W nowej post-covidowej rzeczywistości kultura pracy zdalnej stała się normą. Umiejętność skutecznego zarządzania projektami przy współpracy z klientami międzynarodowymi ewoluowała z cennej kompetencji do konieczności. Jak zarządzać projektami i zespołami rozproszonymi po całym świecie?
Ta nowa era otworzyła drzwi specjalistom IT z Polski, oferując nie tylko bezprecedensową swobodę w wyborze projektów, ale również stawiając przed nimi wyzwania. Dla osób, które chcą spróbować sił w pracy z międzynarodowym klientem, najważniejsze staje się nie tylko zrozumienie technicznych aspektów zarządzania, ale także adaptacja do różnic kulturowych, które mogą wpływać na każdy aspekt współpracy.
Te różnice, począwszy od metod komunikacji, a skończywszy na oczekiwaniach dotyczących struktury i realizacji projektu, wymagają od osób zarządzających projektami nie tylko wysokiej elastyczności, ale także zastosowania strategii dostosowanych do kultury biznesowej.
Postaram się podzielić praktyczną wiedzę i strategią, które nie tylko umożliwią przekraczanie kulturowych barier, ale także pozwolą na budowanie silnych, efektywnych relacji z klientem międzynarodowym. Skupię się na relacjach, które w tej chwili są mi najbliższe procesowo, choć bardzo odległe geograficznie – czyli o relacjach z amerykańskim klientem, z którym pracuję od kilku lat.
Podstawy kultury biznesowej w USA
Poznanie i zrozumienie kultury biznesowej w Stanach Zjednoczonych jest najważniejsze do oswojenia różnic, z którymi możemy się mierzyć na początku. Oto elementy, które zidentyfikowałam i uważam, iż definiują amerykański krajobraz biznesowy:
- Indywidualizm i orientacja na wynik – w USA duży nacisk kładziony jest na osobisty sukces i niezależność. Taka postawa sprzyja innowacjom, może jednak podnosić poziom stresu czy presji osobistej, które są szczególnie odczuwalne dla liderów projektów.
- Bezpośredniość i jasność komunikacji – poza rozmowami online ostateczne potwierdzenie uzgodnień najlepiej jest zawrzeć na papierze (notatki ze spotkań, narzędzia do prowadzenia projektów, maile potwierdzające ustalenia będą tutaj bardzo pomocne). Transparenta komunikacja to proces, który wymaga zaangażowania i ciągłej uwagi, ale może przynieść wiele korzyści, w tym budowanie zaufania, poprawę relacji oraz efektywniejszą realizację projektu.
- Relacyjność – Amerykanie zwykle są bardzo otwarci i przyjaźni. Granica między prywatną a profesjonalną sferą życia jest dla nich bardzo ważna i wyraźnie ją zaznaczają. Budowanie relacji zaczyna się dużo wcześniej niż praca adekwatna nad projektem. Dobrze przygotowane CV, często wymagane do projektów zagranicznych, uzupełniony profil na LinkedIn czy introduction meeting na kick off, z pewnością pomogą ci ją zbudować.
- Równość – manifestuje się ona powszechnie w miejscu pracy przez brak uprzedzeń i równą ważność opinii osób na różnych poziomach hierarchii. Tutaj każdy głos jest istotny, co sprzyja kreowaniu inkluzji, stymuluje innowacyjność poprzez różnorodność oraz wymianę perspektyw.
Kluczowe umiejętności Project Managera dla efektywnej współpracy z amerykańskimi klientami
Efektywna kooperacja z klientami wymaga od Project Managera wyjątkowego zestawu umiejętności. Podstawa to umiejętności techniczne: zarządzanie projektami, często SCRUM, obsługa kluczowych narzędzi do prowadzenia projektu, jak również analiza danych. Na czele umiejętności miękkich wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne czy świetna organizacja pracy. Do specyfiki pracy z klientem z USA przydaje się znajomość różnic kulturowych i wynikających z nich potrzeb klienta.
Kluczowym aspektem staje się również zarządzanie czasem – w myśleniu o projekcie musimy mieć zawsze na względzie różnice kilku godzin. Tu trzeba przewidywać, iż błyskawiczna szybka odpowiedź może nie spłynąć w koniecznym czasie. Zarządzanie w tym przypadku wymaga zastosowania dedykowanych strategii czy narzędzi. Niezwykle ważna jest tutaj regularna, przejrzysta komunikacja dotycząca postępów projektu, statusy, narzędzia pozwalające łatwo śledzić przebieg prac oraz blokery.
Istotne jest również skuteczne rozwiązywanie sytuacji konfliktowych poprzez identyfikację ich źródeł, wykorzystanie technik mediacji do redukcji napięć oraz doskonalenie umiejętności negocjacyjnych, gdy już konflikt w projekcie występuje.
Praktyczne tipy i strategie dla Project Managera
- Dostosowanie stylu pracy – wypracuj swój sposób prowadzenia spotkań; jego strukturę, prezentacji i raportowania. Bycie proaktywnym w tym obszarze może przynieść znaczące korzyści przyczyniające się do sukcesu prowadzonego projektu.
- Sensytywność kulturową – miej świadomość różnic kulturowych – za wszelką cenę unikaj stereotypów. Przykładem może być zrozumienie znaczenia gestów niewerbalnych, które różnią się między kulturami.
- Budowanie relacji, czyli networking i zaangażowanie – buduj relacje. To one są fundamentem skutecznej współpracy niezależnie od regionu Świata. Pomimo rosnącej popularności pracy zdalnej, to właśnie spotkania bezpośrednie przez cały czas odgrywają kluczową rolę w budowaniu zaufania czy zrozumienia między członkami zespołu. Masz możliwość pojechać i poznać zespół od strony Klienta osobiście? Pakuj walizkę i ruszaj!
