W moim prywatym katalogu książek traktujących o efektywności na pierwszym miejscu jest Siedem nawyków skutecznego działania, potem Getting Things Done, dalej Pomodoro Technique. To kanon. Dalej mamy parę lepszych lub gorszych pozycji uzupełniających typu Personal Kanban, Jedna rzecz, Esencjalista, itd.

Starałem się sumiennie praktykować techniki przedstawione w tych książkach i dostosowywać je do kontekstu pracy w IT, gdyż trudno nie oprzeć się wrażeniu, iż większość z nich pisana była “pod” menadżerów. choćby w pewnym momencie napisałem Getting Things Programmed – moje własne zintegrowane podejście do efektywności.

Z biegiem czasu dochodziłem jednak do wniosku, iż pod tymi technikami kryją jakieś bazowe pierwotne zasady, z powodu których książkowe techniki działają albo nie działają. Redi?

Naucz się rezygnowania

Każdy człowiek posiada umiejętność “spięcia się” i osiągnięcia jakieś celu: schudnięcie, przebiegnięcie maratonu, zdobycie jakieś kompetencji, itp. Trik polega na tym, iż choćby gdy robisz coś, co jest całkowicie bezsensowne, to i tak będziesz odczuwać satysfakcję tylko z tego powodu, iż urabiasz się po łokcie. Każdy z nas ma w sobie taką cechę, iż robienie czegokolwiek nas uspokaja. W osiąganiu celów można się zatracić i być może można się choćby od tego uzależnić.

Rezygnowanie jest lepsze. W rezygnowaniu nie da się zatracić. Rezygnowanie nie daje tego pozytywnego kopa energii, co osiąganie celów, gdyż rezygnowanie wiąże się z poczuciem straty. Rezygnowanie zmusza Cię do odcinania kolejnych fajnych rzeczy, w które można by się zaangażować. Praktykuj rezygnowanie.

Być może pomyślisz sobie, iż przecież rezygnujesz. Żeby zająć się nowym ciekawym przedsięwzięciem, musiałeś zrezygnować z wielu innych. Otóż nie! Istnieje subtelna różnica między skupieniem na osiąganiu celów, a skupieniem na rezygnowaniu. Gdy skupiasz się na celach i wybierasz ten jeden, to tak naprawdę nie rezygnujesz z innych celów, ale je przesuwasz. One wciąż istnieją jako opcje. Z drugiej strony, gdy skupisz się na rezygnowaniu, zaczynasz odcinać opcje. Spadają z listy, nie ma ich. Być może kiedyś wrócą, ale teraz ich nie ma i nie przechowujesz ich w głowie jako nęcących możliwości.

Żebyśmy się dobrze zrozumieli – osiąganie celów to pożyteczna umiejętność, ale wydaje mi się, iż jest ona naturalna i wrodzona. Rezygnowania natomiast trzeba się nauczyć. Jest to tym bardziej istotne, iż w tej chwili panuje obsesja osiągania celów. Czym może się taka obsesja skończyć, przeczytaj w artykule Ile to jest wystarczająco?.

Trzymaj swoją umiejętność osiągania celów w odwodzie, na pewno się kiedyś przyda. Ćwicz i preferuj jednak umiejętność rezygnowania.

Odraczaj gratyfikację

Quick wins to świetna metoda podkręcająca motywację, ale istnieje też jej wynaturzona wersja o nazwie “muszę mieć to teraz!”. Nie koniecznie chodzi tu o rzeczy i o ich kupowanie, ale na przykład: muszę mieć rację teraz!, muszę to powiedzieć teraz! (bo inaczej się uduszę przecież), muszę to zrozumieć teraz! muszą mnie docenić teraz! muszą mnie pocieszyć teraz! muszą zwrócić na mnie uwagę teraz! muszą mnie przeprosić teraz! muszę mieć tę kasę teraz! muszą się zgodzić na mój pomysł teraz!

