Organizacja konferencji z branży IT to nie przelewki. Specyficzna grupa odbiorców, duże oczekiwania dotyczące jakości, przyzwyczajenia wyniesione z konferencji komercyjnych… I prawdziwa pasja, która sprawia, iż ludzie w tej branży potrafią pracować choćby po oficjalnych godzinach. jeżeli choć raz, wychodząc z technologicznego wydarzenia, na fali emocji i euforii poczułeś, iż też chcesz zorganizować takie wydarzenie – przeczytaj wywiad z Eweliną Skowron, na co dzień programistką Android, aktualnie poświęcającą każdą wolną chwilę rolom Women Techmakers Ambassadors i GDG Poznań organiser. Już 18 listopada odbywa się DevFest – konferencja IT, która łączy tematy pracy, programowania i… zdrowia psychicznego. Jak powstają takie małe-wielkie wydarzenia? I jakie umiejętności trzeba mieć, by zorganizować własny event IT? O tym dziś rozmawiamy z Eweliną.
Wyobraźmy sobie, iż jestem osobą pracującą w IT i właśnie wyszłam z organizowanej przez Ciebie konferencji… Tak bardzo mi się spodobało, iż postanowiłam też taką zorganizować! Od czego powinnam zacząć?
Miałam kilka takich osób, które przychodziły, dawałam im wskazówki i… tracili zapał. Dlatego na początek zapytam, a po co adekwatnie chcesz to robić? Motywacji może być naprawdę dużo. Twoja własna potrzeba dzielenia się wiedzą to jedna, ale nie jedyna z możliwości. Moją osobistą wartością i motywacją do robienia takich rzeczy jest obserwacja, iż wszyscy jesteśmy ludźmi i jako ludzie podświadomie mamy potrzebę przebywania wśród innych, którzy mają z nami wspólną historię, problemy, przeżycia. Twoją może być chęć zrobienia czegoś wielkiego, chęć stworzenia przestrzeni do wymiany, wypromowania danej technologii czy wsparcia ludzi z małych firm. Ważne jest to, iż wewnętrzna motywacja oparta o wartościach, potrzebach to taka która nadaje nam długoterminowej motywacji.
Konferencja to bardzo długi projekt, w którym trzeba wytrwać. o ile nie prowadzisz profesjonalnej firmy eventowej, to konferencję organizujesz po godzinach pracy. Korzystasz ze swojego czasu wolnego, który tak naprawdę jest bezcenny. o ile nie widzisz w tym jakiejś większej wartości, to prawdopodobnie nie wytrwasz.
Pamiętaj też, iż o ile chcesz dostarczyć wartość i nie planujesz konferencji komercyjnej z biletami, to też nie jesteś w stanie na tym zarobić.
Zastanów się czy jesteś na to gotowa?
Nie przegap najważniejszych trendów w technologiach!
Zarejestruj się, by otrzymywać nasz newsletter!
Widzę, co robisz. Sprowadzasz mnie na ziemię, ale ja przez cały czas pełna pasji i zmotywowana. O czym jeszcze muszę pamiętać?
Organizacja konferencji to operowanie pieniędzmi, których nie masz, branie na siebie zobowiązań, dogadywanie warunków z innymi. Odpowiedz sobie na pytanie, czy jesteś w stanie dźwignąć to mentalnie, czy potrzebujesz wsparcia innych osób. Warto być świadomym swoich ograniczeń, nie po to, by się bać, ale by umiejętnie zarządzać zasobami.
A jakie zasoby są mi niezbędne? Jakie muszę mieć cechy charakteru?
Przy organizacji eventu bardzo przydaje się szerokie spojrzenie, elastyczność, umiejętność łączenia kropek, działania pod presją czasu, dobra komunikacja. Zastanów się czy już wcześniej robiłeś jakiekolwiek wydarzenia na małą skalę?
Koła naukowe, samorządy, wydarzenia sportowe w szkole, może byłaś w harcerstwie? Tam nabywałaś umiejętności, które teraz wykorzystasz.
