12 zasad przekazywania feedbacku

Jak przekazywać feedback? To pytanie zadają sobie zarówno początkujący, jak i doświadczeni rekruterzy i rekruterki. Przekazywanie informacji zwrotnej jest jednym z najtrudniejszych obszarów pracy HR-owca. Nic dziwnego, w końcu w większości przypadku piszesz/dzwonisz do kandydata z kiepskimi wiadomościami, a jedynie czasem z ofertą pracy. Ten moment, gdy musisz zabić nadzieję kandydata, potrafi być bardzo ciężki. Jak zatem przekazywać feedback:

• skutecznie,
• szczerze,
• I z poszanowaniem uczuć kandydata?

Przed Tobą 12 zasad, które przybliżą Ci jak przekazywać feedback.

1.Każda informacja jest lepsza niż jej brak

Wiem jak to jest być rekruterem. Czasami po prostu nie mamy żadnego merytorycznego feedbacku dla kandydata. Ale to nie usprawiedliwia ghostingu, czyli urwania kontaktu z aplikantem. choćby jeżeli nie otrzymaliśmy od hiring managera czy rekruterów technicznych konkretnych powodów odrzucenia kandydata z procesu, powinniśmy podzielić się z nim decyzją firmy.

W końcu to właśnie ostateczna decyzja jest z perspektywy kandydata najważniejsza. Możesz powiedzieć szczerze, iż nie posiadasz więcej informacji, ale jeżeli je zdobędziesz, podzielisz się nimi z kandydatem. Rozumiem, iż możesz czuć wstyd z powodu przekazywania niekompletnej informacji zwrotnej, ale pamiętaj, iż jej brak nie jest Twoją winą.

A jeżeli nie posiadasz choćby decyzji, napisz kandydatowi wprost, że… jej nie masz. Nie musisz się tłumaczyć, skup się na konkretnej informacji: Na tym etapie nie mam, niestety, odpowiedzi ze strony osób decyzyjnych. Skontaktuję się ponownie za tydzień (chyba, iż decyzja pojawi się wcześniej). I po tygodniu napisz, co wiesz. jeżeli ta sytuacja się przedłuża, możesz napisać “Co prawda nie znam wciąż ostatecznej decyzji, jednak biorąc pod uwagę, ile czasu minęło od Pana/i aplikacji, zakładam, iż jest ona negatywna.”

2. Bądź słowny/a

Jeśli obiecujesz, iż wrócisz z feedbackiem w jakimś terminie, zrób to. Mój sposób jest taki, iż nie podaję kandydatom konkretnej daty, ale ramy czasowe, w których mogą spodziewać się odpowiedzi. Przykładowo, deklaruję, iż wrócę z informacją zwrotną do tygodnia. jeżeli tylko otrzymam ją wcześniej, kontaktuję się, żeby nie trzymać kandydata w niepewności. jeżeli po tygodniu wciąż nie mam takiej informacji, i tak kontaktuję się z kandydatem i mówię mu, jak wygląda sytuacja. Kandydaci naprawdę doceniają terminowość i kontakt ze strony rekrutera. To, co naprawdę ich wkurza, to ghostowanie. choćby jeżeli zadzwonisz do nich z dobrymi wieściami, ale po terminie, to możesz stracić zaufanie w ich oczach.

3. Im szybciej, tym lepiej

Co do zasady, kandydaci oczekują szybkiej odpowiedzi zwrotnej. jeżeli tylko otrzymasz feedback na temat danej kandydatury, nie zwlekaj i przekaż ją kandydatowi. Najbardziej pomaga w tym automatyzacja i szablony. jeżeli wciąż nie udało Ci się przekonać firmy do zainwestowania w ATS (który niesamowicie przyspiesza proces przekazywania feedbacku), skorzystaj z gotowych szablonów, które możesz zapisać np. w aplikacji do obsługi poczty email. Gotowe szablony znajdziesz również tutaj.

