W dzisiejszym zautomatyzowanym świecie rekrutacji, Twoje CV zwykle trafi do ATS, czyli systemu śledzenia aplikacji – np. naszego TRAFFIT. System taki pomaga rekruterom zarządzać ogromną liczbą aplikacji, dając możliwość filtrowania tych, które najlepiej wpasowują się w wymagania określone dla danego stanowiska.
Co jest jednak istotne i warto napisać to od razu – proces rekrutacyjny opiera się na ludziach (kandydacie, rekruterze i hiring managerze), a system jest dla nich wsparciem. ATS to zdecydowanie sprzymierzeniec rekrutacji. A w ramach tego artykułu postaram się wyjaśnić – dlaczego!
Zazwyczaj boimy się tego, czego nie znamy. Po lekturze jestem pewna, iż każdy nabierze pewności siebie oraz przekonania, iż istnieją dobre CV. I nie oznacza to wcale, iż mają być pisane „pod ATS”. jeżeli curriculum vitae zostanie skomponowane tak, by zrozumiał je rekruter, stanie się ono automatycznie dobrze odczytane przez system.
I już wyjaśniam, jak to wszystko działa!
Czym jest ATS?
Podobnie jak CRM dla zespołów sprzedażowych, ATS pomaga rekruterom utrzymać porządek w danych aplikacyjnych, zapewniając łatwy dostęp do historii aplikacji i informacji o kandydatach. Systemy te używają technologii OCR (Optical Character Recognition) do analizy tekstów, co oznacza, iż preferują one klarowny i prosty tekst zamiast graficznych elementów takich jak np. paski postępu umiejętności czy obrazy.
Dzięki ATS każda rozmowa z kandydatem nie zaczyna się od zera. Można uznać, iż dzięki niemu rekruter i kandydat mają szansę pozostać w kontakcie nierzadko wykraczającym poza jeden proces rekrutacyjny. Notatki i dane są bezpiecznie przechowywane, zawsze gotowe by na nowo przybić sobie piątkę
Jak ATS „widzi” CV?
Zacznijmy od tego, iż ATS to system, który obsługiwany jest przez rekrutera. W związku z tym to właśnie rekruter będzie konfigurował go zgodnie z potrzebami swoimi oraz organizacji, w której pracuje.
Tak, jak rekruter komponuje treść ogłoszeń o pracy, tak kandydat swoim CV na te ogłoszenia odpowiada. Następuje komunikacja, w której system jest łącznikiem. W związku z tym możemy uznać, iż język ma znaczenie i to on jest kluczem do dobrej komunikacji.
ATS widzi CV oczami technologii
Jak przygotować CV, aby było ono czytelne zarówno dla rekrutera/rki, jak i systemu ATS? Oto moje wskazówki:
1.Konieczny jest odpowiedni format pliku
ATS najlepiej radzą sobie z plikami w formatach doc, docx, odt lub pdf (upewnij się, iż twój PDF jest zapisany standardowo, a nie jako „spłaszczony”). Unikaj wysyłania CV w formacie obrazu, np. jpg, png.
*Canva – to mityczne narzędzie odpowiedzialne za przepych w CV. Ona jest super! Ale tak długo, jak CV będzie przygotowane klarownie i estetycznie oraz zapisane w formacie tekstowym (Canva ma opcję zapisu w PDF standardowym i to ten należy wybrać).
2. Prosty układ
Im prościej, tym lepiej. Złożone elementy graficzne, tabele, kolumny, czy mnogość nagłówków i stopki – nie sprawiają, iż łatwo czyta się dokument. Zamiast tego, warto skoncentrować się na prostym, czytelnym układzie.
3. Słowa najważniejsze są najważniejsze
Ogłoszenie o pracę to „jedna wyciągnięta dłoń”
CV to „druga wyciągnięta dłoń”
Warto zatem podać je sobie na przywitanie
Często dzieje się tak, iż ogłoszenie pisze dokładnie ten sam rekruter, który następnie prowadzi proces rekrutacyjny. W związku z tym istnieje większe prawdopodobieństwo, iż słowa kluczowe, które zostały przez niego użyte w treści ogłoszenia, będą przez niego poszukiwane w CV.
Używanie w CV słów i fraz pojawiających się w ogłoszeniu zwiększa szanse na pozytywne jego postrzeganie i odczytanie.
* Rekruter w systemie ATS ma do dyspozycji opcję tagowania (wyboru słów kluczowych, które opisują konkretną rekrutację) oraz przeszukiwania bazy danych dzięki słów i fraz kluczowych.
