Nowy rok, nowa nowelizacja. Praca zdalna zawita do Kodeksu Pracy już w pierwszym kwartale 2023 r. – i to jako cały rozdział! Nie będzie się już ukrywać pod zapisami o telepracy. I tylko czeka, aż firmy po nią sięgną, by zaoferować osobom zatrudnionym to, czego w IT chce 96% specjalistów(-ek). Chodzi o pracę na odległość stałą lub hybrydową. Zatem co istotnego znajduje się w tej ustawie?
Praca zdalna – czyli?
First things first, rozdział dotyczący pracy zdalnej odnosi się również do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę. Skoro to mamy wyjaśnione, to pora na uporządkowanie znaczeń. W nowelizacji postawiono na dosyć otwartą definicję pracy zdalnej, która oznacza pracę wykonywaną:
„całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”.
Innymi słowy, trzeba wskazać czas i miejsce akcji, to znaczy, akcji polegającej na… pracowaniu.
Formalna strona
Ustawa reguluje kwestie formalne. Uzgodnienia dotyczące trybu pracy i zasad jej świadczenia na odległość muszą być ustalone przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W tym wypadku inicjatywa może być zarówno po stronie pracodawcy(-czyni), jak i pracownika(-czki). Wymaga ona jednak zawsze postaci pisemnej lub elektronicznej.
Jest kilka ścieżek ustalania zasad pracy zdalnej – np. z pomocą związków zawodowych lub przedstawicieli(-ek) osób zatrudnionych, tak, aby stosowne zapisy pojawiły się w regulaminie lub każdorazowo w poleceniu pracodawcy(-czyni). w uproszczeniu chodzi o to, by każda ze stron nie miała wątpliwości, na czym stoi – zaczynając od rejestrowania obecności w pracy, na raportowaniu zadań kończąc.
[A jeżeli firma woli zacząć od modelu hybrydowego? Sprawdź, jak to zrobić!]
Narzędzia i koszty
Nowe przepisy jasno wskazują, na kim spoczywa obowiązek zapewnienia materiałów oraz narzędzi do pracy zdalnej (w tym urządzeń technicznych) oraz ich serwisu i innych czynności koniecznych do ich użytkowania – to powinność pracodawcy(-czyni). Ponadto po jego lub jej stronie będzie też pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych koniecznych do świadczenia pracy na odległość.
Istotne okazuje się również zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej pracownikowi(-czce), które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna – kiedy nie można odrzucić wniosku?
Według pierwszej wersji ustawy, pracodawca(-czyni) miał(a) być zobowiązany(-a) do przyjęcia wniosku o pracę zdalną złożonego przez rodzica wychowującego dziecko do 4. roku życia. Oczywiście, poza sytuacją, gdy nie jest to możliwe w związku z organizacją czy rodzajem wykonywanej pracy.
W poprawkach Senatu pojawia się jednak zwiększenie tego limitu do 10. roku życia dziecka, ponieważ do tego wieku niekoniecznie będzie ono potrafiło samo zająć się sobą. A dokładniej w sytuacji, gdy niemożliwe będzie pójście do przedszkola czy szkoły. Podkreślone zostało, iż takie rozwiązanie stanowi korzyść dla obu stron. Zadania są realizowane, firma nie traci pracownika(-czki) na kilka dni, a inne osoby nie są obciążone w zastępstwie jej pracą.
[Martwisz się produktywnością osób pracujących spoza biura? Niepotrzebnie!]
Warto zwrócić uwagę, iż prawodawstwo nie wprowadza żadnego zróżnicowania między kobietami i mężczyznami. Każdy rodzic będzie mógł skorzystać z tego prawa.
Nieuwzględnienie wniosku o pracę na odległość będzie też niemożliwe w wypadku kobiet w ciąży oraz osób, które zajmują się niepełnosprawnym(-ną) członkiem(-nią) rodziny. Zgodnie z poprawkami wprowadzonymi przez Senat, zapis ten dotyczyć będzie również bezpośrednio osób z orzeczeniem o niepełnosprawności.
Odmowa pracy na odległość
Odmowa pracy wykonywanej zdalnie będzie możliwa ze względu na rodzaj świadczonej przez pracownika(-czkę) pracy lub jej organizację w zakładzie. Jednak taka decyzja wymaga formy pisemnej – papierowej lub elektronicznej. Czas na jej wydanie to 7 dni roboczych liczonych od dnia złożenia wniosku o taką formę pracy przez osobę pracującą.
Przewidziano natomiast również wyłączenia, dotyczące głównie niebezpiecznego środowiska pracy (np. związanego z chemikaliami, czynnikami biologicznymi, substancjami radioaktywnymi itp.) lub takiego, które przekracza dopuszczalne normy czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych.
Okazjonalna praca zdalna
Ustawa wprowadza również tzw. okazjonalną pracę zdalną, możliwą na wniosek osoby pracującej. Będzie on musiał zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
Choć początkowo okazjonalna forma miała wynosić nie więcej 24 dni w roku kalendarzowym, to Senat postanowił o zwiększeniu jej limitu do 30 dni. Wskazano, iż wydłużenie tego wymiaru stanowić będzie ułatwienie nie tylko dla pracownika(-czki), ale czasem również dla samego(-ej) pracodawcy(-czyni). Limit nie oznacza przecież dni, które trzeba zrealizować w formie zdalnej. To tylko pula, z której można skorzystać.
Warto oferować pracę spoza biura
Nowelizacja nazywa i reguluje to, co do tej pory było częściowo możliwe dzięki przepisom wprowadzonym za sprawą pandemii, ale co wciąż pozostawało w dużej mierze poza sferą prawną. Tymczasem to właśnie ten trudny dla wielu z nas czas pokazał, jak istotny jest well-being. Pomocne w jego utrzymaniu są wszelkie działania opierające się na elastyczności. To właśnie w tej kategorii umościła swoje gniazdko praca zdalna.
