PDF-y miały być dokumentami statycznymi „tylko do odczytu”, ale rzeczywistość wymaga od nas znacznie więcej: wypełniania formularzy, łączenia stron, nanoszenia poprawek a czasem radykalnej zmiany formatowania. Na szczęście od jakiegoś już czasu darmowe są nie tylko przeglądarki PDF-ów – mamy sporo narzędzi, które nam pozwolą dodać adnotację, usunąć błąd ortograficzny, oraz podzielą, połączą czy skompresują nasz PDF za darmo. Oto kilka z najbardziej użytecznych.
PDF to swoisty fenomen. W świecie, w którym oprogramowanie wciąż rodzi się i umiera (kto pamięta dziś o Lotus 1-2-3 czy Corel Draw?) a wraz z oprogramowaniem umierają związane z nim formaty plików, PDF okazał się zaskakująco trwały. Nie bez powodu – choć na przykład dokumenty Worda potrafią się „rozjechać” po otwarciu na innym komputerze czy w innej wersji programu, to dokumenty PDF zawsze wyglądają tak samo.
Dodatkowo jest obsługiwany na wszystkich systemach operacyjnych, regulowany standardem ISO a z czasem dodano do niego różne dodatkowe funkcjonalności, takie jak formularze czy podpisy.
Niestety, najbardziej klasyczny czytnik PDF-ów, czyli Adobe Acrobat Reader bodaj tylko w swych pierwszych wersjach był małym, przyjemnym programem. Kolejne wersje obrastały warstwami tłuszczyku i w tej chwili jest on prawdziwym Behemotem ważącym na moim dysku 1,2 GB. Behemotem niezbyt często używanym. Bo ja, jeżeli mam tylko przeglądać pliki PDF, to zdecydowanie wolę Sumatrę.
Z tego artykułu dowiecie się:
- jaki czytnik PDF wybrać, jeżeli chcecie by był mały i szybki
- które narzędzia pozwolą wam robić adnotacje i notatki na PDF-ach
- który program pozwoli nam edytować PDF za darmo
- jak ciąć i sklejać PDF-y
- który program zapewni nam najlepszy OCR polskiego tekstu
- którego programu użyć, by wyeksportować dane do Excela z PDF za darmo
- i do czego przyda nam się k2pdfopt, małe specjalizowane narzędzie do PDF-ów
SumatraPDF, czyli Need for Speed
SumatraPDF to projekt polskiego programisty Krzysztofa Kowalczyka. To, jak określa sam autor, „mały, szybki, darmowy PDF”. Trudno się z tym nie zgodzić – na moim dysku Sumatra zajmuje około 26 MB, czyli raptem jakąś 1/50 tego co zajmuje Acrobat Reader a jej prędkość jest legendarna.
SumatraPDF jest żywym dowodem na to, iż czasami najlepsze jest nie to narzędzie, które ma najwięcej funkcji, ale to, które jedną funkcję wykonuje bardzo dobrze. Program Polaka, i owszem, nie pozwoli nam wypełnić formularza PDF, podpisać dokumentu, czy dopisać do niego notatki, ale do czytania PDF-ów – a więc do czynności, do której nam są potrzebne w ponad 95% przypadków – nadaje się świetnie. Spróbujcie a pokochacie jej szybkość.
Kolejną zaletą Sumatry jest to, iż obsługuje jeszcze parę innych formatów ebooków, czasem mało oczywistych. Na liście mamy więc standardowe epub i mobi, ale również cbz/cbr (komiksy), DjVu, XPS, CHM i formaty graficzne. Niestety dostępna jest wyłącznie wersja dla systemu Windows.
Jeśli zaś szczupłość funkcji jest dla Was problemem, to inną „szczuplejszą” alternatywą dla Acrobat Readera (choć sporo cięższą od Sumatry) jest Foxit Reader. Ten obsłuży nam na przykład formularze PDF.
Adnotacje i zakreślenia – niemal w każdym narzędziu
Czasem jednak chcemy wyjść poza zwykłe czytanie dokumentów – zakreślić szczególnie istotny fragment w książce, czy zapisać jakąś myśl na marginesie prezentacji. Tu SumatraPDF nie pomoże, ale na szczęście wybór jest dość szeroki.