Zaplanuj też odpowiednią datę! Okres tuż przed wydarzeniem, który my mamy obecnie, jest szczególnie gorący.
W tym całym szaleństwie, które trwa choćby miesiącami, nie można też zapomnieć o sobie…
To prawda. Łatwo się wykończyć, wypalić, zagubić.
Polecam politykę małych kroków z uważnym obserwowaniem siebie. Prowadzenie dziennika myśli i emocji, trackowanie własnego nastroju bardzo pomaga w zrozumieniu i rozwoju. Dlatego też wprowadziłam ścieżkę mental health na nasze wydarzenie, ale o tym później.
Jeżeli dotrwałeś do tego miejsca i masz swój cel oraz wiesz, iż masz narzędzia by sobie poradzić, to możemy przejść do konkretów. U mnie podziałały, u ciebie nie muszą, ale mogą pomóc wystartować. Każdy jest inny i jest w innym miejscu, dlatego warto się zastanowić jakie kroki będą najlepsze dla ciebie.
Od czego zaczynamy?
Zacznij od mniejszej skali. Idz na lokalny meetup, znajdź grupę ludzi, która ci odpowiada. Nie z każdym musimy się rozumieć. Ludzie są różni i eventy też są różne. Konferencje ciężko zrobić samemu, dlatego podstawą jest zaufanie i relacje. Gdy zaczynasz z kimś, kogo zupełnie nie znasz, to ciężko powiedzieć, jak się zachowa w momencie kryzysu. Mimo wszystko, warto ufać ludziom i przede wszystkim ufać swojej intuicji.
Weronikę Witek poznałam, bo poszłam na pierwszy mały meetup jako uczestnik, który robiła rok temu. Później dołączyłam do GDG i zrobiłam swój pierwszy meetup z Karolem. Póżniej przyszła do mnie Weronika i poprosiła o wsparcie przy International Women Day w Concordii rok temu. Po każdym małym kroczku do przodu, miałam ochotę na więcej i otwierały się nowe możliwości.
Mam już ekipę znajomych, którym ufam. Co następne?
Skalowanie Jak już ruszysz z miejsca i zaczniesz budować relacje i małe wydarzenia to potem zaczyna się efekt kuli śnieżnej. Wpadają nowe pomysły do głowy i pojawiają się nowe możliwości, spotykasz nowych ludzi i robicie niesamowite rzeczy!
Świetnie, mam zespół, nabyłam doświadczenia, jestem zmotywowana. Teoretycznie: gotowa na swoją pierwszą konferencję IT. Ale czy organizacja „małej-wielkiej” konferencji (z jednej strony lokalna, z drugiej z rozmachem niczym globalna) jest trudna? Wspomniałaś o tym, iż wiele osób traci motywację, nim na dobre zacznie… Co jeszcze może nas zaskoczyć?
Bardzo ładna nazwa “mała-wielka” konferencja. To jest w ogóle coś, co chodziło mi mocno po głowie.
Jako początkująca programistka Androida miałam problem. Chciałam uczestniczyć w fajnych konferencjach i czerpać widzę od najlepszych. Jednak wszelkie profesjonalne konferencje poświęcone Androidowi wykraczały poza mój budżet. Bilety rzędy 300/400 euro to początek… Trzeba jeszcze mieć na hotel, dojazd, często za granice.
Nie przegap najważniejszych trendów w technologiach!
Zarejestruj się, by otrzymywać nasz newsletter!
Wszystkie konferencje są takie drogie?
Nie wszystkie. Fajną konferencją mobilną był Mobilization w Łodzi. Cena rzędu 100-200 zł, dużo ścieżek tematycznych i do tego jeden dzień, więc można było podjechać bez noclegu. Ale to takie wyjątki od reguły.
Obecnie nie ma w Polsce dużych eventów w tematyce mobile. Poza serią DevFest, którą organizuję, możemy z Poznania wybrać się najbliżej na Droidcon do Berlina.
