Trello, czyli jak łatwiej organizować czas i projekty

Cześć, dzisiaj będzie trochę mniej techniczny wpis. Chciałbym Ci drogi czytelniku przedstawić aplikację Trello. Człowiek nie samym klepaniem w klawiaturę żyje. Chciałbym wtrącić swoje trzy grosze do tematu planowania, zarządzania różnego typu projektami, zadaniami, a także przechowywania różnego typu linków i danych. Prawdopodobnie posiadasz już swój “system”. o ile jednak nie, to przybliżę Ci platformę, którą możemy zastosować do wyżej wymienionych celów i nie tylko.

Trello – co to jest?

Trello jest to aplikacja stworzona przez nijaki Fog Creek Software. Dostępna jest w wersji webowej oraz mobilnej. O skali jego rosnącego znaczenia w świecie niech świadczy fakt, iż niedawno Trello zostało wykupione przez Atlassiana (jeżeli nie wiesz, jest to firma, która stworzyła bardzo znane narzędzia, takie jak Jira czy Confluence). Sam biznes opiera się o model freemium, czyli możemy korzystać z aplikacji za darmo, ale za odpowiednią opłatą możemy otrzymać super ekstra hiper funkcjonalności. Maskotką Trello jest syberyjski husky o imieniu Taco:

Nooo, nie taki, ale też fajny i podobny Być może są choćby spokrewnione, kto wie. Tak się prezentuje Taco:

Do czego ja używam Trello?

Tak jak wspomniałem, Trello ma zastosowanie w wielu aspektach. Nie inaczej jest u mnie. Trello służy mi do:

• zarządzania projektami technicznymi, takimi jak My Coach (bardzo łatwo można upodobnić Trello do Jiry)
• przechowywania przydatnych linków (bardzo nie lubię mieć w przeglądarce miliona bookmarków, wolę je grupować w Trello)
• przechowywania celów długoterminowych
• przechowywania postanowień na nowy rok oraz podsumowywania poprzedniego
• przechowywania różnych luźnych pomysłów (na aplikację, biznes etc)
• przechowywania pomysłów na następne posty, kategorie oraz różne przydatne rzeczy związane z blogiem

Cóż, jak widzisz jedna aplikacja a wiele zastosowań Żeby nie było tak za kolorowo to na pewno nie będę używać Trello do jednej rzeczy – do codziennego planowania. Wiem, iż są osoby, które robią to dzięki tej aplikacji, przez chwilę sam próbowałem… nie sprawdziło się. Używam do tego innego narzędzia, ale o tym opowiem w bliżej nieokreślonym czasie. Kolejną fajną rzeczą w Trello jest to, iż nie musimy się ograniczać do tablic indywidualnych. Możemy bez problemu zapraszać ludzi. Jest to świetna opcja szczególnie, gdy prowadzimy grupowy projekt.

Podstawowe elementy aplikacji

Każda aplikacja operuje na jakimś poziomie abstrakcji. Nie inaczej jest w tym wypadku. Warto być świadomym z jakich “klocków” możemy korzystać. Podstawowymi elementami Trello są:

• tablice – w uproszczeniu, projekty lub zadania bądź elementy powiązane ze sobą tematycznie
• listy – są to rubryki w naszych tablicach. Uogólniając możemy przyjąć, iż lista jest kategorią. Listy należą do tablic.
• karty – zadania, odnośniki, uwagi. Każda karta należy do jednej z list w obrębie tablicy. Karty mogą być lepiej określone, na przykład poprzez dodanie labelek (możesz rozumieć to też jako tagi).

Techniczne aspekty

Rejestracja na Trello jest dziecinnie prosta. Wystarczy nam podać nazwę użytkownika, maila oraz hasło. Możemy też zarejestrować się dzięki konta Google’a. Rejestrować można się z głównej strony albo dzięki linków afiliacyjnych. Użytkownik polecający otrzymuje konto gold na miesiąc za darmo, można takich kont wykorzystać 12. Ponadto Trello wspiera coraz bardziej popularne “two factor authentication” czyli sposób logowania, gdzie musimy je potwierdzić dzięki innego urządzenia/aplikacji, na przykład poprzez wpisanie klucza, który dostajemy poprzez sms. Sam używam takich możliwości gdzie się da. W końcu dane w sieci mówią o nas coraz więcej.

Oczywiście, Trello musi na czymś zarabiać. Domyślnie użytkownik ma co prawda nieograniczoną liczbę tablic, kart, załączników, aczkolwiek załącznik może mieć do 10 MB, a w obrębie tablicy możemy użyć tylko jednego Power-Up (rozumianych przeze mnie jako pluginy). Do niedawna nie było można używać ani jednego więc i tak jest progres pod tym względem. Aby móc użyć Power-Upa trzeba założyć na Trello zespół, choćby jednoosobowy. Dla użytkowników indywidualnych pozostało Trello Gold. Koszt to 5 dolarów miesięcznie więc myśle, iż nie jest to wygórowana stawka. Mamy możliwość użycia 3 power-up’ów na projekt, dołączanie załączników do 250 MB oraz wiele większe możliwości o ile chodzi o wybór tła na tablicy. Na pewno interesujące rzeczy, aczkolwiek osobiście nie używam, podstawowa darmowa wersja Trello w zupełności mi wystarcza.