Już Firefox, choć jest wszak przeglądarką internetową a nie PDF-ową daje nam podstawowe narzędzia do wyróżniania tekstu, rysowania czy dopisywania notatek. Podobną funkcjonalność, a choćby istotnie rozbudowaną, ma również wspomniany Foxit Reader.
Nie inaczej jest z rozbudowanymi zestawami narzędzi do PDF, takimi jak PDF24, PDFGear czy PDF-XChange.
Ale edycja PDF za darmo to już rzadkość
Dużo gorzej jest z edycją PDF przez darmowe narzędzia. Wyobraźcie sobie sytuację – kolega podsyła Wam plik z prezentacją dla klienta, za kilkadziesiąt minut macie z tym klientem spotkanie, patrzycie na prezentację a tu widzicie brzydki błąd ortograficzny, który na kliencie na pewno nie zrobi dobrego wrażenia. Dzwonisz do kolegi, od którego dostałeś PDF, ale ten nie odpowiada. Co zrobić?
Na szczęście już minęły czasy, gdy jedyną opcją byłoby zapłacenie za Adobe Acrobat, czyli program do tworzenia i edycji plików PDF prosto od firmy, która stworzyła ten format plików. Dziś mamy co najmniej dwie bezpłatne opcje.
Do małych zmian możemy użyć PDF-XChange. Umożliwia bezproblemowe wprowadzanie niewielkich zmian w tekście. Niestety, jeżeli zmiany są większe i chcemy zmienić położenie całych bloków tekstu, to nadziewamy się na komunikat, iż ta funkcjonalność jest już płatna. PDF-XChange co prawda wprowadzi nam te zmiany do dokumentu, ale przy okazji doda do niego znak wodny z napisem „Demo”. A ten w prezentacji dla klienta będzie wyglądać mało profesjonalnie.
Generalnie PDF-XChange jest wyjątkiem wśród opisywanych w tym artykule programów pod tym względem, iż nie jest to rozwiązanie pełni darmowe, tylko w modelu tzw. freemium – choć większość funkcjonalności jest darmowa, to te najbardziej zaawansowane są już dostępne tylko w wersji płatnej, kosztującej 62 dolary. Generalnie lepiej (a na pewno taniej) jest sprawdzić, czy potrzebna nam funkcjonalność nie jest dostępna w darmowych „narzędziownikach” do PDF – PDF24 i PDFGear.
Okazuje się, iż w przypadku edycji pliku PDF, pełną funkcjonalność zapewnia nam PDFGear, prawdziwa gwiazda narzędzi PDF ostatnich lat. W nim możemy nie tylko edytować tekst, ale i zmieniać położenie i rozmiar całych bloków tekstu.
Oczywiście musimy pamiętać, iż to nie Power Point ani program DTP, więc wprowadzanie zmian, które nam się „rozleją” na kilka stron dokumentu będzie bardzo kłopotliwe. Ale wprowadzanie istotnych zmian na pojedynczej stronie jest jak najbardziej wykonalne.
Dziel (i scalaj) i rządź
Czasem jednak nie potrzebne nam są ingerencje w treść PDF-a, ale chcielibyśmy móc go dostosować czy to usuwając pewne strony, czy dodając nowe. Tak może być, gdy chcemy jakiś dokument uzupełnić, a nie mamy akurat dostępu do wersji źródłowej.
Czasem musimy nasz dokument podzielić – na przykład czytnik ebooków Książki Play od Google niezbyt lubi wielkie pliki PDF i czasem wyrzuca błąd kiedy taki właśnie plik chcemy mu przesłać. Wtedy często wystarczy podzielić taki plik na 2-3 kawałki – zwykle okazują się one „strawne” dla aplikacji.
Wreszcie wyobraźcie sobie, iż skanujecie dokument z obustronnie zapisanymi kartkami na skanerze, który co prawda ma automatyczny podajnik, ale bez obrotu strony (ach ta archiwizacja). W efekcie dostajecie dwa pliki PDF, jeden ze stronami nieparzystymi, drugi z parzystymi. I wolelibyście nie scalać tego na piechotę.
