Systemy rekrutacyjne stają się standardowym narzędziem każdego rekrutera. Pozwalają na oszczędność czasu i lepsze zrozumienie projektów rekrutacyjnych.
Przeczytaj porównanie 5 programów do rekrutacji i wybierz swój system ATS.
TL;DR:
- na naszym przykładzie: 49 zł zainwestowane w system rekrutacyjny daje Ci 1970 zł wartości miesięcznie,
- system ATS wspiera proces rekrutacji i pomaga w codziennej pracy zespołu HR, oszczędzając czas i poprawiając candidate experience,
- dowiedz się więcej o polskich systemach ATS.
Czym jest system rekrutacyjny?
System rekrutacyjny to narzędzie, które wspiera publikację ogłoszeń rekrutacyjnych, selekcję kandydatów oraz inne kwestie związane z prowadzeniem procesów rekrutacyjnych.
Możesz spotkać się też z takimi pojęciami, jak system ATS (applicant tracking system, system śledzenia aplikacji), program do rekrutacji, czy rekrutacyjny CRM (candidate relationship management, system do zarządzania relacjami z kandydatami).
Dlaczego potrzebujesz systemu rekrutacyjnego?
Systemy rekrutacyjne usprawniają codzienną pracę rekruterów – w końcu odpowiadają precyzyjnie na potrzeby i wyzwania pojawiające się przy prowadzeniu projektów rekrutacyjnych. choćby sam fakt, iż masz wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, a nie w arkuszach kalkulacyjnych, kalendarzu, mailu, narzędziu do zadań i notatkach już korzystnie wpływa na Twoją codzienną pracę.
Można prowadzić proces rekrutacji bez dedykowanego narzędzia, posiłkując się excelem czy choćby notatnikiem. Ograniczasz jednak możliwości, ponieważ te narzędzia pozwalają tylko na zarządzanie danymi kandydatów wewnątrz organizacji. Takie opcje jak generowanie ogłoszenia i formularza rekrutacyjnego albo korespondencja z kandydatami pozostają poza ich zasięgiem. Pochłania to też więcej czasu i zwiększa ryzyko błędów – to jest Twój zysk z inwestycji w system rekrutacyjny.
Policzyliśmy minimalny zwrot z inwestycji w system ATS na przykładzie TRAFFIT:
- koszt planu Lite to 49 zł/miesiąc przy płatności miesięcznej (bez zobowiązań, długoterminowych umów etc),
- średnie godzinowe wynagrodzenie rekrutera/HRowca to 85 zł,
- średni koszt pozyskania nowej aplikacji to 110 zł,
- korzystanie z TRAFFIT oszczędza naszym klientom przynajmniej 10 godzin tygodniowo i przynosi min. 10 dodatkowych kandydatów na każdy proces rekrutacyjny.
Podsumujmy to: 49 zł daje Ci min. 1970 zł wartości – co miesiąc.
Opublikowaliśmy to wyliczenie na LinkedIn – jeżeli chcesz poczytać co nasi klienci o tym myślą, zerknij do komentarzy
Jak to osiągniesz?
Przyciągnij odpowiednich kandydatów i szybciej zamknij proces
Pierwsze wrażenie jest kluczowe. System rekrutacyjny daje Ci narzędzia i pozwala mieć dużo większy wpływ na to, jak potencjalny kandydat odbierze Twoją firmę.
Co dokładnie możesz zrobić?
- przygotować atrakcyjne ogłoszenie o pracę w formie linków do udostępnienia – czytelny opis stanowiska, zawierający najważniejsze informacje, spójny z Twoją marką,
- opublikować ogłoszenie w miejscach, gdzie jest Twoja grupa docelowa, albo dotrzeć do kandydatów dzięki LinkedIn,
- krótki i przejrzysty formularz aplikacyjny – bez podawania niepotrzebnych danych czy informacji, które i tak dostajesz w CV – albo w ogóle zastępujący CV,
- odpowiadać na najważniejsze wątpliwości kandydatów – np. potwierdzając automatyczną wiadomością po wysłaniu aplikacji, iż masz już ją w systemie ATS.
To wszystko może mieć miejsce jeszcze zanim otworzysz konkretną aplikację. Doświadczenie kandydata buduje się od samego początku!
