Cyfrowa archiwizacja w administracji publicznej. Wymogi prawne i standardy

Postępująca cyfryzacja procesów w administracji publicznej coraz częściej opiera się na dokumentach elektronicznych. Cyfryzacja procesów oznacza cyfrową archiwizację, która staje się nie tylko wygodnym rozwiązaniem, ale także koniecznością wynikającą z wymagań prawnych i potrzeb organizacyjnych. Jak wygląda cyfrowa archiwizacja w administracji publicznej i które wymogi, przepisy i standardy dbają o bezpieczeństwo naszych danych?

Na początek krótkie przypomnienie: dokumentacja (zarówno aktowa, jak i cyfrowa) stanowi fundament funkcjonowania każdej instytucji. Archiwizacja danych cyfrowych obejmuje różnorodne zasoby, w tym dane bieżące, kopie zapasowe oraz materiały archiwalne. Więcej na ten temat wyjaśniałem w artykule pt.: „Archiwizacja cyfrowa. Bezpieczeństwo, formaty i metadane„.

Czytaj też inne artykuły z cyklu Archiwizacja Cyfrowa.

Dlaczego przechowywanie wyłącznie papierowych kopii dokumentów nie jest dobrym pomysłem?

Papierowe wersje dokumentów, takie jak faktury czy rachunki, tradycyjnie są przechowywane w teczkach, segregatorach i kartonach. Taka metoda zajmuje cenną przestrzeń i nie chroni dokumentów przed uszkodzeniami lub zagrożeniami, np. pożarem. Dodatkowo dostęp do dokumentów papierowych jest trudny i wymaga znacznych nakładów pracy związanych z ich konserwacją i ochroną.

Dokument elektroniczny – podstawowe informacje

Dokument elektroniczny to zapis informacji w formie cyfrowej umożliwiający ich odczyt i przetwarzanie dzięki urządzeń elektronicznych. W odróżnieniu od tradycyjnych dokumentów papierowych funkcjonowanie dokumentów elektronicznych zależy od odpowiednich nośników danych i narzędzi cyfrowych.

Zgodnie z ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 3 pkt 2), dokument elektroniczny to „stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych”.

Podstawą prawną definiowania dokumentów elektronicznych w Polsce są:

• Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
• rozporządzenie eIDAS, które reguluje kwestie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.

Co to są metadane dokumentu elektronicznego?

Metadane to dane opisujące dokument elektroniczny dostarczające informacji o jego pochodzeniu, strukturze, kontekście czy celu. Metadane odgrywają istotną rolę w zarządzaniu dokumentami elektronicznymi, gdyż umożliwiają ich skuteczne wyszukiwanie, kategoryzowanie oraz archiwizowanie. Do najważniejszych metadanych dokumentów elektronicznych należą:

• Identyfikator dokumentu – unikalny numer lub kod umożliwiający identyfikację;
• Autor – osoba lub podmiot odpowiedzialny za stworzenie dokumentu;
• Data utworzenia – określa moment powstania dokumentu;
• Format pliku – np. PDF, DOCX, XML;
• Historia zmian – zapis wszystkich modyfikacji dokonanych na dokumencie
• Prawa dostępu – informacje o ograniczeniach w dostępie i możliwościach edycji.

Metadane często generowane są automatycznie podczas tworzenia dokumentów w oprogramowaniu biurowym, takim jak na przykład Microsoft Office.

Gromadzenie i przechowywanie dokumentów elektronicznych – problemy i wymogi prawne

Proces gromadzenia i przechowywania dokumentów elektronicznych wymaga stosowania zaawansowanych systemów zarządzania dokumentami (np. EZD lub EOD). Przechowywanie dokumentów elektronicznych musi być zgodne z wymogami prawnymi, w tym dotyczącymi długoterminowej archiwizacji. Ważnym aspektem jest wybór odpowiednich nośników danych (np. serwery, chmura obliczeniowa) oraz zapewnienie ich regularnej konserwacji. Więcej o nośnikach przeczytasz w artykule pt.: „Jak wybrać odpowiedni nośnik do archiwizacji cyfrowej?„.

Dokumenty elektroniczne mogą powstawać na dwa sposoby:

• digitalizacja: przekształcanie dokumentów papierowych w formę cyfrową dzięki skanerów;
• Born Digital: dokumenty pierwotnie utworzone w formie cyfrowej (np. e-maile, pliki tekstowe).

Gdzie szukać wymagań prawnych dotyczących archiwizacji cyfrowej?

Zasady archiwizacji dokumentów określa Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jednostki administracji publicznej są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji elektronicznej zgodnie z wytycznymi Archiwów Państwowych, w tym stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego i odpowiednich formatów plików.

Gromadzenie stosu dokumentów papierowych jest łatwe. Zarządzanie, wyszukiwanie informacji jest już trudniejsze, wolniejsze. Z cyfrowymi odpowiednikami jest podobnie. Łatwo jest gromadzić, a trudniej już zarządzać.

Akty Prawne i Ustawy dotyczące archiwizacji dokumentów

Najważniejszym aktem, który określa zasady archiwizacji dokumentów, jest Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). W ustawie znajdujemy między innymi definicję narodowego zasobu archiwalnego, zasady gromadzenia i przekazywania jednostek archiwalnych, przepisy karne oraz definicję i strukturę państwowego zasobu archiwalnego.

Jednostki administracji publicznej zobowiązane są do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej zgodnie z zasadami określonymi przez Archiwa Państwowe. Obejmuje to m.in. konieczność stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz formatów plików umożliwiających ich długoterminowe przechowywanie.

W archiwizacji dokumentów istotną rolę odgrywają ogólnopaństwowe akty prawne takie jak:

• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743);
• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1114, zm. 2016 r. poz. 352);
• Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. poz. 1579);
• Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 657);
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67);
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 206 poz. 1517);
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 206, poz. 1519);
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz.U z 2016 r. poz. 113 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 971);
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518);
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1743);
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. UE L 253 z 28.08.2014);
• Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357).

Jak długo należy przechowywać dokumenty dotyczące pracowników? Archiwizacja cyfrowa

Tyle ustaw i rozporządzeń. A jakie są wymierne efekty? Przykładowo od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje ustawa skracająca okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. Pracodawca musi dostarczyć pracownikowi dokumentację oraz informację o okresie przechowywania akt i terminie ich odbioru. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. akta przez cały czas przechowywane są przez 50 lat. Możliwość przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej od 2019 r. dotyczy tylko akt osobowych pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r.

Najpopularniejsze systemy archiwizacyjne

W administracji publicznej wykorzystuje się systemy takie jak:

• EOD (elektroniczny obieg dokumentacji)
• EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją).

Czym się różni EZD od EOD? Tak naprawdę EOD i EZD to podobne narzędzia. Różnica sprowadza się jedynie do podkreślenia innego obszaru działania.

System EOD – co to jest i do czego służy?

System EOD umożliwia precyzyjne śledzenie, kto i kiedy miał dostęp do konkretnego dokumentu, eliminując ryzyko jego zaginięcia. Obejmuje zarówno tradycyjne dokumenty, jak i mapy czy wydruki wielkoformatowe. najważniejsze korzyści to usprawnienie i przyspieszenie obiegu dokumentów, poprawa przejrzystości oraz łatwiejsze zarządzanie procesem.

Jak działają systemy EZD PUW/RP?

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD), w szczególności rozwiązania takie jak EZD PUW (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego) oraz EZD RP (wersja ogólnokrajowa), to nowoczesne narzędzia wspierające zarządzanie dokumentami w instytucjach publicznych. Ich celem jest cyfryzacja procesów administracyjnych, co prowadzi do poprawy efektywności i przejrzystości działania urzędów.

EZD PUW, jako jedno z pionierskich rozwiązań, umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentami – od ich tworzenia i obiegu po archiwizację. System został zaprojektowany z myślą o pełnym wdrożeniu zasady paperless, czyli ograniczeniu wykorzystywania papieru w urzędach.

EZD RP stanowi rozwinięcie idei EZD PUW, oferując rozwiązania dostosowane do ogólnokrajowych standardów i wymagań. System wspiera integrację pomiędzy różnymi jednostkami administracji, co umożliwia sprawniejszy przepływ informacji i lepszą współpracę. Wdrożenie systemów EZD pozwala na oszczędności finansowe, przyspieszenie procesów administracyjnych oraz lepsze zarządzanie dokumentacją, co przekłada się na wyższą jakość obsługi obywateli.

Do czego służy Archiwum Dokumentacji Elektronicznej?

Archiwum dokumentacji elektronicznej (ADE) to system przeznaczony do gromadzenia, przechowywania i zarządzania dokumentami w formie cyfrowej. Dokumenty te mogą obejmować różnorodne dane, takie jak e-maile, faktury, pliki tekstowe, mapy czy choćby multimedia. ADE zapewnia uporządkowanie, kontrolę i ochronę dokumentacji przez cały cykl jej życia – od utworzenia po archiwizację i ewentualne usunięcie zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Korzyści z cyfrowej archiwizacji w administracji publicznej:

• Większa efektywność: cyfrowa archiwizacja eliminuje konieczność przechowywania dokumentów w formie papierowej, co znacząco zmniejsza koszty związane z utrzymaniem przestrzeni magazynowej. Elektroniczne systemy archiwizacji pozwalają na szybki dostęp do dokumentów, co ułatwia realizację codziennych obowiązków urzędników. W praktyce jednak rośnie stos dokumentów zarówno aktowych, jak i cyfrowych (najczęściej kopie cyfrowe aktowych dokumentów);
• Bezpieczeństwo danych: systemy archiwizacyjne powinny zapewniać ochronę dokumentów, w tym szyfrowanie, redundancję danych oraz monitoring dostępu. Nie zawsze jest to przestrzegane;
• Zgodność z prawem: cyfrowe repozytoria umożliwiają najczęściej śledzenie historii dokumentów i operacji na nich wykonywanych, co zwiększa przejrzystość procesów w administracji publicznej. Ułatwia też kontrolę zgodności z przepisami prawa.

Wyzwania i kierunki rozwoju cyfrowej archiwizacji

Jednym z głównych wyzwań związanych z cyfrową archiwizacją są koszty wdrożenia nowoczesnych systemów informatycznych. Wymaga to inwestycji w infrastrukturę technologiczną, szkolenia pracowników oraz utrzymanie systemów. Takie systemy jak EZD RP są darmowe. Jednak istnieje wiele innych komercyjnych systemów, które kosztują i które trzeba najczęściej zintegrować z publicznymi systemami.

W niedalekiej przyszłości cyfrowa archiwizacja może korzystać z technologii takich jak sztuczna inteligencja (AI), która może zautomatyzować procesy katalogowania i wyszukiwania dokumentów. Pisałem o tym w artykule pt.: „Sztuczna inteligencja i blockchain – przyszłość archiwizacji cyfrowej„. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom technologicznym, zgodnym z wymogami prawnymi i standardami, administracja może efektywniej zarządzać dokumentacją, zwiększając jednocześnie bezpieczeństwo i dostępność danych.

Autor zdjęcia: Centre for Ageing Better on Unsplash