Przez lata świetnym narzędziem do tego typu zadań był PDFsam (PDF Split and Merge). Program, który jak nazwa wskazuje służy właśnie do podziału i scalania plików PDF. I który te zadania wykonuje gwałtownie i dobrze. Jest więc świetny dla osób, których zapotrzebowanie na obróbkę PDF zaczyna się i kończy na tych dwóch czynnościach.
Nie jest to jednak jedyny program z tą funkcjonalnością – oferują ją również wspomniane już „kombajny” PDF24 i PDFGear. Więc jeżeli mamy je zainstalowane, bo potrzebne nam są ich inne funkcjonalności, to dodawanie sobie PDFsam jest raczej marnowaniem miejsca na dysku. Po prostu skorzystajcie z tego, co i tak macie już na Waszym komputerze.
Skany, ach te skany, czyli o OCR w PDF za darmo
Czasem PDF, który mamy przed sobą jest po prostu zbiorem obrazków – czasem dokumenty urzędowe przyjdą nam w postaci ubranych w PDF skanów, czasem sami zeskanujemy jakiś dokument, bo wolimy go mieć w formie elektronicznej. Tego typu dokumenty mają jedną wadę – nie wyszukamy w nich tekstu.
Tu z pomocą znowu przyjdą nam „narzędziowniki” PDF. Zarówno PDF24, jak i PDFGear mają opcję OCR (czyli rozpoznawania tekstu). Ten pierwszy jako osobną aplikację, ten drugi jako funkcję w swoim głównym programie do przeglądania PDF-ów.
Z polskiej perspektywy bardziej użyteczny jest PDF24, który obsługuje dziesiątki języków, w tym język polski. PDFGear obsługuje o wiele mniej języków i nie ma wśród nich polskiego. Skutek? jeżeli spróbujemy przekopiować tekst z PDF-a zOCRowanego przez PDF Gear, to zamiast „Wykonawca będzie wykonywał następujące Dzieła” dostaniemy „Wykonawca bedzie wykonywat nastepujace Dzieta” (przeklejone wprost z moich testów). PDF24 rozpoznał ten tekst bezbłędnie.
Dane, dane z PDF
Czasem jest tak, iż PDF nie jest dla nas źródłem wzruszeń czytelniczych a kopalnią danych. Problem polega na tym, iż jeżeli chcemy te dane poddać dalszej obróbce, to musimy je jakoś przenieść na przykład do Excela.
Znanym od lat sposobem było zaznaczanie pojedynczych kolumn w PDF-owej tabeli (naciskało się Ctrl+Alt i przeciągało mysz przez odpowiedni obszar), kopiowanie ich i wklejanie do Excela. W ten sposób każda linijka z kolumny była kopiowana do kolejnego wiersza arkusza. Było to dużo szybsze niż manualne wklepywanie danych, ale miało jedną wadę – jeżeli na przykład nagłówek wiersza w PDF miał dwie linijki a dane jedną, to liczby i nagłówki zaczynały się rozjeżdżać.
Postanowiłem zobaczyć, jak sobie z tym radzą nasze przyborniki PDF. Zarówno PDF24 jak PDFGear mają funkcjonalność konwersji do Excela, więc postanowiłem ją wypróbować.
Na tapetę wziąłem dobrze mi znany plik PDF od Ministerstwa Finansów o wykonaniu budżetu państwa. Szczyt tabeli wygląda tak:
Jak widać, liczba linijek tekstu i danych jest różna ze względu na pozycje „z tego” i „w tym”. Klasyczny przykład, w którym kopiowanie przy pomocy Ctrl-Alt by nam rozjechało.
Jak to wygląda po konwersji przez PDF24? Wzorowo:
Czy z PDFGear dostaniemy równie dobry rezultat? Niestety nie – najwyraźniej jego konwersja nie bierze pod uwagę pustych pozycji. Wygląda to tak:
Jak widać pewne funkcjonalności (na przykład edytowanie PDF-ów) są przewagą PDF Gear, podczas gdy inne (OCR czy konwersja do Excela) lepiej działają w PDF24.
