„Jaki ATS wybrać”? jeżeli zadajesz sobie to pytanie – w tym artykule odpowiem na Twoje pytanie. I na inne, dodatkowe, które możesz sobie zadawać w tym temacie.
Zacznijmy od podstaw! Skrót ATS wywodzi się z angielskiej nazwy systemu rekrutacyjnego, czyli Applicant Tracking System.
W wolnym tłumaczeniu oznacza to system śledzenia aplikacji, czyli zgłoszeń i CV nadesłanych przez kandydatów w procesach rekrutacyjnych.
Po co Ci ATS?
Wdrożenie systemu ATS przynosi szereg korzyści:
- przyspieszenie procesów rekrutacyjnych
- budowanie własnej bazy kandydatów
- usprawnienie komunikacji z kandydat(k)ami
- lepsza wymiana informacji w zespole rekrutacyjnym
- tworzenie atrakcyjnych i responsywnych ogłoszeń i formularzy aplikacyjnych
- lepsze candidate experience
- możliwość analizy skuteczności źródeł aplikacji
… i wiele innych. Dlatego decyzja o zaimplementowaniu systemu ATS jest jak najbardziej słuszna.
Ponad 70% pracodawców korzystających z ATS twierdzi,
że ułatwia on znalezienie kandydatów (źródło)
Jakie pytania warto sobie zadać?
Oto lista pytań, które warto sobie zadać gdy musisz zdecydować, jaki ATS wybrać. Odpowiedzi na nie będą dla Ciebie ważnymi wskazówkami!
Jakie problemy ma rozwiązać ATS?
Za mało aplikacji, za dużo aplikacji, a może niedopasowane aplikacje? Każdy zespół rekrutacyjny ma inne problemy – a do tego lubią się zmieniać w czasie.
Zastanów się, jaki problem ma rozwiązać Twój nowy system rekrutacyjny; ale też jakie mogą zdarzyć się w przyszłości (lub zdarzały kiedyś). To ważne, aby Twój ATS był agile; czyli zwinny (łatwo dostosowujący się do zmian sytuacji rynkowej)
Jak pracuje Twój zespół? (stacjonarnie, zdalnie, a może jest rozproszony?)
Jeśli Twój zespół pracuje hybrydowo lub zdalnie, przyjrzyj się koniecznie rozwiązaniom typu SaaS (software-as-a-service). To rozwiązania chmurowe, do korzystania z których wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu i przeglądarka internetowa.
Nie wymagają one instalowania niczego na komputerze, a co za tym idzie – fizycznej obecności w biurze. Użytkownicy mogą mieć uprawnienia przypisane przez administratora, który może dokonywać zmian w nich zdalnie.
Czy i jak angażujesz swoich Hiring Manager w prowadzone procesy?
Wiele systemów ATS ma dedykowane rozwiązania pozwalające na angażowanie Hiring Managerów w prowadzone procesy, poprzez specjalny dostęp dla nich i możliwość oceny lub komentowania nadsyłanych aplikacji.
Na jakim obszarze szukasz i zatrudniasz kandydatów/-tki?
Jeśli prowadzisz rekrutacje na obszarze Unii Europejskiej upewnij się, iż dane osób aplikujących będą administrowane i przetwarzane zgodnie z wytycznymi RODO.
94% użytkowników ATS twierdzi,
że systemy śledzenia kandydatów usprawniły proces rekrutacji (źródło)
Na co warto zwrócić uwagę?
Oto kilka punktów, na które warto zwrócić uwagę podczas testowania nowego systemu ATS lub zapytać podczas rozmowy z przedstawicielem narzędzia:
Sposób rozliczenia
ATSy ustalają swój cennik na różny sposób. Może to być rozliczenie:
- za liczbę aktywnych użytkowników i/lub Hiring Managerów
- za liczbę otwartych wakatów
- zależny od rozmiaru firmy (np. liczby pracowników)
- mix powyższych
- stała, miesięczna kwota
Ważne, żeby cennik systemu ATS był jawny – aby było możliwe przewidzenie kosztów.
Funkcje
Lista funkcji powinna odpowiadać problemowi, który system ma rozwiązać. Na przykład jeżeli problemem jest brak czasu w feedback dla wszystkich kandydatów – zwróć uwagę, jaki ATS posiada funkcję automatyzacji e-mail do kandydatów.
Integracje
ATS prawdopodobnie nie będzie jedynym narzędziem wykorzystywanym przez Twój zespół rekrutacyjny. Dlatego warto, aby współgrał on dobrze z innymi narzędziami – np. z CRM-em, systemem kadrowym czy firmowym komunikatorem (Teams, Slack).
