W dobie rosnącej popularności e-handlu coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na sprzedaż produktów za granicę, korzystając z modelu dropshippingu. To atrakcyjna forma prowadzenia biznesu, która pozwala ograniczyć koszty magazynowania i logistyki. Jednak ekspansja na rynki zagraniczne wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, zwłaszcza w zakresie księgowości dla e-commerce. W tym artykule przedstawiamy, jak prowadzić księgowość dla dropshippingu i na co zwrócić uwagę, działając poza granicami Polski.
Zakładanie firmy dla e-commerce – od czego zacząć?
Zanim rozpoczniesz działalność w modelu dropshipping, musisz zadbać o formalności. Zakładanie firmy dla e-commerce w Polsce może przybrać różne formy – od jednoosobowej działalności gospodarczej po spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Wybór formy prawnej wpływa m.in. na sposób opodatkowania oraz obowiązki księgowe.
Na co zwrócić uwagę przy zakładaniu firmy:
- Kody PKD – odpowiednie dla handlu elektronicznego i sprzedaży wysyłkowej (np. 47.91.Z).
- Forma opodatkowania – skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt – każda forma ma swoje plusy i minusy.
- VAT UE – jeżeli planujesz sprzedaż za granicę, konieczne będzie zarejestrowanie się jako podatnik VAT UE.
Księgowość dla e-commerce – czym się różni od tradycyjnej księgowości?
Księgowość e-commerce ma swoją specyfikę – obejmuje m.in. rozliczenia transgraniczne, integrację z platformami sprzedażowymi (np. Shopify, WooCommerce, Amazon), a także ewidencję płatności z bramek płatniczych typu PayPal czy Stripe.
W dropshippingu szczególnie ważne są:
- dokumentowanie kosztów zakupów u zagranicznych dostawców,
- rozliczanie przychodów z wielu rynków i walut,
- monitorowanie marży i rentowności w czasie rzeczywistym,
- śledzenie kosztów związanych z reklamami (np. Facebook Ads, Google Ads).
Warto korzystać z narzędzi automatyzujących pracę, takich jak systemy ERP lub specjalistyczne oprogramowanie księgowe dla e-commerce (np. Fakturownia, iFirma, Subiekt GT z integracją e-sklepu).
Księgowość dla dropshipping – najczęstsze wyzwania
Dropshipping niesie ze sobą szereg wyzwań, szczególnie jeżeli operujesz na rynkach międzynarodowych:
- a) Rejestracja do VAT za granicą
Jeśli sprzedajesz produkty konsumentom indywidualnym w innych krajach UE, możesz być zobowiązany do rejestracji do VAT w kraju odbiorcy, zwłaszcza po przekroczeniu progu sprzedaży (w UE obowiązuje tzw. OSS – One Stop Shop).
- b) Rozliczanie kosztów zagranicznych dostawców
W modelu dropshipping często kupujesz produkty od chińskich, amerykańskich lub europejskich dostawców. W przypadku importu należy uwzględnić cło, VAT importowy i odpowiednią dokumentację (np. faktury pro forma, dokumenty celne).
- c) Kursy walut i przewalutowania
Księgowość dla sklepów internetowych działających globalnie musi uwzględniać rozliczenia w wielu walutach. Należy stosować kursy NBP z odpowiednich dni lub korzystać z automatycznych konwerterów, by poprawnie księgować przychody i koszty.
- d) Rozliczanie płatności z platform zewnętrznych
Przychody często wpływają przez Stripe, PayPal, Revolut Business czy konta walutowe. Każda z tych bramek może generować osobną historię transakcji i opłaty – należy je odpowiednio ująć w księgach rachunkowych.
Księgowość dla sklepów internetowych – samodzielnie czy z biurem rachunkowym?
Prowadzenie księgowości dla e-commerce na własną rękę może być trudne, zwłaszcza przy sprzedaży międzynarodowej. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym specjalizującym się w e-handlu.
Co powinno oferować dobre biuro księgowe dla dropshippingu:
- znajomość przepisów podatkowych w UE,
- doświadczenie w obsłudze sklepów online,
- umiejętność integrowania danych z platform sprzedażowych,
- doradztwo w zakresie VAT OSS, importu, eksportu i cen transferowych.
Warto upewnić się, iż wybrana księgowość oferuje dostęp online, raportowanie w czasie rzeczywistym oraz wsparcie w analizie finansowej.
Praktyczne wskazówki – jak uprościć księgowość w dropshippingu?
- Zautomatyzuj procesy – korzystaj z integratorów (np. Baselinker, Zapier) oraz narzędzi do fakturowania i zarządzania zamówieniami.
- Trzymaj porządek w dokumentach – zapisuj wszystkie faktury, raporty sprzedaży i potwierdzenia płatności.
- Regularnie analizuj koszty i przychody – szczególnie kampanie reklamowe, które mogą „zjadać” marżę.
- Prowadź księgowość zgodnie z obowiązującymi przepisami – unikaj ryzyka kar i sankcji, dbając o prawidłowe rozliczenia podatkowe.
- Skorzystaj z konsultacji z doradcą podatkowym – szczególnie przed wejściem na nowy rynek.
Jak skutecznie prowadzić księgowość dla dropshippingu działając na rynku zagranicznym?
Prowadzenie księgowości dla dropshippingu na rynku zagranicznym wymaga nie tylko dobrej organizacji, ale również wiedzy z zakresu podatków, prawa handlowego i międzynarodowego obrotu towarowego. Księgowość dla sklepów internetowych nie musi być skomplikowana, jeżeli od początku wdrożysz odpowiednie narzędzia i skorzystasz z pomocy specjalistów. Zakładanie firmy dla e-commerce, wybór adekwatnej formy prawnej oraz zrozumienie zasad działania VAT w UE to fundamenty skutecznej i zgodnej z prawem działalności.
Jeśli planujesz rozwijać sprzedaż online na rynkach zagranicznych – zadbaj o to, by Twoja księgowość była tak samo nowoczesna i sprawna jak Twój sklep.
