Przepisujemy moduł w systemie. Odc. 4.: porządkowanie

Ostatni artykuł z tej serii zostawił Cię z chmurą pomarańczowych karteczek i faktów wyprodukowaną przez uczestników warsztatu. Co dalej? Dalej będzie już tylko lepiej :D.

Na wstępie mam dla Ciebie bardzo istotną wskazówkę. To prosta i bardzo ogólna porada, ale konsekwentnie i regularnie praktykowana przyniesie Ci naprawdę niesamowite efekty. Nie ściemniam i nie żartuję. Uwaga…

Porządkuj!

Elementarną umiejętnością w analizie jest wprowadzanie porządku. Czym innym jeżeli nie porządkowaniem jest segregowanie wymagań na funkcjonalne i niefunkcjonalne, na wymagania użytkownika i techniczne? Czym innym jeżeli nie wprowadzaniem porządku jest wydzielanie faktów, akcji, procesów i oznaczanie ich odrębnymi kolorami. Ostatecznie, wytwarzanie systemu jest wielkim porządkowaniem, gdzie z niedookreślonego strumienia chciejstw wszelakich wydobywamy problemy, a ich rozwiązania porządkujemy w strukturę eleganckich wierszy kodu.

W przypadku warsztatu Event Storming porządkowaniem jest:

• wydzielanie faktów, akcji, informacji, aktorów, hotspots, reguł, procesów, poddomen, bytów, systemów i oznaczanie ich różnymi kolorami,
• nazywanie procesów pełnymi zdaniami,
• pisanie na karteczek konsekwentnie z wielkiej lub z małej litery,
• wyrównywanie karteczek na tablicy,
• dbanie o wizualną elegancję,
• wizualne oddzielanie spraw ważnych od mniej ważnych,
• minimalizowanie liczby strzałek na diagramie,
• grupowanie karteczek mających ze sobą coś wspólnego.

Wymienione porady brzmią trywialnie, a może choćby śmiesznie, ale są cholernie ważne. Dlaczego? Porównaj ze sobą wyklejanki (1) i (2) na obrazku poniżej.

Z którego obrazka „wiesz” więcej, mimo iż nie ma na nich żadnych napisów? Z drugiego, ponieważ sam układ graficzny niesie przekaz. Naczytałem się książek o kognitywistyce, mapach myśli, uczeniu się i stylach myślenia. Nie jestem specem od tych rzeczy, więc nie będę Cię zarzucał cytatami. Jedno wiem napewno, jeżeli na Twoich wyklejonych karteczkach jest bałagan, guzik z nich widać. jeżeli fakty napisane są raz małymi, raz wielkimi literami, raz czasownikiem, raz rzeczownikiem, czasem jako czynność, a czasem jako fakt – guzik z nich widać. jeżeli karteczki są w nieładzie, różnorako rozmieszczone, raz wyżej, raz niżej bez żadnej konsekwencji, również nie widać nic, czyli guzik. Sam nie wiem jak to działa, po prostu guzik i tyle.

Pliz nie zaczynajmy rozmowy o „twórczym bałaganie”. Bywa, iż ktoś wyciąga ten lub podobny artykuł i stara się uzasadnić swoją nieumiejętność do wprowadzania porządku, bo przecież: „Inteligentni ludzie są bałaganiarzami”. Niestety już w pierwszym zdaniu nasz rozmówca potyka się o własne sznurówki, gdyż artykuł stwierdza, iż „jeśli jesteś inteligenty, to jesteś bałaganiarzem”. Nie stwierdza natomiast przeciwnie, iż „jeśli jesteś bałaganiarzem, to jesteś inteligentny”. Skoro więc nasz rozmówca ma bałagan w okół siebie, to jest bałaganiarzem i to wszystko. Złośliwi dodali by jeszcze, iż skoro nie ogarnia, w jaki sposób odwraca się implikację, to raczej nie jest inteligentny

Gdy nie wiesz co robić…

Gdy nie wiesz, co robić – porządkuj. Piszę to całkowicie serio. Porządkowanie – czyli wykonywanie czynności wymienionych parę akapitów wyżej – pomaga wydobyć do karteczek dodatkową treść. Spójrz jeszcze raz na obrazek powyżej. Zauważ, iż porządkowanie pomaga dostrzec powtarzalność i strukturę wśród karteczek. Już samo nazwanie jakiegoś fragmentu wyklejanki podprocesem i nadanie mu nazwy, sprawia, iż zaczynasz się zastanawiać, czy aby na pewno masz dobrze określne początek i koniec podprocesu oraz w jaki sposób łączy się on z innymi podprocesami.