Ponownie – żebyśmy się dobrze zrozumieli – dbanie o finanse, o swoją pozycję stadzie, czy o swoją wiedzę, to sprawy dobre. Zastanów się jednak: gdy nosisz w sobie te wszystkie “muszę”, to gdzie mieści się przyczyna twojego stanu emocjonalnego? Otóż to! – na zewnątrz, poza Tobą! A skoro przyczyna Twojego zadowolenia lub niezadowolenia jest poza Tobą, to również poza Tobą leży kontrolowanie tego, czy jesteś zadowolony, czy nie. Podoba Ci się taka wizja siebie – z zewnątrz sterowalnego robota? I sam to sobie robisz, tworząc kolejne “muszę”.

Niektóre rzeczy zajmują czas: dni, tygodnie, lata. Odraczanie momentu gratyfikacji i pozbywanie się tych wszystkich “muszę” rodzi wytrwałość. O ile pamiętam spece od inteligencji emocjonalnej nazywają coś takiego samokontrolą.

Prócz powyższego odraczanie gratyfikacji jest jedną ze strategii przeżywania przyjemności. Jakoś tak wychodzi, iż przyjemność jest przyjemniejsza, gdy się na nią czeka.

Pamiętaj, nadmiar przeważnie szkodzi, niedomiar rzadziej.

Naucz się iterować

Wspomniałem wcześniej o powszechniej umiejętności “spięcia się” i osiągnięcia wybranego celu. To potrafi każdy. Nie każdy jednak potrafi iterować. Cała masa rzeczy w życiu jest nie do ogarnięcia przy pierwszym podejściu. Przeważnie trzeba podchodzić do nich wielokrotnie i się nie zniechęcać.

No i pięknie…ostatnie zdanie zabrzmiało niczym cytat wyjęty z podręcznika dla akwizytorów. Zdecydowanie nie mam na celu napompowanie Cię motywacyjnymi komunałami w stylu sky is the limit. Może podam kilka przykładów postaw, z jakimi można się spotkać w tym obszarze;

Dyzio-marzyciel. Spotkałem kiedyś człowieka, który często mawiał “ja tu nie będę pracował wieczne, planuję założyć coś własnego”. A trzeba dodać, iż najczęściej mawiał tak po wódce. Po kilku latach Dyzio również planował “założyć coś własnego”. Wciąż planuje. Dyzio-marzyciel zawsze myśli o tym, co zrobi kiedyś tam. Oczywiście to jest OK, iż Dyzio pracuje na etacie i jednocześnie marzy i marzy o założeniu “czegoś własnego”. ale ponieważ już teraz przeżywa przyszłe emocje, to nie bardzo ma ochotę cokolwiek zrobić, by zmierzać w kierunku swoich marzeń.

Narwaniec. Rusza do akcji po pierwszym impulsie. Przypuszczam, iż w paleolicie narwańcy mieli najmniejsze szanse przekazania genów. Żyli szybko, umierali młodo. Narwaniec spala się po napotkaniu pierwszych problemów. Nie kończy rozpoczętych działań i skacze od pomysłu do pomysłu, aby tylko znów podkręcić emocje.

Pewnie więcej podobnych postaw można by wymyślić, ale nie o typologię tutaj chodzi. Ani Dyzio-marzyciel ani Narwaniec nie potrafią iterować. Brakuje im umiejętności domykania inicjatyw oraz wyciągania wniosków. Ostatecznie brakuje również wytrwałości, o której wspominałem wyżej.

Iterowanie jest aktywnością obrzydliwie nudną i czasem zdaje mi się, iż nadmiar wiedzy czy inteligencji przeszkadza w iterowaniu. A tu zwyczajnie chodzi mielenie i mielenie konkretnego wątku, rzetelną analizę wyników, wyciąganie wniosków, zmienianie i znów mielenie. I tak w kółko.

I tu zaczynają się schody – w tym momencie przychodzi zniechęcenie.

