Czym są benchmarki rekrutacyjne?
Benchmarking to nic innego jak proces porównania rezultatów swojej pracy z wynikami innych z tej samej branży (w tym konkurencji) i używanie ich jako punktu odniesienia w swojej dalszej pracy. Benchmarki rekrutacyjne zaś to dane rynkowe, do których można porównać swoje wskaźniki i które ułatwiają ustalanie KPI dla Twoich procesów rekrutacyjnych na przyszłość.
Warto też dodać, iż benchmarki rekrutacyjne nie muszą być danymi zewnętrznymi z Twojej branży. Możesz również wykorzystywać benchmarki wewnętrzne – czyli własne wskaźniki z poprzednich lat. Benchmarking wewnętrzny jest łatwy do wykonania ze względu na dostępność danych. Chcesz lepiej zrozumieć rodzaje benchmarkingu? Więcej informacji o jego rodzajach znajdziesz tutaj.
Dlaczego warto mierzyć swoje procesy rekrutacyjne?
Jeśli nie mierzysz danych z Twoich rekrutacji i ignorujesz benchmarki rynkowe, ryzykujesz utratę najlepszych kandydatów. A najlepsi kandydaci nie czekają – musisz działać szybko. Dział HR powinien mierzyć swoje wskaźniki rekrutacyjne na bieżąco i znajdować czas na ich porównywanie.
„Wszyscy lubimy się porównywać, żeby ocenić czy powinniśmy być dumni czy jeszcze trochę się przyłożyć do tego, co oceniamy. Tak samo działa to w pracy. Ciężko nam powiedzieć czy 200 to dużo czy mało. Ciężko nam powiedzieć czy to, iż nasz najlepszy kandydat nie przyjął oferty to normalne, bo rynek pracy tak działa, czy może z nami jest coś nie tak. Ciężko ocenić czy rekrutacja zamknięta w 2 tygodnie to sukces czy po prostu rynek stał się łatwiejszy.
Właśnie wtedy przychodzą nam z pomocą dobrze metodologicznie policzone benchmarki rekrutacyjne.”
– Anna Morawiec Bartosik, założycielka HRebels
Najważniejsze wskaźniki i benchmarki rekrutacyjne
Time to Hire – średni czas do zatrudnienia
Time to Hire to średni czas od dnia aplikacji zatrudnianego kandydata do dnia, w którym ta osoba jest zatrudniana. Metryka ta jest jasną wskazówką co do sprawności prowadzonych rekrutacji. Czas jest szczególnie istotny w przypadku zatrudnianych kandydatów – im krótsze procesy rekrutacyjne, tym większa szansa iż konkurencja nie będzie nam zgarniać najlepszych kandydatów sprzed nosa.
Time to Offer – średni czas do złożenia oferty
Time to Offer to średni czas od dnia aplikacji do dnia otrzymania oferty zatrudnienia. Metryka ta mierzy sprawność i skuteczność prowadzonych rekrutacji i jest kluczowa w ocenie komunikacji na linii rekruter<>kandydat. Szybkie ofertowanie skutkuje pozyskiwaniem kandydatów, na których Ci zależy.
Time to Reject – średni czas do odrzucenia
Time to Reject to średni czas od dnia aplikacji odrzucanego kandydata do dnia, w którym ta osoba jest odrzucana. Nie warto zaniedbywać badania tej metryki. Jest ona ważna z perspektywy candidate experience odrzucanych kandydatów. Warto podejmować działania dążące do poprawy, czyli obniżenia Time to Reject.
Ile wyniosły Time to Offer, Time to Hire i Time to Reject w 2024?
Oto jak te wskaźniki prezentowały się w 2024 roku:
Średnie Time to Offer w 2024 roku wyniosło 20 dni (mediana 8 dni)
Średnie Time to Hire w 2024 roku wyniosło 24 dni (mediana 13 dni)
Średnie Time to Reject w 2024 roku wyniosło 14 dni (mediana 4 dni)
Wszystkie te wskaźniki spadły lub pozostały bez zmian w odniesieniu do 2023 roku.
„Średni czas, w którym ofertowane i zatrudniane są wybrane osoby wzrósł, a jednocześnie zmalał czas, w którym odrzucane są nietrafione aplikacje. Ale mediana dla tych kluczowych wskaźników spadła.