W zeszłym roku pojechałam pierwszy raz na jeden dzień do Warszawy na DevFest. To była moja pierwsze tematyczno-techniczna konferencja, na którą się wybrałam po pandemii i byłam oczarowana. Wtedy postanowiłam zrobić coś podobnego w Poznaniu.
Poczułaś, iż to jest właśnie to?
Tak! Chciałam zrobić coś lokalnie, wnieść wartość, ale też ściągnąć ludzi z innych miast. Jednocześnie zależało mi, by zachować niską cenę i dostępność. Dlatego z perspektywy uczestników musi być to wydarzenie “małe”.
Problem z tymi wielkimi -wielkimi (komercyjnymi) konferencjami jest taki, iż budują duży dystans pomiędzy speakerem a publicznością. My, uczestnicy, stajemy się na nich anonimowi.
Duże firmy organizują duże konferencje, by wypromować siebie. Tematyka ma pasować do celu albo do tego co jest w modzie.
To też ma swój urok.
Oczywiście. W tym roku byłam prelegentką na Droidconie w Berlinie. Bardzo fajne doświadczenie, poznałam niesamowitych ludzi i chętnie tam wrócę. Jednak omawiane tam problemy często nie są związane z tym, co dotyka ludzi realnie w pracy. Ciężko też o kontakt z publicznością przy tak dużym wydarzeniu.
My w Poznaniu stawiamy na jakość prelekcji, historię prelegentów, relacje z nimi oraz budowanie relacji między uczestnikami. Na nasze community, to jest konferencja od developerów dla developerów.
Wróćmy do trudności w organizacji konferencji IT/tech. Co cię zaskoczyło?
Przez to, iż jesteśmy, lokalni, ale wielcy, zdecydowaliśmy się na pobieranie opłat za bilety. Jest to nasz pierwszy event ticketowany, kwoty są naprawdę niewielkie. Głównym naszym celem było zabezpieczenie nas jako organizatorów. My nie mamy wielkich budżetów, idąc do firm nie wiemy czy do nas dołączą, a zobowiązania musimy pokryć. Tak naprawdę ryzykujemy swój własny budżet.
Okazywało się, iż narzędzia, partnerstwo czy wystąpienie prelegenta darmowe jest tylko dla community, ale tylko wtedy, gdy wydarzenie nie jest ticketowane. Pełne kwoty za określone usługi są tak duże, iż niestety wykroczyły poza nas budżet. Musielibyśmy podnieść ceny do poziomu typowej konferencji komercyjnej, ale to już by nie było to samo.
A jak informacja o płatnych biletach została odebrana przez uczestników?
Niechętnie. Czasami okazuje się, iż jak wydarzenie jest darmowe, to w sumie przyjdę, a jak płatne, to na pewno nie. Korporacje nauczyły nas masy benefitów i “darmowości”. Jednak w życiu nie ma nic za darmo. Nakład naszej pracy jest przeogromny, wkład speakerów, którzy często biorą wolne by do nas przyjechać czy sami opłacają sobie noclegi i dojazd. Chciałabym, byśmy nauczyli się szanować czyjąś wiedzę, doświadczenie i doceniali zaangażowanie oraz pracę innych.
A jakieś pozytywne niespodzianki?
Wiele, ale zostanie we mnie obserwacja, jak bardzo nasze doświadczenia zawodowe z przeszłości mogą wpływać na teraźniejszość. Okazuje się, iż środowisko jest dość małe, każdy zna kogoś, tworzymy okazje do spotkań, powstają wspaniałe pomysły na łączenie tematów i nowe wspólne projekty. Jeden z osobistych przykładów: po latach odezwałam się do Kuby Zwolińskiego ze Snowdoga, gdzie pracowałam z robotem humanoidalnym Pepperem parę lat temu. Udało się! Pepper będzie z nami na DevFest24.