PDF na małym ekranie, czyli o k2pdfopt
Jeśli kiedykolwiek próbowaliście czytać naukowy artykuł w formacie PDF na Kindle’u, innym czytniku ebooków czy nie za dużym tablecie, znasz ten ból: tekst jest mikroskopijny, a ciągłe powiększanie i przesuwanie strony palcem (tzw. panning) zabija całą przyjemność z lektury.
Możemy próbować przekonwertować taki plik (na przykład przy pomocy Calibre) na takie formaty jak ePub czy Mobi, ale nie zawsze z dobrym skutkiem. Wtedy z pomocą przychodzi nam k2pdfopt, czyli program, który powstał właśnie w celu obróbki PDF-ów pod niewielkie ekrany.
Czasem wszystko czego potrzebujemy to przycięcie nadmiernych marginesów dokumentu – jeżeli zredukujemy je do minimum, to mało wcześniej czytelna czcionka stanie się zupełnie akceptowalna. Do tego służy funkcja „trim” programu.
Niestety, to nie zawsze wystarcza, zwłaszcza jeżeli tekst jest w kolumnach. Na szczęście k2pdfopt i z tym sobie poradzi: wykryje marginesy, kolumny i puste przestrzenie, rozpozna poszczególne linijki tekstu i grafiki i je poukłada tak, by dobrze wpasowywały się w Wasz niewielki ekran.
Jedna uwaga – nie jest to program najprzyjaźniejszy w obsłudze, a jego GUI wygląda tak, jakby czas zatrzymał się jakieś 30 lat temu. Ale jeżeli często czytacie PDF-y na małych ekranach, to poświęcenie trochę czasu w poznanie go będzie dobrą inwestycją w przyjemność czytania.
FAQ: Najlepsze narzędzia do PDF za darmo
Stworzona przez polskiego programistę SumatraPDF słynie z niewielkich rozmiarów i szybkiego działania. jeżeli często czytasz PDF-y, to prawdopodobnie pokochasz ten program.
Niemal wszystkie, włącznie z czytnikami tego formatu, takimi jak Foxit Reader czy czytnik wbudowany w Firefoksa. SumatraPDF jest tu jednym z nielicznych wyjątków.
Tak, choćby dwa: PDFGear i PDF-XChange. Ale tylko w przypadku PDFGear funkcjonalność ta jest w pełni darmowa.
Jeśli potrzebne Ci są takie opcje jak OCR czy eksport danych do innych formatów, to pewnie i tak zainstalujesz PDF24 lub PDFGear i mają one rozbudowane opcje dzielenia i scalania plików PDF. Ale jeżeli na dzieleniu i scalaniu kończą się Twoje potrzeby w zakresie obróbki PDF, to PDFsam Basic będzie świetnym wyborem.
PDF24 ma OCR z obsługą języka polskiego. W moich testach spisywał się bezbłędnie.
Z moich testów wynika, iż najlepiej sobie z tym radzi konwersja w PDF24.
Jeśli chcecie mieć zestaw oferujący (niemal) pełną funkcjonalność, to wybrałbym SumatraPDF do szybkiego przeglądania dokumentów oraz PDF24 i PDFGear do ich obróbki. Każdy z tych dwóch zestawów narzędzi ma swoje zalety i tak naprawdę się w dużej mierze uzupełniają. Alternatywą jest PDF-XChange, prawdopodobnie najbardziej wszechstronne z tych narzędzi, ale tylko dla tych, którym nie przeszkadza znak wodny „Demo”. Można oczywiście zapłacić ponad 60 dolarów za pełna funkcjonalność, ale… w końcu jest to artykuł o darmowych narzędziach.
Zainwestuj trochę czasu w poznanie tajników k2pdfopt. To program, który potrafi „przebudować” cały PDF, by był czytelny na małym ekranie.
Źródło grafiki: sztuczna inteligencja, model Nano Banana Pro
