Jak Kuchnia Vikinga zarządza rekrutacją na dużą skalę? Case study Traffit i Smart Tracker

Prowadzenie niemal 90 procesów rekrutacyjnych jednocześnie brzmi jak logistyczny koszmar? Dla zespołu Kuchni Vikinga to codzienna operacja. Jak to możliwe, iż przy tak dużej skali rekrutacja pozostaje „ludzka”, uporządkowana i skuteczna?

To nie magia, to proces, który można wdrożyć w każdej organizacji, niezależnie od branży.

Podczas webinaru Aleksandra Sołowianiuk oraz Olha Kryvenok, specjalistki dr. rekrutacji z Kuchni Vikinga, zdradziły kulisy swojej pracy swojej pracy. Przy produkcji 250 tysięcy posiłków dziennie, rekrutacja musi być szybka, bezbłędna i zorientowana na kandydata. Oto jak zapanować nad chaosem, wykorzystując nowoczesne narzędzia HR. Obejrzyj nagranie, a poniżej znajdziesz szczegółowy opis wskazówek.

Jak wygląda rekrutacja na dużą skalę?

Dla zespołu Kuchni Vikinga kluczem do sukcesu nie jest „magia”, ale powtarzalność i jasne procedury. Zespół liczący 10 osób jest podzielony na konkretne obszary, dzięki czemu każdy doskonale wie, za co odpowiada. To pozwala na „zwinną” rekrutację choćby przy największym natłoku zgłoszeń.

Wielu rekruterów wciąż obawia się przejścia na zaawansowane systemy ATS, argumentując to „brakiem czasu w naukę systemu”. Ekspertki Kuchni Vikinga skutecznie obalają ten mit.

Pułapka „ręcznej” rekrutacji

Kiedy rekrutujesz na stanowiska masowe (produkcja, kierowcy), napływ CV jest ogromny. manualne przesyłanie maili do Hiring Managerów, segregowanie plików w folderach na dysku i pamiętanie o tym, komu trzeba wysłać odpowiedź, prowadzi do tzw. ghostingu – sytuacji, w której kandydaci nie otrzymują informacji zwrotnej.

„Pamiętaj, iż to niszczy wizerunek Twojego pracodawcy (Employer Branding) znacznie szybciej, niż jakakolwiek kampania marketingowa jest w stanie go zbudować.”

Statystyki rynkowe są bezlitosne: aż 75% kandydatów nigdy nie otrzymuje odpowiedzi od pracodawcy, a 58% osób z negatywnym doświadczeniem odradzi aplikację swoim bliskim. Kuchnia Vikinga postanowiła zmienić ten obraz.

Zasada: Każda akcja = reakcja

„Za każdą aplikacją stoi człowiek” – to zdanie powtarza się w dziale HR Kuchni Vikinga jak mantra. Aby zadbać o najwyższy poziom Candidate Experience, wdrożyli prostą, ale skuteczną zasadę: każda akcja w systemie wywołuje reakcję komunikacyjną.

Jeśli kandydat zostaje przesunięty do etapu „analiza CV”, automatycznie otrzymuje o tym powiadomienie. Dzięki temu kandydat czuje się zaopiekowany i świadomy procesu, zamiast czuć się jak „wrzucony do czarnej dziury”.

Fundamenty – jak otwierać rekrutację

W Kuchni Vikinga wszystko zaczyna się od precyzyjnego formularza zapotrzebowania w systemie Traffit. Zespół nie otwiera procesu „na wyczucie”. najważniejsze dane to:

• nazwa stanowiska,
• region (rekrutują na całą Polskę!),
• tryb pracy (online, stacjonarny, hybrydowy),
• dokładna liczba wakatów.

W Kuchni Vikinga menedżerowie są „współrekruterami”. Dzięki temu, iż wymagania są ustalone na samym początku (na poziomie formularza w systemie), rekruter nie musi po każdej rozmowie pytać menedżera: „Czy ta osoba się nadaje?”. Wszystkie najważniejsze dane są wpisane w profil kandydata w Traffit.

To podejście sprawia, iż Time to Hire wynosi zaledwie 12 dni, wliczając w to czas potrzebny na badania sanitarne!