Warto zatem zadbać o poprawność językową i sprawdzenie literówek.
Przykład:
„Przez 7 lat zajmowałem się sprzedażą produktów IT” lub
„Przez 7 lat moim głównym zajęciem była sprzedaż produktów IT”.
Gdy rekruter ma więcej czasu w selekcję w bazie danych zastosuje wszystkie odmiany słowa „sprzedaż”, np. „sprzedaży”, „sprzedażą”, „sprzedawaniem” itd. Najłatwiej jednak wpisać w CV i wyszukiwanie jedno: „sprzedaż”. Tym sposobem komunikat został uproszczony, a wyszukiwanie gwałtownie przynosi pożądane rezultaty.
4. Zwięzłość i klarowność
Skoncentrowanie się na najistotniejszych informacjach, które najlepiej opisują kwalifikacje dla danego stanowiska jest zawsze doceniane. Należy unikać wypełniania CV nieistotnymi informacjami.
ATS analizuje tekst zawarty w CV, ale ma ograniczenia związane z liczbą stron, które jest w stanie efektywnie przeskanować. Oczywiście, ta liczba jest duża. Natomiast nie bez powodu mówi się, iż umiejętności zwięzłego komponowania przekazu i formułowania myśli są niezbędne dla większości zawodów.
*Zespół TRAFFIT przeprowadził w 2022 roku analizę techniczną kilkuset CV. Wynika z niej, iż większość dokumentów aplikacyjnych zawiera od 4 do 7 tysięcy znaków.
5. Unikaj graficznej oceny umiejętności
Zamiast graficznych ocen (np. pasków postępu, „progress bars”), warto opisać umiejętności i doświadczenie dzięki jasnego tekstu. Poziom języka angielskiego – C1, B2, komunikatywny itd. Inne umiejętności – np. zaawansowany, podstawowy.
Jeśli w opisie kompetencji i umiejętności w CV znajdzie się konkretne narzędzie lub stack technologiczny (w przypadku IT) – on i tak zostanie zauważony.
6. ATS czyta w pionie i poziomie
Dla systemu nie ma znaczenia w jakiej orientacji zostanie skomponowane CV. Najważniejsze by było ono czytelne dla rekrutera.
Dodatkowe Wskazówki
Podkreślenie umiejętności
Sekcji „Kluczowe umiejętności” w CV w łatwy i przejrzysty sposób pomoże wyeksponować te, które są najbardziej przydatne dla stanowiska.
A oprócz tego stanowi bazę słów i fraz kluczowych.
Język wolny od błędów
Literówkom i błędom gramatycznym mówimy stanowcze „NIE”.
Triki z internetu nie pomagają
Używanie białej czcionki, aby „oszukać system ATS”, jest ryzykowne i może skutkować odrzuceniem aplikacji. Dlaczego? Bo ATS pomaga w preselekcji, czyli na wstępnym etapie wspiera ocenę CV kandydatów – możemy uznać, iż to taki odpowiednik poziomu 0. W kolejnym etapie, CV zostaje analizowane przez człowieka, czyli rekrutera. A jego oku nie umknie już nic.
Dodatkowo: rekruter może zostawiać w systemie ATS notatki dotyczące kandydata. Te notatki oraz dane, które kandydat prześle dzięki formularza aplikacyjnego również sczytywane są przez system i stanowią ułatwienie w pozyskiwaniu informacji w trakcie procesu.
CV powinno być napisane w języku ogłoszenia
Chyba, iż w ogłoszeniu wskazano inaczej. Zasada prosta, a jaka przydatna!
Polecane materiały:
Tomasz Rudnik (Akademia Rekrutacji)
Jego rozmowa o faktach i mitach w tworzeniu CV pod ATS możecie obejrzeć na YouTube:
Agnieszka Jurkowska (Inside Skills)
Polecam przesłuchać jej podcast „Jak dobrze zoptymalizować CV pod ATS” dostępny na Open Spotify:
Wnioski?
Pamiętajmy, iż choćby jeżeli CV zostanie pozytywnie ocenione przez ATS, ostateczną decyzję podejmie zawsze człowiek. Wyjaśniłam więc, jak przygotować CV, które jest nie tyle przyjazne dla ATS, ale klarowne, profesjonalne i przekonujące dla potencjalnego pracodawcy.
Zastosowanie się do wskazówek pomoże zwiększyć szanse na to, iż CV zostanie zauważone i docenione przez rekruterów.
