Jak skutecznie przeprowadzić exit interview

Ostatnia aktualizacja 7 kwietnia, 2023

Offboarding pracownika to proces, w którym zatrudniony stopniowo opuszcza firmę po złożeniu wypowiedzenia, a jego elementem jest exit interview. Prawidłowe zakończenie współpracy ma na celu zagwarantowanie, iż osoba opuści firmę z pozytywnym nastawieniem, zachowując równocześnie dobre relacje z byłymi współpracownikami i pracodawcą.

Offboarding i exit interview na zakończenie pracy

W ramach offboardingu lub zaraz po złożeniu wypowiedzenia dział HR organizuje exit interview. To jedna z formalności związana z odejściem z pracy. Jest to rozmowa przeprowadzana z pracownikiem opuszczającym firmę, w celu zrozumienia przyczyn jego decyzji i zdobycia cennych informacji na temat funkcjonowania organizacji i możliwości poprawy.

Co do zasady, exit interview jest praktykowany w większych organizacjach, w których przyjęto typowe zasady korporacyjne. Trend przyszedł do Polski w ostatnich latach i jest coraz częstszą praktyką w firmach, które dbają o wizerunek i kulturę pracy.

Kilka wskazówek, jak skutecznie przeprowadzić exit interview

Zapewnij poufność i bezpieczeństwo. Upewnij się, iż osoba czuje się dobrze i może swobodnie wyrażać opinie. Zadbaj, aby żadne informacje uzyskane w trakcie rozmowy nie były używane przeciwko pracownikowi.

• Przygotuj się. Przed przystąpieniem do rozmowy zapoznaj się z wewnętrznymi zasadami przeprowadzania exit interview i ułóż listę pytań.
• Otwarte pytania. Zadawaj pytania w taki sposób, aby pracownik mógł wyrażać swoje poglądy na sprawy. Stawiaj pytania otwarte, które zachęcą do rozwijania tematu i uzyskania cennych informacji.
• Dopytuj i słuchaj. Dlaczego praca nie spełniła oczekiwań i jakie są powody zmiany? Nie przerywaj, nie oceniaj wypowiedzi. Staraj się zrozumieć, jakie są motywacje i co skłoniło osobę do podjęcia decyzji o opuszczeniu firmy. Stwórz przyjazną atmosferę.
• Zapisz wyniki rozmowy, aby móc przeanalizować zdobyte dane i wykorzystać je do poprawy funkcjonowania organizacji. Mogą dostarczyć cennych informacji na temat funkcjonowania organizacji i jej słabych punktów. Wykorzystaj je do sugerowania wprowadzenia zmian.

Exit interview powinien być wymianą informacji, a nie miejscem na wyrażenie frustracji / Fot. baranq, shutterstock.com

Czego nie mówić na exit interview?

Exit interview jest ważnym narzędziem HR. Jednakże istnieją pewne tematy, o których lepiej nie mówić, jeżeli jest się pracownikiem. Zastanów się, czy musisz brać udział w rozmowie, gdy odczuwasz dużo złych emocji i sfrustrowanie. Ponadto, jeżeli chcesz porozmawiać, przemyśl czy twoje słowa nie przekreślą ewentualnego powrotu do tej organizacji.

• Nie skupiaj się negatywnych doświadczeniach personalnych z innymi pracownikami lub przełożonymi. Exit interview nie powinien być traktowany jako okazja do wyrażania personalnych opinii.
• Skup się na przyczynach swojego odejścia i sugestiach dotyczących poprawy funkcjonowania organizacji.
• Mów otwarcie o swoich odczuciach. Lepiej mówić prawdę o swoich doświadczeniach, o ile nie jest to coś obraźliwego lub nieetycznego.
• Nie wyrażaj negatywnych opinii bez podstaw. W exit interview należy mówić na podstawie faktów, a nie przypuszczeń lub plotek. Nie krytykuj bez konstruktywnych sugestii.

Podsumowując, na exit interview warto skupić się na konstruktywnych uwagach na temat firmy i procesów, a unikać negatywnych opinii, personalnych uwag i bezpodstawnej krytyki. Powinno to pomóc w utrzymaniu pozytywnej atmosfery i dobrych relacji z byłym pracodawcą.