Regulamin uczestnictwa w Konferencji KRYZYS NARODZIN – NOWE MOŻLIWOŚCI
§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Regulamin określa warunki uczestnictwa w Konferencji pod nazwą Kryzys narodzin – nowe możliwości organizowanej przez Fundację Rodzić po Ludzku z siedzibą przy ulicy Nowolipie 13/15 w Warszawie, NIP: 5261721250, adres poczty elektronicznej: konferencja@rodzicpoludzku.pl
2. Konferencja odbędzie się w dniach 12-13 czerwca 2025 r. w Instytucie Biocybernetyki i Inżynierii Biomedycznej PAN przy ul. Ks. Trojdena 4 w Warszawie.
§ 2. DEFINICJE
Na potrzeby niniejszego Regulaminu sprecyzowano następujące definicje:
a) Regulamin – oznacza niniejszy dokument zawierający zbiór zasad i warunków uczestnictwa w Konferencji, dostępny na stronie internetowej pod adresem: https://rodzicpoludzku.pl/konferencje/konferencja2025/
b) Organizator merytoryczny, dalej: Organizator – oznacza Fundację Rodzić po Ludzku z siedzibą w Warszawie przy ul. Nowolipie 13/15, NIP: 5261721250
c) Partner logistyczny, dalej: Partner – oznacza firmę MS Prestige, z siedzibą w Warszawie (04-998) przy ul. Ogórkowej 42L, NIP: 1181335525
c) Konferencja – oznacza Konferencję pod nazwą: Kryzys narodzin – nowe możliwości odbywającą się w Instytucie Biocybernetyki i Inżynierii Biomedycznej PAN przy ul. Ks. Trojdena 4 w Warszawie w dniu 12 czerwca 2025 r.
d) Dzień warsztatowy – oznacza Warsztaty pod nazwą: Techniki otwierania poszczególnych obszarów miednicy w porodzie oraz pod nazwą: Wsparcie po stracie – jak towarzyszyć w żałobie perinatalnej odbywające się w Instytucie Biocybernetyki i Inżynierii Biomedycznej PAN przy ul. Ks. Trojdena 4 w Warszawie w dniu 13 czerwca 2025 r.
e) Rejestracja – oznacza zgłoszenie Organizatorowi chęci uczestnictwa danej osoby w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej: https://rodzicpoludzku.pl/konferencje/konferencja2025/.
f) Potwierdzenie zgłoszenia – oznacza komunikat potwierdzający Rejestrację wysyłany przez Organizatora merytorycznego na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika w procesie Rejestracji.
g) Uczestnik – oznacza osobę fizyczną która została wskazana w formularzu zgłoszeniowym jako uczestnik Konferencji.
h) Zamawiający – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie
posiadająca osobowości prawnej, która zawiera Umowę z Organizatorem.
i) Umowa – oznacza zawarcie umowy poprzez zakup biletu na realizację Konferencji.
§3. WYMAGANIA TECHNICZNE
Do rejestracji niezbędne jest spełnienie minimalnych wymagań technicznych, takich jak:
a) komputer, laptop lub inne urządzenie multimedialne połączone z siecią internet,
b) przeglądarka internetowa: Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Google Chrome, Safari, Microsoft Edge – zaktualizowane do najnowszych wersji,
c) aktywne konto poczty elektronicznej (e-mail).
§ 4. WARUNKI I ZASADY UCZESTNICTWA
1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji lub Konferencji i Dniu Warsztatowym jest dokonanie Rejestracji za pośrednictwem linka do formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji pod adresem: https://rodzicpoludzku.pl/konferencje/konferencja2025/ oraz uiszczenie opłaty za udział w Konferencji lub Konferencji i Dniu Warsztatowym.
2. Każdy Uczestnik w dniu Konferencji otrzyma imienny certyfikat uczestnictwa w Konferencji.
3. Każdy Uczestnik po ukończeniu Dnia Warsztatowego otrzyma imienny certyfikat uczestnictwa.
§5. PŁATNOŚCI
1. Udział w Konferencji lub w Konferencji i Dniu Warsztatowym jest płatny.
2. Płatność za Konferencję lub w Konferencji i Dniu Warsztatowym odbywa się dzięki płatności elektronicznych i płatności kartą płatniczą za pośrednictwem serwisu przelewy 24.
3. Warunki udziału, ceny lub zniżki określone są przy zgłoszeniu na etapie Rejestracji.
4. Cena obejmuje udział w Konferencji lub w Konferencji i Dniu Warsztatowym, imienny certyfikat uczestnictwa oraz catering w dniu Konferencji lub w dniu Konferencji i Dniu Warsztatowym.
5. Po uiszczeniu opłaty Uczestnik otrzymuje fakturę VAT.
6. Koszt noclegu i przejazdu na Konferencję lub Konferencję i Dzień Warsztatowy Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
§6 REZYGNACJA
1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z zakupu i zwrotu opłaty za Konferencję lub Konferencję i Dzień Warsztatowy w terminie 14 (czternastu) dni od momentu zakupu. W przypadku chęci rezygnacji z zakupu biletu na Konferencję lub Konferencję i Dzień Warsztatowy Uczestnik składa oświadczenie o rezygnacji na adres konferencja@rodzicpoludzku.pl, które zawiera: imię i nazwisko Uczestnika, nr faktury otrzymanej od Organizatora za zakup, nr konta bankowego do zwrotu opłaty.
2. W przypadku zakupu biletu 29 maja 2025 r. i później, czyli na 14 i mniej dni przed rozpoczęciem Konferencji, Uczestnik wyraża zgodę na rozpoczęcie realizacji Konferencji lub Konferencji i Dnia Warsztatowego przed upływem 14-dniowego terminu do odstąpienia od Umowy i wyraża zgodę na utratę prawa do odstąpienia od umowy i utratę prawa do zwrotu opłaty.
3. Nieobecność uczestnika na Konferencji lub na Konferencji i w Dniu Warsztatowym nie jest równoznaczna z rezygnacją z udziału w Konferencji lub w Konferencji i Dniu Warsztatowym i nie jest podstawą do zwrotu opłaty za Konferencję lub za Konferencję i Dzień Warsztatowy.
4. Uczestnik ma prawo do przeniesienia całości praw i obowiązków wynikających z Regulaminu na inną osobę trzecią pod warunkiem wyrażenia zgody przez Organizatora na taką zmianę. Chęć zmiany Uczestnik zgłasza drogą mailową na adres: konferencja@rodzicpoludzku.pl wraz ze wskazaniem danych osoby trzeciej (imię i nazwisko, adres mailowy).
§ 7. REKLAMACJE
1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji lub Konferencji i Dnia Warsztatowego wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej na adres: konferencja@rodzicpoludzku.pl lub na adres siedziby Organizatora i powinny zawierać: imię i nazwisko zgłaszającego reklamację, adres do korespondencji, adres email, przedmiot reklamacji, datę wydarzenia, wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.
2. Reklamacje Uczestnik Konferencji lub Konferencji i Dnia Warsztatowego może zgłaszać nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji lub Konferencji i Dnia Warsztatowego.
3. Po upływie wyżej określonego terminu reklamacje nie będą uwzględniane.
4. Organizator rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni roboczych od daty złożenia reklamacji i przekazuje swoje stanowisko podmiotowi składającemu reklamację w formie, w której złożył reklamację.
§ 8. ZASADY WYKORZYSTANIA WIZERUNKU, GŁOSU ORAZ WYPOWIEDZI
1. Przebieg wydarzenia będzie rejestrowany w formie nagrania audiowizualnego lub w formie zdjęć. Rejestracją mogą być objęte również przestrzenie ogólnodostępne, w których będą znajdować się uczestnicy (np. rejestracja, przestrzeń networkingowa).
2. Materiały zarejestrowane w trakcie wydarzenia (utwory) (nagrania wideo, audiowideo, zdjęcia – w całości lub fragmentach) wykorzystane będą w celach dokumentacyjnych, a ponadto mogą być wykorzystane przez Organizatora dla celów promocji Konferencji lub Organizatora (komercyjnie lub niekomercyjnie), w tym mogą być wykorzystane do celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa).
§9. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORA
1. Organizator oświadcza, iż treści przekazane przez niego w trakcie Konferencji i w Dniu Warsztatowym mają charakter wyłącznie edukacyjny. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez Uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie Konferencji lub Konferencji i w Dniu Warsztatowym.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji i w Dniu Warsztatowym, zmiany osób prelegentów, a także do odwołania Konferencji lub Konferencji i Dnia Warsztatowego w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatora. Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestnika drogą mailową.
3. W przypadku odwołania Konferencji lub Dnia Warsztatowego, informacja o tym fakcie zostanie przekazana droga mailową zgłoszonym Uczestnikom, a dokonane opłaty za uczestnictwo w Konferencji lub w Dniu Warsztatowym zwrócone.
§10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator udostępnia treść Regulaminu przed zawarciem Umowy.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
3. Liczba miejsc udziału w Konferencji i w Dniu Warsztatowym jest ograniczona. O udziale w Konferencji lub Konferencji i Dniu Warsztatowym decyduje kolejność wpływu na konto Organizatora płatności za bilet na Konferencję lub za Konferencję i Dzień Warsztatowy.
4. Konferencja i Dzień Warsztatowy mają charakter zamknięty i nie stanowią imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wyłączenia z udziału w Konferencji lub w Dniu Warsztatowym i pozbawia prawa do zwrotu opłaty za udział w Konferencji i w Dniu Warsztatowym Uczestników, którzy naruszają jakiekolwiek postanowienia niniejszego Regulaminu, a w szczególności:
a) podejmują działania sprzeczne z prawem, z dobrymi obyczajami lub godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
b) podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.
d) w przypadku, gdy okaże się, iż osoba biorąca udział w Konferencji lub w Konferencji i w Dniu Warsztatowym nie spełnia warunków uczestnictwa, zakłóca przebieg sesji naukowo-dydaktycznych i utrudnia lub uniemożliwia udział w nich innych uczestników albo w inny sposób narusza Regulamin, Organizator zastrzega sobie prawo wykluczenia takiej osoby z dalszego udziału w Konferencji lub w Konferencji i Dniu Warsztatowym.
6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
7. W razie zmiany lub unieważnienia wskutek prawomocnego orzeczenia sądu, któregokolwiek z postanowień Regulaminu, pozostałe jego postanowienia pozostają w mocy.
8. Wszelkie spory pomiędzy Organizatorem a Uczestnikami będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd adekwatny miejscowo dla siedziby Organizatora.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać
zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji i w Dniu Warsztatowym.
10. Integralną część Regulaminu stanowi załącznik nr 1 – klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.
Załącznik nr 1
KLAUZULA INFORMACYJNA DLA UCZESTNICZEK/UCZESTNIKÓW KONFERENCJI KRYZYS NARODZIN – NOWE MOŻLIWOŚCI
ADMINISTRATOR DANYCH
Administratorem Twoich danych osobowych jest Fundacja Rodzić po Ludzku z siedzibą w Warszawie, ul. Nowolipie 13/15, 00-150 Warszawa, fundacja@rodzicpoludzku.pl.
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
Z naszym inspektorem ochrony danych możesz skontaktować się pisząc na adres e-mail: iod@rodzicpoludzku.pl.
CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH
Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu:
- przeprowadzenia zapisów na Konferencję Kryzys narodzin – nowe możliwości – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli w ramach podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy,
- organizacji konferencji, zapewnienia Ci w niej udziału oraz realizacji postanowień regulaminu Konferencji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli w ramach wykonania umowy, którą jest zaakceptowany przez Ciebie regulamin Konferencji,
- realizowania przez nas obowiązków prawnych, w tym wystawienia faktury VAT, prowadzenia dokumentacji księgowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z adekwatnymi przepisami prawa podatkowego,
- relacjonowania przebiegu Konferencji, a także promowania Konferencji i działalności Fundacji, przez publikowanie nagrań i zdjęć z wydarzenia na stronie internetowej Fundacji, w jej kanałach w mediach społecznościowych, a także w środkach masowego przekazu oraz innego rodzaju materiałach promocyjnych (ulotkach, broszurach) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu, którym jest:
- promowanie Konferencji oraz naszej działalności i szerzenie informacji o celu Konferencji, przez publikowanie nagrań/zdjęć przedstawiających uczestników jako fragment większej całości,
- wykonanie Twojego zezwolenia na rozpowszechnienie wizerunku (głosu), przez publikowanie zdjęć/nagrań indywidualnych lub zawierających wypowiedzi udzielonych przez Ciebie dla nas w toku Konferencji,
- przesyłania na Twój adres e-mail newslettera dotyczącego działalności Fundacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twojej zgody wyrażonej w formularzu zapisu na Konferencję,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu, którym jest ochrona naszego interesu prawnego.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Twoje dane osobowe w celu określonym w pkt. 1 przechowujemy do czasu zakończenia Konferencji. W celach określonych w pkt. 2-3 przechowujemy Twoje dane przez okres 6 lat od zakończenia
Twoje dane osobowe przechowujemy:
- w celu określonym w pkt. 1 – do czasu zakończenia Konferencji,
- w celach określonych w pkt. 2-3 – przez okres 6 lat od zakończena konferencji,
- w celu określonym w pkt. 4 – do czasu ustania celu przetwarzania lub złożenia przez Ciebie skutecznego sprzeciwu wobec ich przetwarzania,
- w celu określonym w pkt. 5 – do czasu wyrażenia przez Ciebie sprzeciwu wobec ich przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez okres 5 lat,
- w celu określonym w pkt. 6 – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z przetwarzania danych osobowych w pozostałych celach.
ODBIORCY DANYCH
Twoje dane osobowe zostaną udostępnione:
- podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wymagające przetwarzania danych osobowych, w tym podmiotom przetwarzającym, które świadczą na naszą rzecz usługi, np. dostawcy systemu biurowego (Google LLC, Google Ireland Limited), zewnętrznej obsłudze IT,
- podmiotowi zapewniającemu logistyczną obsługę Konferencji – MS Prestige z siedzibą w Warszawie,
- dostawcom kanałów społecznościowych (Meta, LinkedIn, X) oraz użytkownikom naszych kanałów w tych mediach – w zakresie w jakim będziemy publikować relacje z wydarzenia, na której znajdzie się Twój wizerunek lub głos,
- użytkownikom naszej strony internetowej oraz odbiorcom innych form naszej promocji (np. ulotek) – w zakresie w jakim będziemy publikować w takich materiałach zdjęcia lub nagrania przedstawiające Twój wizerunek lub głos.
W związku z wykorzystaniem systemu biurowego Google Workspace, a także publikowaniem informacji o wydarzeniach w ww. mediach społecznościowych, Twoje dane mogą zostać udostępnione do Stanów Zjednoczonych. Wskazani wyżej dostawcy są uczestnikami programu Data Privacy Framework, który potwierdza stosowanie przez nie odpowiedniego poziomu ochrony danych.
Twoje prawa
Masz prawo dostępu do swoich danych, a także prawo żądania ich sprostowania lub uzupełnienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia. Możesz też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu.
Niezależnie od ww. praw możesz wnieść skargę do prezesa urzędu Ochrony Danych Osobowych, o ile uważasz, iż przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z przepisami prawa.
Charakter podania danych
Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zapisania się na Konferencje i wzięcia w niej udziału.