Ustalony proces, automatyzacja komunikacji z kandydatami i hiring managerami, oraz planer do ustalania terminów rozmów kwalifikacyjnych skróci czas, który musisz poświęcać na sprawy organizacyjne, i pomoże Ci szybciej zamykać procesy.
Zoptymalizuj swoje procesy rekrutacyjne
Wdrożenie systemu rekrutacyjnego pomaga w pilnowaniu Twoich procesów. Na krótką metę: wiesz, co się wydarzyło w każdym z nich, oraz unikasz sytuacji, iż któryś kandydat się zawieruszył. Na dłuższą: widzisz, gdzie są słabsze punkty Twoich działań, oraz masz narzędzia, żeby je poprawić.
W systemie do rekrutacji masz podgląd na wszystkich kandydatów biorących udział w danej rekrutacji. Wiesz, ile osób masz na danym etapie, i możesz ocenić szanse znalezienia adekwatnego specjalisty.
Opcje automatyzacji to oszczędność czasu – od takich czynności jak wpisywanie podobnych wiadomości manualnie przez przenoszenie danych między systemami po sprawdzanie, czy ktoś czeka na wiadomość od Ciebie.
Zbuduj własną bazę kandydatów
W sprzedaży i marketingu łatwo popaść w pułapkę konieczności docierania z produktem/usługą stale do nowych osób, zapominając o tych, którzy już nas znają. Balans jest tutaj kluczem.
W rekrutacji “sprzedajesz” swoją ofertę pracy. Nie musisz za każdym razem budować swojej bazy kandydatów od nowa. Oprogramowanie do rekrutacji pomaga Ci utrzymać kontakt z ludźmi, którzy już wcześniej chcieli pracować w Twojej firmie. Zanim rzucisz się w wir sourcingu i postowania na job boardach, warto dać im znać o nowej rekrutacji – może będą chcieli spróbować jeszcze raz albo mogą komuś ją polecić?
System ATS pokaże Ci też, czy ktoś aplikuje ponownie do Twojej firmy. Daje to szerszy kontekst i obrazuje relację, jaką już masz z danym kandydatem.
Jeśli dodatkowo masz te kontakty u siebie w systemie, a nie np. na zewnętrznych portalach pracy, nie tracisz do nich dostępu z końcem wykupionego ogłoszenia. Uporządkowana baza kandydatów pozwala Ci ocenić skuteczność różnych źródeł.
Poza tym, nie musisz martwić się o zgodność z zasadami RODO. Systemy rekrutacyjne obsługują zgody na przechowywanie danych i zarządzają nimi zgodnie z prawem. jeżeli zbliża się moment wygaśnięcia zgody danego kandydata, możesz zapytać o zgodę na przedłużenie tego okresu.
Obserwuj co się sprawdza
Wreszcie: system do rekrutacji poważnie ułatwia Ci analizę danych. Możesz skorzystać z wbudowanych raportów, które pokazują najważniejsze wyniki. Oszczędza Ci to przygotowywania danych, uzupełniania raportów i szukania sposobu, żeby łatwo je porównywać historycznie.
Jeśli chcesz wejść głębiej w ten, niektóre systemy ATS pozwalają na przesyłanie danych do Excela albo specjalistycznych narzędzi do analityki. Możesz też korzystać z indywidualnych raportów od dostawców systemu.
P.S. Przygotowałam (z pomocą super specjalistów!) ebooka na temat analityki w rekrutacji. Znajdziesz go tutaj!
Jak system do rekrutacji wspiera Twój zespół?
Zorganizowanie procesów rekrutacyjnych
Wszyscy pracujecie według wspólnych reguł. Wiesz, jak wyglądają Wasze procesy, i możesz śledzić wprowadzane zmiany. Pomaga to w rozwinięciu projektów rekrutacyjnych na przyszłość.
W takiej sytuacji łatwiej też zadbać o równy poziom candidate experience. Będziesz w stanie pokazać efekty podążania za dobrymi praktykami, co trafi do Twojego zespołu – albo przełożonych.
