Kiedy wykorzystać urlop okolicznościowy i czy jest płatny?

Ostatnia aktualizacja 27 marca, 2023

Urlop okolicznościowy jest formą zwolnienia od pracy w związku z ważnymi wydarzeniami w życiu pracownika. Jego główną zaletą jest zachowanie wynagrodzenia w czasie nieobecności i dodatkowe dni wolne. Jakie warunki ma urlop okolicznościowy?

To potoczne określenie uzasadnienia nieobecności pracownika, w związku z okolicznościami losowymi i wskazanymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy z dnia 15 maja 1996 r.

Urlop okolicznościowy a ślub, śmierć babci lub urodzenie dziecka

Zgodnie z § 15 wspomnianego rozporządzenia, pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący 2 dni w razie

• ślubu pracownika lub
• urodzenia się jego dziecka albo
• zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

Ponadto pracownik jest uprawniony do 1 dnia wolnego w razie

• ślubu dziecka pracownika albo
• zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Czy urlop okolicznościowy przysługuje osobom rozwiedzionym?

Na podstawie ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy — tak. Interpretację przepisów wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy.

„Orzeczenie rozwodu powoduje ustanie małżeństwa natomiast art. 618 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy stanowi, iż z małżeństwa wynika powinowactwo między małżonkiem a krewnymi drugiego małżonka i trwa ono mimo ustania małżeństwa. Oznacza to, iż rozwiedzionemu pracownikowi przysługuje 1 dzień zwolnienia z powodu śmierci matki lub ojca byłego męża / żony”.

Niemniej pracownikowi nie przysługuje prawo do urlopu okolicznościowego z powodu śmierci byłego męża lub żony. Sytuacja jest odwrotna, gdy były partner lub partnerka pozostawały pod jego bezpośrednią opieką.

Podczas urlopu okolicznościowego przysługuje wynagrodzenie

Za czas zwolnienia od pracy z tytułu okoliczności wspomnianych wyżej w artykule, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia wyliczanego podobnie jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.

Co istotne wspomniane dni wolne są dniami dodatkowymi, ponieważ nie są wliczane do puli 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik jest zobowiązany do uprzedzenia pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności. Powinien złożyć wniosek w formie przyjętej w jego organizacji.

Termin wskazany w piśmie jest przeznaczony na przygotowania lub uczestnictwo w wydarzeniu. Dwudniowy urlop okolicznościowy można wykorzystać łącznie lub podzielić na pojedyncze dni.

Czy pracodawca może żądać dowodów nieobecności?

W polskich przepisach prawa nie wskazano szczegółowego sposobu dokumentowania urlopu okolicznościowego. Udzielający dni wolnych muszą kierować się ogólnymi zasadami rozporządzenia RODO.

W rezultacie pracodawca nie może przechowywać w aktach osobowych kopii aktu zgonu członka rodziny zatrudnionego lub aktu urodzenia dziecka z tytułu zgłoszonego urlopu okolicznościowego. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, pracownik może jedynie przedstawić do wglądu wspomniane dokumenty.