Przygotowania do pierwszej prezentacji

Z poprzedniego wpisu wiemy już dlaczego warto zainteresować się tworzeniem prezentacji. Dzisiaj zebrałem trochę porad jak przygotować się do pierwszego wystąpienia. Będzie między innymi o tym jak:

• wybrać temat prezentacj,
• zbierać materiały,
• przygotować slajdy,
• ćwiczyć mówienie prezentacji.

Jak wybrać temat?

Odpowiedź jest prosta – na początek wybierz coś na czym dobrze się znasz, co uważasz za interesujące i wartościowe, co chcesz rozpropagować. Po pierwsze jest wtedy duża szansa, iż temat będzie wtedy interesujący dla osób zajmujących się podobnymi problemami. Po drugie – będziesz mieć większe przekonanie, iż sobie poradzisz. Łatwiej będzie Ci mówić choćby jeżeli w stresie związanym z wystąpieniem zgubisz wątek. Nie będziesz się też bać, iż dostaniesz jakieś trudne pytanie po prezentacji. Poza tym po prostu mówienie na tematy w których się pewnie czujemy i którymi się ekscytujemy po prostu naturalnie wychodzi lepiej.

Moim pierwszym tematem było Test Driven Development. Miałem już kilka lat doświadczenia z jego stosowaniem w embedded i chciałem pokazać TDD w ustrukturyzowany sposób dla kolegów z pracy. Wcześniej próbowałem przekonać do wprowadzenia TDD w swoim projekcie, ale w codziennych rozmowach nie dało się dobrze przedstawić tematu osobom, które nie miały wcześniej do czynienia z testami jednostkowymi.

Już wybierając temat powinniśmy mieć ogólną wizję co chcemy przekazać. Prezentacja techniczna jest kombinacją faktów i opinii. Z jednej strony przedstawiamy więc teorię związaną z omawianym zagadnieniem, rozwiązania konkretnych problemów, kod czy statystyki pozwalające ocenić użyteczność naszego podejścia. Z drugiej strony jednak ludzie przychodzą też po subiektywne informacje np. czy naszym zdaniem takie podejście jest lepsze niż inne, jakie widzimy możliwości dalszych usprawnień, co byśmy zmienili z perspektywy czasu. Czasem granica między faktami a opiniami jest dosyć płynna.

Ja na przykład na początku dużo pewniej się czułem prezentując fakty niż opinie. Z tej prostej przyczyny, iż z faktami się nie dyskutuje Dlatego skupiałem się na elementach, które sam dobrze sprawdziłem i dla których znalazłem potwierdzenie z innych źródeł. Jednak to jest indywidualna sprawa i Ty możesz mieć inaczej. Poza tym wiele tematów jest na tyle nowych, iż nie mają jeszcze wypracowanej teorii. Opinie mogą też być kontrowersyjne albo wręcz prowokacyjne. Emocje z nimi związane można wykorzystać do wzbudzenia ciekawości w słuchaczach, jednak na pierwszą prezentację lepiej chyba sobie coś takiego odpuścić. W każdym razie warto zastanowić się, czy wolimy mówić o faktach czy o opiniach i jak je zbalansować w prezentacji.

Jak zbierać materiały?

Zanim jeszcze przejdziemy do projektowania slajdów i myślenia nad konkretnymi zdaniami, które chcielibyśmy powiedzieć, najpierw warto zgromadzić solidną bazę materiałów. Ja do tego wykorzystuję dwie rzeczy:

• Notatki odręczne na kartce.
• Listę linków, haseł do rozwinięcia itp. w Trello.

Dla mnie zwykła kartka i ołówek to najlepsze narzędzie do zrobienia pierwszego memory dumpa. Zaczynam zwykle od mapy myśli, czyli zapisania głównego hasła gdzieś na środku kartki i dopisywania różnych myśli jako kolejne odnogi, odnogi tych odnóg itd. W trakcie tego procesu nie skupiam się na zgłębianiu każdego pomysłu tylko po prostu na ich spisaniu. Najczęściej w miarę pisania pojawiają się nowe, z których wcześniej nie zdawałem sobie sprawy. Bardzo ważne dla mnie jest tutaj używanie kartki. Istnieje wiele programów do tworzenia cyfrowych map myśli, ale moim zdaniem siedząc przed komputerem zabijamy swoją kreatywność. Potem na kolejnych kartkach rozwijam hasła z mapy myśli. Czasem też przychodzą od razu pomysły jak coś przedstawić na slajdzie albo jakimi przykładami się podeprzeć.