Ochrona danych osobowych kandydatów
Dbasz o bezpieczeństwo danych kandydatów. Dane kandydatów są zabezpieczone i przechowywane na serwerach zgodnie ze standardami bezpieczeństwa, a Ty masz kontrolę nad tym, jacy użytkownicy mają do nich dostęp.
Masz też do dyspozycji system zbierania i zarządzania zgodami na przetwarzanie danych. Wiesz, który kandydat wyraził zgodę na kontakt w celu przyszłych rekrutacji, i możesz prosić o zgodę na przedłużenie okresu przetwarzania danych. To wszystko w łatwo dostępnej formie, bez manualnego sprawdzania statusu każdego kandydata.
Jak wybrać najlepszy system ATS dla Twojej organizacji?
Za co odpowiadasz w firmie?
Opcje, które powinny się znaleźć w Twoim idealnym systemie do rekrutacji zależą także od zakresu Twoich obowiązków i innych narzędzi, z których korzystasz w pracy. Integracja systemu ATS z rozwiązaniami skupionymi na Twoich pracownikach pozwala usprawnić proces onboardingu, przekazując informacje o zatrudnionym kandydacie.
Co chcesz wiedzieć przed zakupem systemu do rekrutacji?
Wdrożenie tak ważnego narzędzia jak system do rekrutacji lub zmiana dotychczasowego rozwiązania na inne jest dużą decyzją. Zastanów się, czy wystarczy Ci prezentacja od sprzedawcy, czy może wolisz przeklikać się przez dostępne opcje razem z zespołem i mieć kilka dni na testy systemu.
Porównanie narzędzi
Zebrałam w tej sekcji informacje na temat pięciu polskich rozwiązań rekrutacyjnych, bazując na ich stronach internetowych. Przejrzyj to podsumowanie i sprawdź systemy, które najbardziej Cię zainteresowały.
TRAFFIT
TRAFFIT kierujemy głównie do wewnętrznych zespołów HR firm z branży technologicznej (startupów czy software house). Mimo to, nasi klienci-freelancerzy czy agencje też są zadowoleni z naszych rozwiązań
TRAFFIT – funkcje
W naszym systemie rekrutacyjnym zawarliśmy narzędzia do łatwego zarządzania bazą kandydatów. Ułatwiamy wyszukiwanie kandydatów – możesz ich grupować wykorzystując tagi lub grupy talentów.
Jedną z kluczowych funkcji jest łatwe tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych. W momencie dodawania ich do systemu ATS możesz też opublikować od razu na kilku portalach. Dowiesz się też, które ogłoszenie rekrutacyjne sprawdziło się najlepiej dzięki analizie źródeł kandydatów.
Sprawdzamy się też w międzynarodowych zespołach. Przygotowaliśmy kilkanaście wersji językowych – każdy może wybrać ten język, w którym się najlepiej czuje.
Sprawdź wszystkie funkcje systemu rekrutacyjnego TRAFFIT.
TRAFFIT – najciekawsze cechy
Dajemy możliwość personalizacji procesu rekrutacji – możesz edytować samodzielnie wiele elementów, bez angażowania Twojego działu IT lub naszego zespołu. Stwórz swoje własne formularze rekrutacyjne, szablony wiadomości i struktury procesów rekrutacyjnych.
Nasi klienci (jak np. Tigers) doceniają też opcje automatyzacji. Oszczędzają tak swój czas i minimalizują ryzyko ludzkich pomyłek. Możesz nie tylko wysyłać automatyczne wiadomości do kandydatów po przejściu na kolejne etapy, ale też importować treść ich CV dzięki parsera.
Wspieramy też pracę na wielu zewnętrznych narzędziach dzięki integracji z Zapierem. Na naszym przykładzie: łączymy system rekrutacji z GetResponse, gdzie tworzymy newsletter dla kandydatów z naszej bazy kandydatów.
Dostajesz też pełne wsparcie – jesteśmy tutaj, by pomóc Ci wyciągnąć jak najwięcej z naszego narzędzia.
[excerpts from case studies type “Want to know what our clients say about us?]
A to wszystko w bardzo przyjaznej cenie!
