Pierwsze wrażenie ma ogromne znaczenie zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym, także w obszarze prowadzenia biznesu i docierania z ofertą do potencjalnych klientów. Dlatego ofertę handlową należy traktować jako wizytówkę firmy i autoreklamę. Czasami statystyki i fakty, choćby o ile produkt lub usługa są naprawdę dobre, to odrobina za mało. Źle przygotowana i napisana może mieć duży wpływ na fiasko negocjacji z klientem. Dlatego podpowiadamy, jak napisać ofertę handlową, aby przykuwała uwagę, zatrzymywała klienta i sprzedawała.
Skuteczne techniki sprzedaży
Poznaj skuteczne techniki sprzedaży! Zobacz jak robią to najlepsi i zacznij zarabiać więcej. Dowiedz się więcej
Obowiązkowe elementy oferty handlowej
Oferta handlowa musi być dopasowana do potrzeb klienta, choćby wówczas, kiedy odbiorcy funkcjonują w jednej branży. Każda oferta handlowa powinna być przygotowywana indywidualnie, co nie oznacza, iż nie można korzystać z ogólnie przyjętych wzorów. Dobra oferta handlowa powinna zawierać kilka obowiązkowych elementów, tj.:
- Strona tytułowa – tytuł, logo i nazwa firmy, do której skierowana jest oferta handlowa w formie widocznego i przykuwającego uwagę nagłówka (np. "Propozycja współpracy dla firmy X"), a dodatkowo również zdjęcie nawiązujące do produktu lub usługi. Ofertę wyróżnić można też przez zmianę czcionki, pogrubienie, kursywy nazwy firmy czy imienia i nazwiska osoby, do której kierowana jest propozycja współpracy.
- Podsumowanie oczekiwań klienta – jeden z kluczowych elementów dla wyróżnienia oferty handlowej na tle konkurencji. W sekcji tej należy zawrzeć informacje o tym, z kim prowadzono rozmowy oraz jakie oczekiwania miał klient wobec produktu/usługi.
- Opis produktu lub usługi – cechy proponowanego asortymentu należy napisać językiem zrozumiałym dla odbiorcy. Nie trzeba za wszelką cenę upychać na siłę słownictwa branżowego. Wystarczy przedstawić system, opisać go prostym językiem oraz wskazać korzyści, które dane rozwiązanie przyniesie klientowi. Opis warto wzbogacić rysunkiem. Ważne, aby nie stosować wyłącznie opisu lub odwrotnie – tylko rysunku.
- Wycena – zakres cen powinien być wyliczony pod konkretnego klienta. W tym miejscu należy też zawrzeć informacje o warunkach płatności i ewentualnych kosztach dodatkowych, terminie dostarczenia produktu lub realizacji usługi, terminie ważności oferty czy okresie gwarancji.
Na ostatniej stronie można umieścić dane kontaktowe firmy i jej przedstawiciela odpowiedzialnego za obsługę klienta. Ewentualnie mogą się one znaleźć w stopce każdej strony. Wówczas na ostatniej stronie wystarczy podziękować za poświęcony czas i zaprosić do współpracy. Jest to również dobre miejsce na referencje pozyskane od innych klientów. Kwestią sporną jest spis treści, najlepiej umieszczony zaraz po stronie tytułowej, jednak tylko wówczas, o ile jest to długa oferta handlowa (powyżej 10 stron).
Estetyka oferty handlowej
Nawet najbardziej merytoryczna oferta handlowa nie spełni swojego zadania, o ile zaniedbany zostanie aspekt graficzny i wizualny. Oferta handlowa musi być elegancka, przejrzysta i czytelna.
- Zdjęcia i grafiki – najlepszy efekt zapewnią zdjęcia z profesjonalnych sesji fotograficznych produktów lub usług. Alternatywą są zdjęcia z płatnych banków.
- Czcionka (font) – dwa główne typy czcionek to fonty szeryfowe (krótkie słupki w zakończeniach poszczególnych elementów liter, np. Times New Roman) i bezszeryfowe (bez słupków w zakończeniach poszczególnych elementów liter, np.Calibri). Zaleca się lekkie czcionki bezszeryfowe, dzięki którym oferta jest bardziej przejrzysta i czytelna.