4. Poziom szczegółowości informacji zwrotnej zależy od etapu rekrutacji

Kolejna pomocna zasada brzmi: im bardziej zaawansowany etap rekrutacji, tym bardziej szczegółowy powinien być feedback. Im więcej wysiłku kandydat włożył w nasz proces rekrutacji, tym więcej wysiłku warto włożyć w przekazanie mu informacji zwrotnej.

Na etapie aplikacji, wystarczy podać generyczny (acz konkretny) powód, dotyczący odrzucenia (z reguły jeżeli odrzucamy aplikację tak wcześnie, to powód jest bardzo wyraźny, np. brak kluczowego na danym stanowisku doświadczenia). Jednak jeżeli kandydat brał udział w kilku etapach procesu rekrutacji, warto poświęcić więcej czasu w przygotowaniu feedbacku i przesłać mu szczegółową ocenę kompetencji, jakie zaprezentował.

5. W każdym feedbacku warto zawrzeć coś dobrego

Nawet, jeżeli feedback, który musisz przekazać, jest bardzo zły, spróbuj znaleźć chociaż jedną rzecz, która spodobała Wam się w kandydacie. W sytuacji gdy hiring manager czy rekruterzy techniczni nie są w stanie jej wskazać, wróć do swoich rozmów z kandydatem i przypomnij sobie, co go wyróżniało. Może wysoki poziom komunikacji? Albo zaangażowanie z jakim opowiadał o swoich projektach? Wskaż to w feedbacku, który przekazujesz.

6. Redaguj informację zwrotną, którą otrzymujesz

Zdarza się, iż hiring manager czy rekruterzy techniczni dostarczają Ci feedback, który nie jest profesjonalny, np. “Odpowiedzi kandydata były głupie”. jeżeli masz możliwość, zwróć uwagę osobie, tworzącej ten komunikat, iż nie jest to wiadomość, którą możesz przekazać kandydatowi albo poproś o sparafrazowanie. Uczul na to, iż jakość feedbacku świadczy o firmie oraz osobach, które przeprowadzały proces rekrutacji. Przed wysłaniem informacji zwrotnej do kandydata, upewnij się, iż w wiadomości nie ma podobnych “kwiatków”, które mogą sprawić, iż adresat poczuje się źle potraktowany.

7. Najgorszy feedback to ten.. niechciany

Choć większość kandydatów deklaruje, iż chce otrzymać feedback po rekrutacji (w zależności od badań, twierdzi tak między 77% a 90% kandydatów), to jest odsetek osób, które.. wolą nie znać szczegółów. Możesz zatem, wracając do kandydata z decyzją firmy, upewnić się, czy chce usłyszeć powody decyzji. jeżeli nie, to poprzestań na samej decyzji.

8. Forma przekazywania informacji zwrotnej ma znaczenie

Feedback możemy przekazać telefonicznie, osobiście bądź mailowo. Potrzeby kandydatów w tym obszarze są różne, ale najczęściej preferowaną formą jest wiadomość email.

Przekazywanie informacji zwrotnej mailowo ma wiele plusów: możemy posiłkować się szablonami, nie musimy mierzyć się z nieraz trudną reakcją kandydata, no i dajemy drugiej stronie możliwość przyswojenia sobie tego feedbacku (w trakcie rozmowy telefonicznej może mu być ciężko nadążyć za tym, co mówimy i zapamiętać faktyczne powody odrzucenia). Minusem takiej opcji jest to, iż nie widzimy reakcji kandydata i sami nie możemy zareagować, jeżeli po drugiej stronie pojawią się wątpliwości czy żal. Niektóre firmy obawiają się także prawnych aspektów takiej formy przekazywania feedbacku – w końcu może to stanowić podkładkę dla kandydata, jeżeli postanowi wyjść na drogę sądową (jeśli jednak przekazaliśmy feedback w odpowiedni sposób, nie musimy się raczej obawiać takiego scenariusza).

