Sekretne techniki nadawania priorytetów w IT

Czy wiesz, iż istnieją sekretne techniki nadawania priorytetów w IT? Jakie znasz techniki konwencjonalne? Proszę bardzo – jedziemy za pamięci: MoSCoW, Pilne/Ważne, Wysiłek/Koszt, Wartość/Koszt, RICE (*Reach – Impact – Confidence – Effort*), WSJF (*Weighted Shortest Job First*), coś jeszcze?

To są znane i stosowane metody. Czy działają?…hmmm…raz tak raz nie, ponieważ w bardzo wielu przypadkach okazuje się, iż *priorytety, priorytetami, ale moje musi być zrobione*. Z tego powodu w wykształciły się sekretne techniki nadawania priorytetów w IT.

Te techniki używane są często, ale nikt o tym nie mówi, nikt nie uczy ich w książkach ani na konferencjach, gdyż są to techniki typu *ninja*! Tu należy Ci się małe wyjaśnienie: gdy w braży IT ktoś chce powiedzieć, iż ma absolutnie genialną umiejętność w czymkolwiek, dodaje sobie przyrostek *ninja*. I tak w social mediach i na konferencjach możemy spotkać *JS-ninja, Java-ninja, scrum-ninja* i tak dalej. Niby OK, bo jak ktoś się przedstawia, to nie moja sprawa, jednak warto przypomnieć siebie, kim byli *ninja*. Otóż, *ninja* vel *shinobi* w feudalnej Japonii byli płatnymi szpiegami, złodziejami i mordercami, więc ja nie jestem pewien, czy to honor dla inżynierki czy inżyniera określać się jako *ninja*

Przeczytaj mój wcześniejszy artykuł o różnym pojmowaniu priorytetów przez Biznes i przez IT oraz ten, gdzie analizuję: szybko, tanio czy dobrze.

Ostatecznie zakazane techniki *ninja* istnieją i ostrzegam, iż chociaż są skuteczne, to przeważnie nie kreują zbyt dobrej relacji z klientem. jeżeli po tylu ostrzeżeniach wciąż jesteś zainteresowany/a, proszę o to one:

Technika czwartego maila

W dużych organizacjach jest tyle do roboty, iż choćby gdy nic nie ma do roboty, to i tak jest coś do roboty. Z tego powodu spec IT, który chce zweryfikować priorytety swojego klienta, odpowiada dopiero na czwartego lub jeszcze kolejnego maila od niego. Założenie jest takie, iż jeżeli ktoś wielokrotnie i często przypomina o wykonaniu jakiejś funkcjonalności, to oznacza, iż musi to być coś naprawdę ważnego.

Technika bełkotu

– *Niestety nie działa, nie sprawdziłem logów, bo war mi się nie chciał zdeplojować.*

W tej technice IT-ninja liczy, iż wystraszy klienta (zwłaszcza nietechnicznego) potokiem niezrozumiałego technicznego bełkotu. jeżeli klient nie jest wystarczająco zdeterminowany, przestanie zgłaszać swoje zapotrzebowanie do IT. Z punktu widzenia IT zatem, priorytet zlecenia obniżył się.

Technika mamy i taty

Gdy klient nie może dogadać się z IT (albo odwrotnie) co do priorytetów idą wtedy na skargę do mamy i taty. W dorosłym świecie nazywa się to eskalacją. Eskalacje mają dokładnie tę samą strukturę, co skarżenie do mamy i taty. Ot, dwoje ludzi nie może się dogadać, więc proszą mamę, tatę albo panią w przedszkolu o rozwiązanie problemu. Oczywiście rolę mamy albo taty odgrywa przełożony, który ostatecznie rozstrzyga o priorytetach prac. Pewnie już się domyślasz, iż sekretne techniki nadawania priorytetów nie powstały z myślą o tworzeniu dobrej atmosfery współpracy…

Technika szczegółowych pytań

Alternatywą do zarzucania klienta technicznym bełkotem jest zadawanie całej masy szczegółowych pytań. Rekordziści jednorazowo wysyłali do klienta po sto pytań doprecyzowujących. Żebyśmy się dobrze zrozumieli, pytania doprecyzowujące są ważne i odpowiednim momencie trzeba je zdać. Jednak zarzucenie klienta całą masą szczegółowych pytań odsuwa moment rozpoczęcia prac na zleceniem, gdyż po prostu trzeba się nad nimi zastanowić. A skoro teraz nie trzeba wykonywać tej pracy, to znaczy, iż ma ona niski priorytet.

Technika mendeja

Rzeczywistość na styku biznesu i IT wygląda tak:

– *Cześć, trzeba zrobić YXZ ile to zajmie? Daj znać w ciągu godziny!*

– *Pińcet!*

Jeś pracujesz w organizacji jako inżynier i męczy Cię ciągłe dopytywanie ile zajmie Ci dana praca, to wiedz, iż ogromna liczba pytań o tzw. wycenę, choćby do Ciebie nie dochodzi. Ogarnia to Twój manager albo manager Twojego managera, albo biznes ogarnia sam.

Wszyscy wiedzą, iż aby coś porządnie oszacować, to najpierw trzeba sprawę przemyśleć, zdekomponować i jeszcze raz przemyśleć. Pierwsza linia biznesowa, w szale sprzedażowym nie chce czekać, ich klienci nie chcą czekać, chcą wyceny „na już”. W takiej sytuacji sprytne IT, jeżeli chce obniżyć priorytet zlecenia daje absurdalnie wysoką wycenę prac.

Technika znikających systemów

Ostatniej techniki nauczył mnie pewien manager, którego zespół utrzymywał kilkadziesiąt małych systemów. Manager wiedział, iż takie rozdrobnienie nie jest zdrowe ani dla zespołu ani dla organizacji i starał się sprawę uporządkować. Jednak za każdym razem pytał swoich klientów, czy dany system jest ważny, zawsze tę samą odpowiedź, iż „jak najbardziej, ten system jest bardzo ważny”.

Pewnego dnia sprytny manager kazał wyłączyć wszystkie systemy i systemiki, a potem czekał. Czekał godzinę, godzinę trzydzieści, aż w końcu zaczęli się do niego zgłaszać zaniepokojeni klienci z problemem, iż systemy nie działają. Manager oczywiście polecił przywrócić systemy, o które dopytywali użytkownicy. Jednak po część systemów nikt nigdy się nie zgłosił i w ten sposób otrzymały one bardzo niski priorytet.

Końcowa przestroga

Jeszcze raz przypomnę. Sekretne techniki nadawania priorytetów robią „kwas” między klientem a IT, nie budują dobrej relacji między nimi. Z drugiej strony są wykorzystywane na tyle często, iż pomyślałem, iż będzie wartościowe Ci je przedstawić. W kolejnym newsletterze napiszę Ci do o porządnych metodach nadawania priorytetów. Takich, które naprawdę działają, a nie wyłącznie mają ładną nazwę

Nawet tak szalone techniki nadawani priorytetów jak te, które opisałem działają w czasach względniej stabilności. jeżeli chcesz dowiedzieć się, co działa gdy wokół Ciebie pojawił się chaos, przeczytaj artykuł Czas chaosu.