– Nie ma metod gwarantujących absolutną efektywność, ale z mojego doświadczenia wynika, iż nieformalne rozmowy – na przykład podczas spotkań firmowych czy na prywatnych czatach, gdzie członkowie zespołu mogą się lepiej poznać – znacząco przyczyniają się do poprawy wzajemnego rozumienia – powiedział nam w rozmowie Radomir Wojtera, którego zapytaliśmy m.in. o to, co organizacje powinny zrobić, by usprawnić komunikację wewnątrzzespołową.
Z czego wynikają najczęstsze problemy z komunikacją w zespołach?
Powodów jest wiele. Wydaje mi się, iż najważniejszy to fakt, iż przez cały czas kładzie się na komunikację zbyt mały nacisk. To tak jakby ludzie zakładali, iż nie muszą się uczyć dobrej komunikacji, pracować nad nią, bo przecież na co dzień rozmawiają z innymi ludźmi i “jakoś żyją”. Problem polega jednak na tym, iż codzienna komunikacja z bliskimi czy przyjaciółmi nie zawsze przekłada się na kontekst zawodowy.
Dodatkowo – w pracy większość naszej komunikacji jest pisana, przez co tracimy cały niewerbalny kontekst – wyraz twarzy, ton głosu, gestykulację. Pozostajemy z czystą informacją, wyrazami na ekranie. I w naszej głowie te wyrazy mogą brzmieć zupełnie inaczej niż brzmiały one w głowie ich autora.
Formułowanie komunikatu, sposób jego przekazania przez cały czas jest przez wielu uważany za coś mniej istotnego niż np. napisania kawałka kodu. A tymczasem zła komunikacja może prowadzić do ciągnących się dniami konfliktów.
Nie pomaga też fakt, iż wielu z nas ma tendencję do zakładania najgorszego scenariusza i brania rzeczy osobiście. Czytamy jakąś informację od razu zakładamy, iż jest to krytyka naszej osoby, iż coś zrobiliśmy źle i ktoś ma do nas pretensje.
Formułowanie komunikatu jest moim zdaniem najważniejsze, ale umiejętność jego przyjęcia jest również bardzo istotna.
A to nie jest tak, iż każdy przyszedł z innej firmy, w której panowały inne zasady dot. komunikacji?
Moim zdaniem jest inaczej. Każdy przyszedł z innego miejsca, każdy jest aktualnie w innym miejscu w swoim życiu, każdy ma inne doświadczenia. Jest to najbardziej widoczne, gdy jesteśmy młodzi. Często się choćby mówi, iż dzieci i ich rozwoju nie można przesadnie ze sobą porównywać, bo każde rozwija się w trochę innym tempie.
Na szczęście każdy z nas w pewnym momencie, w życiu zawodowym, przestaje być dzieckiem i przeistacza się w istotę idealną – w profesjonalistę. Od tej chwili posiada już wszystkie umiejętności potrzebne do niezawodnego wykonywania swojej pracy i nie wymaga już pracy nad własnym rozwojem.
Jest to oczywiście sarkazm z mojej strony, ale niestety jest to postawa, z którą spotkałem się bardzo wiele razy w swojej karierze. IT jest pełne osób, które niczym dr House są przekonane, iż ich “racja” jest najwyższą wartością, i iż jeżeli ją mamy – uświęca ona wszelkie środki, łącznie z tak zwaną ”brutalną szczerością”, której sam niegdyś byłem zagorzałym użytkownikiem.
Racja i prawda są oczywiście niesamowicie istotne. Musimy jednak pamiętać, iż pracujemy w zespołach, triumfujemy jako zespół i jako zespół upadamy.
Jakich zasad dot. komunikacji Ty się trzymasz?
Jako nadawca:
- Staram się unikać niepotrzebnych komentarzy i ocen – skupiam na przekazaniu informacji.
- Unikam żartów, chyba iż jestem w bliskiej relacji z osobą, do której piszę. W mojej głowie może to brzmieć śmiesznie, ale jestem świadomy, iż mogę nie przewidzieć, jak zostanie to odebrane przez drugą stronę. Niestety, często może być to zupełnie inaczej, niż zamierzałem.
- Nie piszę w emocjach. jeżeli jakaś wiadomość mnie zdenerwuje i mam już gotową, napisaną, ciętą ripostę, zanim nacisnę ENTER, wstaję na chwilę, przechodzę się, rozmawiam z kimś lub oglądam odcinek ulubionego serialu. Daję sobie chwilę na nabranie dystansu. Często po takiej przerwie mam ochotę wysłać zupełnie inną wiadomość.
- Nigdy nie zaczynam rozmów od „Dlaczego [tak to zrobiliście?]”. To od razu stawia mojego rozmówcę w pozycji defensywnej. Nie jest to początek dialogu, a potyczki na słowa.
Jako odbiorca:
- Zawsze zakładam dobre intencje osoby piszącej. Szczególnie jeżeli czytam krytykę mojej pracy, przyjmuję, iż autor ma na celu jedynie poprawę jakości produktu, a nie skrytykowanie mnie. choćby jeżeli to założenie jest dalekie od prawdy, pozwala mi to odpowiedzieć w sposób spokojny i wyważony, unikając eskalacji.
