Ostatnia aktualizacja 20 marca, 2023
Dlaczego onboarding pracowników w polskich firmach jest często źle przeprowadzany? Na ogół przedsiębiorstwa po prostu liczą na to, iż „jakoś to będzie”. Samo to, iż nie istnieje w języku polskim odpowiednie tłumaczenie słowa “onboarding”, świadczy o nieodpowiednim podejściu do wprowadzania nowych pracowników do firmy. Najbliższy ekwiwalent, czyli “wdrożenie”, brzmi technicznie i nie oddaje tego, iż nowa osoba w firmie nie jest maszyną, którą można gwałtownie zaprogramować i przystąpić do pracy. Blue Colibri podpowiada, jak skutecznie przeprowadzić onboarding i uniknąć marnowania czasu w pierwszych dniach i tygodniach pracy.
Typowe scenariusze wdrożenia nie są zbyt pozytywne
Ania rozpoczęła pracę w międzynarodowej korporacji na początku roku. Miała dołączyć do zespołu, ale na skutek utraty dwóch kluczowych klientów, zespół nie potrzebował już nowych pracowników. Ania trafiła do innej jednostki, gdzie miała przejść cykl szkoleń wprowadzających. Niestety, przed rozpoczęciem pracy pojawiła się informacja o restrukturyzacji z centrali firmy. Minęło już pół roku, a Ania przez cały czas nie wie, co dokładnie ma robić w firmie ani z kim powinna rozmawiać o swoim rozwoju.
Witalij zaczął pracę pięć miesięcy temu w znanym dyskoncie spożywczym. Zadania otrzymywał dzień po dniu, bez żadnego planu czy struktury. Zarówno on, jak i jego przełożeni, byli coraz bardziej sfrustrowani, ponieważ nie spełniał celów na swoim stanowisku. Problemem było to, iż nie było dla niego jasno określonych wymagań i celów.
Niestety, takie scenariusze to nie rzadkość, gdyż w Polsce onboarding często nie funkcjonuje tak jak powinien.
Jak dużo kosztuje nieudany proces onboardingu?
Onboarding to proces, który dla menedżerów często jest niewidoczny i nie ma choćby swojej polskiej nazwy. Jednakże, onboarding potrafi kosztować polskiego pracodawcę sporo, zwłaszcza jeżeli nie przebiega pomyślnie i nowy pracownik nie zatrzyma się w firmie na dłużej. Dwa raporty opublikowane przed pandemią przez Sedlak & Sedlak oraz PWC i Work Service szacują koszt takiej sytuacji na ponad 90 tys. złotych. Od tamtego czasu, ze względu na wzrost wysokości wynagrodzeń i brak pracowników, koszt ten mógł tylko wzrosnąć.
Nawet jeżeli nowo zatrudniona osoba pozostanie w firmie po okresie próbnym, nie jest to wystarczający wskaźnik prawidłowego przebiegu procesu onboardingu. Zgodnie z badaniem SW Research przeprowadzonym na reprezentatywnej grupie 1000 Polaków dla platformy Blue Colibri, tylko 54% pracowników uważa, iż ich obowiązki są jasno i wyczerpująco opisane. Pełen raport badania zostanie opublikowany w ciągu najbliższych tygodni.
Oznacza to, iż prawie połowa osób zatrudnionych w firmach już na stałe może nie do końca wiedzieć, co ma robić w swojej pracy. A co z tymi, którzy dopiero zaczynają przygodę z firmą? – pyta Magdalena Pekowska, ekspertka ds. HR w Blue Colibri.
Perspektywa pracodawcy wskazuje na alarmujące dane dotyczące wdrażania pracowników do pracy. Przed pięcioma laty, Harvard Business Review przeprowadził badanie, w którym wzięło udział ponad 200 właścicieli i dyrektorów polskich przedsiębiorstw. Okazało się, że:
- Połowa z nich nie była w stanie określić czasu trwania procesu onboardingu dla pracowników produkcji;
- Co trzeci miał ten sam problem w przypadku pracowników magazynu;
- Co czwarty nie potrafił określić czasu trwania onbotardingu handlowców.