- Interlinia i marginesy – odstępy powinny być ustawione w taki sposób, aby dokument był czytelny. Ważne, żeby na każdej stronie oferty handlowej marginesy i interlinie były ustawione równo.
- Punktory – ułatwiają przyswojenie informacji przez czytelnika. Dzięki nim oferta zyskuje na przejrzystości i czytelności. Punktory można wykorzystać do wymienienia korzyści prezentowanego produktu lub usługi. Punktor może mieć klasyczny wygląd lub być oryginalnym znakiem wyróżniającym ofertę.
Format oferty handlowej
Oferta handlowa musi wyglądać profesjonalnie. Dlatego jedynym prawidłowym formatem jest PDF. To format uniwersalny, który można prawidłowo wyświetlić na każdym urządzeniu wykorzystywanym w pracy biurowej (komputer, tablet, laptop). Oferta w formacie PDF jest czytelna i przejrzysta. Oferty w przygotowane w formacie PDF wypadają znacznie lepiej niż w rozszerzeniach DOC, DOCX (Word) czy PPTX (PowerPoint).
Najczęściej popełniane błędy
Lepiej uczyć się na cudzych błędach, aniżeli popełniać je osobiście, szczególnie nic z tego nie wynosząc. W obszarze tworzenia oferty handlowej do najczęściej popełnianych błędów można zaliczyć m.in.:
- wysyłanie jednego wzoru oferty do wielu klientów, zmieniając tylko dane klienta;
- przygotowanie oferty niedopasowanej do potrzeb klienta;
- oferta przygotowana niedbale pod względem wizualnym (różne style, czcionki, interlinie, marginesy, błędy);
- przesadne wykorzystywanie słownictwa branżowego;
- brak używania języka korzyści i przedstawienia zalet produktu/usługi;
- brak konkretnych liczb i statystyk, które są dowodem na wypunktowane korzyści;
- przygotowanie oferty handlowej bez grafik;
- wysłanie oferty z obietnicami bez gwarancji pokrycia.
Kurs Techniki negocjacji od podstaw
Zobacz kurs
Kurs Psychologia zachowań konsumenckich
Zobacz kurs
Kurs Techniki perswazji i wywierania wpływu
Zobacz kurs
Narzędzia wspierające proces ofertowania
Tworzenie ofert handlowych atrakcyjnych wizualnie i przyciągających uwagę klientów wspomagają także różne narzędzia. Należą do nich m.in.:
- Bitrix24 – szeroko rozbudowany program do tworzenia ofert handlowych. Aplikacja pozwala korzystać z ponad 30 różnych narzędzi biznesowych, które pomagają stworzyć atrakcyjnie wizualną ofertę handlową szytą na miarę.
- Sellizer – narzędzie powiadamiające oferenta o otwarciu wysłanej oferty, zliczające ile osób ją wyświetliło, przekazało dalej lub wydrukowało. Program podpowiada też, co najbardziej zainteresowało klienta w ofercie. Przydaje się również moduł follow-up przypominający klientowi o nieprzeczytanej ofercie.
- PandaDoc – oprogramowanie w chmurze przydatne dla pracy zespołu handlowego, również w obszarze przygotowywania oferty handlowej i wyceny. Program pozwala korzystać z wielu szablonów, które można pobrać i dostosować do przygotowywanej oferty.
- Proposify – program do tworzenia, wysyłania i śledzenia oferty handlowej przez oferenta, przydatny również podczas pracy w zespole.
- Better Proposals – ponad 100 szablonów ofert do edytowania. Program powiadamia też oferenta o otwarciu, przekazaniu dalej, wydrukowaniu lub podpisaniu oferty podpisem elektronicznym.
Właściwie przygotowana oferta sprzyja pozyskiwaniu nowych klientów i budowaniu z nimi trwałych relacji. Oprócz tego wpływa na poprawę wizerunku marki i pomaga go budować w oczach opinii publicznej i klientów. Dlatego tak ważne jest, aby oferty handlowe tworzyć indywidualnie pod klienta, nie korzystając z jednego wzoru i metody "kopiuj – wklej".