Ogłoszenie, które sprzedaje

Zapomnij o nudnych „listach życzeń”. Ogłoszenie w Kuchni Vikinga to jasna obietnica. Kandydat od razu widzi:

• Konkretny czas pracy: Godziny pracy i zmiany są podane wprost.
• Język korzyści, nie żargonu: Zamiast „dbałość o jakość procesów”, piszą: „przygotowywanie dań zgodnie z recepturą”.
• Benefity wizualne: Użycie ikonek sprawia, iż oferta jest czytelna choćby na ekranie telefonu, co przy rekrutacji produkcyjnej jest kluczowe.

Formularz aplikacyjny – pierwszy filtr

Formularz ma być tak prosty, by dało się go wypełnić w trakcie picia kawy. Jednak to też potężne narzędzie filtrujące.

Każde pytanie (np. „czy masz aktualne badania sanepidowskie?”) pełni rolę automatycznego sita.

„Często zdarza się, iż kandydat nie doczyta ogłoszenia. Nasze pytania w formularzu wyłapują te osoby, które nie spełniają podstawowych kryteriów – dzięki temu nie tracimy czasu w rozmowy z osobami, które nie mogą pracować w wymaganych godzinach” – dodaje Ola Kryvenok.

Dashboard rekrutacji i automatyzacja

Dashboard w Traffit to „żywy” panel Kuchni Vikinga.

Każdy kandydat wędruje przez etapy: Nowy -> Hiring Manager -> Spotkanie -> Oferta -> Zatrudnienie.

Dzięki temu zespół 10 osób nie wysyła do siebie maili „kto ma tego kandydata?”. Wszystko widać w systemie.

Komunikacja z kandydatem

To serce procesu. Każdy szablon w systemie jest spersonalizowany:

• Zaproszenie na rozmowę: Zawiera konkretne wskazówki – jak dojechać, pod który numer domofonu zadzwonić, a choćby jakiego autobusu użyć. Zdejmuje to stres z kandydata.

• Informacja o odrzuceniu: Jest zawsze wysyłana. Kandydaci doceniają szczerość bardziej niż ciszę.

Doświadczenie online i offline

Dobre doświadczenie nie kończy się na mailu. Kiedy kandydat przychodzi na spotkanie, wciąż może czuć się zagubiony. Kuchnia Vikinga „przetłumaczyła” swoją dbałość o klienta na dbałość o kandydata.

• Oznaczenia w biurze: Od wejścia, przez recepcję, aż po salkę spotkań, kandydat widzi drogowskazy.

• Współpraca z ochroną: Pracownicy ochrony mają listę osób zaproszonych, co pozwala im przywitać kandydata słowami: „Dzień dobry, czekamy na Pana/Panią, proszę za mną”.

• Spotkania grupowe: Dzięki filmom instruktażowym wyświetlanym na początku spotkania, kandydaci widzą, jak wygląda praca „od kuchni”. jeżeli po obejrzeniu filmu ktoś stwierdzi, iż to nie dla niego – nie tracimy czasu w indywidualne rozmowy.

Pamiętaj: Twój proces rekrutacyjny to pierwsza lekcja kultury organizacyjnej, jaką dajesz pracownikowi. Onboarding ma jedynie potwierdzić to, co obiecałeś w rekrutacji.

Onboarding: Pierwszy dzień jako obietnica spełniona w praktyce

W Kuchni Vikinga onboarding to nie tylko wypełnienie sterty dokumentów w pierwszym dniu pracy. To kompleksowe doświadczenie, które ma potwierdzić wszystko to, co zostało obiecane kandydatowi na etapie rekrutacji.

Spotkania powitalne realizowane są regularnie dwa razy w tygodniu (a w okresach wzmożonego zatrudnienia choćby częściej). To właśnie tutaj „nowy wiking” wchodzi w struktury firmy.

Co zawiera taki dzień powitalny?

• Kompleksowe szkolenie: Każdy nowy pracownik, bez względu na stanowisko, przechodzi szkolenie z zakresu BHP oraz standardów jakościowych. Dzięki temu już od pierwszej godziny ma jasność, jak wygląda bezpieczna i efektywna praca.

• Powitanie „na pokładzie”: Pracownik otrzymuje pełen pakiet odzieży specjalistycznej oraz jasny kontakt do swojego bezpośredniego lidera. To niezwykle ważne, by od pierwszej minuty osoba wiedziała, do kogo skierować swoje pytania.