Co to oznacza? To dobry znak – oznacza to bowiem, iż większość procesów była realizowana szybciej niż w poprzednim roku. Średnia jest wrażliwa na wartości skrajne; czyli w niektórych przypadkach procesy rekrutacyjne były znacznie dłuższe niż standardowo. Natomiast mediana, jako wartość centralna, spadła, co oznacza, iż w większości procesów rekrutacyjnych czas realizacji był krótszy w porównaniu do roku 2023. To jest główny i najważniejszy wniosek.
Dlaczego wzrosła średnia, skoro zdecydowana większość rekrutacji została usprawniona?
„Najprawdopodobniej wyspecjalizowane stanowiska wymagające unikalnych kompetencji wymagały dłuższych poszukiwań niż w 2023 roku. Innymi słowy: trudne rekrutacje stały się jeszcze trudniejsze”
– Anna Sykut, Product Marketing Managerka w Traffit.
Co, jeżeli Twój czas do zatrudnienia jest znacznie wyższy niż średnia rynkowa?
Jeśli średni czas do zatrudnienia na dane stanowisko w Twojej firmie jest dłuższy niż rynkowe benchmarki rekrutacyjne, tracisz szansę na zatrudnienie najlepszych kandydatów. Kandydaci nie chcą czekać – w międzyczasie mogą przyjąć wakat, który oferuje im konkurencyjna firma.
Możliwe konsekwencje to:
- Strata talentów: Najbardziej wykwalifikowani kandydaci gwałtownie znikają z rynku.
- Wyższe koszty: Dłuższe procesy rekrutacyjne to większe wydatki (przykładowo na ogłoszenia, czas pracy rekruterów).
- Obciążenie zespołu: Wakaty prowadzą do przeciążenia pracowników, co może skutkować wypaleniem zawodowym.
Jak skrócić swoje Time to Hire?
Benchmarki rekrutacyjne pokazuję, iż średni Time to Hire w 2024 wniósł 24 dni.
A co jeżeli Twój średni czas zatrudnienia jest dłuższy? Warto zmodyfikować swoją codzienną pracę tak, aby skracać ten wskaźnik rekrutacji.
Te wskazówki dotyczą praktycznie każdej firmy, niezależnie od branży:
- Ustal jasne i zwięzłe etapy rekrutacji. Ogranicz liczbę etapów do minimum potrzebnego do podjęcia decyzji.
- Współpracuj aktywnie z hiring managerami, aby określić ich priorytety i usprawnić podejmowanie decyzji w czasie procesu.
- Przygotuj sobie szablony ogłoszeń i wiadomości e-mail, które można gwałtownie dostosować do indywidualnych potrzeb kandydatów.
- Wdróż dobry ATS, aby móc filtrować CV i przyspieszyć wstępną selekcję i pozyskanie danych do analizy bez dodatkowej pracy.
- Eliminuj wąskie gardła. Monitoruj procesy i identyfikuj, gdzie pojawiają się opóźnienia – czy jest ono związane z brakiem odpowiedzi i decyzji od managerów? A może pojawia się dopiero na etapie składania oferty kandydatom?
Współczynnik akceptacji i odrzuceń ofert
Współczynnik akceptacji ofert (offer acceptance rate) wskazuje, ile % kandydatów zaproszonych do pracy z Tobą akceptuje przedłożoną przez Ciebie propozycję pracy na dane stanowisko.
Analogicznie, współczynnik odrzuceń ofert (offer rejection rate) wskazuje, ile % z nich nie zostaje zaakceptowanych. To wskaźniki pozwalające na ocenę Twojego procesu ofertowania kandydatów. jeżeli Twoja oferta jest często odrzucana – jest to powód do zmartwienia.
Przyczyn może być wiele:
- niechlujna komunikacja,
- niska atrakcyjność oferty pracy (nierynkowe widełki wynagrodzenia, niewystarczające benefity)
- niezdolność do reagowania na wymagania kandydatów,
- zbyt długotrwały proces rekrutacji.
Ile % kandydatów akceptowało złożoną ofertę w 2024?
Aż 3 na 4 kandydatów w 2024 akceptowało otrzymaną ofertę zatrudnienia. Tylko 1 na 4 ją odrzucał.