TRAFFIT – cena
Możesz przetestować TRAFFIT za darmo przez 14 dni i zobaczyć, czy Ci odpowiada. Bez zobowiązań, bez podawania danych karty kredytowej, z wgranymi przykładowymi procesami rekrutacyjnymi jeżeli wolisz, żeby ktoś Cię oprowadził po systemie, umów się na prezentację.
W TRAFFIT masz do wyboru trzy plany. Lite kosztuje 49 zł miesięcznie za użytkownika i zawiera wszystko, co niezbędne w rekrutacji – pakiet 5 procesów, synchronizację skrzynki email, raporty, wsparcie na czacie i integrację z portalami pracy.
Pro to nasz najczęściej wybierany plan. Za użytkownika zapłacisz 249 zł miesięcznie i w tej cenie, poza opcjami dostępnymi w Lite, masz nielimitowaną liczbę procesów, konfigurowalne procesy rekrutacyjne, opiekuna konta i automatyczną komunikację z kandydatami.
Najbardziej kompleksowym planem jest Elite. Konto użytkownika kosztuje 349 zł miesięcznie i daje Ci dostęp do wszystkich funkcji systemu TRAFFIT, w tym dostępu do API oraz indywidualnych raportów.
W każdym planie możesz także skorzystać z huntoo – platformy do rekomendacji pracowników. W tym narzędziu Twoi pracownicy (oraz osoby spoza firmy, jeżeli chcesz) mogą generować linki do Twoich ogłoszeń i przesyłać je w swojej sieci kontaktów. Dzięki temu od razu wiesz, kto polecił danego kandydata, i zyskujesz bardziej dopasowane aplikacje.
Jeśli wybierzesz płatność roczną, oszczędzisz 20%!
DEMO CTA
HRLink
HRLink to kompleksowy system pod duże procesy rekrutacyjne.
HRLink – funkcje
Ten system rekrutacyjny składa się z trzech modułów. Poza narzędziami do rekrutacji, znajdziesz w nim moduł do outplacementu oraz onboardingu.
W module rekrutacyjnym znajdziesz funkcje pomagające w pozyskaniu kandydatów, takie jak możliwość publikacji ogłoszeń na wielu portalach lub moduł poleceń pracowniczych. Przeprowadzisz też proces selekcji, a na koniec możesz przeanalizować dane zebrane w raportach.
Moduł onboardingu pomaga zorganizować wdrożenie pracowników do organizacji. Zbierasz tam zadania, spotkania, które mają się odbyć, oraz najważniejsze dokumenty.
Moduł outplacementu wspiera managerów w przeprowadzaniu rozmów kończących współpracę z pracownikami. Mogą z niego korzystać też pracownicy – pomaga im przygotować się na poszukiwanie nowej pracy. Zawiera ćwiczenia oraz dostęp do ofert pracy.
HRLink – najciekawsze cechy
HRLink współpracuje aż z 40 portalami, gdzie możesz publikować swoje oferty pracy. Duża część z nich jest lokalna, co możesz wykorzystać, trafiając do kandydatów szukających pracy w konkretnym regionie.
HRLink – cena
HRLink oferuje dwa plany. Lite kosztuje 99 zł miesięcznie – w tej cenie jeden rekruter może prowadzić jeden projekt rekrutacyjny. jeżeli potrzebujesz więcej użytkowników i nielimitowaną liczbę projektów, plan Premium daje takie możliwości. Cena zaczyna się od 499 zł miesięcznie i rośnie w zależności od liczby użytkowników oraz dokupionych modułów dodatkowych.
Możesz zobaczyć system w akcji umawiając się na prezentację ze sprzedawcą – nie ma opcji utworzenia konta próbnego.
eRecruiter
eRecruiter to system rekrutacyjny zaprojektowany dla dużych zespołów.
eRecruiter – funkcje
Najciekawsze funkcje systemu eRecruiter skupiają się wokół współpracy zespołowej. Daje bardzo ustrukturyzowane sposoby współpracy z hiring managerami, co sprawdzi się w dużych organizacjach.
W ramach tych struktur znajdziesz powiadomienia o decyzjach managerów, opcję wysłania przypomnienia oraz panel dla hiring managerów, wyświetlający najważniejsze informacje o kandydacie.
eRecruiter – najciekawsze cechy
eRecruiter działa także jako aplikacja na urządzenia mobilne – z pozostałych narzędzi możesz korzystać logując się przez przeglądarkę w telefonie.
