Archiwizacja cyfrowa. Strategie, metody i najlepsze praktyki

Tradycyjne metody przechowywania informacji na papierze ustępują miejsca cyfrowym narzędziom, które zmieniają sposób, w jaki gromadzimy, chronimy i udostępniamy nasze cyfrowe zasoby. Jakie są najważniejsze aspekty i wyzwania dla organizacji, która staje przed archiwizacją cyfrową? Dowiedz się, jakie są strategie organizacji danych, metody i formaty przechowywania zasobów.

Czytasz pierwszą z dwóch części kompleksowego poradnika archiwizacji cyfrowej. Jak wdrażać ten proces w swojej organizacji? Poznaj strategie, metody, formaty i zasady bezpieczeństwa digitalizowania dokumentów.

Archiwa były dotychczas miejscem, w którym przechowywano papierowe dokumenty. Nadszedł jednak czas, kiedy cyfryzacja zapukała do drzwi archiwalnych. Pojawiła się konieczność przeniesienia analogowego zasobu do świata bitów. Archiwizacja cyfrowa to proces, w którym tradycyjne dokumenty i materiały są zdigitalizowane, a ich przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie odbywa się dzięki elektronicznych systemów.

Archiwizacja cyfrowa niesie ze sobą nowe wyzwania. Jednym z nich jest trwałość cyfrowa. W przeciwieństwie do papieru, który może przetrwać wieki, nośniki cyfrowe podlegają procesom starzenia się i utraty danych. Zapewnienie trwałości cyfrowej wymaga zastosowania odpowiednich strategii, migracji danych i stosowania odpowiednich standardów metadanych.

Kolejnym istotnym zagadnieniem jest kwestia bezpieczeństwa danych. W erze, gdzie każdy cyberatak może zniszczyć dziedzictwo kulturowe, archiwista cyfrowy musi być świadomy potencjalnych zagrożeń i wdrażać skuteczne środki ochronne. Aspekty prawne i etyczne związane z przechowywaniem i udostępnianiem danych również nabierają nowego znaczenia.

Zalety archiwizacji cyfrowej

Digitalizacja przede wszystkim umożliwia łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji. Pozwala na przeszukiwanie i indeksowanie zawartości, co przyspiesza procesy badawcze i edukacyjne. Kolejną zaletą jest oszczędność przestrzeni. Tradycyjne archiwa wymagają dużych przestrzeni fizycznych, podczas gdy archiwa cyfrowe mogą być przechowywane na stosunkowo niewielkich nośnikach danych. To nie tylko zmniejsza koszty utrzymania, ale także sprzyja lepszemu wykorzystaniu zasobów.

Nowe umiejętności archiwisty

Archiwista musi posiadać nowe umiejętności w cyfrowym świecie. Oprócz tradycyjnej wiedzy z zakresu archiwistyki, konieczne jest zrozumienie technologii informatycznych, standardów metadanych, cyfrowych narzędzi archiwizacyjnych i zagadnień związanych z bezpieczeństwem informacji.

Współczesny archiwista powinien być również elastyczny i gotowy na ciągłe doskonalenie. Szybki rozwój technologii wymaga stałego dostosowywania się do nowych narzędzi i metod, aby efektywnie zarządzać cyfrowymi zbiorami.

Trzy składniki w archiwizacji cyfrowej

Przed podjęciem decyzji o wyborze narzędzi do archiwizacji cyfrowej najważniejsze jest zidentyfikowanie głównych wyzwań związanych z tym obszarem.

• Bezpieczeństwo danych: jest priorytetem z uwagi na rosnące zagrożenia cybernetyczne.
• Trwałość danych: nośniki cyfrowe, formaty plików ulegają starzeniu się. W takiej sytuacji narzędzia do archiwizacji powinny być przystosowane pod kątem utrzymania integralności i dostępności danych (i to na przestrzeni wielu lat).
• Skalowalność: narzędzia archiwizacyjne powinny być elastyczne i zdolne do efektywnego zarządzania dużymi zbiorami danych.

Od systemów open source do komercyjnych rozwiązań

Istnieją różne narzędzia do archiwizacji cyfrowej, od darmowych systemów open source do komercyjnych rozwiązań. Systemy open source są dostępne i elastyczne, ale mogą wymagać dostosowania. Komercyjne rozwiązania są kompleksowe i oferują zaawansowane funkcje, ale wymagają opłat.

Przykładowe narzędzia:

Decyzja o wyborze pomiędzy systemami open source a komercyjnymi rozwiązaniami zależy od:

• indywidualnych potrzeb,
• budżetu,
• poziomu zaawansowania technologicznego instytucji.