- Wykorzystanie technologii do efektywniejszej współpracy – prowadź dokumentację projektu. Narzędzia i komunikatory są nieocenione w utrzymywaniu płynności komunikacji przy zarządzaniu projektami, szczególnie w kulturze „Remote first”.
Przełom w projekcie: jak kooperacja międzynarodowa przekształciła wyzwanie w sukces
Projekt, o którym chcę powiedzieć angażował dwie firmy partnerskie. Harmonogram realizacji projektu był bardzo napięty. Na całość prac otrzymaliśmy tylko sześć miesięcy. Do moich zadań należało skoordynowanie działań, by osiągnąć, jak się wtedy wydawało nierealny deadline oraz cele projektowe. Celem głównym było przeprowadzenie migracji danych z poprzedniego serwisu klienta.
Serwis klienta jest jednym z najczęściej wybieranych wśród użytkowników w USA, jeżeli chodzi o tworzenie personalizowanych produktów photo, co oznaczało, iż do przeniesienia było dwa miliony użytkowników wraz z ich danymi i zasobami (zapisanymi zdjęciami/projektami itp.) z poprzedniego serwisu.
Finalnie udało nam się dotrzymać deadlinu. Nowy design sklepu był zgodny z marką klienta, dane zostały w 100% przeniesione. Z usprawnień dodatkowych udało się również zaoferować bardziej elastyczne produkty dla użytkownika końcowego, wprowadzając nowoczesne szablony do photo produktów. Droga do celu, była wyboista, a podczas realizacji pojawiło się sporo trudności. Oto kilka z nich:
- Klient miał wiele wymagań, które należało zebrać i ustrukturyzować. Podczas tego procesu musiałam poznać oraz zrozumieć skomplikowane procesy korporacyjne.
- Komunikacja była utrudniona przez strefę czasową, dodatkowo udział w procesie zawsze brały trzy strony, więc prowadzenie jasnej komunikacji oraz spotkań było najważniejsze w całym procesie.
- Rozwiązania techniczne oraz procedury związane z bezpieczeństwem nowego serwisu. Tutaj kluczową strategią okazało się proaktywne podejście – przejrzyste informowanie klienta o trudnościach i proponowanie alternatywnych rozwiązań, które mogły zostać zrealizowane w wyznaczonych ramach czasowych, ale wciąż skutecznie adresowały najważniejsze problemy.
- W toku pracy okazało się, iż zaprezentowany deadline jest ostatecznym ze względu na wycofywanie się poprzedniego dostawcy serwisu. Stąd też pojawił się pomysł spotkań dla głównych stakeholderów w projekcie (zarówno po stronie klienta, jak i partnerów) oraz transparentne informowanie o statusie projektu oraz definiowaniu ryzyk, które wynikały głównie z procedur po stronie klienta.
- W komunikacji sprawdziło się również regularne prezentowanie akcji umożliwiających mitygację ryzyka (kluczowy element zarządzania biznesem, który pozwala uniknąć niepotrzebnych strat oraz zminimalizować negatywne skutki związane z ryzykiem) i wyznaczanie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie danej akcji.
Jedna z ważniejszych decyzji, jaką podjęłam, był wyjazd do USA na dwa miesiące w kluczowym momencie wdrażania projektu. Ułatwiło mi to szybkie reagowanie oraz zapewniło bezpośrednią współpracę z klientem i partnerami, co znacząco wpłynęło na sukces projektu. Bycie w jednej strefie czasowej usprawniło proces decyzyjny oraz pozwoliło na zbudowanie relacji z zespołem.
Wyzwania kulturowe i jak sobie z nimi radzić
Praca z klientami z USA ujawniła różnice kulturowe, które wymagały mojej szczególnej uwagi. Na podkreślenie zasługuje ich postawa „can do” – jeżeli czegoś nie da się zrobić w zakładany sposób – należy wyjść z alternatywnym rozwiązaniem – tego po prostu musisz się nauczyć.
To podejście jest ważne, bo partnerzy z USA cenią bardziej niż inni otwartość i transparentność. Amerykańska kultura związana jest z kulturą aktywnego feedbacku, od samego początku prowadzenia projektu ważne, by szczerze i otwarcie mówić o pomysłach klienta, opiniować je, informując czy są możliwe do wprowadzenia. Sprawdzą się tutaj różne techniki wizualizacji procesów, opracowywanie danych liczbowych, raportów, a choćby case studies innych klientów.
Sporym wyzwaniem dla mnie oraz całego zespołu były oczekiwania responsywności 24/7. W ich kulturze bardzo mocno zakorzeniona jest całodobowa obsługa klienta. jeżeli nie jest to standard działań Twoich lub twojego teamu projektowego, dobrze jest zaraz na początku współpracy określić jasne zasady współpracy, w tym godziny kontaktu czy zgłoszeń.
Praca asynchroniczna z klientem z USA wymaga czasowych dopasowań. jeżeli nie możesz się spotkać z klientem, pamiętaj by nie zostawić go bez update-u. Dobrą praktyką jest przygotowanie notatki z podsumowaniem planowanych bądź wdrożonych działań.
Projekt ten był dla mnie nie tylko możliwością rozwoju zawodowego, ale także okazją do zrozumienia, jak istotna w międzynarodowych projektach jest zdolność adaptacji i otwartości na różnorodność kulturową. Przełamanie barier, budowanie zaufania i utrzymywanie jasnej komunikacji okazały się być kluczami do sukcesu. Ta podróż przez współpracę międzynarodową udowodniła, iż z odpowiednim podejściem, wyzwania mogą stać się szansami. Bez tej przebytej podróży nie byłoby mnie tutaj, gdzie jestem.
Zdjęcie główne artykułu pochodzi z envato.com.