Lista Trello z kolei służy mi do szybkiego zapisywania rzeczy na które trafiam przypadkiem i które mogę potem wykorzystać do prezentacji. Na przykład jakieś artykuły, filmy na youtube, cytaty czy obrazki. Warto też spisywać jakieś konkretne przypadki w codziennej pracy mogące posłużyć za przykłady.

Przy takim zbieraniu materiałów i klarowaniu koncepcji nie ma co się spieszyć. Zwykle tak to bywa z pomysłami, iż na początku wydają nam się najlepsze na świecie i wpadamy w euforię. Dobrze wykorzystać tą energię do początkowego spisania koncepcji, ale dobry pomysł powinien też przetrwać próbę czasu. Dlatego nie ma w tym nic złego, o ile pod wpływem codziennych obowiązków prace nad prezentacją ustaną. Możemy sobie pomyśleć, iż coś jest nie tak, w końcu wszyscy mówią, iż trzeba cisnąć, trzeba jak najszybciej dążyć do celu. Nie ma opierdalania się! Błąd – nic nie trzeba. Jak pomysł się odleży i po czasie dalej wyda nam się tak samo dobry, jak nie stracimy entuzjazmu – wtedy wiemy, iż faktycznie warto się nim dalej zajmować.

Jak przygotować treść prezentacji?

Po zrobieniu takiego memory dumpa i budowaniu bazy wiedzy powinniśmy mieć całkiem sporo materiałów. Możemy dojść do wniosku, iż nie jesteśmy w stanie wszystkiego zmieścić i musimy z części zrezygnować. W takiej sytuacji musimy wybrać odpowiednie priorytety. Pomagają w tym proste pytania:

• Jakie jest główne przesłanie z którym chcemy zostawić słuchacza?
• Czy ta informacja nas do tego przesłania przybliża?

Dzięki takiemu filtrowi możemy gwałtownie zidentyfikować części, które na pewno muszą się znaleźć w prezentacji. Mając ten rdzeń możemy ją rozbudowywać o dodatkowe przykłady, wątki poboczne, czy jakieś śmieszne przerywniki.

Najważniejsza sprawa to oczywiście zapewnienie, żeby prezentacja była wartościowa merytorycznie. Nie trzeba się skupiać na ładnych slajdach, czy humorze. To tylko dodatki. o ile treść będzie interesująca to forma nie będzie przeszkadzać. Poza tym o ile będziesz z tym samym tematem występować później na innych wydarzeniach – zawsze możesz wyciągnąć wnioski i wprowadzić poprawki. Łatwiej jest szlifować detale niż zmieniać treść.

Próby i poprawki

Dlatego nie ma sensu nadmiernie skupiać się na slajdach. Pierwszą wersję slajdów po prostu zrób, żeby były i jak najszybciej skup się na próbach. Na początku trzeba się przełamać – choćby podczas prób możemy czuć się dziwnie, zacinać się, tracić wątek. Mi na przykład podczas pierwszych prób największe trudności sprawiał pierwszy slajd, gdzie czekały mnie tak wielkie trudności jak powiedzenie jak się nazywam i o czym będzie prezentacja. Potem jak doszedłem do szczegółów technicznych to już łapałem flow i szło łatwiej. Wydawało mi się to śmieszne, ale podobno jest to częsta przypadłość. Dlatego różni trenerzy wystąpień publicznych nieraz radzą wykucie na pamięć pierwszych kilku zdań, żeby mówić je na autopilocie.

Przemyśl sobie co dokładnie chcesz powiedzieć na każdym slajdzie – możesz to notować na kartce, albo w adnotacjach. Nie ucz się oczywiście wszystkiego na pamięć. Wystarczy, iż z grubsza wiesz co chcesz powiedzieć. Pomyśl też o kolejności zdań, odmianie słów. To jest szczególnie ważne jeżeli mówisz po angielsku, gdzie możesz nie mieć takiej lekkości jak w ojczystym języku, żeby zawsze wybrnąć. Warto też przemyśleć dokładniej dobór słów, kiedy robisz puenty, nawiązania czy żarty. Zadbasz w ten sposób, aby miały odpowiedni wydźwięk i ich nie spalisz. Tak samo możesz pomyśleć o momentach przejścia pomiędzy slajdami.