Dowiedz się, czy testowany ATS posiada API (mechanizm wymiany danych z innymi systemami) lub ma wbudowane integracje dostępne dla wszystkich użytkownika.
Skalowalność
Dziś Twoja firma ma X pracowników. Czy wiesz, ile będzie ich za rok?
Wybierz ATS, który możesz łatwo rozszerzyć nie tylko o nowe funkcje, ale też dodatkowe dostępy dla Twojego zespołu. Najlepiej bez konieczności kontaktu z handlowcem ani aneksowania umowy.
Konto testowe
Nikt nie lubi kupować kota w worku! Dlatego poszukaj opcji bezpłatnego konta testowego (triala) i sprawdź samodzielnie, czy oprócz pożądanych funkcji, zwyczajnie czujesz się dobrze i swobodnie korzystając z tego systemu. W końcu niedługo stanie się Twoim podstawowym narzędziem pracy.
Długość trwania umowy
„Gdzie widzisz siebie za 5 lat?” To trudne pytanie, szczególnie w tych czasach, gdy sytuacja rynkowa jest dynamiczna. To nie jest więc dobry pomysł, aby podpisywać umowy i zobowiązania na wiele lat do przodu. Co, jeżeli podpiszesz umowę na 5 lat – a za kilka miesięcy pojawi się na rynku nowe, dużo lepsze narzędzie?
Warto więc szukać dostawców z elastyczną umową oraz takich, których Twój krótki okres wypowiedzenia motywować będzie do nieustannego rozwoju i nadążania za potrzebami i trendami
Możliwość i sposoby integracji ze stroną Kariera
Ważne jest, aby nowy ATS był kompatybilny z Twoją stroną Kariera i pozwalał zostawianym tam aplikacjom trafiać bezpośrednio do systemu. Nic tak nie odstrasza kandydatów, jak konieczność wysłania CV mailem.
SLA
SLA to skrót od „Service Level Agreement”, czyli „umowa poziomu usług”. Określa poziom jakości usług, jakie dostawca ma zapewnić klientowi. W przypadku rozwiązań chmurowych zwykle oznacza to, iż system będzie dostępny dla wszystkich użytkownika przez x% czasu.
Warto szukać rozwiązań, które gwarantują SLA na poziomie 99% lub wyższym.
Oto mini checklista, którą możesz sobie zapisać:
Jak wygląda proces wdrożenia?
Jeśli zdecydujesz się na rozwiązanie chmurowe, to wdrożenie nowego systemu nie powinno trwać więcej niż kilka dni.
Obejmuje ono poniższe punkty:
- Instalacja systemu pod wybranym adresem WWW (około kilka minut)
- Customizacja (dostosowanie systemu do Twoich potrzeb i sposobu prowadzenia procesów) – czyli skonfigurowanie etapów w procesach rekrutacyjnych, stworzenie szablonów ogłoszeń, itp.
- Import lub migracja danych – jeżeli wcześniej używałeś/-łaś jakiegoś systemu lub dane kandydatów były trzymane w pliku XLS lub np. na Google Drive. Niektórzy dostawcy oferują też narzędzia do samodzielnego importu danych.
- Integracja nowego systemu ATS ze stroną Kariera
- Szkolenie użytkowników
Na czym polega customizacja (dostosowanie systemu do Twoich procesów)?
Wyjaśnia to poniższe video:
Key takeaway!
Jaki ATS w takim razie wybrać? Oto 3 wskazówki na sam koniec:
Zacznij od wypisania funkcji, na których Ci zależy i problemów do rozwiązania.
ATS-y mają ogrom różnych funkcji, ale na co dzień nie będziesz korzystać na pewno ze wszystkich. Dlatego – wybierając ATS dla siebie – szukaj takiego systemu, który ma te funkcję, których TY potrzebujesz.
Testuj, testuj i jeszcze raz testuj.
Większość dostawców oferuje bezpłatne okresy próbne. To, iż coś fajnie wygląda w teorii lub „znajomy poleca” – to wcale nie oznacza, iż będzie Ci się na tym dobrze pracować. Każda organizacja jest inna.
Zwróć uwagę na to, jak bardzo możesz dostosować system do siebie.
Czy możesz dowolnie żonglowac polami na formularzu aplikacyjnym? Czy w szablonach ogłoszeń możesz użyć skryptów, aby dostosować je do swojej identyfikacji wizualnej?
To ATS powinien dostosować się do Ciebie – a nie Ty do niego