Osobiście, przekazuję feedback mailowo. Wyjątkiem jest sytuacja, w której kandydat dotarł do ostatniego etapu: wtedy najpierw dzwonię, a potem dodatkowo przesyłam maila z podsumowaniem tego, co powiedziałam przez telefon.

9. Nie trzymaj kandydata w niepewności

Przez długi czas trzymałam się schematu wiadomości, w której najpierw dziękowałam kandydatowi za udział w procesie, dzieliłam się informacją zwrotną, a na końcu przekazywałam decyzję na temat kandydatury.

Zmienił to jeden feedback od kandydata, który zwrócił uwagę, iż w trakcie odczytywania mojego maila, do końca miał nadzieję, iż zostanie zakwalifikowany do kolejnego etapu. Uznał za nieludzkie, iż informacja o ostatecznej decyzji znajduje się na końcu wiadomości.

Od tej pory, nie trzymam kandydatów w zawieszeniu i o decyzji informuję na samym początku, a dopiero później rozwijam powody, które za nią stoją.

10. Feedback tylko dla odrzuconych kandydatów?

Bardzo często popełniamy ten błąd: przekazujemy informację zwrotną jedynie kandydatom odrzuconym z procesu, pomijając tych, którzy otrzymali od nas ofertę. Okazuje się, iż wiele osób, które przeszły proces pozytywnie, też chce usłyszeć feedback na temat tego, jak im poszło. Warto wtedy przekazać, jak wypadły poszczególne kompetencje, zaprezentowane przez kandydata.

11. Ty też możesz zebrać informację zwrotną!

W rekrutacji wszystko działa w dwie strony, również feedback. jeżeli dzielisz się informacją zwrotną z kandydatem, skorzystaj z okazji i też zapytaj go, co myśli o procesie rekrutacyjnym do Twojej firmy. Możesz zapytać go o to wprost, a możesz podesłać mu link do (koniecznie) anonimowego formularza. Pamiętaj, żeby formularz nie był zbyt długi i adresował tematy, które naprawdę są dla Ciebie istotne.

Ja z reguły tworzę formularze, które mają ok. 8-9 pytań zamkniętych (gdzie kandydat ocenia jakiś aspekt procesu w skali 1-10), ale do każdego pytania można dodać nieobowiązkowy komentarz. W ten sposób, jeżeli ktoś ma ochotę, może powiedzieć coś więcej na temat procesu.

Bardzo ważnym aspektem jest regularne analizowanie feedbacku od kandydatów – oczywiście nie musisz biec z każdą bolączką kandydata do zarządu, ale jeżeli jakiś pomysł czy zażalenie przewija się w feedbackach od różnych kandydatów, to znak, iż warto potraktować temat poważnie.

12. Nie ma złych kandydatów

Na końcu pamiętaj: nie ma złych kandydatów, są tylko kandydaci niedopasowani do roli. To, iż dana osoba nie ma kompetencji, oczekiwanych przez Twoją firmę, nie oznacza, iż nie okaże się fantastycznym pracownikiem w innej organizacji. Dlatego przekazując feedback, utrzymaj odpowiednią narrację, która skupia się na oczekiwaniach Twojej firmy, a nie zero-jedynkowej ocenie kandydata. Np. zamiast powiedzieć “Twój poziom języka angielskiego został oceniony jako niski”, powiedz “W naszej firmie oczekujemy wyższego poziomu języka angielskiego niż ten, który zaprezentowałeś w trakcie rozmowy, ze względu na bliską współpracę z zagranicznymi klientami”.

Podobnie jak w każdej innej dziedzinie, praktyka czyni mistrza. Im więcej informacji zwrotnej przekażesz, tym szybciej poczujesz się pewnie w tym obszarze. To kolejny powód, dla którego warto zawsze wracać z feedbackiem do kandydata.