Ma też rozbudowane opcje integracji z innymi narzędziami, które możesz wykorzystać w procesie rekrutacyjnym. Przykładowo, sprawdzisz zadowolenie kandydatów korzystając z ankiet lub wprowadzisz elementy grywalizacji.
eRecruiter – cena
eRecruiter nie podaje ceny na stronie – poznasz ją dopiero po prezentacji. jeżeli skontaktujesz się bezpośrednio ze sprzedawcą, możesz poprosić o możliwość przetestowania systemu przez miesiąc.
elevato
elevato to system do rekrutacji skierowany głównie dla agencji rekrutacyjnych i dużych zespołów.
elevato – funkcje
W elevato możesz śledzić dokładnie aktywność rekruterów. Pomaga to nie tylko w zarządzaniu dużym zespołem, ale też w określaniu które działania przynoszą największy efekt – i co o tym decyduje.
Dostajesz też szeroki zakres opcji publikowania ogłoszeń. Dzięki temu możesz dotrzeć do kandydatów tam, gdzie szukają pracy. Szczególnie ważne jest to przy rekrutacji na stanowiska niższego szczebla.
elevato może się też pochwalić zaawansowanym modułem do współpracy z hiring managerami. W ich module mogą obejrzeć udostępnione aplikacje i z łatwością je oceniać.
elevato – najciekawsze cechy
Porównując z innymi rozwiązaniami, elevato wyróżnia się ułożonym procesem zgłaszania potrzeb rekrutacyjnych wewnątrz systemu. jeżeli współpracujesz z wieloma zespołami lub klientami, pomaga Ci to zebrać wszystkie niezbędne informacje i usprawnia przygotowanie procesu.
Ciekawie wygląda też wbudowane narzędzie do rozmów wideo, szczególnie jeżeli nie chcesz korzystać z zewnętrznych alternatyw.
elevato – cena
Cena systemu elevato zaczyna się od 99 zł za miesiąc (plan Lite). W takim planie możesz korzystać z jednego użytkownika i prowadzić jeden projekt rekrutacyjny.
Jeśli potrzebujesz więcej projektów, użytkowników oraz dostępu dla użytkowników biznesowych (jak np. Twój hiring manager), takie możliwości zapewnia plan Pro. Jego cena zależy od liczby kont dla rekruterów, a dokładne szczegóły poznasz na rozmowie z przedstawicielami systemu.
Żeby zobaczyć system w akcji, możesz umówić się na prezentację systemu – nie ma opcji założenia konta testowego.
Element
System ATS Element to ostatnie narzędzie na naszej liście. Wiele typów firm znajdzie tu coś dla siebie.
Element – funkcje
System Element pozwala na ustawienie klucza odpowiedzi w formularzu rekrutacyjnym i automatyczne ocenianie kandydatów na tej podstawie. Możesz też manualnie uzupełniać bazę kandydatów, dodając ich dane do systemu.
Jeśli współpracujesz dużo z innymi osobami w firmie lub klientami, skorzystasz z różnych typów dostępu dla użytkowników systemu. Pomaga Ci to zadbać o bezpieczeństwo danych.
Element – najciekawsze cechy
W tym zestawieniu Element wyróżnia się opcją edycji procesu rekrutacyjnego (np. pytań w formularzu) w czasie trwania rekrutacji. Tutaj jednak pojawia się ryzyko niespójnego procesu oceniania kandydatów.
Element – cena
Dostawca rozwiązania nie podaje ceny na swojej stronie, nie można też zapisać się na darmowy okres próbny. Aby zobaczyć, jak narzędzie działa, możesz zapisać się na webinar zostawiając swój adres email oraz numer telefonu.
Jaki system ATS wybierzesz?
Wiesz już najważniejsze rzeczy o polskich rozwiązaniach do rekrutacji. Możesz poszukać dalej i sprawdzić zagraniczne narzędzia, wpisując applicant tracking system do wyszukiwarki lub zaglądając na naszą stronę z porównaniem systemów rekrutacyjnych.