Podczas pierwszych prób warto mieć w pobliżu kartkę i na bieżąco przerywać mówienie i notować swoje spostrzeżenia np. co zmienić na slajdzie, co dodać, zamienić, jak coś lepiej powiedzieć, co sprawia problemy.

Warto też podczas jednej z pierwszych prób powiedzieć cały wstępnie przygotowany materiał, żeby z grubsza wiedzieć ile czasu potrzebujemy. Dzięki temu możemy od razu podjąć decyzje co powinniśmy wywalić, a co jesteśmy w stanie powiedzieć bardziej zwięźle. To dobrze, jeżeli mamy więcej materiału niż będziemy w stanie powiedzieć. Możemy sobie wtedy przygotować kilka opcjonalnych informacji, czy anegdotek, które dodamy jeżeli wyrobimy się szybciej. Podczas wystąpienia w stresie często mówimy szybciej niż podczas prób, zdarza się też, iż o czymś zapomnimy wspomnieć. Dlatego takie rezerwowe treści zawsze mogą się przydać.

Slajdy

Tak jak mówiłem wcześniej – slajdy nie muszą być dziełem sztuki. Wystarczy, iż są czytelne i pomagają w zrozumieniu prezentacji. Dlatego nie ma sensu poświęcać na nie zbyt wiele czasu. Jednak jest kilka rzeczy o których powinniśmy pamiętać.

Przede wszystkim – nie umieszczamy na slajdach ścian tekstu. Zamiast tego lepiej dawać obrazki albo krótkie hasła opisujące dany temat, a przygotowaną treść po prostu opowiedzieć własnymi słowami. o ile damy tekst na slajdzie, ludzie będą czytać zamiast nas słuchać, albo się wyłączą.

Po drugie – slajdy muszą być czytelne. Będą oglądane z daleka i wyświetlane na rzutnikach, które mogą zmniejszać rozdzielczość i zniekształcać kolory. Dlatego powinniśmy używać dużej czcionki i kontrastowych kolorów.

Przykłady kodu powinny prezentować tylko to co najważniejsze, bez nieistotnych fragmentów. o ile chcemy pokazać cały projekt, który można skompilować, możemy po prostu odesłać do GitHuba.

Jaki jest cel Twojej pierwszej prezentacji?

Przystępując do tworzenia pierwszej prezentacji wyznacz sobie cel, który jesteś w stanie zrealizować. Pewnie nie będziesz od początku gwiazdą rocka i nie porwiesz tłumów. Lepiej się nastaw na coś bardziej realistycznego. Całkiem dobrym celem jest po prostu przetrwać – poradzić sobie ze stresem, powiedzieć to co się zaplanowało, zmieścić się w czasie, nie zaciąć się. Takie cele mogą wydawać się proste, ale nie są. Zawsze może wyjść coś niespodziewanego. A jeżeli je zrealizujesz – dowiesz się czegoś ważnego o sobie. Wiesz już, iż nie spanikujesz pod presją. Nabierzesz do siebie zaufania na przyszłość. Oswoisz się z sytuacją. Teraz możesz wprowadzać poprawki, ćwiczyć swój warsztat i wyznaczać sobie kolejne cele.

To ważne, żeby Twoje cele zależały tylko od Ciebie i żebyś był w stanie jasno ocenić, czy udało się je zrealizować. Dzięki temu po prostu będziesz wiedzieć, czy się udało czy nie. Na pewno nie uzależniać swojej oceny prezentacji od wyników ankiety z ocenami uczestników, albo od tego czy się podobało. o ile będziesz bazować tylko na cudzych opiniach tak naprawdę niczego się nie dowiesz.

Gdzie wystąpić z pierwszą prezentacją?

Jeżeli mamy zamiar wystąpić pierwszy raz, nie ma sensu od razu porywać się na jakąś konferencję. Lepiej najpierw oswoić się w bardziej kameralnym otoczeniu. Ja na przykład pierwsze prezentacje mówiłem u siebie w pracy. To dobre miejsce na start, bo słuchacze będą nas znać i powinno być łatwiej. Inne dobre miejsca to lokalne meetupy. W większych miastach jest całkiem sporo tego typu wydarzeń. Możesz je wyszukiwać np. na meetup.com.

To tyle na dzisiaj. Powodzenia z pierwszą prezentacją!