Postępująca cyfryzacja instytucji publicznych i prywatnych, potrzeba większej ochrony danych sprawy, iż archiwizacja cyfrowa nabierze większego znaczenia. Postęp w technologii, zwłaszcza rozwój sztucznej inteligencji i nowe regulacje prawne zmieniają sposób, w jaki przechowujemy i udostępniamy dane.
W tym artykule przyjrzę się najważniejszym trendom, które będą dominować w branży archiwizacji cyfrowej w najbliższym roku.
Trendy w archiwizacji cyfrowej na 2025 rok: sztuczna inteligencja (AI)
Jednym z najważniejszych trendów na 2025 rok jest rosnąca rola sztucznej inteligencji (AI) w procesach archiwizacji. AI umożliwia automatyczne klasyfikowanie dokumentów, rozpoznawanie tekstu w zdigitalizowanych materiałach (OCR) oraz zaawansowaną analizę danych.
Czytaj też: Sztuczna inteligencja i blockchain – przyszłość archiwizacji cyfrowej
Korzyści z zastosowania sztucznej inteligencji w archiwizacji:
- Szybsze procesy: sztuczna inteligencja pozwala na automatyczne indeksowanie i kategoryzowanie tysięcy dokumentów w ciągu minut, co znacznie przyspiesza organizację i zarządzanie archiwum. Redukcja czasu pracy nad manualnym przetwarzaniem dokumentów przekłada się na oszczędności finansowe i efektywność operacyjną.
- Lepsza jakość danych: Dzięki technologiom takim jak analiza obrazu i OCR (Optical Character Recognition), możliwe jest minimalizowanie błędów ludzkich oraz uzupełnianie brakujących danych w sposób precyzyjny. AI może też wspierać automatyczne rozpoznawanie duplikatów i identyfikację brakujących elementów w cyfrowych zasobach.
- Analiza predykcyjna: sztuczna inteligencja może nie tylko analizować istniejące dane, ale również wskazywać informacje, które w przyszłości mogą stać się ważne dla organizacji.
- Personalizacja i dostępność: zaawansowane algorytmy pozwalają na tworzenie spersonalizowanych interfejsów wyszukiwania, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwo odnaleźć interesujące ich materiały. Ponadto technologie te poprawiają dostępność archiwów dla osób z niepełnosprawnościami, np. poprzez automatyczne generowanie napisów do materiałów wideo lub tłumaczenie dokumentów na różne języki.
- Zarządzanie ryzykiem: AI umożliwia wykrywanie potencjalnych zagrożeń, takich jak błędy w przechowywaniu danych, naruszenia bezpieczeństwa czy ryzyko utraty kluczowych informacji.
Nie przegap najważniejszych trendów w technologiach!
Zarejestruj się, by otrzymywać nasz newsletter!
Rozwój technologii OCR i jej zastosowanie w digitalizacji
Optical Character Recognition (OCR) to technologia umożliwiająca przekształcanie obrazów zawierających tekst na edytowalne i przeszukiwalne pliki tekstowe. W kontekście archiwizacji cyfrowej OCR odgrywa kluczową rolę w digitalizacji dokumentów papierowych, umożliwiając ich łatwe przeszukiwanie i analizę.
Systemy OCR będą coraz bardziej zaawansowane, oferując wyższą dokładność i szybkość przetwarzania, co przyczyni się do efektywniejszej digitalizacji zasobów archiwalnych. Digitalizacja dokumentów nie jest żadną nowością. Od wielu lat instytucje publiczne digitalizują swój zasób. Niestety jest to proces kosztowny i powolny. Nagły i szybki rozwój AI spowoduje, iż projekty digitalizacyjne mogą przyspieszyć. Digitalizacja nie tylko umożliwia oszczędność miejsca, ale również poprawia dostęp do danych oraz ich bezpieczeństwo.
Wzrost znaczenia metadanych – trendy w archiwizacji cyfrowej 2025
Metadane, czyli dane opisujące inne dane, odgrywają kluczową rolę w efektywnym zarządzaniu zasobami cyfrowymi. Umożliwiają one szybkie odnajdywanie, kategoryzację oraz kontrolę wersji dokumentów. W dobie rozwoju AI organizacje będą musiały kłaść większy nacisk na tworzenie i zarządzanie metadanymi, co przyczyni się do lepszej organizacji i dostępności przechowywanych informacji.
Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) w zarządzaniu dokumentami
Użycie RPA pozwala na automatyzowanie powtarzalnych zadań, takich jak przenoszenie dokumentów do odpowiednich katalogów czy zarządzanie upływem czasu przechowywania danych. Wdrażanie rozwiązań opartych na RPA umożliwia organizacjom znaczne oszczędności czasu i zasobów. Systemy RPA dodatkowo prawdopodobnie będą połączone z algorytmami sztucznej inteligencji. Efektem tego połączenia będzie m.in. większa autonomiczność w nadzorowaniu bardziej złożonych procesów.
Migracja do chmury
Przechowywanie danych w chmurze staje się coraz bardziej popularne (czytaj też: Co to jest chmura? (część 1)). Oczywiście trzeba pamiętać, iż rozwiązania chmurowe nie są lekiem na wszystkie problemy. Należy pamiętać, iż jednym z głównych wyzwań związanych z korzystaniem z chmury są kwestie bezpieczeństwa i ochrony prywatności. Dane przechowywane na zdalnych serwerach stają się bardziej podatne na cyberataki, wycieki informacji oraz inne zagrożenia związane z bezpieczeństwem w sieci.
Chmurowe systemy wyróżniają się jednak przede wszystkim skalowalnością, elastycznością i dość wysokim poziomem bezpieczeństwa. W razie zmiany potrzeb biznesowych firmy, rozwiązania oparte na chmurze można gwałtownie dopasować do nowych wymagań, co ułatwia wprowadzanie koniecznych modyfikacji. Taka elastyczność pozwala również na optymalne zarządzanie kosztami.
Ochrona danych
W dobie rosnącej liczby cyberataków ochrona danych staje się priorytetem. Instytucje i firmy powinny koncentrować się na wdrażaniu zaawansowanych systemów bezpieczeństwa, takich jak wielopoziomowe szyfrowanie czy segmentacja sieci, szczególnie w kontekście dynamicznego rozwoju sztucznej inteligencji (AI).
Najważniejsze kroki w ochronie archiwów cyfrowych:
- kopie zapasowe: regularne tworzenie kopii zapasowych w różnych lokalizacjach;
- monitoring systemów: narzędzia do stałego monitorowania i analizy potencjalnych zagrożeń;
- szkolenie pracowników: podnoszenie świadomości w zakresie zagrożeń cybernetycznych.
Czytaj więcej: Integralność danych w długoterminowej archiwizacji – podstawy
Cyberbezpieczeństwo w archiwizacji będzie coraz bardziej istotne i coraz bardziej zaawansowane, a firmy oferujące takie usługi zyskają na znaczeniu.
Wzrost zainteresowania hybrydowymi modelami przechowywania danych to kolejny trend, który pojawi się 2025 rok. Rozwiązania hybrydowe łączą zalety lokalnego przechowywania danych z możliwościami chmury, oferując elastyczność oraz redundancję danych.
Trend 2025: Długoterminowe przechowywanie danych
Zapewnienie integralności danych w długim okresie staje się priorytetem dla wielu instytucji. Techniki takie jak sumy kontrolne, hashe czy podpisy cyfrowe są stosowane w celu weryfikacji, czy dane nie zostały zmodyfikowane. Dodatkowo, systemy redundantne, takie jak RAID, umożliwiają replikację danych w różnych lokalizacjach, minimalizując ryzyko ich utraty lub uszkodzenia.
Eksploracja danych z archiwów
Archiwizacja cyfrowa przestanie być jedynie procesem przechowywania danych. Coraz więcej organizacji będzie wykorzystywać narzędzia analityczne do eksploracji danych, odkrywania wzorców i podejmowania lepszych decyzji.
Trendy w archiwizacji cyfrowej 2025 roku
Archiwizacja cyfrowa w 2025 roku będzie się gwałtownie rozwijać, dostosowując się do potrzeb rynku oraz wyzwań technologicznych. Automatyzacja procesów, rozwój chmury obliczeniowej, rosnące znaczenie cyberbezpieczeństwa oraz szybki rozwój AI to tylko niektóre z trendów, które warto śledzić.
Autor zdjęcia: Tima Miroshnichenko