Przestań się motywować

Nie czuję już do tego motywacji – tak mniej więcej brzmi ostateczne wyjaśnienie tego, iż “p*dole, nie robię!”. Zwróć uwagę, iż w stwierdzeniu “nie czuję już do tego motywacji” ukryte jest założenie, iż aby coś robić, muszę czuć do tego motywację. Czyżby bycie zmotywowanym było jedynym powodem do podejmowania działania?

Ja znam jeszcze jeden, o wiele lepszy powód do tego, być coś robić. Brzmi on: bo tak!.

• Dlaczego mam to zrobić?
• Bo tak!

Kiedyś zapytałem jednego gościa – Dlaczego nic nie robisz?, – Czekam na motywację padła odpowiedź. Mój kłopot z motywacją polega na tym, iż po pierwsze może ona nigdy nie nadejść. Po drugie uzależnianie robienia czegoś od odczuwania motywacji, prowadzi do wybierania co bardziej ekscytujących zadań i odkładania na później tych nudnych. A doświadczenie podpowiada mi, iż zadania bywają czasem nudne, czasem ekscytujące, a najczęściej zwyczajne. Pewnego dnia przestałem czekać na motywację i zacząłem robić rzeczy “bo tak!”. Spróbuj, to bardzo uwalniająca postawa.

Bynajmniej nie oznacza to braku satysfakcji z pracy. jeżeli przestaniesz czekać na motywacyjne poruszenie i zaczniesz robić rzeczy “bo tak!”, przestaniesz mieć również co do nich oczekiwanie, aby były jakieś: fajne, świetne, ciekawe, rozwojowe. Ten brak oczekiwań i jednakowe traktowanie każdego zadania, niemal natychmiast powoduje wzrost poczucia sprawstwa. I to dopiero daje satysfakcję!

Podejmuj decyzje

Muszę to sobie wszystko poukładać, przemyśleć – to taka figura używana – jak spostrzegam – by nie decydować. Unikanie decydyzji sprawia, iż Twoje myśli mają bardzo wysokie cyclomatic complexity – pełno w nich if-ów i warunków różnego rodzaju. Taki stan umysłu jest wnerwiający, męczący i niezdrowy. Jasne, iż nie ma nic złego w “przemyśliwaniu” spraw i układaniu ich na mentalnych półkach. Z drugiej strony czekanie z decyzjami, aż wszystko zostanie przemyślane i poukładane, może się nigdy nie zakończyć.

OK, jeżeli budujesz dom, to rzeczywiście dobrze jest wszystko policzyć i przemyśleć wpierwej, a dopiero potem budować. O ile jednak odrobiłeś lekcje z Cynefin, to wiesz, iż w życiu jest cała masa sytuacji, do których nie da się napisać formuły Excela i trzeba improwizować.

Zmierzam do konkluzji, iż nie musisz czekać na komplet danych, aby podejmować decyzje. Decydowanie w warunkach niepewności jest OK. Brak pewności siebie od czasu do czasu jest normalny, brak wiary we własne siły również. Nie trzeba się tych odczuć za wszelką cenę pozbywać. Można mieć te wszystkie braki i jednocześnie podejmować decyzje i brać na klatę ich konsekwencje. To wszystko jest OK i w zasadzie zdrowe. Metoda jest prosta: podejmuj możliwie małe decyzje, podejmuj je często, sprawdzaj wyniki i bierz na nie poprawkę.

Na koniec jeszcze tip liczący z 500 lat – nie podejmuj ważnych życiowo decyzji, gdy masz doła. Poczekaj, aż Ci przejdzie.

Bierz odpowiedzialność za siebie

Siedziałem kiedyś w kuchni w pewnej firmie i posłyszałem następującą rozmowę:

• Dostałem od managera nowe zadanie?
• Serio? I kiedy się za nie zabierasz?
• Wiesz, iż nie przekazał mi żadnej wiedzy, nie miałem żadnego szkolenia! Jak on sobie wyobraża, iż mam się do tego zabrać?

