotrzebowań. Każdy projekt może przynosić wymierne korzyści, ale wykorzystanie do kolejnych zadań odrębnych narzędzi prowadzi z czasem do fragmentacji środowiska IT.
W takiej sytuacji organizacja utrzymuje zwykle kilka aplikacji rozwiązujących podobne problemy, osobne mechanizmy integracji i różne modele uprawnień. Zmiana systemu ERP albo struktury organizacyjnej wymaga ingerencji w wiele niezależnych rozwiązań. Rosną przy tym wymagania dotyczące administracji i utrzymania.
Problem staje się szczególnie widoczny, gdy procesy zaczynają się ze sobą łączyć. Wniosek zakupowy może uruchamiać zamówienie, jego realizacja prowadzić do obiegu faktury, a dane z każdego etapu powinny trafić do systemów finansowych. Punktowe automatyzacje przestają wówczas wystarczać. Potrzebne staje się wspólne środowisko pozwalające łączyć i rozwijać kolejne procesy bez mnożenia odrębnych narzędzi.
Skalowanie wymaga wspólnego środowiska procesowego
Automatyzacja procesów biznesowych powinna skalować się wraz z organizacją. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest wykorzystanie platform pozwalających obsługiwać wiele procesów w ramach jednego środowiska. Poszczególne rozwiązania mogą odpowiadać potrzebom HR, finansów, sprzedaży czy IT, ale korzystać ze wspólnych mechanizmów workflow, integracji, zarządzania użytkownikami oraz reguł biznesowych.
Takie podejście umożliwia digitalizację procesów z różnych obszarów organizacji bez konieczności budowania dla wszystkich z nich odrębnego zaplecza technologicznego. Istotna jest przy tym standaryzacja. o ile kolejne aplikacje podlegająpodobnym zasadom projektowania, wykorzystują podobne mechanizmy bezpieczeństwa i są ze sobą , łatwiej nimi zarządzać oraz rozwijać je wraz ze wzrostem skali automatyzacji. Organizacja zachowuje pełną kontrolę nad rozwijanym środowiskiem i nie musi za każdym razem rozpoczynać projektu wyboru narzędzia i dostawcy od zera.
Automatyzować więcej i skuteczniej
Skalowanie nie powinno oznaczać wyłącznie zwiększania liczby workflow. Dojrzałe podejście wymaga również wiedzy o tym, jak procesy rzeczywiście funkcjonują. Platforma procesowa może gromadzić dane dotyczące realizowanych zadań, statusów czy czasu obsługi, umożliwiając monitorowanie przebiegu procesów i identyfikowanie obszarów wymagających optymalizacji.
Istotna jest też możliwość integracji z istniejącymi systemami. Platforma automatyzacji nie musi zastępować ERP, CRM czy rozwiązań branżowych. Może pełnić funkcję warstwy procesowej łączącej dane i zadania realizowane w różnych systemach. Tego rodzaju wyzwania coraz częściej rozwiązuje się dzięki platform do automatyzacji procesów biznesowych, pozwalających rozwijać wiele aplikacji procesowych w jednym środowisku. Ułatwia to integrację, standaryzację oraz zachowanie kontroli nad dalszym rozwojem automatyzacji