Jak jako cała organizacja powinniśmy podchodzić do dobrej komunikacji? Praktyką jest stworzenie pliku, w którym wymienione są najważniejsze zasady?
Bardzo ogólny kodeks postępowania (Code of Conduct), w którym zamieszczone są np. najważniejsze zasady, jakimi kieruje się nasza firma, jest absolutnie wskazany. Tworzenie jednak nadmiernie szczegółowych dokumentów, które próbują regulować każdy aspekt komunikacji wewnątrzzespołowej, przyniesie raczej efekt odwrotny od zamierzonego. Takie dokumenty mogą prędzej posłużyć do wytykania błędów w komunikacji innych osób niż do konstruktywnego kształtowania własnej wypowiedzi.
W mojej opinii każdy zespół jest unikatowy i powinien samodzielnie kształtować zasady swojej komunikacji. Nie ma metod gwarantujących absolutną efektywność, ale z mojego doświadczenia wynika, iż nieformalne rozmowy – na przykład podczas spotkań firmowych czy na prywatnych czatach, gdzie członkowie zespołu mogą się lepiej poznać – znacząco przyczyniają się do poprawy wzajemnego rozumienia. Choć może to wydawać się oczywiste, warto o tym pamiętać i przypominać, bo lepsza znajomość prowadzi do lepszej komunikacji, a co za tym idzie – do efektywniejszej współpracy.
Domyślam się, iż zasady komunikacji inaczej wprowadza się w nowym zespole, a inaczej w zespole, który współpracuje od lat. Zgodzisz się z tym stwierdzeniem?
Jeden z moich profesorów w czasie studiów podzielił się stwierdzeniem, które według niego jest jedynym trafnie opisującym ludzkie zachowania – różni ludzie w różnych sytuacjach zachowują się różnie. Przypominam sobie to zdanie, które naturalnie posiadające znamiona żartu, w wielu życiowych sytuacjach, w których wydawało mi się, iż potrafię przewidzieć czyjąś reakcję, a która mnie bardzo ostatecznie zaskoczyła.
W każdym zespole będzie inaczej, choćby w dwóch nowych zespołach zauważymy różnice. jeżeli miałbym doszukiwać się jakichś adekwatności rozróżniających nowe i już zawiązane zespoły to powiedziałbym, iż w zespołach już istniejących wprowadzanie jakichkolwiek nowych zasad, czy odnośnie do komunikacji, czy jakichkolwiek innych, będzie trudniejsze niż zrobienie tego w zespole nowym. Jest to raczej dość naturalne – ludzie nie lubią zmian. Szczególnie jeżeli jako grupa wypracowali sobie jakieś procedury, które lepiej lub gorzej, ale działają.
Warto stosować indywidualne podejście, nie robić rewolucji tylko wprowadzać zmiany stopniowo.
Łatwiej komunikować się w biurze? Praca zdalna utrudniła komunikację w IT?
Tutaj odpowiedź jest prosta – tak, łatwiej jest w biurze. Łatwiej i skuteczniej. Komunikacja asynchroniczna (poprzez np. slack) trwa po prostu dłużej. I jest podatna na interpretację. W mowie bezpośredniej treść naszej wypowiedzi to tylko część całego komunikatu.
Jednak wadą metody “podejdź i zapytaj” jest to, iż bardzo często wyrywa ona osobę pytaną z kontekstu, w jakim się ta osoba aktualnie znajduje. Mogą to być np. poszukiwanie błędu w kodzie lub proces twórczy. Osobiście, gdy jeszcze pracowałem w biurze i nie chciałem, żeby mi przerywano, zakładałem kaptur na głowę. Pracowałem jak taki odcięty od świata programista. Być może z zewnątrz wyglądało to komicznie, ale mi bardzo pomagało znaleźć skupienie i sprawnie rozwiązać wiele problemów.
Myślisz, iż większość firm IT mały nacisk kładzie właśnie na poprawną komunikację?
Myślę, iż firmy IT w ostatnich latach poświęcają dużo więcej uwagi jakości wewnętrznej komunikacji firmy, i mam tu na myśli komunikację firma – pracownik, jak i pracownik – pracownik. Podejrzewam, iż wynika to z kwestii również czysto pragmatycznych – utrzymanie pracownika jest dużo lepsze (i tańsze) niż szukanie nowego. A jak wiemy (przynajmniej w moim przypadku jest to prawdą) – ludzie najczęściej odchodzą od złych managerów, złej atmosfery, a nie od złych stanowisk.
Radomir Wojtera. Software developer w Omnigame ApS. Pracę w IT rozpoczął prawie 15 lat temu jako młodszy administrator, jednak gwałtownie stało się dla niego jasne, iż to programowanie, a nie zarządzanie systemami jest jego pasją i sprawia mu satysfakcję. Od tego czasu pracował z backandem, frontended oraz gamedevem, a zdobytą wiedzą i doświadczeniem miał przyjemność dzielić się z innymi, prowadząc kursy z Reacta, wspierając inne osoby jako mentor oraz prowadząc prelekcje na lokalnych meet-upach. Prywatnie jest mężem i ojcem, kocha muzykę metalową. Mówi, iż jeżeli masz dwa pady i konsolę z FIFA to jest duża szansa, iż spędzicie razem sporo czasu.
