Okiem eksperta: Jak mądrze optymalizować koszty IT?

Systemy, infrastruktura sieciowa i oprogramowanie są kluczowymi narzędziami, które wspierają procesy biznesowe i efektywność operacyjną, ale ich konfiguracja oraz całościowa obsługa IT często stanowią w firmach istotną część kosztów. 

Coraz większe wymagania technologiczne, rosnące koszty utrzymania infrastruktury IT oraz zmieniające się trendy rynkowe stawiają przed przedsiębiorstwami wyzwania związane alokacją budżetu. W rezultacie, wiele firm dąży do cięcia kosztów, często nie mając świadomości ryzyka, jakie się z tym wiąże.  

Niewątpliwie ogromnym wyzwaniem, jakie stoi przed przedsiębiorcami, jest optymalizacja kosztów IT, tak by nie odbyło się ze szkodą dla rozwoju organizacji. 

O wyzwaniach związanych z kosztami IT rozmawiamy z Dariuszem Lipińskim, dyrektorem zarządzającym zgoda.net który od ponad 19 lat wspiera firmy w tym obszarze.  

Od czego zależą koszty wydawane przez firmy na IT?

Koszty IT zależą od tego, ile firma może i chce wydać. Nie obowiązuje tu reguła, iż mała organizacja nie przeznaczy na ten obszar wielu środków, natomiast duża wyda znacznie więcej. 

 Na koszty IT składa się kilka czynników, takich jak wielkość firmy (im więcej pracowników, tym większe wymagania sprzętowe i licencyjne), poziom skomplikowania infrastruktury (np. jeżeli firma dysponuje własnymi serwerowniami, ich utrzymanie wiąże się ze sporym kosztem), czy poziom bezpieczeństwa. Ale są to również czynniki takie jak sezonowość biznesu oraz rodzaj finansowania (np. dofinansowania z unii), które determinują w firmach capex/opex.

Podstawowe obszary kosztów w IT to: 

– sprzęt dla pracowników: tutaj wszystko zależy od budżetu firmy. Nowy laptop to koszt 3600, tani 2500 a poleasingowy może być choćby za 1500, jednak przesadna oszczędność na sprzęcie odbija się na kosztach obsługi. Komputery te wymagają częstszych napraw, co wiążę się z kosztem przestoju pracowników, czyli do kosztu takie sprzętu należy doliczyć każdą nieprzepracowaną godzinę danego pracownika. 

 – oprogramowanie: w tej chwili większość rozwiązań jest w trybie subskrypcyjnym, który daje sporą elastyczność, w związku z tym stanowi największy obszar do usprawnień. Wybierając licencje należy pamiętać, iż dobrze działające usługi pracy grupowej czy poczty, sprzyjają sprawności procesów, czyli prawidłowemu funkcjonowanie organizacji. 

Jakie czynniki najczęściej motywują firmy do cięcia kosztów IT? W jakich obszarach poszukuje się oszczędności?  

Bazując na doświadczeniu mogę wyróżnić podstawową przyczynę, jaką jest brak świadomości, tego jak istotną rolę dział IT odgrywa w życiu organizacji, zwłaszcza jak może wspierać jej rozwój.

Na podstawie rozmów z Klientami, mogę wyróżnić jeszcze jeden czynniki, jakim jest sytuacja na rynku. Kiedy jest dobra, firmy inwestują w IT, kiedy sytuacja się pogarsza – właśnie tutaj szukają oszczędności. 

Najważniejsze jest, żeby do oszczędności podchodzić w sposób rozważny, ponieważ rezygnując z wdrożonych dobrych rozwiązań łatwo o zastój w organizacji. Na szczęście z takimi przypadkami spotykamy się rzadko. Częściej Klienci szukają oszczędności w obrębie ilości sprzętu i licencji. 

Typ oszczędności, z którym mamy najczęściej do czynienia to brak inwestycji. Klienci ze względu na koszty nie wchodzą w droższe rozwiązania, głównie w obszarze systemu w trybie subskrypcyjnym. Jest to jednak pewien rodzaj pułapki, ponieważ lepsze oprogramowanie to lepsza ochrona przez cyberatakami, a te jak wiemy, zdarzają się na coraz większą skalę. 

Dlatego w zgoda.net tak dużą wagę przykładamy do edukowania Klientów. Ci którzy zdecydowali się na warsztat z nami i zdają sobie sprawę ze wszystkich zagrożeń, rzadko rezygnują z tych funkcjonalności. 

Jakie wyzwania stoją przed branżą IT w 2023 roku w kontekście optymalizacji kosztów IT?   

Przede wszystkim należy unikać oszczędzania na bezpieczeństwie. Cyberprzestępczość rozwija się w tej chwili w ogromnym tempie, kiedy staniemy się celem skutecznego ataku, poniesiemy zdecydowanie wyższy koszt, niż w przypadku inwestowania w sprawne zabezpieczenia. 