Sporą część naszej rozmowy poświęciłyśmy aspektom miękkim, umiejętnościom społecznym. To bardzo ciekawe, ponieważ mam wrażenie, iż wiele wywiadów związanych z branżą tech/IT unika tematu miękkich kompetencji. Dziękuję ci za to! Przejdźmy teraz do twardych. Jakie narzędzia technologiczne (aplikacje, sprzęt) są niezbędne, gdy zamierzasz organizować konferencję dla branży technologicznej/IT?
Tak naprawdę konferencja IT nie różni się niczym pod kątem organizacji od innego wydarzenia. Przede wszystkim potrzebujesz odpowiedniej lokalizacji, komputer z dostępem do Internetu oraz telefon.
Jak wygląda taka odpowiednia lokalizacja?
Sala lub sale proporcjonalne do wielkości wydarzenia z krzesłami. Rzutnik, przejściówki, nagłośnienie.
W kontekście IT, popularne są live codingi, czyli programowanie na żywo. Dlatego prelegent powinien mieć jakiś stolik czy mównicę, tak by mógł swobodnie pisać.
Warto też zwrócić uwagę na rzutnik. Oczywiście, zawsze rzutnik powinien być dobrej jakości. Ale w przypadku prezentowania kodu słaba rozdzielczość bądź kontrast sprawią, iż wyświetlana treść stanie się całkowicie nieczytelna!
A jakieś przydatne aplikacje?
Na pewno potrzebujemy czegoś do prezentacji. Dla mnie Google Slides’y są super. Jak chce lepsze animacje to używam Keynote’a. Każdy speaker ma swoje preferencje.
Na otwarciu wydarzenia warto zaprezentować slajdy od organizatorów.
Inne aplikacje? Podstawy. Aplikacja aparat na telefonie by zrobić trochę zdjęć, nakręcić jakiś filmik. Oczywiście istotny jest też temat zapisów od uczestników. o ile ticketujemy event to musimy przemyśleć sposób wystawiania faktur, księgowości.
My jako Google Developer Groups mamy dostęp do portalu community: https://gdg.community.dev/gdg-poznan/, który jest robiony na https://bevy.com/b/ Daje nam to możliwość tworzenia wydarzeń, zbierania zapisów, wysyłania newslettera i rejestracji, oraz prostych statystyk. Nasza wersja działa tylko wtedy, gdy event jest bezpłatny. Dlatego tym razem uruchomiliśmy zapisy przez Evenea. Ma wszystko czego potrzebujemy: bilety, faktury, możliwość wysłania maila do uczestników czy rejestracji z kodem promocyjnym.
Jak przygotować wartościowy program?
Z konferencją jest jak z zespołem. Organizator to koordynator, który ufa swojemu zespołowi. Dla tego wiedza domenowa i odpowiednia osoba, która wspiera tematykę i umie ocenić wiarygodność tematu, to skarb. Tak powstaje wartościowy program.
Wartościowy program to taki, który ma wartościowe prelekcje. To nasz duży wyróżnik. W świecie treści produkowanych przez AI, komercyjnych wydarzeń, autentyczny speaker, z swoją wiedzą, którą chce przekazać, jest najlepszą wartością. To jest to na co my stawiamy. Ludzie “techniczni”, bardzo łatwo dostrzegają zależności, schematy. Bardzo często są spragnieni “technicznego mięsa” albo autentycznych doświadczeń. Z kolei dla prelegentów wyjście na scenę jest często dowodem na to, iż inni też mają tak samo w pracy, iż nie tylko oni utykają na jakiś problemach. Jest to super okazja do przedyskutowania tematu, spojrzenia z zewnątrz na zagadnienie.
A jak się wyróżnić na tle konkurencji? Co uważasz za Wasz najlepszy pomysł?
Wierzę, iż moja ścieżka Mental Health będzie przełomowa i jest to mój najlepszy pomysł, który rodził się długo. Gdybym w to nie wierzyła, to nie wiem, czy bym dźwignęła cały ciężar łączenia tak trudnych tematów ze światem technologicznym. Jednak zarówno z autopsji jak i uważnemu przyglądaniu się światu technologicznemu w ostatnim roku podczas wielu wydarzeń, wierzę, iż niesienie sprawdzonej wiedzy od specjalistów z tej dziedziny jest bardzo potrzebne. Niestety statystyki są przerażające jeżeli chodzi o nasze zdrowie. Jestem wdzięczna wszystkim osobom, które mi zaufały w tej kwestii i zdecydowały się zrobić coś takiego po raz pierwszy!