Tak prezentowały się te wskaźniki w 2024 roku. Większość z nich spadła w stosunku do 2023:
Jeśli korzystasz z Traffit, to dane te z łatwością odczytasz te i inne wskaźniki w zakładce Raporty, generując raport o nazwie „Przepływ aplikacji„.
Będziesz widzieć na pierwszy rzut oka, które z nich wymagają poprawy:
Co jeżeli Twój wskaźnik akceptacji ofert jest dłuższy niż średnia rynkowa?
Jeśli kandydaci potrzebują dużo czasu w zaakceptowanie lub odrzucenie oferty, może to świadczyć o ich niepewności co do oferty, braku jasnych informacji lub niewystarczającej atrakcyjności propozycji.
Możliwe konsekwencje to opóźnienia w rekrutacji; proces zatrudnienia przeciąga się, co wpływa na wydłużenie całkowitego czasu rekrutacji i na koszty. Pojawia się również problem z planowaniem. Brak szybkiej decyzji utrudnia planowanie działań zespołu, a Twoja firma może mieć problem z wypełnianiem wakatów.
Jak możesz zwiększyć swój wskaźnik akceptacji ofert?
- Dostarczaj kandydatowi szczegółowych informacji. Upewnij się, iż Twoja oferta zawiera wszystkie najważniejsze informacje (wynagrodzenie, benefity, warunki pracy), aby kandydaci mogli gwałtownie podjąć decyzję.
- Wyznacz kandydatom realistyczny termin na decyzję. Określ w ofercie konkretny czas na odpowiedź, aby zachęcić ich do szybkiego działania.
- Pamiętaj o budowaniu relacji z aplikującymi! Pozwól im poczuć, iż ich decyzja jest ważna, a oferta – dopasowana do ich potrzeb, co może skrócić czas namysłu. jeżeli odrzucą Twoją propozycję – nie zamykaj ścieżki na potencjalną współpracę w przyszłości.
Najczęstsze źródło aplikacji
Pozwala zrozumieć, jakie źródło generowało największy spływ CV. Warto je jednak zestawić z kolejnym wskaźnikiem, żeby zrozumieć jakość zgłoszeń z tego źródła i podnieść w przyszłości efektywność kanałów rekrutacji.
Ilości odsłon ogłoszenia są ważne, bo świadczą o jego atrakcyjności. Tak samo jak sama liczba aplikacji. Jednak koszty zatrudnienia rosną, jeżeli za cel stawiamy sobie tylko liczbę zgłoszeń. Celem powinna być jakość aplikacji.
Najlepsze źródło aplikacji
To wskaźnik, który pozwala ocenić skuteczność danego źródła.
To jest właśnie to źródło, w którym warto inwestować swój budżet na marketing rekrutacyjny – ograniczając koszty firmy związane z rekrutacji. Każda złotówka wydana na źródło nieprzynoszące dopasowanych CV to tylko zbędny koszt.
Tak zmieniały się najlepsze źródła w ciągu ostatnich 2 lat:
Co się dzieje gdy inwestujesz w nieskuteczne źródła aplikacji?
- Wyższe koszty. Inwestując w poszczególne źródła, bez analizy ich skuteczności, ryzykujesz marnowanie budżetu na nieskuteczne kampanie. Rośnie koszt zatrudnienia jednego pracownika.
- Niższa jakość aplikacji. Źródła o niskiej skuteczności mogą przyciągać niedopasowane osoby, które nie sprawdzą się w danej roli.
- Wolniejsze wypełnianie wakatów. Przez dużą ilość niedopasowanych aplikacji procesy rekrutacyjne mogą się wydłużać, co wiąże się z kosztami i wakatami, którymi nie możesz zapełnić.
- Strata potencjalnych talentów. jeżeli spływają do Ciebie aplikacje z wielu źródeł, niekoniecznie skutecznych, na odpowiednią analizę wszystkich aplikacji potrzeba więcej czasu. Gdzie szukać danych do benchmarkingu?
Tutaj możesz pobrać bezpłatnie dane do benchmarkingu od Traffit.
Wskaźniki zostały podzielone na 6 segmentów oraz wzbogacone o komentarze ekspertek.