Należy pamiętać, iż obszar IT w znacznym stopniu wpływa na funkcjonowanie firmy – wydajność pracowników, możliwości skalowania biznesu i bezpieczeństwa danych. Dlatego naszym Klientom doradzamy, żeby szukali optymalizacji, nie oszczędności w tym obszarze. 

Bardzo ważna jest też modernizacja starych systemów, o czym wspomniałem przy okazji poprzedniego pytania. Cyberbezpieczeństwo to nie jest jednorazowa inwestycja tylko proces, dlatego w przypadku biznesów kluczowa jest kooperacja z zaufanym partnerem IT, który będzie dbał o infrastrukturę, informował o zagrożeniach i edukował. Bez tego bardzo trudno ustrzec się przed zostaniem ofiarą.

Podsumowując, dobrze zabezpieczona firma ma dwie składowe: profesjonalnego partnera IT i świadomych użytkowników, z zarządem na czele.

Jak można optymalizować koszty IT? 

Na początku warto przyjrzeć się dostawcom systemów. Cały czas zdarza nam się trafiać do środowisk, w których klient ma różnych dostawców – poczty, telekonferencji, licencji Microsoft Office itp. Tymczasem pakiet Microsoft 365 zabezpiecza te wszystkie obszary i jego wykupienie jest znacznie tańsze. 

Kolejnym istotnym czynnikiem są koszty subskrypcji – licencji i zużycia zasobów w chmurze.

Cały czas zdarza nam się trafić na Klientów, których brak świadomości w tej dziedzinie kosztuje od kilkuset do kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie. Dlatego warto systematycznie sprawdzać ilość i rodzaj wykorzystywanych licencji oraz korzystać z wiedzy ekspertów, którzy pomogą znaleźć najlepsze rozwiązania.

Skoro już jesteśmy przy chmurze, to jest to w tej chwili znaczący obszar oszczędności – zwłaszcza, jeżeli stoimy przed wymianą lub zakupem sprzętu. Migracja rozwiązań on-premise do chmury generuje koszty, ale są to koszty jednorazowe. Potem można elastycznie zarządzać zasobami w chmurze. Pieniądze zamiast na leasing płaci się na utrzymanie infrastruktury. Do tego dochodzą dodatkowe oszczędności na prądzie. Jeden serwer może wygenerować 100-300 zł rachunków miesięcznie, do tego dochodzi dużo mniejsza awaryjność oraz oszczędność miejsca w biurze, na co klienci coraz częściej zwracają uwagę. Jednak tym, co jest nie do przecenienia w kwestii rozwiązań chmurowych, jest bezpieczeństwo.

Odpowiednie rozwiązania chmurowe zawsze będą wydajniejsze i bezpieczniejsze od tych utrzymywanych lokalnie, bo serwerów w biurze pilnuje – może i najlepszy –  dział IT, ale tych w chmurze – sztaby inżynierów bezpieczeństwa Googla, Microsoft czy Amazona. 

To, na co namawiamy naszych klientów, to ścisła kooperacja działu finansowego z działami IT. Często w organizacjach zespoły te pracują niezależnie i dopiero po ustaleniu budżetu dział IT stara się dobrać najbardziej optymalne rozwiązania, co nie zawsze jest efektywne. Znacznie lepsze rezultaty przynosi angażowanie zespołu IT już na etapie planowania kosztów IT, dzięki czemu możliwe jest wdrożenie rozwiązań zoptymalizowanych dla danego modelu biznesowego.

Co to jest dług technologiczny i dlaczego jest istotny przy podejmowaniu decyzji dotyczących budżetu IT?  

Dług technologiczny to sytuacja w której przez dłuższy okres nie inwestuje się w rozwiązania technologiczne IT – z różnych powodów – braku finansów, choć częściej z braku świadomości, iż to po prostu opłaca się to robić. Aż nagle okazuje się, iż rozwój biznesu nie jest już możliwy, bo wykorzystywane narzędzia są zbyt stare. Albo, co gorsza, firma pada ofiarą ataku hakerskiego i wtedy okazuje się , iż aby „nadążyć” za rynkiem czy przywrócić firmę po awarii trzeba wydać jednorazowo dużo więcej, niż wydalibyśmy sukcesywnie inwestując w rozwój przez ostatnie lata – choćby uwzględniając wartość pieniądza w czasie. 

To bardzo trudna sytuacja, bo często wyzwaniem są nie tyle koszty IT, ile czas potrzebny do przejścia na nowe, dostosowane do biznesu rozwiązania.

Klasyczny przykład to uniemożliwiony rozwój firmy, bo np. rozwiązanie crm/finansowe było elastyczne dla 2-3 handlowców, ale jak chcemy mieć 5 oddziałów i tych handlowców 30 to nie ma możliwości skalowania, tylko trzeba kupić nowy system, przemigrować dane, przeszkolić użytkowników i dostosować procesy w firmie – a to są często miesiące.