Trello w użyciu, przykłady

Po wejściu do aplikacji zobaczymy nasze wszystkie tablice. Są one ukazane dzięki prostych kart z tłem takim samym, jak ma tablica “w środku”. Są również odpowiednio pogrupowane. Na samej górze widać te ulubione (ikona gwiazdki w prawym górnym rogu). Przejście do tablicy to kliknięcie w nią, nic wymyślnego. Te białe miejsca to nie jest żaden bug Trello. Nie wszystko chcę pokazać, oj nie nie Na końcu każdej listy (z wyjątkiem “ulubionych”) mamy też odnośnik do dodania nowej tablicy.

Pokażę Ci dwa różne zastosowania na przykładzie moich tablic. Najpierw projekt który jest w toku, czyli My Coach.

W projekcie stosuję podejście Kanban. Tablica w Trello bardzo łatwo pozwala je zasymulować. Każda lista jest jednym “etapem”. Mam trzy listy pokazujące idealnie flow w projekcie. Wszystkie zadania są najpierw do zrobienia (To do). Na tym etapie zadania są opisywane (noo, prawie…na końcu część zadań pozostało tylko “oznaczona”, jak przyjdzie na nie pora to zostaną lepiej opisane) oraz pogrupowane dzięki labelek. Widzisz takie zielone, żółte, fioletowe i czerwone poziome belki? To są właśnie labelki. Każda coś znaczy, zaraz opiszę to dokładniej.

Do karty można przypisać członka grupy. Najczęściej jest to osoba która po prostu odpowiada za to zadanie. o ile zaczynam pracować to przeciągam kartę do następnej kolumny (In progress). Po zrobieniu danego zadania ląduje ono w kolumnie z zadaniami zrobionymi (Done). Trzymanie tego flow jest bardzo ważne, szczególnie w grupie. W innym przypadku komunikacja może szwankować… Po lewej jeszcze mam moją autorską rubrykę. Trzymam w niej różne informacje związane z projektem, takie jak od kogo można uzyskać potrzebne dane/pliki, dane do połączenia, plany projektu, czasem też bugi aby były lepiej widoczne (gdy mamy dużo rzeczy do zrobienia to mogą one zatonąć na końcu a takie rzeczy jak bugi powinny być eliminowane od razu). Na samej górze na każdej liście jest wyświetlana jeszcze ilość kart. Nie jest to jednak funkcjonalność Trello. Używam w tym celu wtyczki Card Counter for Trello.

W prawym górnym rogu możemy użyć jeszcze paru funkcjonalności związanych z tablicą.

Możemy tutaj między innymi:

• zobaczyć wszystkich członków zespołu
• zmienić tło
• filtrować karty dzięki labelek, czyli na przykład wyświetlić karty przypisane tylko do mnie albo wyświetlić karty oznaczone tylko kolorem czerwonym
• skonfigurować power-upy
• użyć naklejki (znane między innymi z Facebooka)
• skonfigurować inne podstawowe dane tablicy, na przykład ustawić labelki lub zmienić uprawnienia członkom grupy
• zobaczyć całą aktywność w obrębie tablicy

Przejdźmy teraz do kart. Odpalimy jedną konkretną. Weźmy z listy Done taką kartę jak “Config jenkins or travis for automatic project builds”. Kolory są, chmurka jest, jakaś piękna twarz też, na pewno można dużo się z niej dowiedzieć.

Sama prezentacja jest bardzo przejrzysta. Mamy pokazane, kto odpowiada za kartę oraz labelki do zadania, które – w porównaniu do prezentacji na tablicy – pokazują swoją nazwę.

Osobiście zdefiniowałem kilka rodzajów labelek dla tej tablicy:

• info – tylko informacyjne
• back-end – rzeczy implementacyjne do części serwerowej aplikacji
• front-end – rzeczy implementacyjne do części webowej aplikacji
• technician – rzeczy związane z technologią, ale niekoniecznie implementacyjne, mogą wiązać się z researchem
• bugs – bugi, błedy znane w aplikacji które muszą być poprawione

Z prawej strony mamy możliwość dodania załączników, daty końca zadania oraz checklisty. Z tych funkcjonalności w tym projekcie raczej nie korzystam. pozostało możliwość wykorzystania bezpośrednio Power-Upów. Na dole natomiast jest cała aktywność. Można prześledzić jaką “drogę” karta musiała przebyć oraz wszystkie komentarze. Jak widzisz, jeden choćby tu zostawiłem.

Podsumowanie

Opisałem Ci podstawowe elementy aplikacji. Uważam Trello za świetne narzędzie. Tak naprawdę za darmo możemy przechowywać wiele pogrupowanych danych, prowadzić projekty, oraz robić wiele innych rzeczy. Bardzo możliwe, iż już używasz Trello. Może nauczyłeś się czegoś dzięki temu wpisowi? Może używasz innego narzędzia? Jestem bardzo ciekaw Twojej opinii