Nowe – stare technologie

W kontekście archiwizacji cyfrowej nowe – w kontekście ogólnym „stare” – technologie, takie jak blockchain i AI, zdobywają na znaczeniu. Blockchain, znany głównie z zastosowań w kryptowalutach, znajduje również zastosowanie w archiwizacji cyfrowej. Jego zdecentralizowana natura oraz oparta na kryptografii struktura umożliwiają tworzenie niezmienialnych, chronionych haszem bloków danych. Integracja z blockchainem może zabezpieczyć dane archiwalne przed nieautoryzowanymi zmianami, zapewniając niezwykle wysoki poziom wiarygodności i integralności danych.

Natomiast algorytmy AI można wykorzystać do przeprowadzania analizy treści dokumentów, automatycznego tagowania i klasyfikacji, a także identyfikacji wzorców w dużych zbiorach danych. Te funkcje umożliwiają szybką i precyzyjną organizację oraz identyfikację danych, co znacznie ułatwia zarządzanie zasobami archiwalnymi.

Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą również znacząco usprawnić procesy indeksowania i przeszukiwania. Dzięki zdolnościom uczenia maszynowego systemy archiwizacji mogą gwałtownie i skutecznie analizować oraz indeksować duże zbiory danych, co przyspiesza dostęp do konkretnych informacji.

Ta efektywność w zarządzaniu danymi pozwala instytucjom i organizacjom wykorzystać swoje zasoby w sposób bardziej produktywny i strategiczny. W ten sposób, połączenie nowych i tradycyjnych technologii otwiera przed archiwizacją cyfrową nowe horyzonty, umożliwiając skuteczniejsze i bardziej innowacyjne podejście do gromadzenia, zarządzania i zabezpieczania danych.

Strategie organizacji danych

Strategie organizacji danych cyfrowych muszą się zmieniać, aby sprostać rosnącym potrzebom przechowywania, zarządzania i dostępu do nich. Oto kilka najważniejszych strategii, które warto zastosować.

1. Klasyfikacja i kategoryzacja danych – oznacza to tylko, iż dane są grupowane na podstawie określonych kryteriów. Dzięki temu możemy te dane zrozumieć, zarządzać i przede wszystkim wyszukiwać. Klasyfikacja może być tworzona na różnych poziomach, takich jak:

• temat;
• rodzaj dokumentu;
• data;
• źródło.

Współczesne narzędzia do klasyfikacji, często oparte na AI, umożliwiają automatyczne przypisywanie kategorii, co przyspiesza proces organizacji danych. adekwatna klasyfikacja jest też kluczowym elementem do efektywnego zarządzania przy dużych ilościach informacji.

2. Zastosowanie metadanych, czyli dodatkowych informacji, które opisują dane, nadając im kontekst i ułatwiając ich zrozumienie. W przypadku archiwów cyfrowych metadane mogą obejmować:

• informacje o autorze;
• data utworzenia;
• źródła;
• słowa kluczowe.

Skuteczne zarządzanie metadanymi ułatwia identyfikację oraz szybkie odnalezienie danych.

3. Digitalizacja i przechowywanie w chmurze – proces ten polega na przekształcaniu dokumentów papierowych na nośniki cyfrowe, co ułatwia przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie informacji. Przechowywanie danych w chmurze to kolejny element strategii organizacji danych. Chmura umożliwia elastyczne skalowanie zasobów, co jest szczególnie ważne w kontekście rosnących ilości danych.

4. Wdrożenie systemów ECM służących do zarządzania treścią (Enterprise Content Management – ECM) jest strategią organizacji danych, która skupia się na zapewnieniu spójności informacji i skutecznym zarządzaniu cyklem życia dokumentów. Systemy te oferują funkcje:

• workflow;
• kontrola dostępu;
• raportowanie;
• analiza danych.

Dzięki nim możemy skutecznie zarządzać danymi w środowisku cyfrowym, zapewniając jednocześnie zgodność z regulacjami i normami branżowymi.

5. Narzędzia analizy danych – sztuczna inteligencja (AI) i maszynowe uczenie (ML) umożliwiają automatyczne rozpoznawanie wzorców czy identyfikację błędów. Narzędzia analizy danych nie tylko ułatwiają zrozumienie istotnych informacji, ale także pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji na podstawie danych.

Metody przechowywania zasobów cyfrowych

Istnieje wiele sposobów przechowywania zasobów. Wybór metod jest najważniejszy dla zachowania integralności. Zależy on od wielu czynników, np.:

• wielkość zbioru;
• bezpieczeństwo;
• koszty.

Na początku musimy rozróżnić dwa typy systemów informatycznych:

• systemy zarządzania zasobami cyfrowymi, które mają na celu ułatwienia codziennego użytkowania zasobu cyfrowego;
• systemy przechowywania cyfrowego, które umożliwiają dostęp do danych, zapewniają funkcjonalność, pozwalają na przepływ danych, bieżącą analizę ryzyka, dają mam także integralność przechowywanych danych.