• Integracja grupowa: Onboarding odbywa się w grupach. To nie tylko oszczędność czasu dla działu HR, ale przede wszystkim sposób na przełamanie lodów. Nowi pracownicy nawiązują pierwsze znajomości, co znacząco zmniejsza stres związany z „pierwszym dniem w nowej pracy”.

• Pokazanie „świata wikinga”: Pracownicy są oprowadzani po szatniach, strefach socjalnych i miejscach, w których mogą zjeść posiłek. To prozaiczne, ale niezbędne elementy, które pozwalają pracownikowi poczuć się pewnie w nowym środowisku.

Benefity, które budują wikingowy charakter

Dział HR Kuchni Vikinga rozumie, iż benefity to nie tylko „darmowa karta na siłownię”. To realne wsparcie, które buduje kulturę organizacji i sprawia, iż pracownicy nie chcą odchodzić.

Niestandardowe podejście do benefitów:

• Ośrodek wypoczynkowy na Mazurach: Firma posiada własny ośrodek w Sulejkach, który jest dostępny dla pracowników. Co ważne, mogą oni tam przyjechać z rodzinami czy znajomymi. Dla wielu pracowników produkcyjnych jest to główny sposób na organizację wakacji w bardzo przystępnej cenie, wspierany dodatkowo przez fundusz socjalny.

• Integracja poprzez sport: Jako sponsor reprezentacji Polski oraz Jagiellonii, firma zaraża pracowników duchem sportowym. Organizowane są kompleksowe wyjazdy na mecze – firma zapewnia autokar, który zabiera ludzi z pracy, wiezie na stadion, a potem bezpiecznie odwozi do domu. To sprawia, iż udział w wydarzeniu jest dostępny dla wszystkich, bez martwienia się o logistykę.

• Strefy Chillu i integracja: Kuchnia Vikinga inwestuje w przestrzeń biurową i produkcyjną. Strefy relaksu, wspólne imprezy majowe czy grille to elementy, które sprawiają, iż atmosfera w pracy jest czymś więcej niż tylko „obowiązkiem”.

Dlaczego to działa? Jak podkreślają ekspertki, firma to nie rodzina, ale w przypadku Kuchni Vikinga widać silnego „wikingowego ducha”. Ludzie chcą utożsamiać się z marką, o czym świadczy fakt, iż bardzo często chodzą w brandowanych ubraniach w czasie wolnym. Budowanie takiej dumy z miejsca pracy zaczyna się właśnie od rekrutacji – gdy kandydat widzi spójność między tym, co mu obiecano, a tym, co otrzymuje w pierwszy dzień pracy.

Podsumowanie: Rekrutacja „z duszą” w dużej skali

Historia Kuchni Vikinga pokazuje, iż duża skala rekrutacji nie musi oznaczać bezosobowego podejścia. Wręcz przeciwnie – to właśnie przy niemal 90 procesach jednocześnie systemy takie jak ATS Traffit stają się niezbędnym „sercem” działu HR.

Kluczem do sukcesu okazała się nie tylko technologia, ale przede wszystkim zmiana podejścia do kandydata:

• Transparentność: Kandydat zawsze wie, na jakim etapie jest jego aplikacja.

• Standaryzacja: Jasne formularze i szablony eliminują chaos.

• Ludzki pierwiastek: Automatyzacja powiadomień daje rekruterom czas na to, co najważniejsze – rozmowę z człowiekiem, a nie na kopiowanie maili.

Sukces w rekrutacji masowej opiera się na prostym równaniu: poukładany proces + szybka komunikacja = ambasadorzy marki. choćby jeżeli kandydat nie otrzyma pracy, profesjonalny proces sprawi, iż zapamięta firmę jako nowoczesną i szanującą jego czas.

Gotowi na nową jakość rekrutacji?

Czy Twój proces rekrutacyjny również potrzebuje uporządkowania, automatyzacji i „oddechu”? Nie musisz zarządzać 87 procesami, by poczuć realną różnicę, jaką daje wdrożenie nowoczesnego systemu ATS.

Przekonaj się, jak Traffit może zmienić codzienną pracę Twojego działu HR:

1. Zautomatyzuj powiadomienia, aby nigdy więcej nie martwić się o ghosting.

2. Uporządkuj bazę kandydatów, mając wszystko w jednym, czytelnym dashboardzie.

3. Zbuduj profesjonalny wizerunek, korzystając z nowoczesnych formularzy i portalu SmartJobs.