Porządkuj pomiędzy sesjami z klientem. W tracie warsztatu nie zawsze jest czas, aby zrobić wszystko pięknie i równiutko. Z tego powodu gorąco polecam porządkowanie karteczkowych wyklejanek pomiędzy sesjami z klientem.

Uwaga! Pamiętaj, iż to ma być porządkowanie, a nie przemodelowanie karteczek. jeżeli zagalopujesz się z porządkowaniem uczestnicy warsztatu będą zagubieni i nie zrozumieją co się wydarzyło.

Powstaje zatem pytanie: skąd wiadomo ile porządku należy wprowadzić? Ile to jest wystarczająco? Zasada jest dość prosta: porządkowanie, to jest wprowadzanie czegoś, co pojawiło się w trakcie warsztatu, ale nie wystarczyło czasu, żeby to zwizualizować. Na przykład jeden z uczestników powiedział – Zobaczcie, tu jest pięć podprocesów. W takim wypadku porządkowanie będzie oznaczać, iż oddzielisz graficznie te podprocesy od siebie i być może zaproponujesz dla nich nazwy, które potem należy oczywiście skonsultować z uczestnikami. Porządkowanie to również dodanie własnych hotspots.

Porządkowanie nie zmienia znaczenia informacji zawartych na karteczkach, ale sprawia, iż znane informacje – te, o których rozmawiamy w trakcie warsztatu – stają się bardziej widoczne i dostępne dla uczestników. Zmiany, które ingerują w znaczenie informacji zawartych na karteczkach, to już nie porządkowanie, ale przemodelowanie. Przemodelowanie powinno być wykonywane razem grupą warsztatową.

Czasem w trakcie samotnego porządkowania karteczkowego modelu przyjdzie Ci do głowy jakiś świetny pomysł, który wykracza poza zwyczajne porządki. Wtedy – „na boku” – przemodeluj fragment wyklejanki, a na najbliższej sesji skonsultuj swój pomysł z uczestnikami. jeżeli uznacie, iż to wnosi dodatkową wartość – idź dalej. jeżeli nie, wyrzuć do kosza. Łatwiej wyrzucić karteczki, niż wdrożony kod.

Pierwsza synchronizacja

W wracając do flow warsztatu, o którym rozmawiamy – jesteśmy w momencie, gdzie każdy z uczestników wygenerował własny zestaw faktów związany z tym, „jak działa ten biznes”. Trwało to jakieś dziesięć minut. Kolejne polecenie dla grupy brzmi: Wklejcie swoje fakty wszyscy w jednym miejscu. Od razu się konsultujcie i fakty, które dotyczą podobnych rzeczy zgrupujcie obok siebie i odsuńcie nieco od innych grup. Być może będziecie dublować niektóre fakty, to nie szkodzi. jeżeli chcecie możecie od razu zdecydować, która z konkurencyjnych nazw dla faktu jest adekwatna. Uff, trochę długaśne, ale wierzę, iż wiesz, iż nie chodzi o wyklepanie tego tekstu na jednym wydechu. To po prostu informacje, które należy przekazać, żeby uczestnicy wiedzieli, co mają zrobić.

Efekt prawdopodobnie będzie taki, jak poniżej:

Na rysunku zaznaczyłem to, iż uczestnicy zgrupowali karteczki. Te grupy nazywamy poddomenami. Dziwna nazwa? Wiele wyjaśnia obserwowanie, w jaki sposób uczestnicy wyklejają swoje karteczki. Niektórzy będą przyklejać tylko w obrębie jednej grupy, inni większość karteczek przykleją w jednej z grup oraz kilka w innych grupach. Niektórzy uczestnicy będą przemieszczać się między grupami pełniąc rolę rolę jakby…hmmm…nośników informacji biznesowej.

To, gdzie uczestnicy przyklejają karteczki oraz to z kim rozmawiają pokazuje, w jakich konfiguracjach współpracują na codzień i na czym się znają. Cały obszar biznesowy, który przerabiamy na warsztacie nazywany jest domeną, poddomena to jakaś część domeny.

Wyróżnienie poddomen jest pomocne, ponieważ – jak wspomniałem w wywodzie na temat porządkowania – nadaje kształt oraz strukturę ogólnemu stwierdzeniu w stylu „no, my tu sprzedajemy AGD”. Poddomeny pozwalają zobaczyć z jakich części składa się owo „sprzedawanie AGD”. Przede wszystkim jednak pomagają wybrać którąś z nich do bardziej szczegółowej rozkminy.

W następnym odcinku podrzucę parę porad na temat tego, jak uniknąć pułapek przy układaniu faktów na osi czasu.