Choć praca zdalna przeżywała prawdziwy rozkwit w dobie pandemii COVID-19 to pomimo upływu czasu wciąż cieszy się niesłabnącą popularnością, przede wszystkim wśród poszukujących pracy. Niemniej wielu pracodawców zdecydowało o powrocie pracowników do pracy biurowej w ograniczonym zakresie oferując zatrudnionym tzw. model pracy hybrydowej. Gwałtowna zmiana na rynku pracy wymusiła wręcz konieczność kompleksowego uregulowania wykonywania pracy w formie zdalnej.
W związku z tym, przypominamy o najważniejszych zasadach dotyczących pracy zdalnej.
Czym jest praca zdalna?
Choć odpowiedź wydaje się oczywista, wielu pracowników oraz kandydatów zapomina, iż jest to forma wykonywania pracy, która polega na jej świadczeniu całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. Miejsce to powinno być każdorazowo ustalone z pracodawcą, tak samo jak sposób bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Kiedy pracodawca i pracownik mogą umówić się na wykonywanie pracy zdalnej?
Uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić zarówno na etapie zawierania umowy o pracę, jak i później, w czasie trwania zatrudnienia.
W trakcie zatrudnienia, wykonywanie pracy zdalnej może nastąpić na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy.
Kiedy pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy w formie zdalnej?
Pracodawca jest zobowiązany do umożliwienia pracy zdalnej następującym osobom: pracownikowi – małżonkowi albo pracownikowi – rodzicowi dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej, pracownicy w ciąży, pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wykonywanie pracy zdalnie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Okazjonalna praca zdalna – na jakich zasadach się odbywa?
Okazjonalna praca zdalna odbywa się na wniosek pracownika, a jej wymiar wynosi 24 dni w roku kalendarzowym.
Korzystanie z pracy zdalnej w sposób okazjonalny jest mniej sformalizowane. Pracodawca nie jest zobowiązany do ustalania zasad wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, jak również został zwolniony z obowiązku zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów w związku z wykonywaniem pracy w takiej formie.
Polecenie wykonywania pracy zdalnej
Przepisy przewidują, iż praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w dwóch przypadkach:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii,
- w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Bezpośrednio przed wydaniem polecenia, pracownik zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Cofnięcie omawianego polecenia przez pracodawcę następuje z dwudniowym wyprzedzeniem.
Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z wykonywaniem pracy zdalnej?
Zgodnie z ustawą, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Powinien także zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca powinien także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a ich wysokość może zostać określona jako ekwiwalent lub w formie zryczałtowanej.
Pracodawca może zobowiązać się także do pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
Istotne jest, iż koszty nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Ponadto, pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy w takiej formie.
Czy możliwe jest korzystanie przez pracownika z własnego komputera lub telefonu?
Przepisy ustawy dopuszczają możliwość ustalenia zasad wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.
Ważne, aby wykorzystywane urządzenia zapewniały bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a także uwzględniały zasady ergonomii.
Pracownikowi przysługuje także ekwiwalent za korzystanie z prywatnych narzędzi i materiałów, którego wysokość powinna zostać ustalona z pracodawcą.
Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej
Jeśli wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej uzgodniono w trakcie zatrudnienia, zarówno pracownik, jak i pracodawca uprawnieni są do wystąpienia z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
Strony zobowiązane są do ustalenia terminu powrotu do poprzednich warunków wykonywania pracy, który nie powinien być dłuższy niż 30 dni. W razie braku porozumienia co do terminu, przywrócenie poprzednich warunków następuje w dniu po upływie 30 dnia od dnia złożenia wniosku.
Wykonywanie pracy zdalnej za granicą
Z prawnego punktu widzenia, pracownik oraz pracodawca posiadają pełną dowolność w ustaleniu miejsca wykonywania pracy, w związku z czym wykonywanie pracy za granicą jest możliwe.
Choć perspektywa łączenia pracy z wielomiesięcznymi wakacjami wydaje się kusząca to w praktyce może się okazać, iż konieczne będzie dopełnienie wielu obowiązków formalnych jeszcze przed wyjazdem, a w czasie samego wyjazdu można napotkać wiele problemów natury prawnej. Dlatego każdorazowo należy szczegółowo przeanalizować plan wyjazdu pod kątem przepisów imigracyjnych, podatkowych, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego.
Po pierwsze, wyjazd do innego kraju może wymagać legitymowania się wizą pracowniczą, a nie turystyczną i nie ma tutaj znaczenia, iż praca świadczona jest przez pracownika z Polski na rzecz polskiego podmiotu. Wiele państw bardzo restrykcyjnie podchodzi do kwestii wykonywania pracy na ich terytorium i bez znaczenia pozostają kwestie obywatelstwa czy siedziby pracodawcy. Przykładem takiego państwa są Stany Zjednoczone. W wielu przypadkach brak wizy pracowniczej może grozić deportacją do kraju pochodzenia czy karami finansowymi zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Kolejną kwestią jest opodatkowanie. jeżeli pracownik posiada polską rezydencję podatkową, zasadą jest, iż dochody są opodatkowane w Polsce niezależnie od miejsca ich uzyskania. jeżeli praca ma być świadczona w innym kraju, warto zwrócić uwagę, czy została podpisana pomiędzy Polską a państwem „docelowym” umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. jeżeli nie, może okazać się, iż dochody pracownika zostaną nie tylko opodatkowane w Polsce, ale będzie on zobowiązany do rozliczenia się w kraju, w którym przebywał i pracował.
Istotne jest również, aby odpowiednio zadbać o kwestie ubezpieczenia zdrowotnego z uwagi na ryzyko wypadku, w tym wypadku przy pracy. Pracownik, który decyduje się na wyjazd za granicę na własną rękę (tj. nie został delegowany przez pracodawcę i wyjazd nie został zgłoszony do odpowiednich organów), powinien rozważyć wykupienie prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego obejmującego nie tylko wyjazdy turystyczne, ale również wyjazdy w celach zarobkowych. Należy bowiem pamiętać, iż standardowa karta EKUZ obejmuje wyłącznie kraje Unii Europejskiej i pokrywa koszty leczenia związane z wyjazdami turystycznymi, a nie zarobkowymi.
Z perspektywy pracodawcy istotne jest, aby pracownik w miejscu wykonywania pracy zdalnej zapewnił bezpieczeństwo i ochronę informacji, z którymi pracuje, w tym w szczególności informacji dotyczących przedsiębiorstwa pracodawcy czy przetwarzanych danych osobowych, co nie zawsze będzie możliwe. Podobnie, w świetle obowiązujących przepisów, konieczne jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, za których naruszenie pracodawca może ponieść realną odpowiedzialność.
Nie bez znaczenia pozostaje fakt, iż przepisy przyznają pracodawcy uprawnienie do kontroli m.in. warunków wykonywania pracy zdalnej, w tym także we wspomnianym wyżej zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji czy bezpieczeństwa i higieny pracy. Utrudnieniem do wykonania prawa kontroli jest fakt, iż pracownik znajduje się wiele kilometrów poza zakładem pracy.
Zdjęcie główne artykułu pochodzi z envato.com.