Czy istnieje jakaś aplikacja, która ułatwia zbieranie tematów prelekcji? Wyobrażam sobie, iż zapanowanie nad zgłoszeniami od prelegentów, przejrzenie propozycji, ich weryfikacja… to tygodnie pracy.
Bardzo popularny jest Sessionize. Można wystawić call for papers (zgłoszenia prelekcji). Sessionize dostarcza też API, które można zintegrować ze stroną. Niestety, za darmo dostępna jest tylko opcja dla community i darmowych eventów, więc z agendy nie skorzystaliśmy.
Mamy już gotowe program i bilety… Pora to wszystko wypromować. Jak się zachęca ludzi do udziału w konferencji technologicznej?
Szczerze powiedziawszy to nasza największa bolączka, bo nikt z nas nie jest marketerem i nie siedzi w tym nowoczesnym świecie social mediów.
Z drugiej strony, nie jestem do końca przekonana, czy zasięgi na mediach społecznościowych by nam realnie pomogły, bo ludzie z IT raczej nie szukają tam informacji. Każdy wie, jak działają algorytmy.
Naszą siłą jest LinkedIn, budowanie marki osobistej, głównie Weroniki i od tego roku też mojej.
Budowanie zaufania przez meetupy, opowiadanie o tym co robimy. Praca organiczna.
Dodatkowo uderzamy do partnerów medialnych, oferujemy stoiska na konferencji lub wspólną promocję w ramach oznaczania na mediach społecznościowych, głównie LinkedIn. W ten sposób budujemy zaufanie i pomysły. Często jest tak, iż ktoś ma coś, co może nam dać małym kosztem, ale my tego nie wiemy. Dlatego warto rozmawiać.
My też mamy tę moc. W trakcie IWD daliśmy możliwość Dorocie, która chciała zacząć robić strony, zbudowanie naszej strony wydarzenia.
W świecie IT, każdy kto widzi, iż wydarzenie jest wartościowe to chętnie je wypromuje. Każdy czegoś szuka. Fajny biznes i community buduje się przez zaufanie i to jest nasza droga.
Osobiście nigdy nie patrzę na inne wydarzenia jako “konkurencję”, ale jako coś dzięki czemu możemy zyskać więcej, zrobić razem coś dużego. Nauczyłam się otwartości i próby dialogu. Jak się nie zapytasz to nigdy się nie dowiesz. Najgorsze co może cię spotkać to odmowa, albo brak odzewu.
Mimo wszystkich trudności, macie też wsparcie technologicznych gigantów. Jak wam się to udało?
W przypadku dużych firm musisz przede wszystkim trafić w odpowiednie miejsce, do odpowiedniej osoby.
My działamy w ramach Google Developer Groups i Women Techmakers. To są programy z cyklu Google for Developers. Więc jest nam od początku łatwiej. Możemy używać ich brandingu, mamy wsparcie ludzi od Google’a w kontekście dołożenia się do budżetu, wsparcie w speakerach, którzy są Google Developer Expertami i których dojazd Google może opłacić.
Inni partnerzy często wynikają z podejścia, ze ktoś zna kogoś, albo gdzieś pracował i zna kogoś. Kto ufa jego opinii i może pójść dalej. Dzięki temu otwierają nam się drzwi do negocjacji, ale to zawsze jest historia, czy nam ten event pasuje w danym momencie, co z tego będziemy mieli. Nikt nie daje pieniędzy za darmo.
Życzę ci, aby tych owocnych współpracy było jak najwięcej i udanej konferencji DevFest w Poznaniu!
Zdjęcia z prywatnych archiwów Eweliny Skowron.
