Gdy kilka miesięcy temu pisałem na Spider’s Web o KSeF-ie, byłem sceptyczny. Państwo dostaje wgląd w każdą fakturę w czasie rzeczywistym, lista uprawnionych instytucji jest długa i niepokojąca, mechanizm inwigilacji transakcji biznesowych bez precedensu. Napisałem i dalej podtrzymuję – to wciąż bardzo niepokojące.
Ale jest też druga strona tej historii, którą muszę uczciwie odnotować. Po kilku miesiącach korzystania z KSeF-u – w moim przypadku za pośrednictwem usługi Fakturownia.pl – dzieje się coś, czego się raczej nie spodziewałem, a przynajmniej nie spodziewałem się tak gwałtownie – system zaczyna przynosić realne korzyści w codziennym prowadzeniu firmy.
Porządek, którego nie było od lat
Pierwsza rzecz – faktury w końcu są tam, gdzie powinny. Centralizacja dokumentów w jednym miejscu znacząco usprawnia pracę, eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów i przyspiesza obieg informacji.
Brzmi jak slogan z broszury ministerstwa – wiem, ale to prawda. Fakturownia łączy się z KSeF-em i mam w jednym panelu wszystkie faktury przychodowe i kosztowe. Bez szukania w mailach. Bez zastanawiania się, czy plik PDF dotarł. Bez “ale, czy na pewno wysłałeś?“. Faktura jest w KSeF-ie i tyle.
Przy okazji wymusiło to porządek w samych fakturach – w ich typach, oznaczeniach, numeracji, ogólnym wyglądzie. Przez lata każdy wystawiał je jak chciał. KSeF wymaga ustrukturyzowania i nagle okazuje się, iż to możliwe do zrealizowania.
Koniec z wymówką “faktura nie doszła”
To mój ulubiony argument za KSeF-em i mówię to jako ktoś, kto od lat prowadzi biznesy mediowe, gdzie nieterminowe płatności to zmora branży.
Skończyło się “faktura pewnie gdzieś utknęła w spamie”. Już nie ma “sprawdzę i się odezwę“. Faktura jest w KSeF-ie – widzi ją wystawca, widzi ją odbiorca, widzi ją też skarbówka. Nie ma gdzie zaginąć. Jest i świeci się na czerwono w panelu kontrahenta dopóki nie zostanie opłacona.
Nagle większość płaci w miarę terminowo
Nie chcę chwalić dnia przed zachodem słońca, ale bieżące regulowanie faktur jest u nas na wyraźnie wyższym poziomie niż przed KSeF-em. Dłużnicy są widoczni w systemie bez możliwości udawania, iż faktura gdzieś zaginęła. To musi boleć tych, którzy wstrzymywali przelewy celowo. A w branży medialnej i reklamowej – wszyscy to wiemy – takich nie brakuje.
Mniej maili z fakturami. Serio
Dodatkowy, nieoczekiwany efekt – skrzynki mailowe trochę odetchnęły. Zamiast przesyłania plików PDF, sprawdzania czy załącznik się otwiera, zastanawiania się czy serwer pocztowy nie uciął za dużego pliku – jest krótka informacja: faktura w KSeF-ie.
Powiadomienia z Fakturowni działają sprawnie – widać od razu, kiedy wpłynęła faktura kosztowa, bez przekopywania się przez skrzynkę.
Jeden problem. Poważny
Uczciwie muszę jednak powiedzieć o tym, co wciąż nie działa dobrze. Korekty faktur to koszmar. System praktycznie każdorazowo wymusza zerowanie faktury i wystawianie nowej, co przy bardziej skomplikowanych sytuacjach rozliczeniowych generuje chaos i dodatkową robotę, nie mówiąc o tym, iż może niepotrzebnie absorbować uwagę skarbówki… To realna wada, którą mam nadzieję Ministerstwo Finansów w końcu sensownie zaadresuje.
Zmiana zdania jest trudna. Ale konieczna
Pisałem wcześniej, iż KSeF to uszczelnienie VAT opakowane w cyfryzację, z poważnymi pytaniami o prywatność transakcji biznesowych. Podtrzymuję tamtą analizę. Ale po kilku miesiącach używania dodaję do niej coś, czego nie przewidziałem – system przy okazji wprowadza porządek, który przedsiębiorcom, przynajmniej tym powyżej pewnej skali, realnie pomaga. Mniejsze zatory płatnicze, koniec z zaginionymi fakturami, jeden panel dla całej dokumentacji.
Obawy dotyczące inwigilacji transakcji pozostają. Ale w codziennej pracy KSEF działa lepiej niż oczekiwałem.
Czytaj także:
- 25 lat w branży i przez cały czas dostaję pliki nazwane „dokument1”
- Maszyna do pisania też działała świetnie. Do czasu
- Od tygodnia dostaję Alert RCB codziennie. Czy kogoś tam srogo pogięło?
Zdjęcie główne: Dominik_Spalek / Shutterstock + Gemini