Cóż, pożytecznie jest szkolić ludzi i uposażać ich odpowiednio do stojących przed nimi zadań. Nie mogę jednak pozbyć się myśli, iż gdyby Edison miał taką postawę jak powyżej, to pisałbym bym ten post przy świeczce i rozsyłałbym go do czytelników dyliżansem.

Ponownie – tu chodzi o postawę, nie o konkretne czynności. Masz prawo oczekiwać, iż dostarczą Ci informacje na temat zadania. Z drugiej strony – niech brak tych informacji nie powstrzymuje Cię przed rozpoczęciem rozkminiania zagadnienia. No, bo o ile nie dotykasz zagadnienia, dopóki ktoś się o Ciebie nie zatroszczy i nie uposaży w wiedzę i kompetencje, to żaden z tego profesjonalizm, tylko zwyczajne “P*dolę, nie robię!”.

Drugi przykład z tego obszaru brzmi: Nie wiedziałem. Nie wiedziałem, iż trzeba dać znać, iż mam problemy zadaniem, Nie wiedziałem, iż trzeba zgłosić bug, Nie wiedziałem, że… itd. Z drugiej strony jakoś wszyscy wiedzą, iż co drugi dzień są owocowe poranki, a w czwartek gdy odbije się kartę przed ósmą, można załapać się jeszcze na arbuza i mango. I nie ma problemu z przepływem tej informacji, wszyscy o tym wiedzą. Ale, żeby zapisać ADR to już “bo ja nie wiedziałem”. Czy tylko mnie coś tu się nie skleja?

Gdy zwali się dach, to konstruktor budowlany, który go policzył beknie. Nie ma znaczenia, iż “nie wiedział”. Może i nie wiedział, ale powinien był wiedzieć. Gdy pracujesz w organizacji, masz obowiązek wiedzieć określone rzeczy, niezależnie czy Ci o nich powiedzą, czy nie. Niewiedza zaszkodzi.

Ostatni przykład brzmi “rozwój”. Spotkałem się kiedyś z bardzo osobliwym pomysłem. Otóż przez większość czasu pracownik miał pracować, natomiast ostatnie cztery godziny piątkowej zmiany mógł poświęcić na rozwój własny. Zastanawiam się czym jest ten “rozwój własny”. Czy należy to rozumieć tak, iż przez większość tygodnia pracownik się uwstecznia, a na koniec tygodnia rozwija? Osobiście nie chciałbym mieć pracowników, którzy rozwijają się tylko w piątki od 13 do 17 z wyłączeniem świąt i urlopów.

Moim zdaniem z rozwojem jest jak z budowaniem relacji. Budowania relacji nie da się zamknąć w powtarzalnych rytuałach uśmiechów i kwiatów. Budowanie relacji dzieje się teraz i ciągle. Podobnie jest z rozwojem – rozwój wydarza się w trakcie Twojej pracy, a nie wydzielonym bloku od-do. To, co robisz daje Ci okazję to rozwoju. Chociaż zamiast “rozwój” sens rzeczy lepiej oddaje słowo “samodoskonalenie” – tak, jak rozumiał je Edwards Deming. jeżeli nie zauważasz okazji do samodoskonalenia się w trakcie swojej codziennej pracy, to…może warto patrzeć uważniej

Inną sprawą jest oczekiwanie, iż rozwinie mnie firma, albo manager. Piszę serio – są ludzie, którzy uważają, iż to firma albo manager są odpowiedzialni za ich rozwój. Już na wejściu można przewidzieć, iż efektem takiej postawy będzie coraz większa frustracja. Ja wiem, iż firmy mają różną politykę w tym temacie, prawo pracy też coś tam stwierdza. Jednak moim zdaniem najzdrowsza postawa brzmi: nikt nie jest Ci nic winien, nikt nie jest odpowiedzialny ani za Ciebie ani za Twój rozwój. Jedyna osoba, która ma tu cokolwiek do powiedzenia to Ty. Gwarantuję, iż po przetrawieniu i przyjęciu głęboko takiej postawy, znika wszelka frustracja .

Tak właśnie wygląda filozofia efektywności w moim wydaniu