W obu systemach ważna jest kwestia zapewnienia długotrwałego dostępu, który definiuje także trwałość zasobu cyfrowego. Możemy wyróżnić archiwalne systemy biznesowe, które mają zapewnić dostępność i użyteczność deponowanych materiałów do 50 lat i archiwalne systemy instytucji kultury, które mają zapewnić dostępność i użyteczność deponowanych materiałów do 100 lat (i powyżej).

Na czym archiwizować cyfrowo?

Do dyspozycji mamy kilka metod archiwizacyjnych:

• Macierze dyskowe: są w tej chwili zalecanym sposobem wykorzystania dysków twardych w rozwiązaniach serwerowych. Zapewniają w stosunku do oddzielnych dysków jedną ciągłą przestrzeń dla danych. Są bezpieczniejsze od samodzielnie pracujących dysków oraz osiągają większe prędkości przesyłu danych. Mechanizmy redundancji oparte na technologii RAID (0-6) znacznie zmniejszają ryzyko utraty danych.
• Biblioteka taśmowa: to zalecany sposób wykorzystywania taśm cyfrowych do archiwizacji zbiorów cyfrowych. Automatyczne zarządzanie kasetami obejmuje ich kierowanie do napędu w celu zapisu i odczytu, a także kontrolę i odświeżanie zapisu. Jedną z zalet biblioteki taśm w stosunku do macierzy dyskowych jest niski pobór prądu. Macierz dyskowa, choćby gdy nie wykonuje operacji zapisu/odczytu, może pobierać kilka kilowatów mocy Trwałość: 15-30 lat Wymiana: 7 lat
• Rozwiązania chmurowe: chmura oznacza bezpieczeństwo, dostępność i skalowalność danych, co jest najważniejsze dla zachowania integralności i wiedzy naukowej. Chmura umożliwia udostępnianie i dostęp do zasobów archiwalnych, co jest szczególnie ważne w przypadku publikacji o dużych rozmiarach.
• Repozytoria cyfrowe: bazują na jednym z magazynów danych zintegrowanych przez specjalizowany system wykonany w technologii bazodanowej.

Słownik

1. Archiwizacja cyfrowa: Proces, w którym tradycyjne dokumenty i materiały są zdigitalizowane, a ich przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie odbywa się dzięki elektronicznych systemów.
2. Trwałość cyfrowa: Wyzwanie związane z utrzymaniem integralności i dostępności danych cyfrowych na przestrzeni czasu z uwagi na procesy starzenia się nośników cyfrowych i ewentualną utratę danych.
3. Metadane: Informacje dodatkowe opisujące dane, nadające im kontekst i ułatwiające ich zrozumienie, np. informacje o autorze, dacie utworzenia, źródle, słowa kluczowe.
4. AI (Sztuczna Inteligencja): Technologia, która umożliwia maszynom wykonywanie zadań wymagających ludzkiego myślenia, takie jak analiza treści dokumentów, automatyczne tagowanie i klasyfikacja danych.
5. Blockchain: Technologia umożliwiająca tworzenie niezmienialnych, chronionych haszem bloków danych, co zapewnia wysoki poziom wiarygodności i integralności danych.
6. Indeksowanie danych: Proces organizacji danych w taki sposób, aby umożliwić szybkie i skuteczne ich odnajdywanie na podstawie określonych kryteriów.
7. Klasyfikacja danych: Grupowanie danych na podstawie określonych kryteriów, takich jak temat, rodzaj dokumentu, data, co ułatwia zarządzanie i wyszukiwanie danych.
8. Digitalizacja: Proces przekształcania dokumentów papierowych na nośniki cyfrowe, co ułatwia przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie informacji.
9. Systemy zarządzania treścią (ECM): Systemy informatyczne zaprojektowane do zarządzania cyfrowymi zasobami zapewniające funkcje takie jak workflow, kontrola dostępu, raportowanie.
10. Systemy open source: Oprogramowanie dostępne na otwartej licencji, które można modyfikować i dostosowywać do własnych potrzeb bez konieczności ponoszenia opłat licencyjnych.
11. Systemy przechowywania cyfrowego: Infrastruktura informatyczna zaprojektowana do przechowywania i zarządzania danymi cyfrowymi zapewniająca dostępność, integralność i bezpieczeństwo danych.
12. Macierze dyskowe: Rozwiązania do przechowywania danych, które zapewniają ciągłą przestrzeń dla danych na dyskach twardych, z mechanizmami redundancji, np. RAID.
13. Biblioteka taśmowa: Sposób przechowywania danych oparty na wykorzystaniu taśm cyfrowych, zapewniający niski pobór prądu i trwałość danych.
14. Rozwiązania chmurowe: Infrastruktura informatyczna oparta na chmurze, umożliwiająca elastyczne skalowanie zasobów i udostępnianie danych przez internet.
15. Repozytoria cyfrowe: Systemy bazodanowe integrujące magazyny danych służące do przechowywania i zarządzania cyfrowymi zasobami.

Źródło zdjęcia: Maciej Bednarek