Zmiana rynku a przybywające wyzwania
Przez kilka minionych dekad rynek pracy był rynkiem pracodawcy, gdzie zbyt wymagający kandydaci słyszeli od swoich szefów bardzo powszechne hasło: “mam dziesięciu chętnych na twoje miejsce”, a w wielu przypadkach okazywało się to prawdą. Jednak na koniec ubiegłego roku bezrobocie spadło do poziomów nie notowanych od wielu lat – około 5% według Głównego Urzędu Statystycznego lub 3% według Eurostatu.
Wśród osób, które chcą i mogą pracować, nie ma pełnej gotowości do podjęcia pracy bez względu na okoliczności. Dodatkowo, oprócz wyzwań związanych z millenialsami i pokoleniem Z, pojawiają się także problemy technologiczne. W czasie pandemii wszyscy oswoili się z pracą zdalną i hybrydową, ale teraz, w sytuacji braku rąk do pracy, rekruterzy coraz częściej szukają kandydatów z innych miast. Niestety, w trybie zdalnym tradycyjna metoda szkolenia poprzez obserwację działa o wiele gorzej. Co więcej, na polskim rynku pracy coraz większą część stanowią osoby, dla których język polski nie jest ojczystym językiem – przede wszystkim chodzi tu o pracowników z Ukrainy, ale nie tylko. Chociaż nie mają oni problemów z codzienną komunikacją, to czytanie długich instrukcji BHP może być dla nich trudne.
Rozwiązania tych wyzwań są trzy. Po pierwsze, bardzo precyzyjne procedury, jasne dla wdrażającego i wdrażanego. Najlepiej niezbyt opisowe, przypominające kontrakt czy dokument prawny, tylko proste punktory, które jeden po drugim można “odhaczać”. Ważna wydaje się też kultura feedbacku – otwarcie pracodawcy na wszelkie pytania nowego członka organizacji. Wierzę, iż zarówno w procesie onboardingu, jak i dalszej pracy, pomaga technologia. Dzięki odpowiednim aplikacjom, np. na telefon, dużo łatwiej informować pracownika o życiu firmowym, ale też badać jego satysfakcję z pracy – zwłaszcza w przypadku rozproszonych organizacji, jak sklepy czy stacje benzynowe – wyjaśnia ekspertka Magdalena Pekowska z Blue Colibri.
Jak sprawić, żeby onboarding pracowników był udany?
Blue Colibri przygotowało listę kontrolną (checklistę) do preboardingu i onboardingu, która ułatwia sprawne wdrażanie nowego pracownika krok po kroku. Checklistę można wykorzystać do automatycznego zaznaczania kolejnych aktywności, co jeszcze bardziej ułatwia proces.
Dzięki takiej liście kontrolnej można zapewnić, iż żadne ważne kroki nie zostaną pominięte. Zapoznając się z nią, nowy pracownik będzie miał potrzebne narzędzia i wiedzę, aby skutecznie rozpocząć swoją pracę. Lista kontrolna może zawierać takie elementy jak:
- Zapewnienie dostępu do niezbędnych narzędzi, takich jak komputer, oprogramowanie i konto e-mail
- Przygotowanie harmonogramu szkoleń i orientacji
- Przydzielenie mentora lub opiekuna dla nowego pracownika
- Zapewnienie dostępu do materiałów szkoleniowych i instrukcji
- Zorganizowanie spotkania wprowadzającego z zespołem i przedstawienie zasad współpracy
- Zapewnienie dostępu do dokumentacji firmowej i innych ważnych zasobów
- Przydzielenie konkretnych zadań i projektów, aby nowy pracownik mógł natychmiast zacząć działać.
Pobierz darmową checklistę ze strony Blue Colibri.