Jakie mogą być długoterminowe konsekwencje braku inwestycji w dziale IT?   

Główny problem to wręcz uniemożliwiony rozwój, lub np. utrudniona sprzedaż firmy, bo rozwiązania IT nie spełniają wymagań rynku.   

W mojej ocenie najtrudniejsza sytuacja to atak, który skutkuje wyciekiem danych czy zatrzymaniem procesów firmowych. Taka sytuacja to ogromne koszty dla biznesu i często utrata wizerunku a w niektórych przypadkach choćby widmo bankructwa.  

Jednak nie należy też zapominać o codziennym funkcjonowaniu firmy. Zespół pracujący na starym sprzęcie, z przestarzałą usługą poczty, brakiem możliwości efektywnej pracy zdalnej i zespołowej to codzienna frustracja ludzi oraz wolniejsza obsługa procesów biznesowych.  

Najprostszym przykładem jest dawanie „najstarszego komputera w firmie” na recepcję. 
Potem okazuje się ze osoba ta codziennie czeka 20 minut na uruchomienie się komputera, a ponieważ jest kluczowa w komunikacji, bo obsługuje w drobny sposób większość codziennych procesów w firmie, w olbrzymi sposób spowalnia każde zadanie w organizacji. 

Robiliśmy kiedyś kalkulacje. Stare komputery powodowały średnio godzinę straty czasu każdego dnia u pracownika – wystarczy to sobie to przemnożyć przez 30 osób w firmie…   

Jakie są najlepsze krótko oraz długofalowe strategie optymalizacji kosztów IT?

Optymalizacja IT powinna być traktowana jako ciągły proces zarządzania, który obniża koszty, zwiększa wydajność rozwiązań i przyspiesza dostarczanie usług. Nie jest dobrą praktyką, by została przeprowadzana w oderwaniu od strategii biznesowej oraz potrzeb firmy i jej klientów.

Myśląc o optymalizacji firmy powinny stawiać na rozwiązania długofalowe, np. outsourcing, który pozwala zachować wysoką jakość obsługi IT bez konieczności tworzenia osobnego działu w firmie czy wspomniane przeze mnie rozwiązania chmurowe. najważniejsze jest stawianie na automatyzację, systemy bezpieczeństwa oraz nowoczesne, ale sprawdzone technologie.

Obecnie optymalizacja kosztów IT ma ogromne wsparcie w takich technologiach jak cloud computing, oprogramowanie do pracy grupowej, Big Data i machine learning, AI, systemach ITSM oraz RPA. Rośnie też stale sprzyjająca optymalizacji adopcja podejść i metodyk DevOPS i Agile.

Jaka jest rola audytu w tym procesie?

Audyt IT jest bardzo pomocny, ale ważne, żeby był realizowany przez zewnętrzny podmiot, ponieważ bycie sprawdzającym i sprawdzanym w jednej osobie może nie być efektywne.  

Nasi audytorzy mają ogromne doświadczenie, dzięki czemu gwałtownie znajdą pola do usprawnień, co za tym idzie wskażą możliwość oszczędności. W wielu firmach można zoptymalizować koszty licencji, czy wykorzystanie zasobów w rozwiązaniach chmurowych, co bardzo gwałtownie wyjdzie podczas audytu. 

Bazując na doświadczeniu we współpracy z firmami MŚP, jakie są najważniejsze lekcje i wnioski, które firmy mogą wyciągnąć z procesu optymalizacji kosztów w dziale IT?  

Gdybym miał doradzić parę rozwiązań, byłyby to: 

1. Poproś zewnętrzną firmę o audyt IT. Weźmy przykład z branży automotive – samochód badamy w stacjach diagnostycznych, nie w warsztacie, gdzie jest naprawiany.
2. Przejdź na outsourcing albo przynajmniej zapoznaj się z ofertą outsourcingu IT, najpewniej będziesz zaskoczony kwestią kosztów, ale przede wszystkim elastycznością rozwiązań, które będą wspierały biznes.
3. Cały czas sprawdzaj rozwiązania chmurowe, jeżeli jeszcze z nich nie korzystasz, weź to pod uwagę.
4. Co miesiąc audytuj koszty licencji subskrypcyjnych – to wysiłek, który się opłaci.
5. Zanim zaczniesz ciąć koszty na rozwiązaniach IT, przelicz, ile będzie kosztowała Cię każda godzina przestoju w firmie, żeby sprawdzić czy nie wprowadzasz pozornych oszczędności. 
6. Last but not least – unikaj oszczędzania na bezpieczeństwie. W mojej ocenie cyberprzestępczość stanowi w tej chwili jedno z największych zagrożeń dla biznesu.

Ekspert: